Patunay na tapos na: ang sign-off na nagtatapos sa mga alitan

Dumating ang tawag noong Pebrero, tungkol sa isang deck na natapos mo noong Oktubre.

Magalang ang kliyente, at ito pa nga ang nakakaasar. "Nandoon kami sa labas naglilinis ng snow at napansin ng asawa ko na hindi pala natapos ang latch ng gate. At sa totoo lang, sa tingin namin hindi rin nalagyan ng pangalawang coat ang skirting sa north side. Naisip naming i-flag na lang ito bago namin gawin ang final review."

Hindi mo talaga maalala. Apat na deck ang ginawa mo noong Oktubre, kasama ang isang fence repair at isang bathroom, at ito ay natapos sa gitna ng lahat. May alaala ka na gumagana ang gate. O baka sa ibang deck iyon? Na-clear na ang final payment ilang buwan na ang nakalipas, kaya hindi ito squeeze play. O talagang squeeze play ito, at ang linyang "final review" ang senyales. Hindi mo masisiguro, dahil wala kang ebidensya: walang litrato ng latch, walang tala, walang lagda, wala kundi dalawang alaala, at isa rito ay pag-aari ng taong naniniwala na ngayon na may nilaktawan ka.

Kaya nagmaneho ka papunta roon. Apatnapung minuto ang biyahe sa bawat direksyon, sa Pebrero, para lang tingnan ang isang latch. Gumagana naman ito nang maayos. May dalawang coat ang skirting. Bahagyang nahihiya ang kliyente at napunta sa wala ang isang umaga mo, at may permanenteng maliit na bahid na naiwan sa isang relasyong perpekto pa noong Oktubre.

Ang salitang "tapos" ang pinaka-pinagtatalunan sa trades, at ito'y pinagtatalunan dahil karaniwang nagtatapos ito nang tahimik: biglang hindi na lang bumibisita ang truck. Walang pinagkaiba sa ibang araw ang huling araw sa site. Walang tumatayo sa harap ng trabaho at pumapayag, nang hayagan at may record, na tapos na ito at ganito ang hitsura ng tapos. Iyan ang puwang na tinatawid ng tawag noong Pebrero.

Ritwal ang walkthrough, at may saysay ang mga ritwal

Ang solusyon ay hindi dokumento muna. Ito ay isang gawi na may kalakip na dokumento: ang completion walkthrough.

Sa huling araw, lalakarin mo ang trabaho kasama ang kliyente. Hindi lang paalam mula sa driveway: isang tunay na paglalakad. Bawat kwartong hinawakan mo, bawat item sa scope, sa bilis ng pinakamabagal na tanong. Ituturo mo ang mga bagay na hindi nila makikita: ang extra na blocking sa likod ng towel bar, ang drip edge, ang dahilan kung bakit nasa ganoong posisyon ang transition strip. Ituturo naman nila ang mga bagay na tahimik nilang pinag-iisipan, at sasagutin mo na ngayon, habang mura pa ang pagsagot.

Tatlong bagay ang ginagawa ng walkthrough nang sabay-sabay:

Nailalabas nito ang punch list habang naka-mobilize ka pa. Ang bahid, ang dumidikit na drawer, ang di-nakumpletong touch-up: kung hahanapin ngayon, dalawampung minuto lang gamit ang mga kasangkapang nasa site na. Kung hahanapin sa telepono makalipas ang tatlong linggo, isang biyahe pa ang gagastusin mo.

Inililipat nito ang trabaho. May tunay na sikolohikal na paglilipat sa paglalakad kasama ng kliyente sa kanilang sariling proyekto. Binabago nito ang "job site ng contractor" pabalik sa "ating kusina," at ang mga kliyenteng nakaranas ng paglilipat na ito ay hindi na masyadong tumatawag, hindi na masyadong nag-aalala, at mas madalas mag-refer.

Nililikha nito ang sandali kung kailan natural ang sign-off. Kung hihilingin mo sa isang tao na pumirma sa completion certificate nang bigla, sa email, isang linggo pagkatapos mong umalis, parang panlegal na hakbang ito. Kung hihilingin mo sa dulo ng walkthrough na kalalahok pa lang nila, para itong malinaw na huling hakbang. Parehong lagda, magkaibang usapan.

Narito ang buong script, at hindi ito adversarial:

"Iyan na po ang lahat sa scope, kaya gawin na natin ang walkthrough: ipapakita ko sa inyo kung ano ang ginawa namin, sabihin ninyo po kung may hindi tama sa itsura. Anumang mahanap natin ngayon, aayusin ko ngayon din o ilalagay sa listahan na may petsa. Pagkatapos, pipirma kayo na tapos na tayo, makukuha ninyo ang kopya kasama ang mga litrato, at ipapadala ko ang final invoice mamayang gabi."

Pansinin ang ipinapangako nito: garantisadong maririnig ang alalahanin nila bago sila pumirma ng kahit ano. Iyan ang dahilan kung bakit sumasang-ayon ang mga kliyente rito.

Ano ang completion certificate?

Sa Zeus, nagtatapos ang walkthrough sa isang completion certificate: maikling dokumento na nagsasabing natapos ang trabahong ito, sa address na ito, sa petsang ito, na may lagda ng kliyente na kinuha gamit ang iyong telepono, doon mismo. Naka-freeze ang pinirmahan nila sa sandaling iyon, kaya hindi na tahimik na mababago ng susunod na pag-edit sa trabaho ang dokumentong pinirmahan nila. Nasa parehong record din ang mga litrato ng trabaho.

Kasinghalaga ng lagda ang mga litrato. Pinapatunayan ng sign-off na pumayag ang kliyente na tapos na ang trabaho; pinapatunayan naman ng mga litrato kung ano ang hitsura ng "tapos" sa petsang iyon. Namamatay ang tanong tungkol sa latch noong Pebrero kapag mayroon man lang isa sa dalawa; kung magkasama sila, wala nang puwang na maitanong pa. Ang mga litratong kinuha mula sa tab na Mga larawan ng trabaho ay nasa job na kaagad. Para sa mga napunta sa camera roll mo, may scan na Hanapin ang malapit na larawan sa Organizer ng larawan ng job. Babasahin nito ang GPS ng mga litrato at imumungkahi ang job para kumpirmahin mo. Kaya napupunta ang mga litrato ng deck sa job ng deck, hindi nawawala kasama ng mga resibo ng kahoy at kaarawan ng anak mo.

Kung hindi naroon ang kliyente sa huling araw (isang paupahan, kliyenteng naglalakbay, may-ari ng bahay na tatlong probinsya ang layo), nangyayari pa rin ang parehong lagda mula sa malayo. Ipapadala mo ang certificate katulad ng pagpapadala mo ng quotation para sa remote signing, pipirma sila kahit saan sila naroroon, at magiging kapareho ang record. Mas mabagal nang isang araw, mas mahina bilang ritwal, pero kasinlakas pa rin ng papel.

At mananatili itong madaling mahanap. Nananatili ang pinirmahang certificate kasama ng job at sa iyong archive ng Mga naipadalang dokumento, kaya sa susunod na Pebrero, masasagot mo ang tawag tungkol sa latch mula sa telepono mo sa driveway ng ibang job, sa loob ng mga siyamnapung segundo, nang hindi na kailangang magmaneho kahit saan.

Sign-off muna, bago ang final invoice

Ang pagkakasunud-sunod ang estratehiya: walkthrough, lagda, saka ang final invoice.

Ang final invoice na dumarating pagkatapos ng nilagdaang completion certificate ay administratibo lamang. Sumang-ayon na ang kliyente, nang personal, habang nakatayo sa loob ng trabaho, na tapos na ito. Sinisingil lang ng invoice ang bagay na pinirmahan nila. Nagsisimula ang mga payment terms mula sa malinis na posisyon, at kung sakaling lumala man ang paniningil, ang "nilagdaang completion certificate na may petsang ika-14, invoice na ipinadala noong ika-14, hindi pa bayad simula noon" ay marahil ang pinakamatibay na posisyong maaaring hawakan ng isang maliit na contractor.

Ang final invoice na dumarating nang wala ang sign-off na iyon ay isang paanyaya. Dumarating ito, naglalakad ang kliyente sa kanilang sariling bahay nang mag-isa habang naghahanap ng dahilan kung bakit ito masyadong mataas, at bawat bahid ay nagiging negosasyon. Ang karamihan sa mga alitan sa final invoice ay hindi talaga tungkol sa pera; tungkol ito sa kliyenteng hindi kailanman sinabihan, sa paraang kinalahukan nila, na tapos na ang trabaho.

May isang numerong sulit banggitin: ang huling invoice ang karaniwang margin mo. Sa isang $30,000 na trabahong sinisingil sa mga stage, ang huling $6,000 ay maaaring karamihan sa aktwal mong kinita. Ang paggugol ng apatnapu't limang minuto ng walkthrough para protektahan ang partikular na paymentong iyon ang pinakamahusay na hourly rate sa buong proyekto.

Paano kung ayaw pang pumirma ng kliyente?

Minsan may tunay na nahahanap ang walkthrough. Masaya ang kliyente pero hindi pa tapos: kumakaskas ang pinto ng closet, may screen na naka-backorder, may touch-up na paint sa likod ng ref. Hindi sila tumatanggi na pumirma; tumatanggi silang magpanggap, at makatwiran naman iyon.

Huwag mo silang pipilitin na pumirma sa "tapos na" kung parehong nakikita ninyo na hindi pa. Ang lagdang kinuha sa kabila ng pagtutol ay may mas mababang halaga kaysa sa walang lagda; ginagawa nitong ebidensya ng panggigipit ang malinis mong dokumento. Gawin na lang itong punch list:

Isulat ang listahan doon mismo, kasama ang kliyente, may petsa. Tatlong item, bawat isa may kung ano ang mangyayari at kailan. Sa Zeus, ito ay record ng trabaho: mga tala at litrato sa mga item, may naka-schedule na return visit sa board, kaya ang punch list ay isang plano, hindi isang pangako.

Pagdesisyunan nang hayagan kung ano ang mangyayari sa invoice. May dalawang honest na opsyon. I-bill ang final invoice binawasan ng holdback na sumasalamin sa punch list. Hindi worth $6,000 ng pera mo ang na-backorder na screen, kaya magbigay ng numerong tumutugma sa trabaho: "I-invoice ko na ngayon at babawasan ko ang huling $400 hanggang makalagay ang screen." O, kung maliit lang ang listahan at maganda ang tiwala, tapusin ang mga item sa loob ng linggong ito at sundin ang normal na proseso, ilang araw lang ang pagkaantala. Ang hindi mo dapat gawin ay iwan itong malabo, dahil sa kalabuan nanggagaling ang mga tawag noong Pebrero.

Saka pumirma kapag totoo na ito. Nalinis na ang punch list, nilagdaan na ang certificate, nabayaran na ang invoice. Ilang araw lang ang gastos ng pagpapaliban. Ang alternatibo (isang lagdang nagtatakip lang sa alam na listahan, o walang lagda) ay sumisira sa buong punto ng dokumento.

Iba ang klase ng kliyenteng hindi pa pipirma at hindi rin nagbabanggit ng mga item. Hindi na ito punch list. Ito ay alitan na maagang dumarating, at ginawan ka na ng pabor ng walkthrough dahil nailabas ito habang nasa site ka pa, may goodwill at may maipagpapalit, sa halip na anim na linggo mamaya na wala nang kahit alin sa dalawa.

Ang gawi, sinukat nang totoo

Wala namang mabigat dito. Tatlumpu hanggang animnapung minuto lang ang walkthrough sa mga trabahong tumatagal ng ilang araw o linggo, at limang minuto sa isang araw na repair. Kahit ang service call ay maaaring magtapos sa "tingnan ninyo muna ito bago ako umuwi" at isang two-photo, one-signature na pagsasara. Ilang minuto lang ang certificate, sa telepono na hawak mo na rin naman.

Ang hinihingi nito sa iyo ay consistency, dahil ang buong halaga nito ay ang palagi itong nariyan. Ang isang archive na may sign-off sa walong trabaho sa sampu ay pumoprotekta sa walong trabaho sa sampu, at ang tawag noong Pebrero ay palaging manggagaling sa ibang dalawa.

Mga madalas itanong

Legal ba ang bisa ng completion certificate?

Malakas na ebidensya ito, at iyan ang aktwal na kailangan mo. Idinodokumento nito na sa isang partikular na petsa, siniyasat at tinanggap ng kliyente ang trabaho: ang eksaktong katotohanang pinagbabatayan ng karamihan sa mga alitan sa pagkumpleto. Hindi nito binabalewala ang kontrata mo o ang lokal na batas sa lien at proteksyon ng konsyumer, na nag-iiba depende sa probinsya at estado, at may sariling timeline ang mga holdback regime sa mas malalaking trabaho. Para sa mga alitan sa residential na aktwal na nakikita ng maliliit na crew, karaniwang natatapos na ng nilagdaang certificate na may mga litrato ang alitan bago pa man magsimula ang kahit anong legal.

Nawawalan ba ng warranty ang kliyente kapag pumirma sila?

Hindi, at sabihin mo ito sa walkthrough; mas nagiging madali ang pagpirma. Idinodokumento ng certificate na natapos at tinanggap ang scope; hindi nito isinusuko ang recourse ng kliyente kung may masirang fitting sa Marso. Magkaibang orasan ang completion at warranty; kung meron man, nakakatulong pa ang certificate sa warranty work, dahil itinatakda nito ang petsa kung kailan nagsimula ang coverage at kung anong kondisyon ang trabaho noon.

Paano kung hindi na lang tumugon ang kliyente sa remote signing request?

Ipadala nang isang beses, i-follow up nang isang beses sa pamamagitan ng mensahe, tapos idokumento at magpatuloy: itala ang petsa ng pagkumpleto, itago ang mga litrato, ipadala ang final invoice na tumutukoy sa nakumpletong walkthrough. Mas mahusay na posisyon ang katahimikan pagkatapos ng inihatid na certificate at set ng litrato kaysa sa katahimikan pagkatapos ng wala. Ang remote na kaso ay ang dahilan din kung bakit gawin ang lagda on-site tuwing may taong available: halos perpekto ang completion rate ng on-site sign-off, dahil sampung segundo lang ito at nandoon mismo ang tao.

Dalawa lang kami sa crew. Hindi ba labis na ito?

I-adjust ang laki ng ritwal sa trabaho, hindi ang papeles sa laki ng kompanya. Ilang minuto lang ang certificate anuman ang bilang ng tauhan, at ang maliliit na crew ang eksaktong hindi kayang pasanin ang $4,000 na bawas sa final invoice o isang nasayang na umaga ng Pebrero. Kung mas maliit ka, mas malaking bahagi ng buwan mo ang kinakain ng bawat alitan.