Ang playbook para sa mga overdue na invoice

Ang maikling sagot: ilagay ang mga overdue na invoice sa isang hagdan na may nakatakdang petsa sa halip na magsulat ng bagong text tuwing kailangan. Isang magiliw na paalala sa ikatlong araw, isang mas mahigpit na check-in sa ika-14, at isang malinaw na pormal na abiso sa ika-30 ang sumasakop na sa halos lahat ng kaso. Ang mahalaga rito, napagpasyahan na ang mga petsa bago pa man, kaya hindi na ito desisyong kinakatakutan mo.

Habulin ang overdue na invoice sa isang hagdan na napagpasyahan mo na bago pa mangyari, hindi base sa kung ano ang pakiramdam mo ngayong umaga: maikling magiliw na paalala sa ikatlong araw matapos ang due date, tawag sa telepono sa ika-14, pormal na nakasulat na demand sa ika-30. Inaangat ng bawat baytang ang channel at ang formality ng wika nang sabay, at ang nakatakdang petsa ang buong punto, dahil pinipigilan nito ang paulit-ulit na pagtatanong sa katauhan ng bawat kliyente linggo-linggo. Ang katahimikan ay kadalasang hindi pagtanggi na magbayad; isa lang itong taong nakalimot, o tahimik na naghihintay ng sarili niyang pera.

Naipadala ang invoice noong ika-4. Sumagot ang kliyente kinagabihan din para magpasalamat, ang ganda naman daw ng deck. Sinasabi ng terms na labing-apat na araw. Ika-21 na ngayon, at wala kang narinig.

Walang reklamo. Walang tanong. Walang "pasensya na, sa susunod na linggo." Wala talaga. Kaya nandiyan ka sa loob ng truck bago ang unang trabaho ng araw, ginagawa ang isang text na na-rewrite mo na ng apat na beses. Bawat bersyon ay parang desperado o agresibo. Gusto mo naman ang mga taong ito, at maganda ang trabaho.

Ito ang sandaling pinakamahina ang pag-asikaso ng karamihan sa mga contractor, at sulit unawain kung bakit. Pakiramdam mo, kapag humabol ka ng pera, parang may inaakusahan ka. Ayos naman ang relasyon dalawang linggo pa lang ang nakalipas, at pakiramdam mo, ang unang paghabol ang siyang magpapabago niyan. Kaya naantala ang paghabol, nagiging mas malumanay, at naantala uli, at bawat araw ng pagkaantala ay tahimik na nagtuturo sa kliyente na dekorasyon lang ang due date.

Walang kinalaman ang solusyon sa pagiging mas matigas na tao. Ang solusyon ay ang magpasya sa buong sunud-sunod na proseso nang maaga, sa isang kalmadong araw, para kapag tatlong araw nang overdue ang isang invoice, hindi ka na gumagawa ng emosyonal na paghatol tungkol sa isang tao. Sumusunod ka sa isang playbook na umaandar sa petsa, hindi sa nararamdaman.

Ano ang ibig sabihin kapag natahimik ang isang kliyente?

Ang isang invoice na hindi pa bayad at walang kasamang reklamo ay halos hindi kailanman sinadyang pagnanakaw. Karaniwan itong isa sa apat na bagay na mas payak lang:

Nakalimutan nila. Dumating ang email sa Martes sa pagitan ng abiso ng paaralan at bayarin sa telepono. Balak nilang asikasuhin ito. Hindi nila nagawa. Ito ang pinakakaraniwang kaso sa lahat, at ganap na naaayos ito ng isang paalala.

Timing ng pera. Papunta na ang pera (sahod, closing, transfer sa pagitan ng mga account), at tahimik nilang hinihintay ito sa halip na sabihin sa iyo, dahil nakakahiya aminin ang kakulangan sa cash. Nagbabayad ang mga kliyenteng ito, pero pagkatapos mo lang gawing madali ang pagsasabi.

Drift. Tapos ka na. Umalis ang urgency kasama mo. Isang bagay na lang ngayon ang pagbabayad sa iyo sa mahabang listahan ng hindi urgent na bagay, at wala nang nagtutulak nito paitaas sa listahan. Hindi naaayos ang drift nang kusa; naaayos ito kapag naging bahagya at magalang kang mapilit.

Isang pagsubok. Bihira, pero totoo: isang kliyenteng nagbabayad kung sino man ang humahabol at nagpapatagal sa hindi humahabol. Hindi mo makikilala ang mga ito nang maaga. Awtomatikong naaasikaso ito ng playbook, dahil hinahabol nito ang lahat sa parehong iskedyul.

Pansinin kung ano ang wala sa listahang ito: isang alitan. Kung ang paalala mo ay sinagot ng "sa totoo lang, kailangan nating pag-usapan ang invoice na ito. Iba ang tile sa napag-usapan," hindi mo na hinahabol ang isang invoice. Nakikipagnegosasyon ka na tungkol dito, at ibang problema iyon na may ibang set ng galaw. Para sa katahimikan at drift ang playbook na ito. Sa mismong sandaling aktibong kinukuwestiyon ng kliyente ang bill, lumipat ng track.

Ipinapakita ng Calculator ng kita sa trabaho kung nakuha ng natapos na job ang kitang pinlano mong makuha.

Ang hagdan: tatlong baytang, nakatakdang petsa

Ang playbook ay isang escalation ladder na may tatlong baytang (araw 3, araw 14, at araw 30 matapos mag-overdue), at ang buong lihim ay napagpasyahan na ang mga petsa bago pa ma-late ang anumang invoice. Inaangat ng bawat baytang ang dalawang bagay nang sabay: ang channel (text o email, tapos tawag sa telepono, tapos pormal na sulat) at ang formality ng wika.

Mas mahalaga ang nakatakdang petsa kaysa sa mga script. Kapag ang schedule ang nagpapasya, hindi mo na paulit-ulit na kinukuwestiyon ang katauhan ng bawat kliyente ("malamang abala lang sila...") at hindi ka na nagiging contractor na ang follow-up ay depende sa mood. Bawat kliyente ay nakakatanggap ng parehong magalang at predictable na sunud-sunod na proseso. Ang consistency na iyan mismo ang dahilan kung bakit hindi ito nagiging personal.

Araw 3 matapos mag-overdue: ang paalala

Sapat na katagal ang tatlong araw para malaktawan ang sinumang nagbayad sa katapusan ng linggo, at sapat na kaikli para ipakitang sinusubaybayan mo ito. Ipinapalagay ng tono na may administratibong pagkakamali, dahil kadalasan ito ang totoo.

"Hi Mike, mabilis lang, dumating na po ang due date noong Biyernes ng invoice 1042 para sa deck ($4,850). Kung papunta na, huwag na po ninyong pansinin ito. Kung may humahadlang, sabihin lang po at aayusin natin."

Bawat pariralang iyan ay may ginagampanan. Binanggit ang invoice at ang halaga, kaya walang kailangang hanapin. Ang "kung papunta na, huwag na po ninyong pansinin ito" ay nagbibigay ng magandang paraan para makalabas ang kliyenteng nagpadala na ng tseke kahapon. Ang "kung may humahadlang" ay nagbubukas ng pinto para sa kliyenteng may timing issue na magsabi ng totoo. At walong segundo lang basahin ang buong mensahe, na siyang haba ng oras na ibinibigay ng isang abalang tao rito.

Karamihan ng mga late na invoice ay natatapos na sa baytang na ito. Nagbabayad ang mga nakalimot, sumasagot ang mga may timing issue nang may nakatakdang petsa, at hindi mo na kailangan pa ang baytang dalawa at tatlo. Kaya nga napakamahal ng paglaktaw sa paalala: kung wala ito, patuloy na makakalimot ang mga nakakalimot sa loob ng isa pang buwan.

Araw 14 matapos mag-overdue: ang tawag

Kung natahimik pagkatapos ng paalala, ang pangalawang baytang ay tawag sa telepono, hindi na naman text. Puwedeng basta na lang iwan ang text nang hindi sinasagot; ang tumutunog na telepono ay nagpipilit ng maliit na desisyon, at ang voicemail na nasa tunay mong boses ay mas mahirap balewalain kaysa sa message bubble. Tumawag sa oras ng negosyo, at may isang layunin: makatapos ng tawag na hawak ang tiyak na halaga at tiyak na petsa.

Magsimula nang tuwiran: "Hi Mike, si Dana po ito. Tumatawag ako tungkol sa invoice 1042, ang $4,850 mula sa deck. Ilang linggo na po itong lampas due date at wala pa akong narinig, kaya gusto ko lang tanungin at ayusin ito." Tapos huminto sa pagsasalita at hayaan silang sumagot.

Anuman ang ialok nila, gawin itong pangako. Ang "katapusan ng buwan" ay naging "kaya makikita ko na ang buong $4,850 sa ika-31. Sige, ok na po iyan." Progreso, hindi insulto, ang bahagyang alok: kalahati ngayon at balanse sa nakatakdang petsa ay mas maganda kaysa sa isa pang dalawang linggong walang laman. Tapos, at ito ang hakbang na kadalasang nilalaktawan, magpadala ng text sa loob ng isang oras: "Salamat po sa usapan kanina. Kinukumpirma ang $4,850 bago mag-ika-31. Salamat, Mike." Ngayon, nakasulat na ang pangako, galing mismo sa kanila, at magiging mas madali na ang baytang tatlo kung kakailanganin mo pa ito.

Kung mapunta sa voicemail ang tawag, iwanan ang parehong mensahe at sundan ng text. Dalawang hindi sinagot na pagtatangka sa baytang na ito ay isang sagot na rin, at doon ka nito dadalhin sa susunod na baytang ng hagdan.

Araw 30 matapos mag-overdue: ang pormal na demand

Ang isang buwan ng katahimikan matapos ang dalawang magiliw na pagtatangka ay nagpapabago ng sitwasyon. Ang baytang tatlo ay isang nakasulat na demand: email plus koreo, dahil ibang uri ng epekto ang papel na dumadating sa pintuan kaysa anumang nasa screen. Ang lakas nito ay nagmumula sa pagiging pormal nang hindi galit. Ang galit ay parang emosyon. Ang pormalidad naman ay parang proseso, at ang proseso ang nagpapabahala sa mga taong nagbabalewala sa iyo.

Limang bagay lang ang laman ng sulat: ang halaga at numero ng invoice; ang orihinal na due date; isang linyang kasaysayan ng hagdan hanggang ngayon ("ang mga paalala ay ipinadala noong Hunyo 12 at Hunyo 23"); isang deadline, karaniwang pitong araw; at isang malinaw na pahayag ng mangyayari matapos ang deadline, ibig sabihin, magsasagawa ka ng mga remedyong available sa iyo, na maaaring kasama ang lien claim kung mayroon kang karapatan dito at isang claim sa small claims court. Kung nagtakda ang kontrata mo ng late fees o interes, banggitin dito ang naipong halaga; kung hindi, hindi ito ang sandaling mag-imbento ng bago.

Walang banta na hindi mo tutuparin, walang pang-uri, walang muling pagtatalo tungkol sa trabaho. Isang pahina. Ang mga kliyenteng talagang balak nang magbayad ay halos palaging nagbabayad sa loob ng pitong araw na iyon, dahil ginagawang totoo ng sulat ang gastos ng patuloy na katahimikan sa unang pagkakataon.

Dapat ka bang huminto sa trabaho kapag hindi pa nagbabayad ang kliyente?

Ipinapalagay ng lahat sa itaas na tapos na ang trabaho. Kapag hindi (isang phased renovation, isang monthly commercial account), may hawak kang bagay na pinapangarap ng contractor na tapos na ang trabaho, at sinasayang ito ng karamihan sa mga contractor sa patuloy na paggawa habang nagtatambak ang mga invoice na hindi pa bayad.

Ang patakarang dapat gamitin: isang invoice na malaki na ang lampas sa due date ay nakakakuha ng babala; isang pangalawang invoice na darating habang hindi pa bayad ang una ay nagpapahinto ng trabaho. Suriin muna kung ano ang sinasabi ng kontrata tungkol sa suspension, at ibigay ang abiso nang nakasulat ("hihinto muna kami sa trabaho simula Huwebes hanggang mabayaran ang invoice 1038"). Huwag kailanman lumayo sa isang bagay na hindi ligtas o exposed sa panahon; ayusin muna, tapos huminto. Ganoon din kahalaga, huwag simulan ang susunod na phase, at huwag mag-order ng susunod na batch ng materyales sa sarili mong account. Bawat karagdagang dolyar na inilagay mo habang may utang sa iyo ay isang baraha na iaabot mo sa kabilang panig.

Parang malaking hakbang ang paghinto. Mas maliit ito kaysa sa mautangan ng $30,000 sa halip na $9,000 tatlong buwan mula ngayon.

Gaano katagal ang oras para mag-file ng lien?

Sa karamihan ng Canada at US, ang taong gumawa ng improvement sa isang property at hindi nabayaran ay may ilang uri ng lien right laban sa property na iyon: builders' liens, construction liens, mechanics' liens, iba-iba ang pangalan. Pangkalahatang edukasyon ito, hindi legal na payo, at malaki ang pagkakaiba ng mga patakaran ayon sa probinsya at estado. Pero halos unibersal ang isang katangian at palaging nahuhuli ang mga contractor: maikli ang filing window, at ito ay bibilangin mula sa huling araw na nagtrabaho ka o natapos ang proyekto, hindi mula sa araw na na-overdue ang invoice.

Sa maraming hurisdiksyon, sinusukat ang window na iyon sa mga linggo, kadalasang nasa 45 hanggang 90 araw. Kung dahan-dahan mong nilalakad ang hagdan (paalala sa araw 10, tawag sa araw 25, sulat sa araw 45), maaaring dumating ka sa sandaling kailangan mo na talaga ang tunay na ngipin at maaabutan ka na lang na lumipas na ang deadline. May karagdagang bitag ang ilang estado sa US: isang preliminary notice na kailangang ipadala malapit sa simula ng trabaho para mapanatili ang karapatan. Kaya wala talagang kinalaman ang praktikal na hakbang sa pagiging madaling magdemanda. Alamin ang lokal mong deadline ngayon, bago mo pa ito kailanganin, at itakda ang bilis ng hagdan para maabot pa ang huling baytang. Ang pag-file ng lien ay may gastos, permanenteng sumisira ng relasyon, at hindi pa rin sa sarili nito nagbabayad sa iyo. Talagang huling paraan ito. Pero ang huling paraang lampas na ang deadline ay hindi na paraan.

Para sa mga halagang mas mababa sa saklaw ng lien, mas simpleng backstop ang small claims court, at para sa mga simpleng kaso ng "natapos ang trabaho, malinaw ang invoice, ayaw lang nilang magbayad," madalas na nagreresulta sa settlement ang isang na-file na claim bago pa man ang anumang hearing.

Gumagana lang ang hagdan kung alam mo kung sino ang nasa hagdan

Ang playbook ay bihirang mabigo sa nakakailang na usapan. Nabibigo ito sa bookkeeping bago pa iyon. Ang isang solong contractor na may siyam na bukas na invoice sa anim na trabaho ay hindi umuupo lingguhan para kalkulahin kung sino ang lumagpas na sa araw 14. Lumilitaw ang mga late kapag humigpit ang cash, na siyang pinakaemosyonal at pinakahindi-sistematikong oras para hanapin ito.

Pinapangkat ng aged receivables report ang bawat invoice na hindi pa bayad ayon sa katandaan (current, 30, 60, 90-plus), kaya nakahiwalay na sa iyo ang mga day-3 at day-30. Kapag handa ka nang magpadala ng mga paalala, ipinapakita sa iyo ng flow na "Paalalahanan ang mga overdue na kliyente" ang listahan at hinahayaan kang ikaw mismo ang magpadala ng mga paalala. Manual ang hakbang na iyan hangga't hindi ka magsasabi ng iba: walang kusang lumalabas maliban kung i-on mo ang Habulin ang mga overdue na invoice, dahil alam mo kung aling kliyente ang may family emergency noong nakaraang linggo at kung aling isa ang basta na lang nag-a-drift. Trabaho ng software ang tiyakin na alam mo kung sino at magkano, at na hindi kailanman nagiging araw 40 ang araw 14 nang hindi napapansin.

Anuman ang paraan mo ng pagsubaybay, pareho ang pamantayan: kailangan mong masagot ang "sino ang may utang sa akin at gaano na ito katanda" sa loob ng isang minuto. Kung mangangailangan iyan ng isang gabi kasama ang spreadsheet, patuloy na hindi mangyayari ang gabing iyon, at tahimik na huminto ang paglakad sa hagdan.

Mga madalas itanong

Hindi ba masisira ng paghabol ang relasyon?

Ang hindi predictable na paghabol ang siyang sumisira sa relasyon: katahimikan sa loob ng anim na linggo, tapos isang tense na tawag mula sa isang contractor na talagang galit na. Ang predictable at magalang na sunud-sunod na proseso ay ang kabaligtaran: parang isang negosyong tama ang takbo. Hindi nawawalan ng respeto ang mga kliyente sa mga tradesperson na sumusubaybay sa kanilang pera. Nawawalan sila ng respeto sa sinumang halatang hindi ginagawa iyon.

Dapat ba akong maningil ng late fee o interes?

Kung itinatag lang ito ng kontrata mo bago pa nagsimula ang trabaho. Ang rate na naimbento sa araw 30 ay walang basehan at nakakalason sa usapan. Ang totoong halaga nito ay hindi revenue; ito ang bagay na maaari mong magalang na hindi na singilin ("ipadala po ang balanse bago mag-Biyernes at tatanggalin ko ang interes") kapalit ng agarang bayad.

Paano ang kliyenteng patuloy na nangangako ng petsa pero hindi tinutupad?

Ang dalawang nasirang pangako ay nagtatapos ng negosasyon. Sa pangalawang miss, dumiretso sa sulat sa baytang tatlo, saan ka man sa kalendaryo, at huminto sa pagtanggap ng anuman maliban sa pera o maikling nakasulat na payment plan na may petsa. Ang paulit-ulit na pangako ay hindi na timing ng cash; pamamahala na ito sa iyo.

Pagsuko ba ang pagbibigay ng payment plan?

Ang isang nakasulat na plano na may tiyak na halaga at petsa na talagang sinusunod ay mas maganda kaysa sa buong balanse na hindi mo makokolekta. Panatilihing maikli ito (dalawa o tatlong installment), ipakumpirma ito nang nakasulat, at ituring ang isang nakaligtaang installment bilang kung ano talaga ito: ang pagpapatuloy ng hagdan mula sa hinto nito.