짧게 답하면: 하도급업체에게 돈을 주는 건 쉽습니다. 누구에게, 무엇을 위해, 어느 작업에서 지급했는지 증명하는 것이야말로 연말에 나를 지켜줍니다. 먼저 그 사람이 진짜 하도급업체인지, 직원이 아닌지부터 확인하세요. 그 분류는 마음대로 고를 수 있는 것이 아니기 때문입니다. 그런 다음 모든 하도급업체로부터 매번 청구서를 받고 해당 작업에 기록해두세요.
2월 마지막 주, 한 시공업자가 10초면 답할 수 있어야 할 질문의 답을 찾으려고 1년 치 계좌이체 내역을 뒤지고 있습니다. 작년에 타일공에게 얼마를 지급했더라? 봄에 화장실 두 곳, 7월에 뭔가 하나, 크리스마스 전 급한 작업 하나가 있었습니다. 7월 것이 2,800달러였나 3,200달러였나? 그중 하나는 사실 타일공 여자친구 계좌로 보낸 게 아니었나. "본인 계좌가 잠깐 문제가 있어서"였다면서요.
그가 이 숫자를 필요로 하는 이유는 회계사가 물어봤기 때문이고, 회계사가 물어본 이유는 건설 하도급업체에게 지급한 대금 신고가 선택 사항이 아니기 때문입니다. 함께 일하는 관계("대니는 믿을 만해, 그때그때 알아서 정리하면 돼")와 서류 작업(T5018 명세서, 지출 증빙, 직원 대 독립 사업자 여부 판단) 사이 어딘가에서 1년치 즉흥적인 처리가 2월의 골칫거리로 변해버린 것입니다.
하도급업체에게 깔끔하게 지급하는 것은 신뢰의 문제가 아닙니다. 대니는 믿을 만한 사람입니다. 문제는 하도급업체에게 지급하는 모든 1달러가 동시에 세 가지 시스템 안에 존재한다는 사실입니다. 작업 원가, 세무 신고, 그리고 정부가 파악하고 있는 건설업 전체의 그림. 이 세 시스템 모두 똑같이 지루한 증빙을 원합니다.
이 사람은 하도급업체인가, 직원인가?
어떤 청구서나 명세서도 의미를 갖기 전에 하나의 질문이 밑바탕에 깔려 있습니다. 이 사람은 진짜 하도급업체인가, 아니면 과세당국이 보기에 내 직원인가? 이건 합의로 결정할 수 있는 사항이 아닙니다. CRA(캐나다 국세청)와 IRS(미국 국세청) 모두 명칭보다 실질을 들여다보며, 두 기관의 판단 기준은 서로 매우 비슷합니다.
- 통제. 그 사람이 언제, 어떻게, 어떤 순서로 일할지 스스로 결정하나요, 아니면 내가 팀원처럼 지시하나요?
- 도구와 장비. 그 사람의 것인가요, 내 것인가요?
- 이익 가능성과 손실 위험. 그 사람이 작업에서 돈을 벌거나 잃을 수 있나요(고정 가격, 자기 자재 부담, 자기 하자 보수 책임)? 아니면 시간당으로 받고 그걸로 끝인가요?
- 통합성과 전속성. 그 사람이 다른 고객도 상대하는 사업체를 운영하고 있나요, 아니면 나만을 위해서, 무기한으로, 정규직처럼 일하나요?
자기 밴, 자기 공구, 자기 보험, 휴대폰에 저장된 다른 시공업체 세 곳, 그리고 화장실 하나당 고정 가격을 받는 타일공은 어떤 기준으로 봐도 하도급업체입니다. 오직 나만을 위해 주 40시간, 내 일정에 맞춰, 내 도구로, 시간당으로 일하는 사람은 청구서가 뭐라고 적혀 있든 직원처럼 보이기 시작합니다.
이게 왜 이렇게까지 중요한가 하면, "독립 사업자"가 직원으로 재분류되면, 원천징수되지 않았던 공제금(소득세, CPP나 사회보장세, EI)이 몇 년 치까지 소급되어 벌금과 이자와 함께 나에게 떨어질 수 있습니다. 소규모 시공업체가 저지를 수 있는 가장 값비싼 조용한 실수 중 하나입니다. 이는 일반적인 안내이지 개별 상황에 대한 판단이 아닙니다. 이 경계선에는 진짜 회색지대가 있으니, 자주 함께 일하는 사람 중 누군가가 그 경계 근처에 있다면 정부가 더 오랜 시간을 쓰기 전에 회계사와 한 시간을 보내세요.
채용 손익분기점 계산기로 한 명을 더 채용했을 때 그 사람 몫을 뽑아내려면 일주일에 몇 건의 작업을 끝내야 하는지 확인해보세요.
매번, 예외 없이 모든 하도급업체로부터 청구서 받기
누군가 진짜 하도급업체라는 게 확인되면, 그 이후의 모든 것을 깔끔하게 만드는 규칙은 거의 민망할 만큼 단순합니다. 청구서 없이는 지급도 없다. 하도급업체에게 지급하는 모든 대금은 그들 사업체의 청구서에서 시작되어야 합니다. 사업체명, 날짜, 무슨 작업이었는지, 어느 작업이나 현장을 위한 것인지, 금액, 그리고 GST/HST 등록 사업자라면 등록번호와 표시된 세액까지 포함해서요.
이 습관 하나가 동시에 네 가지 역할을 합니다.
- 지출 신고를 뒷받침합니다. 청구서로 뒷받침되는 3,200달러 지출은 공제 가능한 하도급 비용입니다. 아무 증빙 없는 계좌이체는 세무조사관이 마음대로 해석할 수 있는 물음표이며, "대니한테 준 거예요, 타일 작업이요, 7월쯤이었던 것 같아요"는 조사를 끝낼 수 있는 답이 아닙니다.
- 매입세액공제를 뒷받침합니다. 하도급업체가 GST/HST를 부과한다면 그 세금은 대체로 환급받을 수 있지만, 등록번호를 포함해 규정된 세부 정보를 담은 증빙이 있어야만 가능합니다. 단순 계좌이체로는 아무것도 환급받지 못합니다.
- 하도급업체와의 관계를 보호합니다. 청구서는 범위에 대한 대화(정확히 그 3,200달러가 무엇을 위한 것인지)를 청구 시점에, 즉 기억이 생생할 때 하게 만듭니다. 연말이나 분쟁 중간이 아니라요.
- 하도급업체의 독립 사업자 지위를 강화합니다. 자기 사업체 이름으로, 정해진 작업에 대해 스스로 청구서를 발행하는 하도급업체는 실제로 독립 사업체처럼 보입니다. 서류도 없이 금요일마다 딱 떨어지는 숫자로 지급받는 하도급업체는 급여 처리를 엉성하게 하고 있는 것처럼 보이는데, 이는 절대 보여주고 싶지 않은 모습입니다.
여기에 두 가지 보조 규칙이 있습니다. 아무리 일시적이라도 누군가의 계좌가 문제여서 사촌 계좌로 보낸다든지 하지 말고, 사업체에게 지급하세요. 내 기록상의 수취인은 청구서에 적힌 이름과 일치해야 합니다. 그리고 추적 가능한 방식으로 지급하세요. 계좌이체, 수표, 흔적이 남는 무엇이든 좋습니다. 하도급업체에게 현금으로 지급하는 것은 합법이지만 증거로서는 극히 위험하며, 꼭 그래야 한다면 그 자리에서 서명과 날짜가 적힌 영수증을 받으세요.
"새해에 새로운 규칙이 생겼어요, 회계사가 저를 밀어붙이고 있어서요. 청구서 없이는 아무것도 지급할 수 없어요, 휴대폰으로 찍은 한 줄짜리라도요. 현장 주소만 적어서 보내주시면 당일에 지급해드릴게요."
함께 일하는 하도급업체는 모두 이런 말을 이미 들어본 적이 있고, 좋은 업체는 이미 이렇게 하고 있습니다. 제대로 된 청구서에 대한 당일 지급은 대부분의 하도급업체가 기꺼이 받아들일 거래입니다.
하도급업체 계약서 한 장에는 무엇을 담아야 할까요?
청구서는 지급을 기록하고, 계약서는 거래를 기록합니다. 자주 함께 일하는 하도급업체와는 한 번 서명해 협업 방식을 정리해두는 짧은 계약서 한 장이 좋은 관계를 망치는 분쟁 대부분을 막아줍니다.
- 범위와 가격 산정 방식. 작업 단위당 고정 가격인지 시급인지, 그리고 무엇이 포함되는지(자재, 폐기물 처리, 하자 보수)입니다.
- 품질과 하자. 검사에서 불합격하거나 고객이 거부했을 때 누가 무엇을 고치고, 누구의 비용으로 처리하는지.
- 보험과 면허. 배상책임보험, 업종 면허, 산재보험 가입 상태를 증빙과 함께. 많은 주(州)와 도(道)에서 무보험 하도급업체의 사고가 나에게까지 올라올 수 있고, 산재보험위원회가 보험료 산정 목적으로 무보험 하도급업체를 내 직원으로 취급할 수 있기 때문입니다. 해당 지역 규정을 확인하세요. 지역마다 차이가 큽니다.
- 지급 조건. 청구서 필수 여부, 지급 기한, 유보금 조건(사용한다면). (건설 유보금과 유치권 규정은 각 주와 도의 법률이며 실질적인 효력이 있습니다. 지역에 맞춰 또 한 번 회계사나 변호사와 상의할 주제입니다.)
한 장짜리 계약서는 아무것도 없는 것보다 훨씬 낫고, 악수 한 번보다는 그보다도 더 낫습니다.
연말 명세서: 2월의 소동 없이 T5018과 1099-NEC 처리하기
이제 2월의 그 시공업자가 두려워하던 부분입니다. 하지만 이건 지나온 1년이 즉흥적으로 흘러갔을 때만 골치 아플 뿐입니다.
캐나다: T5018. 사업체가 주로 건설업을 하고 있고 건설 서비스를 위해 하도급업체에게 대금을 지급한다면, 일반적으로 GST/HST 부분을 포함해 각 하도급업체에게 1년간 지급한 금액을 T5018 명세서로 보고해야 합니다. 역년 기준으로도, 회계연도 기준으로도 가능합니다. 기준선이 낮기 때문에(500달러 이상 지급), 실제로 일하는 관계 거의 전부가 포함됩니다. T5018이 존재하는 이유는 건설업이 하도급 방식으로 돌아가기 때문입니다. 내가 대니 몫으로 공제한 18,400달러가 대니가 신고한 18,400달러와 일치하는지 CRA가 대조하는 방법인 것이죠.
미국: 1099-NEC. 1년에 600달러 이상을 법인이 아닌 독립 사업자에게 서비스 대가로 지급했다면 대체로 1099-NEC를 작성해 IRS에 제출하고 사본을 하도급업체에게 보내야 하며, 마감은 1월 말입니다. 여기서 손을 깨끗하게 유지하는 습관은 W-9입니다. 첫 지급 전에 미리 받아두세요(법적 이름, 사업체 유형, 납세자 번호). 아직 돈을 쥐고 있어서 협상력이 있을 때 받아야지, 돈도 없고 마감만 혼자 남은 1월에 받으려 하지 마세요.
세부 사항(기준선, 날짜, 전자신고 규정)은 시간과 상황에 따라 바뀌므로 세부 처리는 회계사에게 맡기세요. 책임질 것은 입력값이고, 바로 이게 핵심입니다. 명세서는 결국 한 하도급업체에게 1년간 지급한 금액의 합계일 뿐입니다. 모든 지급이 청구서로 뒷받침되고, 작업별로 태그가 달려 있고, 발생 시점에 기록되어 있었다면, 명세서 작성은 누군가 그냥 실행하면 되는 보고서에 불과합니다. 만약 1년이 계좌이체 스크롤 속에서만 존재한다면, 명세서 작성은 지붕 위에서 가장 시급이 높은 사람이 매년 수행하는 회계 감식 작업이 됩니다.
하도급 비용을 장부뿐 아니라 작업에도 남기세요
가격을 잘 매기는 시공업자와 그저 추측하는 시공업자를 가르는 습관이 하나 더 있습니다. 모든 하도급업체 청구서는 일반적인 "하도급" 지출 항목이 아니라 그 비용을 발생시킨 특정 작업에 기록됩니다.
세무 신고에는 총합만 있으면 됩니다. 하지만 사업을 운영하려면 그 분포가 필요합니다. 12,000달러로 견적을 냈지만 하도급 비용을 4,100달러 쓴 욕실 공사는 2,600달러를 쓴 것과는 다른 교훈을 줍니다. 하도급 비용이 작업과 분리되어 떠돌면 두 욕실 공사가 똑같아 보이고 그 교훈은 사라집니다. 하도급업체 지출은 흔히 시공업체의 가장 크고 들쭉날쭉한 비용 항목입니다. 작업별로 추적하지 않으면 이는 작업 수익성 수치, 나아가 가격 산정에서 가장 큰 왜곡 요인이 됩니다.
Zeus는 이 전 과정을 한곳에 모아둡니다. 하도급업체는 하도급업체 디렉터리에 존재하며, 그 업체와 정한 내용(누가 무엇을, 얼마에, 어떤 조건으로 하는지)이 함께 기록되어 파일로 남고 언제든 찾을 수 있습니다. 그들의 비용은 그 비용을 쓴 작업에 기록되므로, 모든 작업의 수익성 보고서에는 그 작업에서 하도급업체가 실제로 얼마나 들었는지가 포함됩니다. 신고 시즌이 오면 한 하도급업체의 1년치는 그 업체의 기록 항목을 합산한 값이 됩니다. 근무 기록도 존재하지만 이는 작업 보드에서 하도급업체와 팀원의 일정을 조율하기 위한 것입니다. 솔직히 말해 Zeus는 급여 지급을 하지 않고, 그런 척도 하지 않습니다. 누가, 어느 작업에서, 얼마를, 어떤 문서로 처리했는지 입력값을 추적할 뿐이며, 임금 지급과 명세서 작성은 마침내 깔끔해진 이 기록을 바탕으로 회계사나 급여 처리 업체를 통해 진행됩니다.
대니는 여전히 믿을 만한 사람으로 남아 있습니다. 서류 작업도 그에 걸맞게 탄탄해집니다. 그리고 다음 2월, "타일공한테 얼마 줬더라"는 원래 그래야 했던 것처럼 10초면 답이 나옵니다.
자주 묻는 질문
저희 하도급업체가 청구서를 안 보내려고 해요. 지금까지 필요한 적이 없었대요. 어떻게 해야 하나요?
먼저 쉽게 만들어주고, 그다음에 단호하게 요구하세요. 휴대폰 앱으로 발행한 한 줄짜리 청구서나, 현장 주소와 금액이 적힌 서명·날짜 있는 메모면 기준을 충족합니다. 그래도 계속 거절한다면, 떠맡게 되는 것이 무엇인지 이해하세요. 방어하기 어려운 지출, 청구할 수 없는 매입세액공제, 비공식 급여 지급처럼 보이는 관계입니다. 그건 그 사람이 자신의 서류 처리 귀찮음을 내 세무 리스크로 떠넘기는 것입니다. 이 대화는 좋은 방식으로는 한 번이면 끝나며, 대부분의 하도급업체는 일주일 안에 적응합니다.
GST/HST를 부과한 하도급업체는 T5018을 꼭 신고해야 하나요? 어차피 청구서에 등록번호가 있는데요.
신고 기준에 해당한다면 일반적으로 그렇습니다. 명세서는 GST/HST 부분을 포함한 지급액을 보고하며, CRA는 하도급업체 본인의 준수 여부와 상관없이 이를 대조 확인에 사용합니다. 청구서와 명세서는 서로 다른 역할을 합니다. 하나는 공제와 매입세액공제를 뒷받침하고, 다른 하나는 그 관계 자체를 보고합니다. 회계사가 내 사업체가 T5018 규정이 적용되는 "주로 건설업" 범주에 해당하는지 확인해줄 수 있습니다.
하도급업체가 "간단하게 하려고" 일부를 현금으로 받고 싶어 해요. 그래도 될까요?
현금 지급 자체는 합법이지만, 문제는 기록되지 않은 현금 지급에 있고 "간단하게"는 보통 기록 안 함을 뜻합니다. 어느 쪽이든 내 입장은 달라지지 않습니다. 청구서를 먼저 받고, 지급을 기록하고, 명세서 합계를 정확히 맞춰야 합니다. 하도급업체의 가격이 일부를 절대 서면화하지 않는 것에 달려 있다면 그 할인은 간편함을 위한 게 아니고, 거기에 내재된 위험(지출 부인, 재산정, 상대방의 미신고에 연루되는 것)은 내가 떠안게 됩니다. 그 하도급업체가 아니라 그 조건을 정중히 거절하세요.
새로운 하도급업체가 처음 현장에 들어오기 전에 어떤 서류를 준비해야 하나요?
네 가지입니다. 서명된 한 장짜리 계약서, 배상책임보험 증빙, 해당 주(州)나 도(道) 규정에 따른 산재보험 가입 상태, 그리고 사업체 정보(캐나다는 GST/HST 번호, 미국은 작성된 W-9). 관계가 시작되고 아직 돈이 내 손에 있을 때 받아두세요. 이 모든 걸 2월 마지막 주에 소급해서 받으려 하면 골치가 아픕니다.
ZEUS