مُنشئ فواتير مجاني على الإنترنت

الفاتورة مطالبة بالمال، والفواتير التي تُسدَّد دون مكالمة هاتفية تحمل العناصر نفسها. الاسم القانوني لمنشأتك وعنوانها، ليعرف من يقيّدها في الدفاتر لمن يدفع. رقم هاتف وبريد إلكتروني، ليصلك الاستفسار بدل أن يبقى في كومة أوراق. رقم الرخصة أو التسجيل حيثما تشترطه مهنتك، ومهن عدة تشترطه: فاتورة بلا هذا الرقم قد يرفضها مدير المبنى قبل أن يقرأ أحد الإجمالي أصلاً.

ثم العميل: اسم الشخص أو الشركة التي تُحرَّر عليها الفاتورة، لا اسم الموقع. الخطأ هنا هو أشيع سبب لإعادة قسم الحسابات للفاتورة، لأن الجهة التي وقّعت العقد كثيراً ما تكون غير صاحبة المطبخ الذي عملت فيه.

بعد ذلك تأتي البيانات المرجعية. رقم فاتورة لا يتكرر في نظامك. تاريخ الإصدار. تاريخ الاستحقاق، أو الشروط التي تحدده. أمر الشراء أو رقم أمر العمل لدى العميل إن أعطاك واحداً. اذكره تتخطَّ فاتورتك الطابور، وأغفِله تنتظر حتى يجد أحدهم وقتاً لمطابقتها.

بند لكل عمل قمت به. صِف العمل لا الفئة: «استبدال سخّان ماء يعمل بالغاز سعة 150 لتراً، ونقل الجهاز القديم» يخبر القارئ بما يدفع مقابله. أما «سباكة» فلا، والبند الذي لا يفهمه أحد هو البند الذي يسأل عنه أحدهم.

أظهِر الكمية وسعر الوحدة منفصلين ليكون الحساب قابلاً للتدقيق. العميل الذي يستطيع متابعة الجمع لا يتصل بشأنه. أما العميل الذي يُسلَّم رقماً واحداً فلا شيء لديه ليتحقق منه، ولا يبقى أمامه سوى سؤال واحد: هل هذا الرقم صحيح.

افصِل المواد عن أجرة العمل في بندين مستقلين حين يُحتمل أن يطالب العميل باسترداد التكلفة. في عقار مؤجَّر، أو عمل تحت الضمان، أو أي ملف تدخل فيه شركة تأمين، هذا الفصل هو الفرق بين مطالبة تمضي ومطالبة تعود طلباً للتفصيل. الضريبة تُدرَج في بند مستقل مع ذكر النسبة. والإجمالي الذي يتضمن الضريبة بصمت هو إجمالي سيفترض أحدهم أنه لا يتضمنها.

إن كنت قد قبضت مالاً قبل البدء، فعلى الفاتورة أن تقول ذلك. أدخِل ما استُلم فعلاً فيُظهر المستند رصيداً بدل قيمة العقد كاملة. أرسل إلى عميل دفع مقدَّماً فاتورة بالمبلغ الكامل وستتلقى مكالمة بدل دفعة، وستكون قد أنفقت مصداقيتك في شرح مستند كتبته بنفسك.

والأمر نفسه في عمل على مراحل. كل فاتورة تذكر قيمة المرحلة، وما استُلم حتى تاريخه، وما تبقى الآن. من يقرأ الفاتورة الثالثة لعمل ما ينبغي أن يتبيّن موقفه دون فتح الأولى والثانية.

دوِّن كيف تريد أن تُدفع، بكلماتك أنت، في خانة تعليمات الدفع. بيانات مصرفية للتحويل، أو عنوان للتحويل الفوري، أو الجهة التي يُرسَل إليها الشيك. Zeus لا يستقبل مدفوعات نيابةً عنك، وهذه الصفحة لا تطلب أي بيانات حساب على الإطلاق: تلك الخانة نص حر في مستند يبقى على جهازك.

كل بند مُعترَض عليه تقريباً هو بند لم يُسعَّر قط. أُضيف شيء في الموقع، وقال أحدهم «ما دمت هنا»، فوصل إلى الفاتورة مفاجأةً. العلاج قبل ذلك: احصل على التغيير مكتوباً قبل تنفيذه، ولو كان «مكتوباً» رسالة نصية تذكر ما هو وكم يكلّف.

وإذا وقع رغم ذلك، فلا تعدِّل الفاتورة التي أرسلتها. فاتورة يُعاد إصدارها بالرقم نفسه وبإجمالي مختلف هي المستند الذي يُخسِرك النقاش، لأن للرقم الواحد صارت نسختان ولا يستطيع أي طرف إثبات أيهما سبقت. أصدِر إشعاراً دائناً للبند المُعترَض عليه كمستند مستقل يشير إلى رقم الفاتورة الأصلية، ودع المستندين معاً يرويان القصة.

احتفظ بالتفصيل الذي يحسم الأمر: تاريخ طلب التغيير، ومن طلبه، وما أخبرته أنه سيكلّف. البند الذي يذكر تاريخ اعتماده هو بند يتوقف الجدال حوله.

مُنشئ الفواتير المجاني على الإنترنت هو الأداة الصحيحة لفاتورة يجب أن تخرج اليوم. وهو الأداة الخاطئة للفاتورة العاشرة. صفحة الويب بلا ذاكرة. لا تستطيع أن تخبرك بالرقم الذي استخدمته آخر مرة، ولا بالفواتير التي لم تُسدَّد، ولا بما حرَّرته على هذا العميل في مارس، لأن لا شيء مما يُكتب هنا يُحفَظ في أي مكان.

وما إن يتوقف إصدار الفواتير عن كونه أمراً عارضاً، يتحوّل العمل من الكتابة إلى المتابعة. ما الذي حُرِّر على أي عمل. وكم كان تسعيرك الأول، وهل ما زال الاثنان متطابقين. وكم قُبض مقدَّماً. ومن دفع، ومن تأخر ثلاثة أسابيع. مجلد ممتلئ بملفات PDF إلى جانب جدول بيانات هو الموضع الذي يكتشف فيه معظم الناس أن هذا لا يصمد.

هذا بالضبط ما يفعله Zeus على هاتفك: كل فاتورة مقيَّدة على العمل الذي تخصه، والترقيم منتظم، والدفعات المقدَّمة والسداد الجزئي متتبَّعة، وإجمالي المستحق ماثل أمامك دون أن تجمع شيئاً. ويعمل بلا شبكة، فتخرج الفاتورة من أمام باب العميل لا من طاولة المطبخ في العاشرة مساءً. الخطة المجانية لا تكلّف شيئاً ولا تطلب بطاقة.