Cash flow: bakit may kita pa rin ang contractor pero nauubusan ng pera

Ang maikling sagot: ang kita ay opinyon, at ang cash ay katotohanan, at magkaiba sila ng takbo ng oras. Puwedeng maubos pa rin ang account mo kahit talagang kumikita ang trabaho, dahil bumibili ka ng materyales at binabayaran mo ang crew mo ilang linggo bago ka pa bayaran ng kliyente. Ang isang one-page na forecast ng pera papasok at papalabas kada linggo ang magpapakita sa iyo ng paparating na problema habang may oras ka pa para kumilos.

Ito ang pinakamagandang buwan na naranasan ng negosyo. Tatlong trabaho ang natapos, $64,000 ang na-invoice, at ayon sa job costing, kumikita ang bawat isa. Tapos, sa huling Biyernes ng buwang iyon, hindi kayang bayaran ng account ang $1,800 na order ng lumber para sa Lunes, kaya naglilipat ka ng pera mula sa personal na savings, ulit, sa gitna ng pinakakumikitang buwan mo.

Kung nangyari na sa iyo ito, walang mali sa pricing mo. Naranasan mo lang ang dalawang magkahiwalay na mukha ng industriya: magkaiba ang kita at ang cash, magkaiba ang takbo ng oras nila, at ang ikalawa ang dahilan kung bakit tumatalbog ang payroll.

Bihirang mamatay ang isang negosyo ng contractor dahil sa kawalan ng kita sa loob ng isang season. Namamatay sila dahil naubusan ng cash habang kumikita — mas mabilis, mas katangahan, at mas madalas mangyari.

Opinyon ang kita. Katotohanan ang cash.

Ang kita ay isang accounting statement: revenue na kinita mo minus ang gastos sa pagkita nito, na iuugnay sa parehong trabaho anuman ang oras na aktwal na gumalaw ang pera. Ang cash naman ay ang balanse ng bangko mo: kung ano na ang totoong dumating minus kung ano na ang totoong lumabas, sa umagang ito.

Nagkakaiba lang ang dalawa dahil sa timing, at sa industriyang ito, laban sa iyo ang timing. Binabayaran mo ang materyales sa simula pa lang. Binabayaran mo ang sahod tuwing linggo, walang eksepsyon. Babayaran ka sa dulo. At sa totoong buhay, mas huli pa sa dulo. Lumalabas ang kita sa araw na kinita ang invoice. Lumalabas ang cash sa araw na talagang pinakawalan na ito ng bangko ng kliyente. Nasa pagitan ng dalawang araw na iyan ang buong artikulong ito.

Ipinapakita ng Calculator ng kita sa trabaho kung nakuha ng natapos na job ang kitang pinlano mong makuha.

Paano nauubos ng kumikitang trabaho ang account mo?

Kunin natin ang isang malinis at talagang magandang trabaho: $30,000 na kontrata, $9,000 sa materyales, $15,000 sa labor sa loob ng limang linggo, $6,000 na kita, 20% margin na tatanggapin ng karamihan sa mga contractor kahit kailan. Ngayon, tingnan natin kung paano ito gumagalaw sa bank account sa halip na sa profit-and-loss statement. Ipagpalagay nating walang deposit, dahil marami pa ring trabaho ang ganito ang takbo.

• Linggo 1. Na-order at nabayaran ang materyales: minus $9,000. Sahod sa unang Biyernes: minus $3,000. $12,000 ka nang kulang.
• Linggo 2 hanggang 5. Sahod tuwing Biyernes, minus $3,000 bawat isa. Sa huling Biyernes, $24,000 na ang total na nailabas mo. Wala pang binayad ang kliyente, dahil wala pang na-invoice.
• Linggo 5. Tapos na ang trabaho, malinis ang walkthrough, naipadala na ang invoice, net 30.
• Linggo 10. Saka lang talaga dumating ang bayad. Sa residential work, karaniwang isa hanggang tatlong linggo pa lampas sa due date ang totoong petsa, at itinuturing na normal iyan ng lahat.

Sa buong sampung linggo, ang kumikitang trabahong ito ay puro pera papalabas, walang bumabalik. Sa pinakamalalim na punto, pinondohan mo ang $24,000 na halaga ng renovation ng iba, walang interes. Totoong-totoo ang $6,000 na kita — dumating lang ito sa linggo 10, sabay-sabay, matapos gumugol ng dalawa't kalahating buwan na nagbabalatkayong krisis.

Ngayon i-overlap mo ang dalawa sa mga trabahong iyon, na siyang totoong hitsura ng isang season, at aabot ng mga $40,000-plus ang butas habang totoong sinasabi ng accountant mo na maayos ang negosyo.

Pinaliliit ng deposit at progress payments ang butas. Iyan mismo ang layunin nila, at ibang usapin na ang tamang pag-istruktura ng mga ito. Pero pinapaikli lang nila ang agwat; hindi nila inaalis ang pangangailangang makita ito bago pa dumating.

Ang bitag ng material float

Ang pinakamapanganib na anyo ng problemang ito ay may tiyak na hugis: mas maikling supplier credit kaysa sa collection cycle mo.

Parang libreng float ang supplier account na net 30 terms, at totoo nga, pero para lang sa 30 araw. Kung 45 hanggang 60 araw naman ang totoong tagal ng pagbayad ng kliyente mo, bawat buwan, bumibili ka ng materyales gamit ang perang magiging due bago pa dumating ang perang dapat sanang magbayad nito. Hindi lumalabas ang agwat sa iisang trabaho lang. Naipon ito nang tahimik sa lahat ng trabaho, bilang balanse sa supplier na dumadami nang kaunti bawat buwan, hanggang sa buwan na ma-on hold ang account at hindi ka na makabili ng materyales para sa susunod na trabaho: ang mismong trabahong ang bayad sana ang mag-aayos ng lahat.

Dalawang patakaran ang lumalabas dito:

Alamin ang dalawang numero. Naka-print ang supplier terms mo sa statement. Ang totoong oras ng koleksyon mo ay wala kahit saan na naka-print: ito ang tapat na average ng kung gaano katagal talagang bumabayad ang mga kliyente, na halos palaging mas mahaba kaysa sa nakasaad sa mga invoice mo. Kung mas mahaba ang oras ng koleksyon kaysa sa supplier terms, ikaw ang nagpopondo sa pagkakaiba, at lumalaki ito habang lumalaki ang revenue mo. Pinapalala ito ng paglaki ng negosyo, hindi pinapabuti: habang mas maraming trabaho ang kinukuha mo, mas maraming proyekto ng iba ang pinopondohan mo.

Huwag hayaang maging buffer ang supplier account. Ito ang pinakamahal na buffer na meron, dahil hindi interes ang gastos dito. Ang gastos ay ang kakayahan mong bumili ng materyales — nawawala mismo sa sandaling pinakakailangan mo ito.

Ang one-page na forecast

Hindi accounting software o financial course ang solusyon. Ang solusyon ay isang four-week cash forecast na kasya sa isang pahina at nangangailangan ng labinlimang minuto kada linggo para manatiling tapat.

Apat na kolum: ang susunod na apat na linggo. Apat na uri ng row:

Starting cash. Ang aktwal na balanse ng account, sa umagang ito. Hindi kung ano ang dapat sana: kung ano talaga ito ngayon.

Cash in. Bawat invoice na inaasahan mong babayaran, ilagay sa linggo na tapat mong inaasahang darating ang pera, hindi sa linggo na dapat itong bayaran. Ang kliyenteng palaging dalawang linggong huli sa pagbayad ay ilagay mo nang dalawang linggong huli. Nagbibigay-gantimpala ang row na ito sa pesimismo: ang perang dumating nang mas maaga kaysa sa forecast ay isang magandang sorpresa, at ang kabaligtaran ay krisis.

Cash out. Lahat ng aktwal na lalabas: mga order ng materyales na nakumpirma na, sahod linggo-linggo, gasolina, seguro, bayad sa loan at equipment, kasama ang tax set-aside, na dapat may sariling linya. Ang GST/HST o sales tax na kinolekta mo ay hindi pera mo, at ang forecast na itinuturing itong puwedeng gastusin ay nagsisinungaling sa iyo ng eksaktong halagang iyon.

Ending cash. Starting cash dagdag ang pumasok, bawas ang lumabas. Ito na ang magiging starting number ng susunod na linggo.

Iyan na ang buong instrumento, at ang buong halaga nito ay kasya sa isang pangungusap: kung ang alinman sa apat na kolum ay nagtapos sa negatibo, alam mo na ito tatlong linggo bago mangyari ito sa halip na malaman mo na lang sa mismong Biyernes. Sapat na ang tatlong linggo para mag-invoice nang mas maaga, iurong ang isang order ng materyales, i-follow up ang isang bayad, o mag-ayos ng short-term credit nang kalmado. Wala nang oras ang umaga ng Biyernes para gawin ang alinman sa mga iyan.

Ang disiplina na nagpapagana rito ay ang pag-update: parehong oras kada linggo, labinlimang minuto, ilipat sa kaliwa ang mga kolum, magdagdag ng bagong linggo apat, at itama ang anumang mali. Ang forecast na ginawa nang isang beses at iniwan na lang ay isang souvenir.

Binabago rin nito ang mga usapan mo, dahil sinasabi nito kung aling paparating na bayad ang totoong mahalaga sa buwang ito, kaya may isang direktang tanong na sulit itanong:

"Ang invoice po ay due sa ika-15: maaari ko po bang asahan ito sa araw na iyon, o dapat mag-plano ako para sa mas huli? Iniiskedyul ko ang mga order ng materyales base sa paparating na bayad, kaya mas nakakatulong sa akin ang tapat na petsa kaysa sa optimistikong petsa."

Mas madalas na sasagutin ito nang tapat ng mga kliyente kaysa sa inaasahan ng mga contractor, dahil impormasyon ang hinihingi rito, hindi pera, at mas mahalaga sa forecast mo ang tapat na "malamang sa ika-25" kaysa sa magalang na kasinungalingan.

Ano ang mga maagang babala?

Nagpapakilala ang problema sa cash nang matagal bago pa ito dumating. Narito ang mga senyales, halos ayon sa pagkakasunod-sunod ng paglitaw:

• Pakiramdam mo mayaman ka sa linggo ng deposit at pobre sa mga linggong nasa pagitan. Ang pagbabagong iyan ay nangangahulugang laging halos ubos ang account sa ibabang bahagi ng bawat cycle, at isang late na bayad lang ay magpapalit sa ubos na iyon patungong butas.
• Dumadami ang balanse sa supplier buwan-buwan habang pareho lang ang revenue. Iyan ang collection gap na pinopondohan ng trade credit, sa tamang schedule pa.
• Ginagamit ng Job B ang deposit nito para tapusin ang Job A. Ito ang pinakamalaki. Cash ang deposit, pero perang hindi mo pa kinita; para na sa materyales ng Job B ito. Sa sandaling magsimulang punan ng deposit ang mga dating butas, isang kanseladong trabaho na lang ang layo mo sa hindi kayang tapusin ang alinman sa dalawa.
• Hindi talaga nakalaan ang tax set-aside. Kung pagmamadali ang oras ng remittance, matagal nang wala o nagsisinungaling ang forecast mo.

Wala sa mga ito ang nangangahulugang nabibigo ang negosyo. Ang ibig sabihin ng bawat isa ay pinapatakbo ka ng timing sa halip na ikaw ang nagpapatakbo nito, at ang forecast ang paraan mo para mabawi ang kontrol.

Pagmamasid dito araw-araw

Kasing husay lang ng datos na pinapasok dito ang isang forecast, at doon nagiging mahalaga ang software. Pinapanatili ng Zeus ang dalawang panig ng problema sa timing sa harap mo nang hindi na kailangang maghalungkat sa maraming spreadsheet. Ipinapakita ng tab na Pera kung ano ang utang sa iyo kumpara sa kung ano na ang aktwal na dumating: ang Kabuuang hindi bayad katabi ng Bayad na ngayong buwan. Ibang pares naman ang money trend ng dashboard — kita kontra gastos — kaya basahin iyon para sa margin, hindi para sa timing. Ipinapakita ng aged report kung saan talaga natigil ang cash: aling mga invoice, aling mga kliyente, at gaano na katagal. Ang aged view na iyan ay mabisang katumbas ng "cash in" row ng forecast mo, naka-sort na: isang tapat na tingin lang ang layo ng mga makatotohanang petsang kailangan mo, at imposibleng hindi mapansin ang kliyenteng lumagpas na sa 30 araw.

Sa iyo pa rin dapat manatili ang one-page na forecast mismo, sa papel man o sa spreadsheet; dapat itong sapat na simple para ma-update kahit nasa truck ka. Ang trabaho ng software ay tiyakin na katotohanan ang mga numerong papasok dito.

Kung saan angkop ang Zeus

Kasingganda lang ng dalawang column na nagpapakain dito ang isang pahinang forecast, at pareho silang naisusulat habang nasa trabaho, hindi binubuo muli tuwing Linggo. Lumalabas ang invoice sa mismong araw na natapos ang trabaho, buo mula sa nilagdaang quotation at sa mga inaprubahang pagbabago nito, dahil ang isang linggong pagkaantala sa isang hakbang na iyon ay nagtutulak sa bawat petsang kasunod nito. Naitatala ang mga bayad sa trabaho sa mismong araw na dumating ang mga ito, kaya ang balanseng pinagbabatayan mo ay sa umagang ito, hindi noong nakaraang Huwebes. Ibinibilang ang mga gastos sa trabahong pinagmulan nila, kaya nakatabi ang $4,000 na materyales at ang mga araw ng crew sa perang dinala ng trabahong iyon. Ipinapakita ng aged report kung ano ang hindi pa bayad at kung gaano na ito katagal. Kunan mo ng litrato ang resibo at babasahin ang mga numero mula rito, kaya ang maliit na resibo sa supply counter na nasa door pocket ay nagiging gastos sa isang trabaho sa halip na laman ng isang kahon tuwing Pebrero. Pinagsasama ng bahagi ng pera sa app ang mga invoice, bayad at gastos sa trabaho, at nasa features page ang natitira. Walang bayad ang pagsisimula, walang card, at hindi ito nag-e-expire; nakalista sa pricing page kung ano ang dagdag ng mga bayad na laki. I-download mo ito at magsimula sa dalawang column ng linggong ito.

Animnapu't apat na libo ang na-invoice, kumita ang bawat trabaho, at isang $1,800 na order ng kahoy na hindi mo kayang bayaran noong huling Biyernes ng buwan. Walang mali sa presyo. Ang kulang ay isang larawan ng pera kada linggo, at ang mga piraso ng larawang iyon ay ginagawa sa mga trabaho, isa-isa, sa mismong araw na nangyayari ang mga ito.

Mga madalas itanong

Hindi ba trabaho iyan ng accountant ko?

Hindi, at hindi dahil mahina ang accountant mo dito. Backward-looking record ang accounting: sinasabi nito nang tama kung ano ang nangyari noong nakaraang quarter. Forward-looking at lingguhan naman ang cash forecasting, at umaandar ito sa kaalaman na sa iyo lang: aling kliyente ang mabagal magbayad, aling order ng materyales ang puwedeng iurong, aling trabaho ang talagang magsisimula sa Lunes. Masasabi sa iyo ng accountant mo na kumita ang Marso. Ang forecast mo lang sana ang nakapagsabi sa iyo na magiging problema ang huling Biyernes ng Marso.

Gaano dapat kalaki ang cash buffer ko?

Walang unibersal na numero, pero magandang panimulang target ang sapat para masakop ang ilang linggo ng fixed na gastos mo (sahod, seguro, bayad sa loan, gasolina) kahit walang bagong perang darating. Itayo ito paunti-unti sa magagandang linggo na itinuturo ng forecast. Hindi kaginhawahan ang trabaho ng buffer; ang trabaho nito ay gawing abala lang, hindi emergency, ang isang late na bayad.

Dapat ba akong mag-set up ng line of credit bago ko ito kailanganin?

Oo, at mahalaga ang pagkakasunod-sunod: pinakamadaling mag-ayos ng credit kapag mukhang malusog ang account, at pinakamahirap sa mismong linggo na kailangan mo talaga ito. Tamang gamit ang line of credit para sa agwat ng timing: ang sampung linggong paghihintay sa isang kumikitang trabaho. Maling gamit ito para sa mga lugi; ang paghiram para masakop ang trabahong hindi kumikita ay lalo lamang magpapalaki sa problema. Sasabihin sa iyo ng forecast kung alin sa dalawa ang kinakaharap mo.

Cash ba ang mga deposit na puwede kong gastusin?

Cash sila, at iyan mismo ang panganib. Ang deposit ay advance para sa trabaho at materyales na hindi mo pa naihahatid. Gastusin mo ito sa pagtapos ng dating trabaho at tahimik kang humiram sa isang kliyente nang hindi sinasabi. Ituring ang mga deposit bilang nakalaan: bibilhin nila ang materyales para sa trabahong pinanggalingan nila. Kung hindi ka makakapagsimula ng trabaho nang hindi ginagastos ang deposit nito sa iba, ipinapakita sa iyo ng forecast ang problema na mas matanda pa sa deposit.