O primeiro ano tem um formato, e vale a pena seguir na ordem certa. Os meses um e dois são a estrutura legal (registro, seguro, cadastro fiscal, uma conta bancária separada) montada antes de um cliente pedir, não depois. Os meses dois a seis são seus primeiros clientes e, em seguida, o exercício mais valioso do ano: descobrir quanto sua hora realmente custa, dividindo suas despesas fixas reais pelas horas que alguém de fato pagou. Os meses seis a doze são onde tudo se decide, porque é quando o trabalho fica constante, a papelada começa a escapar e chega a conta de imposto dos três primeiros trimestres.
A primeira segunda-feira trabalhando por conta própria é mais silenciosa do que você esperava. Sem despachante, sem encarregado, sem agenda colada na parede do trailer da obra. Só você, uma caminhonete cheia de ferramentas que você já tinha, e a lenta percepção de que absolutamente tudo que acontece a partir de agora é responsabilidade sua, incluindo as partes que ninguém nunca te ensinou.
A maioria das empresas do ramo não fracassa porque o dono é ruim no ofício. Fracassam porque o dono é excelente no ofício e trata tudo o mais como interrupção. Os primeiros doze meses são onde esse padrão se forma, ou não. Aqui está para que serve cada trecho do ano.
Meses 1–2: que papelada você precisa primeiro?
A tentação é começar a trabalhar imediatamente e "resolver a papelada depois". Depois chega como um problema: um cliente que quer uma fatura de uma empresa registrada, uma seguradora perguntando quando você começou a operar, um ano fiscal que começou antes dos seus registros.
A lista de base é curta:
- Registre a empresa. A firma individual é o padrão rápido e barato na maior parte do Canadá e dos EUA; constituir uma empresa acrescenta separação de responsabilidade civil e alguma flexibilidade tributária ao custo de mais burocracia. Muitos operadores solo rodam o primeiro ano como firma individual e constituem uma empresa quando a receita justifica. Pergunte a um contador o que se encaixa nos seus números, não a um fórum.
- Tire as licenças que o seu ramo e sua região exigem. Isso varia enormemente: um eletricista em Ontário e um faz-tudo no Texas enfrentam regras completamente diferentes. O órgão licenciador da sua província ou estado publica exatamente o que você precisa. Não chute, e não trabalhe fora da sua classe de licença; uma única reclamação pode encerrar a empresa antes dela começar.
- Abra uma conta bancária empresarial. No primeiro dia, antes do primeiro depósito. Misturar dinheiro da empresa com dinheiro pessoal numa única conta é a ferida contábil mais comum, e ela nunca cicatriza. Você vai passar horas na época do imposto tentando lembrar se aqueles $214 eram material ou mercado.
- Registre-se para o imposto sobre vendas quando exigido. A maioria dos países define um limite de receita acima do qual o registro deixa de ser opcional, e o número é diferente em cada um. Procure o valor atual para o seu caso em vez de confiar numa regra geral ouvida numa obra. No Canadá é o GST/HST a partir de $30.000 de receita em quatro trimestres consecutivos, e muitos empreiteiros se registram voluntariamente antes disso para poder reivindicar créditos fiscais sobre insumos em ferramentas e materiais. Nos EUA não existe imposto federal sobre vendas: é estado por estado, e se o seu trabalho é tributável varia com isso. Austrália e Nova Zelândia têm cada uma um GST com seu próprio limite de faturamento para registro, publicado respectivamente pela ATO e pelo Inland Revenue. Onde quer que você esteja, é uma conversa de uma hora com um contador que evita uma surpresa de cinco dígitos.
- Faça um seguro. Responsabilidade civil geral antes do primeiro serviço, não depois. Muitos clientes comerciais e empreiteiros gerais não deixam você entrar na obra sem um certificado. (Seguro é assunto por si só; a versão resumida é: responsabilidade civil agora, ferramentas e seguro automotivo comercial em breve.)
Nada disso gera dinheiro. Tudo isso protege o dinheiro que você está prestes a ganhar.
Meses 2–4: primeiros clientes, e a armadilha do desconto
Seus primeiros clientes vão vir principalmente de gente que já conhece seu trabalho: os clientes do antigo empregador que te seguiram (confira antes os termos do seu contrato de trabalho anterior), amigos de amigos, o vizinho que assistiu você trocar o deck da sua própria varanda. Isso é normal e tudo bem. O marketing do primeiro ano é basicamente aparecer, fazer um trabalho limpo e pedir para clientes satisfeitos indicarem alguém.
A armadilha nesse trecho é comprar trabalho com descontos. Parece racional: você precisa de serviços, sua agenda está vazia, e $60 a hora é melhor que zero. Mas os clientes que você conquista num preço de desespero vão esperar esse preço para sempre, e eles te indicam para gente que também espera isso. Você não está construindo uma lista de clientes; está construindo uma lista de descontos.
Existe uma exceção que vale a pena fazer de propósito: um primeiro serviço genuinamente estratégico (um projeto visível num bairro onde você quer entrar, um empreiteiro geral com quem você quer construir relação) precificado um pouco mais em conta, uma vez, com os olhos abertos. Isso é investimento em marketing. Onze serviços precificados por medo é um modelo de negócio, e um ruim.
Quando um cliente potencial pressiona no preço no terceiro mês, a resposta soa assim:
"Esse é o preço pro trabalho do jeito que a gente combinou. Se o orçamento é fixo, posso ver como reduzir o escopo. A gente pode deixar os armários embutidos do closet pra depois e fazer no outono. Mas eu não consigo fazer o mesmo trabalho por menos."
O escopo se move. A tarifa, não. Aprenda a dizer isso no terceiro mês e você ainda vai acreditar nisso no quinto ano.
Meses 4–6: quanto custa mesmo uma hora do seu tempo?
A essa altura você já tem serviços suficientes pra trás para fazer o exercício mais valioso do primeiro ano: descobrir quanto sua hora realmente custa.
Pegue um mês de registros e some tudo que não foi salário: seguro, combustível, telefone, reposição de ferramentas, taxas de licença, contabilidade, o software que você usa, a prestação da caminhonete. Divida pelas horas que você realmente faturou, ou seja, as horas que alguém pagou, não as horas que você trabalhou. A maioria dos empreiteiros novos descobre duas coisas ao mesmo tempo. A despesa fixa por hora faturável é duas ou três vezes maior do que eles achavam, e as horas faturáveis são bem menos do que as horas trabalhadas, porque orçar, dirigir e ir buscar material comeram um terço da semana.
Se você trabalhou 50 horas na semana mas faturou 28, e sua despesa fixa é $2.600 por mês, então cerca de $22 de cada hora faturável já está comprometido antes de você ganhar um dólar. Precifique como empregado ("eu ganhava $42 a hora no meu emprego antigo, então $55 parece generoso") e você está silenciosamente ganhando menos do que ganhava num emprego que não tinha risco nenhum.
Esse também é o mês para escrever uma tabela de preços e parar de precificar cada serviço do zero, no feeling. O feeling desliza pra baixo sob pressão. Um preço escrito não.
Meses 6–9: os hábitos administrativos que decidem o segundo ano
Em algum ponto por volta do mês seis, o trabalho fica constante e a papelada começa a escapar. Essa é a dobradiça do ano inteiro. Os empreiteiros que chegam ao segundo ano com folga não são os que tiveram os melhores serviços. São os que construíram quatro hábitos entediantes antes de a época de pico tornar hábitos impossíveis:
Fature no dia em que o trabalho termina, não na sexta-feira, não "quando eu chegar lá". Cada dia entre terminar e faturar diz ao cliente que isso não é urgente e empurra para mais longe o dia em que você de fato recebe. Uma fatura no mesmo dia, feita do seu celular na entrada da casa, leva quatro minutos. Capture cada recibo no dia em que você recebe: uma foto no caixa vence uma caixa de sapato em novembro. Todo recibo perdido é uma despesa dedutível pela qual você pagou imposto à toa ou, se você é registrado para GST ou IVA, um crédito fiscal sobre insumos que você devolveu voluntariamente pro governo. Faça follow-up de todo orçamento, porque um orçamento que você nunca cobra é uma moeda ao ar que você pagou para jogar. Dois follow-ups, um em três dias e outro em dez, vão te render serviços que você tinha silenciosamente riscado, já que metade das vezes o cliente só ficou ocupado. E anote o que aconteceu na obra. Um registro diário de duas linhas (o que foi feito, o que foi dito, o que mudou) parece inútil até o dia em que um cliente lembra de uma conversa de um jeito diferente, e nesse momento é a coisa mais valiosa que você tem.
Nenhum desses hábitos leva dez minutos. Todos eles são as primeiras coisas largadas quando você está cansado, e é por isso que precisam ser hábitos, não intenções.
Meses 9–12: impostos, números e a decisão do segundo ano
O último trimestre do primeiro ano é quando a conta dos três primeiros trimestres chega. Literalmente, se você não vem reservando dinheiro para imposto.
Se você vem colocando 25 a 30% de cada pagamento numa conta separada de imposto desde o mês um, esse trecho é tranquilo. Se não vem, comece hoje com o que sobrar; uma reserva parcial dolorida é melhor que um valor impossível de repente. Surpresas de imposto de autônomo são a experiência mais comum de quase-morte do primeiro ano, e são inteiramente um problema de encanamento: o dinheiro chegou parecendo seu, e não era.
Depois sente com os números do ano e responda três perguntas com honestidade:
- Quais serviços realmente deram lucro? Não quais pareceram bons. Quais, depois de horas reais e materiais reais, bateram a sua tarifa alvo. A maioria dos donos encontra um padrão: um tipo de serviço subsidiando outro silenciosamente.
- Para onde foram as horas? Se um terço da sua semana é tempo de deslocamento e idas ao fornecedor, isso é a primeira coisa a corrigir no segundo ano: área de atendimento mais compacta, menos idas, melhor organização.
- Qual é o plano: maior, ou melhor? O segundo ano significa mais capacidade (um ajudante, agendas mais longas) ou margem melhor (aumentar preços, largar o trabalho que dá prejuízo). "Os dois, vagamente" é o que transforma o segundo ano numa repetição do primeiro.
Comece com um sistema, não com uma caixa de sapato
Uma escolha estrutural torna todo hábito acima mais barato: rode a empresa dentro de um único sistema desde o primeiro serviço, em vez de planilhas e um rolo de fotos do celular que você planeja migrar "quando as coisas se acalmarem". As coisas nunca se acalmam; migração é um trabalho que ninguém nunca agenda. O Zeus foi feito exatamente para esse começo: orçamentos, faturas, pagamentos, recibos, fotos de obra e controle de ponto num único aplicativo, offline por padrão, no celular que você já carrega. O serviço um e o serviço quatrocentos vivem no mesmo lugar pesquisável. Começar organizado não custa nada. Se organizar no terceiro ano custa um inverno inteiro.
Quais meses do primeiro ano são mais difíceis?
Espere que o meio seja a parte difícil. Os meses um e dois rodam na adrenalina; os meses onze e doze rodam no embalo. Os meses cinco a nove rodam na disciplina, porque é quando você está ocupado o bastante para largar os hábitos e ainda não está estabelecido o bastante para sobreviver largando eles.
E espere estar errado sobre o que é o trabalho. Você achou que estava entrando no ramo para exercer o ofício. Na verdade você está entrando no ramo para dirigir uma pequena empresa que exerce o ofício. Os donos que aceitam isso cedo são os que ainda escolhem suas próprias segundas-feiras no quinto ano.
Perguntas frequentes
Devo constituir uma empresa logo de cara ou começar como firma individual?
Para a maioria dos empreiteiros solo, começar como firma individual é o padrão sensato do primeiro ano: barato de abrir, simples de declarar. Constituir uma empresa compensa a burocracia extra quando existe exposição real a responsabilidade civil ou lucro suficiente para se beneficiar de deixar dinheiro na empresa. A resposta certa depende da sua receita, da sua província ou estado e do seu risco. Uma sessão de uma hora com um contador antes de você se registrar é o conselho mais barato que você vai comprar na vida.
Quanto dinheiro eu deveria ter guardado antes de sair por conta própria?
O suficiente para cobrir três meses de contas pessoais mais seus custos de abertura (seguro, licenças, o estoque inicial de materiais) sem nenhum dólar de receita. Os serviços chegam mais devagar do que o otimismo prevê, e os clientes pagam mais devagar do que os serviços chegam. Começar com duas semanas de fôlego não te deixa corajoso; te deixa barato de negociar.
Quando devo me registrar para o imposto sobre vendas?
Duas perguntas separadas, em ordem. Primeiro, quando isso se torna obrigatório? A maioria dos países responde com um limite de receita, então procure o seu. No Canadá é $30.000 em quatro trimestres consecutivos. Na Austrália e na Nova Zelândia as regras de GST definem cada uma seu próprio número de faturamento, e nos EUA não existe limite nacional nenhum, já que depende do seu estado e do tipo de trabalho. Segundo, você deveria se registrar antes de ser obrigado? Em países com GST e HST, muitos empreiteiros se registram desde o primeiro dia para poder reaver o imposto pago em ferramentas, materiais e na caminhonete. De qualquer forma, decida deliberadamente com um contador. É uma regra ruim de descobrir que você quebrou.
Qual é o erro mais comum do primeiro ano?
Precificar como empregado. Donos novos definem preços pelo salário antigo mais um pouco, e só descobrem na época do imposto que seguro, semanas fracas, horas de orçamento não pagas e os impostos de autônomo comeram a diferença. Calcule seu custo real por hora faturável até o sexto mês, no mais tardar, e precifique a partir desse número, não do que parece educado.
ZEUS