Ang maikling sagot: huwag kailanman muling i-type ang napirmahang quotation papunta sa invoice. Ang muling pag-type ang lugar kung saan lumilihis ang line items, muling nakukuwenta ang tax, at tahimik na nagbabago ang isang numero sa pagitan ng pinagkasunduan ng kliyente at ng ni-bill mo. Ang pag-convert sa quotation sa halip ay nagdadala ng mga linya, tax, at kliyente nang hindi nagagalaw, kaya ang invoice ay tumutugma sa bagay na napirmahan.
Alas nuwebe kuwarenta na ng gabi ng isang Martes at nag-i-invoice ka sa mesa ng kusina. Bukas sa telepono mo ang napirmahang quotation, nakasandal sa isang tasa ng kape, at kinokopya mo ito linya kada linya papunta sa isang invoice: parehong kliyente, parehong address, parehong labing-apat na linya, parehong tax. Sa ikasiyam na linya, nag-type ka ng $1,840 bilang $1,480.
Walang nakakahalata. Binabayaran ng kliyente ang invoice nang walang komento, dahil hindi nagrereklamo ang mga kliyente sa invoice na masyadong mababa, at $360 na margin ang naglalaho nang walang sinumang nakakaalam na mayroon pala nito. O baliktad ang pagkakamali, nakita ito ng kliyente, at ngayon, ang bawat ibang numero sa invoice ay pinagdududahan na, sa isang job na, hanggang sa email na iyon, maayos ang takbo.
Sa alinmang paraan, hindi sa alas nuwebe kuwarenta ginawa ang pagkakamali. Ginawa ito sa mismong sandaling hiningi ng workflow na i-type nang dalawang beses ang parehong labing-apat na linya.
Bakit nagpapalugi ang muling pag-type ng quotation?
Ang pagkopya ng isang quotation papunta sa invoice ay parang gawaing pang-opisina, at iyan mismo ang dahilan kung bakit mapanganib ito: nangyayari ito kapag pagod ka, sapat itong nakakainip para lumihis ang atensyon, at tahimik itong nabibigo.
Tahimik ang mga undercharge. Isang digit na nagpalit ng posisyon, isang $60 linyang hindi nakaligtas sa pagkopya, isang quantity na 12 na naging 2. Wala sa mga ito ang nagpapahalata. Binabayaran ng kliyente ang sinasabi ng invoice, nagsasara ang job, at pagkatapos, ipinapakita ng job costing mo ang problema sa margin na maling ida-diagnose mo bilang problema sa presyo.
Malakas ang mga overcharge. Ang parehong pagkakamali sa kabaligtarang direksyon ay natutuklasan, at ang gastos ay hindi ang $360. Ito ay dahil sinisiyasat na ngayon ng kliyente ang lahat ng may pangalan mo. Wala sa gitna ang tiwala sa isang invoice: nandiyan, o wala. Isang maling numero lang ang nagpapalit nito.
Ang linya ng tax ay sarili nitong bitag. Ang muling pag-type ay muling paglapat ng tax treatment mula sa alaala: aling mga linya ang taxable, sa anong rate, sa aling bahagi. Kung magkakamali ka, kakainin mo ang pagkakaiba sa panahon ng remittance, o magpapadala ka sa kliyente ng correction email na walang gustong sumulat.
At may gastos sa schedule ang muling pag-type. Dahil chore ang pag-invoice kapag muling tina-type ang lahat, hinihintay nito ang tahimik na gabi. Bihira ang tahimik na gabi sa busy season, kaya't nananatiling hindi na-invoice ang mga natapos na job nang ilang araw. Sa bawat isa sa mga araw na iyon, ikaw ang nagpapautang sa proyekto ng kliyente nang walang interes, dahil lang sa nakakainis ang data entry.
Ang pag-type nang mas maingat sa alas nuwebe kuwarenta ng gabi ay hindi ang solusyon. Ang pag-alis sa ikalawang pagta-type nang tuluyan ang solusyon.
Ipinapakita ng Calculator ng kita sa trabaho kung nakuha ng natapos na job ang kitang pinlano mong makuha.
Conversion: ang invoice ay ang quotation, na-promote lang
Sa Zeus, ang napirmahang quotation ay direktang nagko-convert papunta sa invoice. Dumadaan ang line items nang eksakto sa pagkakalagay sa quotation: mga description, quantity, presyo bawat unit. Sumasama rin ang tax treatment. Sumasama ang kliyente at ang job, dahil ang invoice ay nagagawa sa mismong job kung saan nabubuhay ang quotation, hindi bilang hiwalay na dokumentong kailangan mong i-address ulit.
Ang dating chore sa gabi ay naging huling tatlumpung segundo ng job. Puwede mong gawin ang invoice sa driveway, bago pa umalis ang truck sa gilid ng kalye, mula mismo sa parehong record na pinirmahan ng kliyente.
May ikalawang benepisyong madaling hindi mapansin: nakikilala ng kliyente ang invoice. Kapag dumating ang isang invoice na may parehong linya, parehong pananalita, at parehong kabuuan sa dokumentong pinirmahan nila, mababasa ito bilang kumpirmasyon, hindi bagong dokumentong pag-aaralan. Ang mga pamilyar na invoice ay mabilis mabayaran; ang mga hindi pamilyar ay pinag-aaralan. Ang muling na-type na invoice, na may binagong salita, muling inayos na linya, at kabuuang halos pareho pero medyo iba, ay nag-aanyaya ng pag-aaral, kahit tama ang bawat numero.
Hindi hinaharangan ng conversion ang pag-edit. Minsan, talagang naiiba ang invoice: isang linyang kinansela ng kliyente sa gitna ng job, isang pagpapalit ng materyales. Puwede mong ayusin bago ipadala. Ang punto ay ang panimulang posisyon: nagsisimula ka sa napirmahang dokumento at binabago lamang ang totoong nagbago, sa halip na magsimula sa blangkong pahina at umasa sa muling pagbuo.
Sumasama ang change orders sa parehong job
Sa mga pagbabago sa gitna ng job talaga nasisira ang muling pagbuo ng invoice. Sinabi ng quotation na $8,400. Tapos, nagdagdag ang kliyente ng outlet, in-approve ang seksyon ng bakod, at kinansela ang shed shelf, lahat napagkasunduan sa tatlong usapan at isang thread ng text. Sa oras ng pag-invoice, ang contractor na muling nagta-type ay isang arkeologo na, na binubuo ang panghuling numero mula sa alaala at pag-scroll.
Kapag isinulat na change orders ang mga pagbabago sa gitna ng job sa parehong job (napresyuhan, napirmahan, na-file sa tabi ng orihinal na quotation), hindi na gawain ng muling pagbuo ang panghuling invoice. Ito na ang napirmahang quotation kasama ang mga inaprubahang pagbabago, bawat isa ay dokumentong pinirmahan na ng kliyente. Wala nang bagong impormasyon sa invoice.
Buong-buong binabago nito ang usapan sa pagbibigay:
"Tumutugma po ang invoice sa quotation na pinirmahan mo noong ika-4, plus ang tatlong pagbabagong in-approve mo: ang extra outlet noong ika-11, ang seksyon ng bakod noong ika-15, at ang shed shelf na tinanggal namin. Parehong numero sa papeles, walang bago po rito."
Subukang gawin ang usapang iyon mula sa invoice na ginawa nang manu-mano at alaala ng tatlong site chat. Hindi kagandahang-loob ang pagkakaiba; ito ay dahil ang isang bersyon ay masusuri kumpara sa mga pirma sa loob ng sampung segundo at ang isa ay hindi.
Ano ang mangyayari kapag may gap ang numero ng invoice mo?
Isang maliit na bagay na tumitigil sa pagiging maliit sa panahon ng tax: numbering.
Lumilihis ang mga hand-numbered na invoice. Nakakaligtaan mo ang isang numero, muling ginagamit ito, o dalawang sequence ang tumatakbo dahil magkaiba ang ideya ng telepono at laptop mo kung ano ang susunod. Mukhang wala itong epekto hanggang sa magtanong ang isang taong nagsisiyasat (isang bookkeeper, accountant sa katapusan ng taon, isang tax reviewer) kung ano ang nangyari sa invoice #1047. Ang gap sa isang sequence ng invoice ay mukhang tinanggal na invoice, at "sa tingin ko lang nalaktawan ko" ay hindi ang sagot na gusto mong ibigay tungkol sa sarili mong revenue records.
Nagtatalaga ang Zeus ng invoice numbers mula sa server, bilang iisang sequence na walang gap para sa negosyo. Hindi ka kailanman pipili ng numero, hindi puwedeng magbanggaan ang dalawang device sa isang numero, at wala nang gap sa sequence na kailangang ipaliwanag. Isang praktikal na tala na bunga ng disenyong ito: dahil ang server ang nagbibigay ng numero, ang invoice na ginawang draft offline ay tumatanggap ng panghuling numero nito kapag nag-sync. Nananatiling malinis ang sequence dahil hindi puwedeng manghula ang kahit anong device.
Ang katuwang na patakaran: ang mga pagkakamali ay minamarkahang void, hindi tinatanggal. Nananatili sa record ang isang voided invoice, may markang void, kaya nananatiling buo ang sequence at tapat ang kasaysayan. Ang invoicing system na puwede mong tahimik na tanggalan ay isang invoicing system na hindi mo lubusang mapagkakatiwalaan ang mga report nito, kabilang na ang sarili mong report.
Batch invoicing sa Biyernes na backlog
Kahit may conversion, ang mga tunay na linggo ay nagtatapos na may tumpok: apat na job na natapos mula Lunes, wala pang na-invoice, dahil bawat pagtatapos ay may susunod na job na naghihintay sa likod nito.
Para sa tumpok na ito talaga ginawa ang batch invoicing. Sa halip na iproseso ang bawat natapos na job nang isa-isa, gumagawa ka ng invoice para sa maraming job sa isang beses: bawat isa ay binuo mula sa sariling napirmahang quotation at inaprubahang change orders, bawat isa ay naka-number nang sunud-sunod, handa nang ipadala. Mula sa isang gabing patuloy mong ipinagpapaliban, nagiging ilang minuto na lang ang Biyernes na backlog.
Nakakainip pero totoo ang ekonomiya nito: ang invoice na lumalabas sa araw na natapos ang trabaho ay nagsisimula agad ang pagbilang ng araw, habang sariwa pa ang job (at ang dagdag na tiwalang nakuha mo) sa isip ng kliyente. Mas maayos ang trato sa mga invoice na ipinadala habang hinahangaan pa ng kliyente ang trabaho kaysa sa mga invoice na dumarating pagkalipas ng dalawang linggo na parang bill mula sa estranghero. Hindi mo na kailangan ng istatistika para malaman kung alin ang mas matagal na nakaupo sa inbox ng kliyente.
Ano ang hindi nito naaayos
Sulit sabihin nang tapat, dahil ang tool na sinasabing nag-aayos ng lahat ay hindi nag-aayos ng kahit ano.
Hindi nito hahabulin ang pera mo para sa iyo maliban kung ikaw ang magpapagawa nito. May automatic na paalala sa overdue — nag-e-email ang Habulin ang mga overdue na invoice sa ika-3, ika-7 at ika-14 na araw pagkatapos ng due date, tapos titigil — pero naka-off ito hanggang sa i-on mo, at iniiwan itong naka-off ng karamihan sa mga contractor. Ang mga hindi pa bayad na invoice ay lumalabas sa Mga alerto, ang listahan ng mga bagay na kailangan ng pansin mo, kasama ang larawan ng mga utang sa iyo ayon sa tagal, kaya walang nakakawala sa paningin. Pero ang follow-up call o mensahe ay sa iyo pa rin nakadepende. Ang isang invoice na ipinadala sa araw na natapos ang trabaho, may nakalagay nang detalye ng bayad, ay nagpapababa sa friction nila; hindi nito papalitan ang boses mo sa ika-labinlimang araw.
Tapat nitong ginagaya ang isang maling quotation. Kinokopya ng conversion ang pinirmahan. Kung nagkulang ang quotation sa pagpepresyo ng job, kukulangin din ang invoice sa presyo nang eksakto, na may perpektong formatting. Nabubuhay ang disiplina sa estimating sa mas maagang bahagi, at walang invoice mechanism na nag-aayos nito.
Nagbabago lang ng balanse ang deposit, hindi ang lohika ng invoice. Ang mga deposit at partial payments na naitala sa job ay ibinabawas sa kung ano ang utang, kaya nakikita ng kliyente ang credit para sa binayaran na nila. Gagana lang iyon kung talagang naitatala ang mga bayad kapag dumarating ang mga ito. Sinasalamin ng sistema ang bookkeeping mo; hindi ito ginagawa para sa iyo.
Mga madalas itanong
Paano kung magkaiba ang panghuling presyo sa napirmahang quotation?
Kung nagbago ito dahil nagbago ang scope, ang sagot ay isang change order sa mismong sandali ng pagbabago, napirmahan, napresyuhan, at naka-attach sa job, kaya ang invoice ay awtomatikong ang quotation kasama ang mga inaprubahang pagbabago. Ang pag-edit ng linya sa oras ng conversion ay posible at minsan ay tama (isang kinanselang linya, isang pagpapalit ng materyales), pero bawat edit ay isang paglayo mula sa pinirmahan ng kliyente, kaya nararapat itong bigyan ng isang pangungusap na paliwanag kapag ipapadala mo ang invoice, hindi isang tahimik na pagkakaiba na kanilang matutuklasan.
Puwede ba akong mag-invoice ng bahagi ng job bago ito matapos?
Oo. Ang mga deposit, partial payments, at payment schedules ang normal na hugis para sa mas malalaking job: isang halaga bago pa man, isang draw sa isang milestone, ang balanse pagkatapos ng job. Ang pagtatala sa bawat bayad sa job ay pinapanatiling tapat ang tumatakbong balanse, kaya ang usapan sa panghuling invoice ay tungkol sa natitira, hindi renegosasyon ng kabuuan.
Bakit hindi ko puwedeng piliin ang sarili kong invoice numbers?
Dahil ang halaga ng isang invoice sequence ay ang pagiging nakakainip nito: isang series, walang gap, walang dobleng bilang, walang ipapaliwanag sa bookkeeper o tax reviewer. Ang server-assigned numbering ang nagpapatatag ng garantiyang iyan sa maraming device at isang app na may kayang mag-offline. Ang kapalit nito (ang invoice na ginawang draft offline ay tumatanggap ng numero nito sa sync) ang siyang nagpapanatiling hindi mapag-aalinlanganan ang sequence.
Nabayaran na ng kliyente ang deposit. Ipapakita ba ito sa invoice?
Oo, kung naitala ang deposit noong natanggap ito. Ang mga naitalang bayad ay ibinabawas sa balanse ng job, kaya nakikita ng kliyente ang orihinal na halaga, ang binayaran na nila, at ang natitira, na siyang pagkakaiba sa pagitan ng isang invoice na sumasagot sa mga tanong at isang invoice na nagsisimula ng tawag sa telepono.
ZEUS