Payment terms: ugali lang ang net 30, hindi batas

Sa unang beses na nag-invoice ka ng sinuman, malamang hiniram mo ang format. Isang template, isang sample mula sa forum, isang invoice na ipinadala ng isang kaibigan sa mga kliyente niya. May nasa ilalim na "Terms: Net 30," at pinanatili mo ito, tulad ng pananatili sa default ringtone. Mukhang opisyal ito. Mukhang ginagamit ito ng lahat.

Pagkatapos, gumawa ka ng dalawang-araw na deck repair noong Hunyo, ipinadala ang invoice tuwing Biyernes, at nabayaran ka (perpektong on time, walang mali, walang reklamo) sa katapusan ng Hulyo. Ginawa ng kliyente eksakto ang sinabi ng invoice mo na gawin nila. Binigyan mo ang isang estranghero ng tatlumpung-araw na interest-free na loan para sa trabahong labing-anim na oras lang naman ang tinagal, at ginawa mo iyon dahil sinabi ng template.

Hindi tuntunin ng industriya ang net 30. Isang kombensyon ito mula sa isang tiyak na mundo, ginawa para sa isang tiyak na problemang malamang wala ka naman. Ang mga terms sa invoice mo ay isa sa iilang lever sa negosyo mo na mababago mo ngayong gabi rin, libre, at karamihan sa mga contractor ay hindi pa kailanman ginalaw ito.

Saan galing ang net 30?

Nabuo ang net terms dahil sa kung paano nagbabayad ang mga kumpanya sa isa't isa. Ang isang commercial na kliyente (isang general contractor, isang property manager, isang facilities department) ay walang taong bumabasa ng invoice mo at naglalakad ng tseke papunta sa mailbox. May accounts payable process ito: natatanggap ang mga invoice, itinutugma sa isang purchase order, inaprubahan ng isang taong hindi ka naman niya hinire, naka-batch sa isang payment run na nangyayari sa ika-15 at ika-30. Hindi kailanman naging kabutihang-loob ang Net 30. Isa lang itong tapat na paglalarawan kung gaano katagal umikot ang makinang iyon.

Kung nagtatrabaho ka sa commercial, ang mga net terms ang halaga ng pagsapi at nagpepresyo ka para dito. Okay lang ang bahaging iyan.

Ang problema ay ang sumunod: tumagas ang kombensyon. Ang mga template ng invoice ay ginawa para sa mga negosyong nagbi-bill sa mga negosyo, kinopya ng mga tradesperson ang mga template, at ngayon ang isang painter na natapos ang $2,400 na residential repaint ay nagbibigay sa isang may-ari ng bahay ng payment terms ng accounts department ng isang Fortune 500. Walang payment run ang may-ari ng bahay. Walang approval chain. May isang tao lang, isang telepono, at isang bank account, nakatayo sa bagong-pintang kuwarto. Wala rito ang bawat mekanismong sinadyang tugunan ng net 30, at natitira pa rin ang tatlumpung araw.

Ipinapakita ng Calculator ng kita sa trabaho kung nakuha ng natapos na job ang kitang pinlano mong makuha.

Ano ang dapat sabihin ng residential terms?

Para sa residential na trabaho, ang matibay na default ay due on receipt, o, kung gusto mong bigyan ng bahagyang lugar ang mga salita, "due within 3 days of completion."

Hindi ito agresibo, at nakakatulong na maging malinaw kung bakit. Ang isang may-ari ng bahay na napanood ka lang matapos ay makakabayad sa iyo sa oras na kinukuha para magpadala ng e-transfer. Kapag bumili sila ng sofa, nagbabayad sila bago ito lumabas sa tindahan. Kapag na-service ang furnace nila ng malaking national na outfit, kinukuha ng technician ang bayad habang nakatayo sa hallway. Walang tumatawag na bastos ang alinman sa mga iyon. Ang tanging dahilan kaya bastos ang pakiramdam kapag ikaw ang gumagawa nito ay dahil sinanay ng template ang isang henerasyon ng contractor na umasa ng agwat, at natutong tamasahin ito ng mga kliyente.

May praktikal na dahilan din na walang kinalaman sa cash flow: pinoprotektahan ng bilis ang goodwill. Ang araw na natapos ang trabaho ang araw na pinakamataas ang satisfaction ng kliyente. Ang bawat linggo sa pagitan ng "tapos na" at "due" ay nagbibigay ng puwang para magasta ulit ang pera, para may pinsang makapagturo sa isang linya ng grout, para lumamig ang enthusiasm patungo sa scrutiny. Kinokolekta ng due-on-receipt habang pinakamahusay ang trabaho.

Para sa commercial na kliyente, panatilihin ang net terms, pero pagnegosasyunan ito tulad ng desisyon sa presyo na ito talaga. Normal ang Net 30 na inaalok sa isang AP department; minsan hiningi rin ang net 45 o 60, at ganap na patas na ipresyo nang mas mataas ang trabaho ng mabagal magbayad kaysa sa mabilis. Pinopondohan mo ang proyekto nila nang isang buwan; may gastos ang financing; ang gastos ay dapat nasa numero. May mga contractor na nag-aalok ng maliit na early-payment discount sa halip. Sulit subukan, bagama't maraming AP system ang kukuha ng discount at ng tatlumpung araw, kaya bantayan kung ano talaga ang nangyayari.

Ang isang-pangungusap na bersyon: dapat magtugma ang terms sa kung paano nagbabayad ang kliyente, hindi sa kung paano ito inisip ng isang template. Isang may-ari ng bahay na may telepono: due on receipt. Isang negosyong may payment run: net terms, na napresyuhan nang ayon dito.

Late-fee clauses: kapaki-pakinabang, karamihan hindi para sa bayad

Ang isang linya na tulad ng "Overdue balances accrue interest at 2% per month (24% per annum)" ay karaniwan, at sulit isama, may tapat na inaasahan.

Hindi ang pera ang pangunahing halaga nito. Bihira ang pangongolekta ng interest mula sa isang may-ari ng bahay, at madalas hindi sulit ang friction. Ang halaga nito: ginagawang totoo ng clause ang due date. Ang isang invoice na walang naka-attach na kahihinatnan ay nag-aanyaya ng pagbasang decorative lang ang petsa; ang isang nakasaad na gastos para sa pagiging huli, kahit isa itong palagi mong pinapatawad, ay nagsesenyas na sinusubaybayan mo ito at napansin mo.

Dalawang babala. Una, talagang nagkakaiba ang enforceability: nagpapataw ng cap sa interest rates ang mga hurisdiksyon, ilan ang nangangailangan ng nakasaad na annualized rate para ito maging recoverable, at maaaring magkaiba ang mga consumer rule sa mga commercial na rule. Ituring ang eksaktong wording bilang tanong para sa isang lokal na abogado o sa template ng contractor association mo, hindi isang bagay na i-improvise. Pangalawa, may kabuluhan lang ang isang late fee kung sumang-ayon ang kliyente dito bago ang trabaho, na dinadala tayo sa bahaging talagang nagdedesisyon ng lahat.

Ang terms ay nabibilang sa quotation, hindi biglang ibinubunyag sa invoice

Narito ang pagkakamaling sumisira sa lahat ng nasa itaas: pagdedesisyon nang maingat sa iyong terms at pagkatapos ibunyag ito sa unang beses sa ilalim ng final invoice.

Ang mga terms na ibinunyag sa oras ng invoice ay hindi terms. Isang kahilingan lang sila. Hindi kailanman sumang-ayon ang kliyente sa mga ito, kaya ang "due on receipt" ay mababasa bilang preference mo lang, ang late-fee clause ay maaaring hindi maipatupad dahil hindi ito naging bahagi ng usapan, at kung nagbayad ang kliyente sa loob ng tatlong linggo pa rin, wala nang maituturo. Ang invoice ang pinakamasamang sandali para ipakilala ang isang kondisyon: tapos na ang trabaho, wala ka nang bargaining position, at anumang bago sa pahina ay mababasang isang sorpresa.

Ang quotation ang lugar kung saan nabubuhay ang mga terms. Ito ang dokumentong talagang binabasa ng kliyente, kinukumpara, at inaaprubahan, na siyang gumagawa nitong tanging lugar na may kahulugan ang pag-apruba. Dalawa o tatlong linya malapit sa presyo:

• Ang bayad ay due kapag natapos ang trabaho.
• Isang deposito at anumang progress payments, kung may mga ito ang trabaho, kasama ang kanilang triggers.
• Ang late-interest line, kung ginagamit mo ito.

Ngayon, ang due date ay hindi na isang bagay na hiniling mo sa dulo. Isang bagay ito na pinirmahan ng kliyente sa simula, at lahat ng susunod (ang invoice, ang paalala, ang awkward na tawag kung dumating man ito) ay nakatayo sa kasunduan sa halip na sa pag-asa.

Ang pagsabi nito nang malakas sa oras ng quotation ay may halagang isang pangungusap at tinatanggal ang huling bakas ng ambush:

"Ang quotation po ay may payment on completion: karamihan sa residential na kliyente ay nagpapadala na lang ng e-transfer kapag tapos na ang final walkthrough, kaya wala nang aalalahanin mamaya. May isyu ka po ba diyan?"

Halos lahat ay sasabing "fine." Ang bihirang kliyenteng mag-aatubili sa pagbabayad sa completion bago magsimula ang trabaho ay nagbigay sa iyo ng mahalagang impormasyon sa tanging sandaling murang-mura ito: maaari mong i-adjust ang deal (isang schedule, isang deposito, iba't ibang terms na napresyuhan ayon doon) o tanggihan ang trabaho. Ang parehong pagtuklas na ginawa pagkatapos matapos ang trabaho ay tinatawag na collections problem.

Pagbabago ng terms sa mga umiiral nang kliyente

Kung may limang taon kang mga kliyenteng sanay sa net 30, hindi ka basta-basta puwedeng bumaligtad, pero maaari kang mag-migrate, at hindi ito kasing awkward ng maririnig, dahil hindi mo kailangang balangkasin ito bilang pagbabago sa kanila.

Ang mga bagong kliyente ay agad na tumatanggap ng bagong terms. Wala silang kasaysayan sa iyo; ang due on receipt sa quotation ay simpleng kung paano ka nagtatrabaho. Ito ang walang-sakit na karamihan ng ayos, dahil sa loob ng isang taon, karamihan sa aktibong listahan mo ay pagkatapos na ng pagbabago.

Ang mga umiiral na kliyente ay nagbabago sa susunod na quotation. Sumasakay ang terms sa papeles, kaya ang natural na sandali ay ang susunod na bagong trabaho: dala ng quotation ang bagong terms tulad ng anumang ibang linya, at binabanggit mo ito sa pag-apruba tulad ng gagawin mo sa isang bagong kliyente. Fresh na kasunduan ang isang quotation; walang umaasang ito ay photocopy ng 2023.

Ang mga paulit-ulit na commercial na account ay nangangailangan ng usapan, hindi memo. Para sa property manager na nagpapadala sa iyo ng steady na trabaho sa net 30, ang isang unilateral na paglipat ay mababasa bilang friction. Ilabas ito kapag may iba nang nagbabago: isang bagong taon, isang rate adjustment, isang mas malaking trabaho. "Sa susunod na season, ililipat ko ang maliliit na service work sa net 14; ang project work ay puwede pang mag-stay sa 30." Karaniwang mas mahalaga sa steady na kliyente ang mapanatili ka kaysa sa dalawang dagdag na linggo ng float, at kung hindi talaga makabayad nang mas mabilis ang isa dahil sa payment run nila, iyan mismo ang kliyenteng pinag-imbentuhan ng net terms. Panatilihin sila sa net 30 nang alam mo ito, at presyuhan sila nang alam mo ito.

Ang hindi mo dapat gawin ay ianunsyo ang bagong terms sa isang outstanding na invoice. Ang perang kinita na ay nabubuhay sa terms na kinitahan nito.

Kung saan angkop ang Zeus

Ang buong sistema sa itaas ay nakadepende sa isang mekanikal na detalye: ang mga terms na pinagkasunduan ng kliyente sa quotation ay dapat ang parehong terms na lalabas sa invoice, sa tuwina, nang hindi mo na kailangang i-type ulit. Sa Zeus, isinusulat mo ang linya ng payment terms mo nang isang beses, sa template ng quotation at invoice, at ini-print ng bawat quotation at bawat invoice ang parehong linyang iyon, may toggle kada dokumento, at naka-off ito bilang default. Baguhin ang "Net 14" tungong "Due on receipt" doon at nagbago ito sa lahat ng hindi mo pa naipadala. At kapag inaprubahan ng isang kliyente ang isang quotation, na-freeze na ang wording ng terms nito sa quotation na iyon, kaya ang pag-edit sa template mamaya ay hindi tahimik na mababago kung ano ang na-sign na ng isang tao. Wala nang ita-type ulit sa oras ng billing, at walang bersyon ng kuwento kung saan magugulat ang kliyente sa invoice: nakatingin ang kliyente sa mga kondisyong pinaglagyan na nila ng pirma noon.

Iyan talaga ang buong disiplina sa isang linya. Bahagi ng usapan ang terms, kaya pinagkakasunduan ito tulad ng usapan: nang maaga, nakasulat, bago pa maputol ang unang tabla.

Mga madalas itanong

Talagang enforceable ba ang due on receipt, o hiling lang ba ito?

May parehong bigat ito ng anumang ibang termino na sinang-ayunan ng kliyente bago ang trabaho, na siyang dahilan kaya ito nabibilang sa quotation. Praktikal, bihira ang "pagpapatupad" para sa residential na trabaho; ang klaridad mismo ang halaga. Ang isang kliyenteng sumang-ayon na magbayad sa completion, at pinaalalahanan tungkol dito sa walkthrough, ay karaniwang nagbabayad na lang. Ang bersyon ng hiling ay ang unang lalabas sa ilalim ng isang invoice.

Hindi ba matatakot ang mga kliyente sa mahigpit na terms?

Panoorin kung ano talaga ang nagfi-filter. Ang isang may-ari ng bahay na naghahambing ng tatlong quotation ay halos hindi kailanman pumipili batay sa payment timing; pumipili sila batay sa presyo, tiwala, at start date. Ang kliyenteng talagang aalis specifically dahil hindi nila makukuha ang pera mo nang interest-free sa loob ng isang buwan ay sinabi na sa iyo, bago pa magsimula ang trabaho, kung paano tatakbo ang katapusan ng trabaho. Isang pabor iyan.

Dapat ba akong maningil ng mas mababa para sa mas mabilis na bayad sa halip na mas mataas para sa mas mabagal na terms?

Mas magiliw ang tunog ng discount para sa maagang bayad kaysa sa premium para sa mabagal na terms, pero nangangahulugan ito na ang list price mo ang mabagal na presyo at binabayaran mo ang punctuality mula sa margin. Para sa residential, laktawan ang laro: itakda ang due-on-receipt bilang norma at magpresyo nang normal. Para sa mga commercial account na nagpupumilit sa mahabang terms, tahimik na i-build ang float sa numero: parehong ekonomiya, mas magandang optics, at walang discount na maaani ng isang payment run.

Anong terms ang dapat dalhin ng mga progress payment sa mas mahabang trabaho?

Ang bawat progress invoice ay dapat due sa parehong batayan ng iyong final (on receipt para sa residential) dahil ang isang milestone invoice ay isa lang mas maliit na final invoice para sa isang natapos na stage. Kung paano mo istrukturahin ang mismong mga milestone, at gaano dapat kalaki ang bawat isa, sariling desisyon iyan na sulit ang sariling atensyon; ang tanong ng terms ang madaling parte: sumang-ayon sa schedule sa quotation, pagkatapos ay i-bill ang bawat stage sa mismong sandaling matapos ito.