Partial payment: kailan tatanggapin at paano susubaybayan

Ang maikling sagot: ang parehong partial payment ay puwedeng maging goodwill o pagpapaliban, at ang naghihiwalay sa dalawa ay kung binanggit mo ang mga termino. Sang-ayunan kung ano ang sinasaklaw ng bayad, kung ano pa ang natitira, at kung kailan dapat bayaran ang balanse, nakasulat, sa mismong sandaling tinanggap mo ito. Pagkatapos, panatilihing nakikita ang natitirang balanse, dahil ang balanseng hindi binabantayan ang siyang tumatanda.

Dumating ang e-transfer isang Huwebes: $2,000 sa $5,200 na invoice, may mensaheng nagsasabing "susunod na ang natitira, malapit na, salamat ulit!"

Ano na ngayon? Ano ba talaga ang dapat mong gawin diyan?

Karamihan sa mga contractor ay gumagawa ng isa sa dalawang bagay, at parehong mali. May iba na itinuturing itong magandang balita, minamarkahan ang trabaho bilang halos tapos na, at huminto na sa pagbibigay-pansin, kung saan ang "malapit na" ay tahimik na nagiging hindi na kailanman. May iba naman na itinuturing itong insulto, agad na nagpadala ng mahigpit na mensahe tungkol sa buong halaga, at ginagawang kliyenteng nasaktan at tumigil sa pagbabayad ang isang kliyenteng dahan-dahan naman talagang nagbabayad.

Depende ang tamang tugon sa kung ano talaga ang partial payment. At ang partial payment ay puwedeng dalawang ganap na magkaibang bagay na nagsusuot ng parehong damit.

Goodwill o pagpapaliban: pareho ang transfer, magkaiba ang kahulugan

Ang partial payment bilang goodwill ay ganito ang itsura: kinokontak ka ng kliyente bago o sa due date, nagbibigay ng dahilan, nagbibigay ng halaga, at nagbibigay ng petsa para sa natitira. "Darating ang insurance payout sa ika-15; puwede ko bang ipadala ang $2,000 ngayon at ang balanse pagkatapos?" Pinamamahalaan ng kliyenteng ito ang cash flow niya habang ipinapakita sa iyo na may intensyon siyang magbayad. Ang mga taong may planong hindi magbayad ay kadalasang hindi nagpapadala ng pera na may kasamang schedule.

Ang partial payment bilang pagpapaliban ay ganito ang itsura: nagiging tahimik ang invoice pagkalampas ng due date, at pagkatapos may bigla na lang dumarating na bilog na numero nang walang paunang abiso, na walang binanggit tungkol sa natitira. Walang dahilan, walang petsa, walang plano. Hindi bayad ito; pambili ito. Ang binibili nito ay ang pasensya mo: ini-reset nito ang panloob na orasan mo, ginagawa kang awkward na mag-follow up ("nagpadala naman sila ng kaunti..."), at ipinapaliban ang usapang ayaw pag-usapan ng kliyente. Deliberadong ginagamit ito ng mga taong palaging mabagal magbayad, at gumagana ito dahil sinasamantala nito ang iyong kabaitan.

Ang test na naghihiwalay sa dalawa ay simple: may tinukoy na petsa at halaga ba para sa natitira, at galing ba ito sa kanila o sa iyo? Ang goodwill ay dumarating na may kalakip na plano. Ang pagpapaliban ay pinipilit kang humingi ng isa.

Pareho ang dapat mong gawin sa parehong sitwasyon, at hindi ito ang manghula. Sagutin ang bawat partial payment, agad at magiliw, gamit ang mensaheng gumagawa ng tatlong bagay: pinapasalamatan sila, sinasabi ang natitirang balanse sa dolyar, at nagtatakda ng petsa.

"Nakuha na po, salamat. $2,000 po ang natanggap sa invoice 1047, kaya $3,200 na lang ang natitira. Sinabi mong malapit nang sumunod ang natitira; puwede po bang sabihing sa Biyernes na ika-15? Magpapadala ako ng kumpirmasyon kapag natanggap na."

Walang akusasyon, walang katigasan. Pero ngayon, numero na ang balanse na parehong nakita na ng dalawang partido nang nakasulat, at ang "malapit na" ay naging isang petsa na. Kung lumagpas na ang petsa, ang follow-up mo ay tumutukoy sa isang kasunduan, hindi lang sa isang pakiramdam.

Ipinapakita ng Calculator ng kita sa trabaho kung nakuha ng natapos na job ang kitang pinlano mong makuha.

Kailan mo dapat tanggapin ang partial payment?

Hindi kabiguan ang partial payment. Kapag sinadyang gamitin, isa ito sa mga pinaka-praktikal na tool mo.

Kapag ang alternatibo ay wala. Ang kliyenteng totoong nahihirapan na nagbabayad ng $500 kada buwan ay mas mabuti kaysa sa kliyenteng ipinilit mong tumahimik na lang. Mas mabuti ang perang nasa kamay kaysa sa perang baka dumating. Kung totoo ang sitwasyon, i-structure ito: mga halaga, petsa, nakasulat, at itigil ang anumang dagdag na trabahong hindi naman kailangan sa account nila hanggang malinis ito.

Kapag naka-stage naman talaga ang trabaho. Sa trabahong ilang linggo ang tagal, dapat naman talaga ikaw ang nagi-invoice sa stages o batay sa payment schedule, at ang bawat pagbabayad sa stage ay sinasadyang partial payment na para sa buong trabaho. Ang kliyenteng malinis na nagbabayad sa bawat stage ay hindi risk; sila ang modelong kliyente.

Kapag may legitimong dinidispute na maliit na item. Kung masaya ang kliyente sa $4,900 na bahagi ng trabaho pero dini-dispute ang isang $300 na linya, ang pagtanggap ng $4,900 habang lulutasin mo ang $300 ay mas mabuti kaysa sa pagpigil sa buong balanse dahil sa alitan. I-record ang bayad, harapin ang item base sa merito nito, at panatilihing hiwalay ang dalawang usapan.

Kapag nagfi-filter ito ng bagong kliyente. Para sa bagong kliyente na may mas malaking trabaho, ang deposit kasama ang staged partial payments ay paraan mo para hindi ka kailanman ma-expose sa buong halaga. Ang kliyenteng tumututol sa kahit anong istruktura ng pagbabayad ay may sinasabi sa iyo na dapat malaman mo sa unang araw.

Kailan ka dapat tumanggi?

May mga sandali rin na dapat mong tanggihan ang istruktura, bago pa ito magsimula.

Huwag hayaang ang kliyente ang gumawa ng schedule pagkatapos gawin ang trabaho. Ang payment plan ay isang bagay na pinagkasunduan mo, hindi isang bagay na ipinataw sa iyo ng sinumang mabagal magbayad. Ang "babayaran ko na lang paunti-unti" ay hindi plano; iyon ay interest-free na pautang na walang term. I-counter ito ng tunay na schedule o manindigan sa due date.

Huwag ibigay ang huling mga dokumento kapalit ng partial payment. Certificate ng pagkumpleto, warranty paperwork, sign-off ng final walkthrough: ito ang mga huling baraha mo. Ang pagbibigay ng mga ito kapalit ng 60 porsyento ng pera ay ginagawang parang kahilingan sa donasyon ang natitirang 40 porsyento.

Bantayan ang laro ng lumiliit na natitira. May mga kliyenteng mabilis na nagbabayad ng 80 porsyento at pagkatapos ay itinuturing na negotiable ang huling 20 porsyento, magpakailanman, sa teoryang hindi mo ito ipaglalaban. Ang depensa ay ang nakakainip na konsistensiya: ang balanse ay nakasaad, nakasulat, sa bawat pagkakataon, at bukas ang file hanggang zero na ito.

Ang bahaging bookkeeping: i-record sa tamang invoice

Dito tahimik na nagdudulot ng totoong pinsala ang partial payment, at wala itong kinalaman sa intensyon ng kliyente.

Ang buong bayad ay kusang naitatala: naipadala ang invoice, nabayaran ang invoice, tapos na. Ang partial payment ay gumagawa ng bahagi, at doon bumabagsak ang manual na bookkeeping. Ang $2,000 ay dumarating sa pamamagitan ng e-transfer na walang numero ng invoice dito. Nasa bubong ka nang mag-buzz ang phone mo. Sasabihin mo sa sarili mo na ire-record mo ito mamayang gabi. Tatlong linggo pagkatapos, tinititigan mo ang bank statement mo na sinusubukang alamin kung ang $2,000 na iyon ay para sa deck ng mga Henderson o sa duplex sa Maple, at kung $3,200 o $1,200 na ang utang ngayon ng mga Henderson.

Kailangan ng bawat partial payment ng apat na bagay na naiitala sa mismong sandaling dumating ito, hindi sa dulo ng buwan:

1. Aling invoice ang saklaw nito. Hindi kung aling kliyente; kung aling invoice. Ang kliyente na may dalawang bukas na invoice at isang bayad na hindi pa naitatalaga ay isang alitan sa hinaharap.
2. Halaga at petsa. Mahalaga ang petsa kung sakaling lumala ang sitwasyon, at para sa sarili mong aging: ang invoice na may kamakailang partial payment ay ibang usapan sa follow-up kaysa sa isang tahimik nang 60 araw.
3. Paraan. E-transfer, tseke, cash. Lalo na ang cash: ang isang hindi naitalang partial na cash ang klasikong pinagmumulan ng alitang "nagbayad na ako sa iyo," kung saan tama ang kliyente at mali ang record mo.
4. Ang bagong balanse. Kinalkula, isinulat, at mainam kung ibabalik ito nang direkta sa kliyente para iisang numero ang hawak ninyong dalawa.

Kung may pinamumunuan kang crew, may isang dagdag na bagay dito: sinuman ang kasama ng kliyente kapag lumipat ang pera ang siyang kailangang mag-record nito, dahil sila lang ang nakakaalam. Ang miyembro ng team na tumatanggap ng tseke sa handover at binanggit ito dalawang araw pagkatapos ay lumikha mismo ng problema sa muling pagbuo na layong iwasan ng ugaling ito. Sumasabay sa pera ang panuntunan: sinumang kumuha ng bayad ay siya ring nagre-record ng bayad, bago umalis sa driveway.

Ang isa pang panuntunan: huwag kailanman baguhin ang invoice para lang gumana ang mga numero. Ang pagbabawas ng $5,200 na invoice sa $3,200 dahil may pumasok na $2,000 ay mukhang maayos pero sinisira nito ang record. Mananatili ang invoice sa buong halaga; doon naiipon ang mga bayad; ang balanse ang pagkakaiba. Iyon ang bersyon ng kasaysayan na makakatagal sa isang alitan, tax review, o sa sarili mong memorya.

Nasa nakikitang balanse ang lahat

Umatras mula sa indibidwal na kliyente at malinaw ang pattern: mapanganib lang ang partial payment kapag hindi nakikita ang balanse.

Nabubulok ang balanseng hindi nakikita. Nakakalimutan mo ang eksaktong numero, mas mabilis pa itong nakakalimutan ng kliyente, nagiging awkward ang follow-up dahil kailangan mo munang alamin ulit ang numero, at pagkalipas ng ilang buwan, tahimik na napa-reclassify ang natitira mula "receivable" tungo sa "hindi na sulit ang gulo." I-multiply iyon sa ilang trabaho sa isang taon at natanggal na ng mga mabagal magbayad na kliyente ang ilang libong dolyar sa kita mo nang hindi man lang tumangging magbayad.

Nagbabago rin ito sa kung ano ang nakikita ng kliyente. Ang kliyenteng nakakatanggap ng malinaw na kumpirmasyon pagkatapos ng bawat bayad, na nagsasabi kung ano ang natanggap at ano ang natitira, ay natututong laging tama at napapanahon ang mga numero mo. Tahimik nitong tinatapos ang negotiating-by-forgetting na laro bago pa ito magsimula. Sinusubukan ng mabagal magbayad na kliyente ang mga contractor tulad ng sinusubukan ng nangungupahan ang mga landlord: banayad, maaga, para malaman kung ano ang napapansin. Ang contractor na malinaw na napapansin ng records niya ang lahat ay sinusubukan lang nang isang beses. Ang contractor na malinaw na hindi sinusubaybayan ang natitira ay sinusubukan sa bawat trabaho, dahil bakit hindi.

Ang kabaligtaran naman ang ginagawa ng nakikitang balanse. Kapag nakikita mo, sa isang tingin, ang bawat invoice na bahagyang bayad na at kung ano eksaktong natitira sa bawat isa, ang follow-up ay tumitigil sa pagiging emosyonal na pangyayari at nagiging routine na lang. Hindi ka "naghahabol ng pera"; binabasa mo lang ang listahan. Bumubuti rin ang tono ng mga reminder mo, dahil nagsasabi ka ng numero, hindi namamahala ng sama ng loob.

Ito ang pinagbatayan sa pagkakagawa ng Zeus. Ang mga bayad ay naiitala sa isang partikular na invoice, bawat isa sa mismong sandaling nangyari ito, mula sa telepono, sa site. Ang invoice na may pera na sa loob ngunit may natitirang balanse ay ipinapakita nang eksakto iyon, bahagyang bayad, hindi kailanman tahimik na "tapos na," at ang natitirang halaga ay nananatili sa receivables mo at sa record ng kliyente hanggang umabot ito sa zero. Hina-handle ng mga payment schedule ang sinasadyang bersyon: tukuyin ang mga stage, i-record ang bawat bayad kapag dumating ito, at nananatiling magkatabi ang plano ng trabaho at ang katotohanan nito. Ang $2,000 na e-transfer ay may kinalalagyan na sa loob ng tatlumpung segundo pagkatapos dumating, at ang tanong na "magkano pa ba ang utang ng mga Henderson?" ay palaging may agarang sagot.

Mga madalas itanong

Dapat ba akong maningil ng interes o late fee sa hindi pa nabayarang natitira?

Puwede, kung nasa kontrata mo ito mula sa simula; ang late-payment clause na inimbento pagkatapos na ng lahat ay hindi maipapatupad at kadalasa'y nagdudulot lang ng sama ng loob. Sa praktika, ang mahigpit na schedule at tuluy-tuloy na follow-up ay nakakabawi ng mas maraming pera kaysa sa mga fee. Nag-iiba ang mga patakaran sa late fee at pinapayagang rate depende sa probinsya at estado, kaya kumpirmahin muna sa accountant mo o lokal na advisor bago magdagdag ng isa.

Nagbayad ng bahagi ang kliyente ng invoice at sinabing dini-dispute ang natitira. Ano ngayon?

Panatilihing hiwalay ang dalawang bagay. I-record ang bayad sa invoice, pagkatapos harapin ang dini-dispute na linya base sa sarili nitong merito: ano ang napagkasunduan, ano ang naihatid, ano ang ipinapakita ng paper trail. Huwag mag-re-issue ng mas maliit na invoice para lang mawala ang alitan; kung papayag ka sa item, i-dokumento nang eksplisito ang pagpayag para ipakita ng record kung ano ang nangyari at bakit.

Bastos ba na kumpirmahin ang balanse kaagad pagkatapos bayaran ako ng isang tao?

Kabaligtaran ito. Ang "Salamat, natanggap na iyan; ang natitirang balanse ay $3,200, dapat bayaran sa ika-15" ay nagmumukhang organisado, hindi sakim. Ang mga kliyente ay nakikipagtalo sa malabong contractor, hindi sa tiyak at malinaw, at ang kliyenteng masamang tumugon sa magalang na sinabing balanse ay magiging problema pa rin kahit ano pa.

Paano naman kung tanggapin ko na lang ang pinal na bayad na cash para maisara na ito?

Okay lang ang cash; hindi okay ang cash na hindi naitala. I-record ito sa invoice tulad ng ibang bayad, sa mismong araw, at bigyan ng resibo ang kliyente. Ang cash na hindi mo naitala ay gumagawa ng dalawang problema sabay-sabay: kliyenteng puwedeng mag-claim na nagbayad sila nang higit kaysa sa ipinapakita ng records mo, at kulang ang kitang naitala sa records mo, na magiging problema mo pagsapit ng buwis.