Job costing para sa mga contractor: paano malaman ang talagang ginastos sa isang trabaho

Ang maikling sagot: inihahambing ng job costing ang talagang ginastos ng isang trabaho sa presyong na-quote mo. Alam ng karamihan sa mga contractor ang presyong na-quote nila, pero hindi na nila kinukuwenta kung magkano talaga ang nagastos. Subaybayan ang oras ng paggawa, ang materyales batay sa totoong resibo, at ang mga invoice ng subcontractor — kada trabaho, hindi kada buwan. Isama na rin ang mga oras na hindi karaniwang naitatala.

Ni-quote mo ang banyo sa $9,400. Na-clear na ang tseke. Magaling. Pero magaling nga ba?

Kayang sabihin ng karamihan sa mga contractor kung magkano ang siningil nila sa isang trabaho. Kakaunti ang kayang magsabi kung magkano ang nagastos, at halos wala nang makapagsabi nito sa loob ng isang linggo matapos ang trabaho. Doon dahan-dahang nauubos ang pera sa negosyo ng contractor. Puwede kang magtrabaho ng buong taon na parang "okay naman lahat," tapos sa dulo, mas kaunti pa ang pera mo kaysa noong nagsimula ka — dahil tatlo pala sa mga trabaho mo ay lugi, at hindi mo alam kung alin.

Ang job costing ang disiplina ng pagsagot sa isang tanong kada trabaho: magkano ang na-quote namin, magkano ang nagastos, at saan nanggaling ang pagkakaiba? Hindi ito accounting. Sasabihin sa iyo ng bookkeeper mo kung kumita ang negosyo noong nakaraang quarter. Sasabihin naman sa iyo ng job costing kung kumikita ba ang ganitong klase ng trabaho — at iyon ang nagpapabago sa iko-quote mo sa susunod na linggo.

Ano ang job costing?

Sa pinakasimpleng paraan, ang job costing ay isang ledger kada trabaho na may dalawang panig.

Nasa isang panig ang estimate: ang oras ng paggawa, ang materyales, ang gastos sa subcontractor, at ang markup na itinakda mo noong pumirma ka. Nasa kabilang panig naman ang aktwal na gastos: kung magkano talaga ang ginastos, na nakakabit sa partikular na trabahong iyon.

Ang lumalabas ay isang variance kada kategorya — hindi lang isang numero:

Kumita pa rin ang trabahong iyon sa presyong $9,400. Pero mas maliit ng $950 ang kita kaysa sa plano, at eksaktong sinasabi sa iyo ng table kung saan: lumampas ang oras ng paggawa at kulang ang tantiya mo sa disposal. Kung iisang numero lang — "kumita kami ng $950 sa halip na $1,900" — hindi mo iyon malalaman. Ang breakdown kada kategorya ang buong halaga nito.

Kino-convert ng Calculator ng markup vs margin ang isa papunta sa isa pa at ipinapakita ang presyo at kita sa likod ng dalawa.

Aling mga gastos ang talagang gumagalaw sa numero?

Hindi mo kailangan ng cost code system na may siyamnapung kategorya. Para sa residential contractor, apat na bucket ang sumasaklaw sa halos buong variance:

Paggawa. Halos palagi itong pinakamalaking pinagmumulan ng lugi, at pinakamahirap makita, dahil pakiramdam mo libre ang sarili mong oras. Hindi iyon totoo. Kung ikaw mismo ang gumagawa ng trabaho, ipresyo ang oras mo sa rate na babayaran mo sana kung iba ang gagawa nito. Kung hindi, mukhang kumikita ang lahat ng trabaho — hanggang sa kunin mo ang unang empleado mo, at doon biglang mawawala ang margin.

Materyales. Mas madaling subaybayan dahil may resibo, pero tumatagas ito sa mga isinasauling materyales, sa dagdag na biyahe sa supplier, at sa mga "kunin na natin ang extra" na hindi na napupunta sa kahit anong partikular na trabaho.

Subcontractor. Kadalasang tama, dahil may invoice na may nakasulat na numero. Ang panganib ay ang scope: nag-quote ang sub batay sa orihinal na drawing, hindi sa pagbabagong hiningi ng may-ari ng bahay noong ikaapat na araw.

Ang nalilimutang tumpok. Disposal, permit, parking, upa sa equipment, gasolina sa dagdag na biyahe. Maliliit kung isa-isa, pero sama-sama, ito ang dahilan kung bakit kulang nang ilang daang dolyar ang trabaho. Halos palaging kulang ang tantiya sa bucket na ito, dahil hindi mo ito naiisip habang nagbibigay ng quotation.

Ang gawing nagpapagana nito: kunin ito sa mismong sandali ng paggastos

Narito ang tunay na dahilan ng pagkabigo. Hindi "hindi naiintindihan ng mga contractor ang job costing." Naiintindihan naman ito ng karamihan. Ang problema, kinukuha ang data pagkalipas ng ilang linggo, mula sa isang shoebox, tuwing gabi ng Linggo — at wala nang makaalala kung saang trabaho napunta ang $180 na lumber run.

Gumagana lang ang job costing kung nakakabit ang gastos sa trabaho sa mismong sandaling nangyari ito. Ibig sabihin:

• Kunan ng litrato ang resibo sa parking lot ng supplier at i-tag ito sa trabaho bago mo pa paandarin ang truck.
• I-log ang oras araw-araw, kada trabaho, hindi lingguhan batay sa alaala. Nagro-round ang alaala tungo sa pinakakomportableng numero — at palaging pababa.
• I-enter ang invoice ng subcontractor sa trabaho sa mismong araw na dumating ito.

Mas mabuti ang tinatayang numerong kinuha sa mismong araw kaysa sa eksaktong numerong binuo ulit makalipas ang isang buwan, dahil hindi naman talaga eksakto ang binuo ulit. Mukha lang itong eksakto.

Ito mismo ang problemang sinasagot ng field software. Sinusubaybayan ng Zeus ang mga gastos sa isang trabaho habang niri-record mo ang mga ito, kaya ang panig ng aktwal na gastos sa ledger ay napupuno habang ginagawa ang trabaho, hindi pagkatapos nito. Nandiyan na ang panig ng estimate mula sa quotation na ipinadala mo. Ang makukuha mo sa dulo ay isang paghahambing na hindi mo na kailangang buuin.

Pagbasa sa variance nang hindi nagsisinungaling sa sarili

Kapag may ilan ka nang trabahong na-cost, mabilis na lumilitaw ang mga pattern. Ito ang mga kapaki-pakinabang:

Sobra sa paggawa sa isang klase ng trabaho. Kung palaging lumalampas nang 20% sa oras ang bawat banyo pero on-target naman ang mga kusina, mali ang labor rate mo para sa banyo. Ayusin ang rate, hindi ang crew.

Palagiang maliliit na sobra sa materyales. Kadalasan, waste factor ito. Kung wala kang idinaragdag, magdagdag ng 10% sa tile at drywall at tingnan kung mawawala ang variance.

Palaging sobra ang isang trade. Kung sumasabog ang electrical line item sa apat na sunod-sunod na trabaho, tumaas ang presyo ng sub mo at gumagamit ka pa rin ng numero noong nakaraang taon.

Isang trabahong napakaganda na hindi mo maipaliwanag. Suspetsahan mo ito nang kasingtindi ng pagsuspetsa mo sa mga lugi. Ang trabahong lumabas nang 30% mas mababa kaysa sa inaasahan ay kadalasang nangangahulugang may gastos na napunta sa maling trabaho — kaya dalawa sa mga numero mo ang mali, hindi isa lang.

Mula sa mga costed job tungo sa mas magandang quotation

Walang halaga ang job costing bilang historical record lang. Ang tanging tunay na layunin nito ay baguhin ang susunod na quotation.

Simple ang mekanismo. Pagkatapos ng lima o anim na costed job ng parehong klase, magkakaroon ka ng tunay na bilang ng oras ng paggawa — hindi iyong dala-dala mo sa isip mula pa noong 2021. Palitan ang estimate ng nasukat na numero. Tapos ipagpatuloy ang pag-cost, dahil nagbabago ito.

Ganito ka rin matututong magsabi ng hindi. Kapag nakikita mong palaging 8% lang ang margin ng isang partikular na klase ng trabaho habang 26% naman ang isa, ang mababang-margin na trabaho ay hindi na basta "trabaho" kundi isang pagpipilian. Minsan, tama pa rin ang pagpipiliang iyon: pinapanatili nitong busy ang crew sa tahimik na buwan, o galing ito sa referral source na mahalagang pangalagaan. Pero nagiging desisyon itong sadya mong ginagawa, hindi isang bagay na matutuklasan mo na lang tuwing Disyembre.

Pagsisimula nang hindi binabago ang lahat nang sabay-sabay

Hindi mo kailangang i-cost ang bawat trabaho simula bukas. Piliin ang pinakamadalas mong klase ng trabaho at i-cost ang susunod na lima. Sapat na iyon para malantad ang sistematikong pagkakamali sa mga rate mo, at doon halos nakalagay ang lahat ng pera.

Ang pinakasimpleng bersyon na gumagana:

1. Isulat ang tinatayang oras ng paggawa, materyales, at sub bago magsimula ang trabaho. Ito ang laging nilalaktawan ng mga tao, at kung wala ito, wala kang maikukumpara.
2. Itala ang bawat gastos sa trabahong iyon habang nangyayari ito.
3. Kapag natapos na ang trabaho, ilagay nang magkatabi ang estimate at ang aktwal, at magsulat ng isang pangungusap na nagpapaliwanag sa pinakamalaking variance.

Ang pangungusap na iyon ang deliverable. Limang ganoong pangungusap ang mas magpapabago sa paraan mo ng pag-quote kaysa sa kahit anong kurso sa pricing.

Mga madalas itanong

Kailangan ko bang isama ang sarili kong labor kung isang-tao lang ang operasyon ko?

Oo, at ito ang pinakakaraniwang dahilan kung bakit mukhang kumikita ang isang maliit na negosyo ng contractor habang walang pera ang may-ari. Kung wala sa gastos ang oras mo, hindi mo sinusukat ang profit. Ang sinusukat mo ay revenue na binawasan ng materyales. Ipresyo ang oras mo sa replacement cost: kung magkano ang babayaran mo sa taong kasinggaling mo.

Ano ang pagkakaiba nito sa ginagawa ng accountant ko?

Nasa antas ng buong negosyo ang accountant mo at pabalik ang tingin: profit and loss sa buong quarter, para sa tax at compliance. Nasa antas ng trabaho naman ang job costing at paharap ang tingin: sinasabi nito kung aling trabaho ang dapat i-quote nang iba sa susunod na buwan. Magkaibang tanong ang sinasagot nila, at hindi puwedeng ipalit ang isa sa isa.

Paano kung nagbago ang trabaho sa kalagitnaan?

Kung gayon, nagbago rin ang estimate, at ang change order ang nagpapanatiling makatotohanan ang paghahambing. Ang trabahong na-cost batay sa orihinal na estimate matapos ang dalawang round ng pagbabago sa scope ay magpapakita ng malaking variance na hindi naman totoo. I-re-baseline ang estimate tuwing pormal na nagbabago ang scope, para manatiling makabuluhan ang variance.

Ilang cost category ba ang dapat kong gamitin?

Apat hanggang anim. Sapat para mahanap ang problema, kaunti lang para talagang gawin mo ito. Ang mga contractor na gumagawa ng tatlumpung cost code ay tumitigil sa paggamit ng mga ito sa loob ng dalawang buwan, at walang masusukat ang sistemang inabandona mo.