Ang huling invoice: pagtatapos ng trabaho nang walang away

Kung sa ganitong pagkakasunod-sunod mo tatapusin ang isang trabaho, hindi na magiging pagtatalo pa ang huling invoice: lakarin ang site kasama ang kliyente, gumawa kayong dalawa ng iisang may hangganan at nakasulat na punch list, tapusin ito, at saka kunin ang pirma nila sa completion sign-off. Saka pa lang dapat ipadala ang invoice, sa parehong araw, may reference sa pirmang iyon. Kumpirmasyon na lang ito ng napagkasunduan na, hindi pagbukas ulit ng tanong kung tapos na nga ba ang trabaho. Karamihan sa mga away sa dulo ng trabaho ay hindi talaga tungkol sa pera. Tungkol ito sa pagkakasunod-sunod kung paano nangyari ang mga hakbang na iyon.

98% na tapos ang trabaho. Umuwi na ang mga kagamitan noong Martes. Nawalis na ang site, wala nang dumpster, ang ganda ng kusina, at kulang lang ng cover plate ang isang outlet dahil naka-backorder pa ang katugma nito.

Dalawang linggo nang nasa inbox ng kliyente ang huling invoice na $6,300. Bawat follow-up mo, pareho ang sagot: "Babayaran namin agad pag tapos na talaga lahat."

Walang kakaiba sa kliyenteng ito. Walang mali sa trabaho. Natuklasan mo lang ang pinakamatandang bitag sa contracting: ang trabahong halos tapos na, para sa layunin ng bayad, hindi pa tapos. At hindi kailanman ni-define ang "tapos," kaya ang kliyente na ang nagde-define nito. Sa ngayon, cover plate ang kahulugan nila nito. Sa susunod na linggo, baka may gasgas na pintura silang mapansin sa Sabado. Naging bihag na ang huling invoice, at bawat araw na naiiwan ito, unti-unting nalilimutan ang detalye ng anim na magandang linggo ng trabaho habang buhay na buhay pa rin ang naaalala sa iisang kulang na plate.

Ang pagkakasunod-sunod, hindi ang pera, ang siyang pinagmumulan ng away sa dulo ng trabaho. Ipinapadala ng mga contractor ang huling invoice para ianunsyo na tapos na ang trabaho, tapos ipinagtatalo kung ano ang ibig sabihin ng "tapos" habang nakatengga na ang sarili nilang pera. Ang solusyon ay i-reverse ito: sumang-ayon muna na tapos na ang trabaho, personal, sa site mismo, at nakasulat. Saka lang magpapadala ng invoice na kumpirmasyon na lang ng napagpirmahan na ng dalawang panig.

Apat na hakbang ang pagkakasunod-sunod na ito. Wala sa mga ito ang mahirap. Lahat ng ito ay nalalaktawan.

Hakbang isa: lakarin ang trabaho kasama ang kliyente, hindi para sa kanila

Ang huling walkthrough ang pinakamahalagang oras sa buong trabaho, at karamihan sa mga contractor ay mali ang ginagawa dito dahil ginagawa nila ito nang mag-isa. Nilalakad nila ang site, hinuhusgahan itong tapos na, at umaalis. Pagkatapos, ang kliyente naman ang gumagawa ng sarili nilang walkthrough (wala ka doon, sa sarili nilang bilis, may flashlight at kapatid ng asawa na dati raw nag-frame ng garahe) at tinatawagan ka na lang para sa resulta.

Gawin mo itong magkasama sa halip. I-book ito na parang appointment, ilang araw bago mo inaasahang matapos: "Huwebes ng hapon matatapos na ang trabaho. Puwede ba tayong mag-walkthrough nang magkasama sa Biyernes, alas-4? Dalhin mo ang listahan mo." Mahalaga ang paraan ng pag-frame na ito. Hinihiling mo sa kanilang dalhin ang mga alalahanin nila sa isang tiyak na oras, kaharap mo, kung saan makikita agad ang bawat isyu sa konteksto at masasagot doon din, sa halip na dumating ito nang paisa-isa sa text sa loob ng tatlong linggo.

Lakarin ang bawat kwarto, kasama na ang mga bahagi na hindi mo halos hinipo. Buksan ang mga pinto, patakbuhin ang tubig, i-flip ang mga switch, gamitin ang mga bagay-bagay. Ituro ang mga inayos mo na hindi nila alam. Ang isang walkthrough kung saan kumpiyansang ipinapakita ng contractor ang trabaho ay ibang-iba ang tono kumpara sa isang walkthrough kung saan naghahanap lang ng problema ang kliyente sa katahimikan. Hindi ka nagdedepensa sa trabaho; ipinapakita mo ito.

At kapag nakahanap sila ng bagay (mangyayari ito, at dapat lang), isulat mo ito nang walang argumento. Ang listahang iyon ang susunod na hakbang, at ang pagkakaroon nito ay magandang balita, hindi masama.

Ipinapakita ng Calculator ng kita sa trabaho kung nakuha ng natapos na job ang kitang pinlano mong makuha.

Hakbang dalawa: gawin ang punch list nang magkasama, at isara ang gate

Ang punch list ang listahan ng maliliit na bagay na nasa pagitan ng "halos tapos" at "tapos": ang cover plate, ang pintong kailangan lang ng kaunting ikot sa hinge, ang caulk line na dapat ulitin, ang touch-up na pintura. Bawat trabaho ay may isa nito. Ang pagkakaiba ng maayos at magulong pagtatapos ay kung ang punch list ay isang tiyak, may hangganan, at nakasulat na bagay, o walang katapusang agos ng mga text.

Gawin ito habang nasa walkthrough, malakas ang boses, habang nanonood ang kliyente sa iyong pagsusulat nito. Basahin muli sa dulo: "Kaya ito na ang buong listahan: anim na item. May iba pa ba habang parehas tayong nakatingin dito?" Bigyan ng saglit ang katahimikan para gumana. Saka isara ang gate:

"Ayos po. Ito na ang listahan. Aayusin natin ang anim na ito sa Martes ng umaga, at kapag tapos na ito, pipirmahan natin bilang tapos na ang trabaho at ipapadala ko ang huling invoice. Kung may lumitaw pang bago pagkatapos noon, saklaw na ito ng warranty. Doon na lang dadaan, kaysa dito."

Bawat parirala sa script na iyon ay may dalang bigat. Ang ito na ang listahan ay ginagawang sarado ang isang bukas na set. Ang Martes ng umaga ay may kalakip na petsa, na nagpapasigurado sa kliyente na hindi makakalimutan ang mga item na ito. Ang takot na iyon ang dahilan mismo kung bakit hawak ng mga kliyente ang huling bayad. Ang saka natin pipirmahan ay unang pagpapakilala sa sign-off kaya dumarating ito bilang napagkasunduang susunod na hakbang, hindi biglaang porma. At ang warranty, doon na lang ang sagot sa problemang "isa pang bagay": hindi tinatanggihan ang mga bagong natuklasan, dinadala lang sila sa tamang daan. Wala talagang mawawala sa kliyente sa pagpirma; mawawala lang sa kanila ang kapangyarihang pigilan ang $6,300 dahil sa isang gasgas na pintura.

Ang pagkakaiba na dapat tandaan: ang item sa punch list ay isang bagay na nakikita ngayon, sa walkthrough, na tumatapos sa kontratadong trabaho. Ang item sa warranty ay isang bagay na lumalabas pagkatapos at inaayos sa ilalim ng mga tuntunin ng warranty. Pareho itong inaayos. Isa lang sa dalawa ang nagpapaantala ng bayad. Tinatanggap ito ng mga kliyente nang madali kapag ipinaliwanag bago ang sign-off, at nasasama ang loob kapag ginagamit ito pagkatapos lang. Kaya ipaliwanag mo ito ngayon.

Pagkatapos, talagang tapusin ang listahan agad. Ang punch list na naka-iskedyul na "pagbalik namin doon" ay isang mabagal na bersyon ng parehong problema ng pagkabihag. Kalahating araw lang ang punch-out; magbigay ng tunay na slot sa loob ng linggo, tapusin ang mga item sa isang beses na pagpunta, at kunan ng litrato ang bawat natapos na item habang tumutuloy.

Hakbang tatlo: kumuha ng pirma sa completion bago mabuo ang invoice

Kapag tapos na ang punch list, isa pang bagay ang kailangan mo bago ipadala ang anumang invoice: ang pirma ng kliyente sa completion sign-off. Tawagin mo itong completion certificate, certificate of substantial completion, o job acceptance. Hindi mahalaga ang pangalan kundi ang pangungusap sa itaas nito: tapos na at tinanggap na ang trabahong nasa kontrata, napapailalim sa mga tuntunin ng warranty.

Ito ang hakbang na pinaka-nilalaktawan ng mga contractor, kadalasan dahil pakiramdam nila ay awkward: parang burukrasya, o mas masahol pa, parang hindi pagtitiwala, sa mismong sandali na nagkakamayan na ang lahat. Wala sa dalawang iyon, at makikita mo ito kapag napansin mo kung ano talaga ang binabago ng pirma.

Kung wala ito, ang huling invoice mo ay isang pambungad na posisyon. Sinasabi nito na tapos na ang trabaho; ang kliyente ay parang inaanyayahang tumugon, at anumang tugon maliban sa bayad ay isang negosasyon. Kung mayroon ito, ang huling invoice mo ay isang resibo ng napagkasunduan na. Ang tanong na "tapos na ba ang trabaho?" ay itinanong na at nasagot na, personal, habang nakatayo sa natapos na espasyo. Ang invoice ay nagsisingil na lang ng numerong alam na ng dalawang panig na darating.

Sampung segundo lang ang paghingi at pinakamainam kapag ginawa sa pinakamataas na punto (tapos na ang punch list, masaya ang kliyente, nakatayo ang lahat sa kwarto na hinahangaan ang trabaho): "Perpekto. Papipirmahan na kita rito sa completion, at darating na ang huling invoice mamaya ngayong hapon." Pinirmahan agad, sa phone mo, habang nasa taas ang goodwill. Kahit dalawang araw na paghihintay ay mas mahal kaysa sa tingin; hindi kailanman mas mataas ang satisfaction kaysa sa sandaling naayos ang huling item, at ang paperwork na hiningi sa taluktok na iyon ay napipirmahan nang walang seremonya.

Kung may formal na holdback o retainage sa trabaho (karaniwan sa commercial work, statutory sa ilang lugar), ang milestone na ito ng completion ang kadalasang nagsisimula ng orasan para sa paglabas nito. Iba-iba ang mga panuntunan depende sa probinsya at estado at hiwalay na paksa iyon. Ang punto lang dito ay ang sign-off ang trigger, kaya isa pang dahilan ito para makuha ito nang nakasulat sa isang fixed na petsa sa halip na hayaang "vibe" na lang ang "completion."

Paano kung ayaw pumirma ng kliyente? Nalantad mo ang totoong tutol habang naroon ka pa para lutasin ito. Iyon mismo ang layunin. Itanong kung ano talaga ang pumipigil sa "tapos na," idagdag ang lehitimong mga item sa punch list, at ayusin. Hindi tutol ang pinipigilan ng sign-off; ang hindi ipinaalam na tutol ang pinipigilan nito, ang uri na natutuklasan mo lang ngayon pagkatapos na hindi mabayaran ang invoice sa loob ng tatlong linggo.

Hakbang apat: magpadala ng invoice na wala nang dapat pagdesisyunan

Ipadala ang huling invoice sa mismong araw ng pirma, hindi sa katapusan ng linggo. Ang pagkakasunod-sunod mismo ang mensahe: walkthrough, punch-out, pirma, invoice, dumadaloy nang tuwid, bawat hakbang kumukumpirma sa nauna. Ang invoice na dumarating sa loob ng ilang oras matapos ang pinirmahang completion ay parang administratibong bagay lang. Ang parehong invoice sampung araw na pagkatapos ay parang malamig.

Ang mismong huling invoice ay hindi dapat mangailangan ng pag-iisip para aprubahan:

• I-reference ang sign-off: "Huling bayad batay sa completion certificate na pinirmahan Oktubre 14." Isang linya lang, at naka-angkla na ang invoice sa isang kasunduan sa halip na isang pahayag.
• Ipakita ang buong pera ng trabaho: presyo ng kontrata, indibidwal na nakalistang mga aprubadong change order, kabuuan, mga bayad na natanggap na may petsa, natitirang balance. Dito sina-audit ng mga kliyente ang buong trabaho mula sa memorya; ang basta "Balance: $6,300" lang ay pinipilit silang buuin muli ang aritmetika nang mag-isa, at ang mga kliyenteng bumubuo pa ng aritmetika ay hindi umaabot sa checkbook.
• Sabihin ang warranty: ano ang saklaw at hanggang kailan. Sinasagot nito mismo ang pangamba na nagpapabagal sa mga bayad sa huling invoice ("babalik ba siya kung may masira?"), at pinatitibay nito ang punch-list gate na isinara mo sa walkthrough.
• Maikling terms: due on receipt o net 7. Alam na ng kliyente ang numerong ito mula pa sa huling change order at kakapirma lang nila sa trabaho. Wala nang dapat pang suriin sa loob ng tatlumpung araw.

Kapag ganito ang pagkakasunod-sunod, halos wala nang usapan pa tungkol sa bayad. Wala nang sandali kung saan tinitimbang ng kliyente kung sapat na ba ang pagkakatapos ng trabaho para bayaran ito, dahil naresolba na ang tanong na iyon habang nakatayo sa kusina, bago pa man mabanggit ang pera.

Paano gawing mabilis ang pagsara para talagang magamit ito?

Bawat contractor na naglalaktaw ng mga hakbang na ito ay iisa ang dahilan: sa hapon ng Biyernes, sa dulo ng mahabang trabaho, parang paperwork lang ang isang walkthrough form, punch list, at pirma na humaharang sa pag-uwi. Mabubuhay lamang ang pagkakasunod-sunod na ito kung halos libre itong gawin.

Dito nakakatulong ang pagkakaroon ng mga piraso sa bulsa mo, hindi sa binder sa upuan ng truck. Sa Zeus, built-in na ang completion certificate: patakbuhin ang walkthrough, kunan ang pirma ng kliyente sa telepono mo mismo doon, at mai-attach ang pinirmahang certificate sa trabaho kasama ng mga litrato nito, ebidensya ng punch list, at kasaysayan ng mga pagbabago. Ang huling invoice ay sumusunod mula sa parehong record ng trabaho, kasama na ang mga bayad at ang mga naaprubahang dagdag na naroon na, at ang bawat dagdag na iyon ay sarili nitong pinirmahang quotation sa parehong trabaho. Ang buong pagsasara, mula sa walkthrough hanggang sa pinirmahang certificate hanggang sa naipadalang invoice, ay kasya sa loob ng isang pagbisitang iyon, sa sandaling pinakamasaya ang kliyente.

Anuman ang paraan mo, ang test ng proseso mo sa pagsasara ay isang tanong: kapag dumating na ang huling invoice, may natitira pa bang dapat pagdesisyunan ng kliyente? Kung oo, maghihintay ang invoice habang inaayos nila iyon. Kung wala, dahil nilakad, na-punch-out, at napirmahan na ang completion bago pa nagkaroon ng invoice, ang huling dokumento ng trabaho ang pinakamadaling bayaran.

Mga madalas itanong

Paano kung talagang hindi matatapos sa loob ng ilang linggo ang isang item sa punch list, gaya ng naka-backorder na parte?

Huwag hayaang pigilan ng isang parte ang buong pagsasara. I-sign off ang completion na malinaw namang nakalista ang item bilang natitira, bigyan ito ng patas na halaga, at i-invoice ang lahat maliban sa halagang iyon: "Huling invoice na bawas $150, isisingil kapag na-install na ang naka-backorder na cover plate." Makokolekta mo ang $6,150 ngayon sa halip na $0 sa loob ng anim na linggo, may patas na lever pa rin ang kliyente sa kulang na parte, at may paper trail na ang natitirang item sa halip na memorya lang.

Palagi pang may bagong nakikita ang kliyente pagkatapos ng walkthrough. Ano na?

I-route mo ito, huwag nang pag-usapan ulit. Ang mga item na naroon na noong walkthrough at hindi lang napansin: tanggapin ang makatwirang mga ito nang may kagandahang-loob; mura lang ang goodwill sa $40 na touch-up. Ang mga item na bago, o wear-and-tear, ay dadaan sa pintuan ng warranty na inilarawan mo noong sign-off: aayusin ito sa ilalim ng mga tuntunin ng warranty, at hindi nito muling binubuksan ang completion o ipinagpapaliban ang invoice. Kung hindi mo inilarawan ang pintuang iyon noong walkthrough, dito mo malalaman kung bakit may ganoong pintuan.

Dapat ba gawin ang walkthrough bago pa 100% tapos ang trabaho?

Ideal na medyo bago pa, mga huling isa o dalawang araw ng trabaho. Nasasagap ng walkthrough sa "halos tapos" ang mga item sa punch list habang naka-mobilize pa ang crew at kagamitan mo, kaya karamihan sa mga item ay natatapos sa ilang oras sa halip na balikang biyahe pa. Ang hindi mo dapat gawin ay ang walkthrough nang ilang linggo bago pa, kung kailan magiging mahaba ang listahan at ang impresyon ng kliyente ay mabubuo mula sa isang site na hindi pa tapos.

May bisa ba sa batas ang isang pinirmahang completion certificate?

Ito ay nakasulat na ebidensya na tinanggap ng kliyente ang trabaho bilang tapos na sa isang petsa, na mahalaga sa anumang hindi pagkakaunawaan sa hinaharap, mas mahalaga pa kaysa sa alaala lang ng contractor. Nag-iiba ang legal na bigat nito depende sa hurisdiksyon at sa nakasaad sa kontrata mo, kaya ituring itong matibay na ebidensya at malinis na proseso, hindi baluti, at ilagay ang mga tuntunin ng completion at warranty mo sa orihinal na kontrata kung saan talaga ito nabibilang.