Tatanggapin ng isang crew ang time tracking kapag tatlong bagay ang naitama mo, at tahimik na iiwan ito kapag isa man lang sa mga ito ay napalampas mo. Ipaliwanag ang totoong dahilan bago ka mag-install ng kahit ano (mga oras na hindi kailanman nakakarating sa invoice, at mga quote na binuo batay sa hinulaang oras) at maging malinaw kung ano talaga ang ire-record nito, kasama ang lokasyon, bago ito matuklasan ng iba sa sarili nila. Gawing isang tap lang ang pag-clock in sa driveway habang may hawak kang hagdan sa balikat, dahil kahit anong mas mahirap ay malalaktawan. Pagkatapos, basahin ang mga timesheet nang hindi binibilang ang bawat minuto: ang araw na tatanungin mo ang labindalawang minuto ng isang tao, doon nagiging leash ang app, na siyang hinala nila mula pa noong una.
Inanunsyo mo ito sa dulo ng isang Biyernes: "Simula Lunes, maglalagay tayo ng app sa mga telepono para i-track ang oras." Tahimik ang naging reaksyon ng pinakamagaling mong lead installer (siyam na taon na, ang tipo na nagbubukas ng trabaho nang walang tinuro at nagsasara nito nang walang habol). Pagkatapos, kalahating biro, hindi naman talaga biro: "Kaya babantayan mo na kami ngayon?"
Iyon ang buong problema, at nararapat sa mas magandang sagot kaysa sa "para lang sa payroll ito." Dahil hindi siya tumututol sa pagsulat ng mga oras niya. Sinulat na niya ang mga oras niya sa buong karera niya, sa cards, sa whiteboards, sa likod ng mga resibo mula sa supplier. Tumututol siya sa pagiging binabantayan, at tama siyang maghinala, dahil maraming tracking tool na talagang ginawa para dito: mga breadcrumb trail, idle alert, dashboard kung saan pinapanood ng amo ang mga tuldok na gumagalaw sa mapa.
Kaya mong mapatanggap sa isang crew ang time tracking, kabilang ang mga may pagmamalaki sa trabaho nila, kabilang ang mga taong siyam na taon nang nasa trabaho. Pero kailangan mong kamtin ito sa tatlong paraan: sa pitch, sa friction, at sa paraan ng pagkilos mo kapag binabasa mo ang timesheet. Kung isa sa tatlong ito ay hindi nagampanan, mamamatay ang app sa loob ng isang buwan, hindi dahil sa pagtanggi, kundi dahil sa pagkalimot, na siyang magalang na pinsan ng pagtanggi.
Bakit tumututol ang crew mo sa time tracking?
Magsimula sa pagseseryoso sa tutol, dahil hindi ito paranoia.
Puno ang araw ng isang manggagawa ng mga bagay na parang walang ginagawa pero mayroon: ang dalawampung minuto sa counter ng supplier, ang biyahe sa pagitan ng mga trabaho, ang usapan sa may-ari ng bahay na siyang pumipigil sa isang $9,000 na proyekto na maging reklamo, ang paghanap sa van ng tamang fitting. Pinapapantay ng isang surveillance tool ang lahat ng ito bilang "hindi nagtatrabaho." Alam ito ng sinumang nakagawa na ng ganitong trabaho, kaya ang mga tao na pinaka-nasasaktan sa monitoring ay karaniwang ang pinakamahuhusay mong tao. Alam nila kung gaano karaming invisible na trabaho ang ginagawa nila, at alam nilang hindi ito makikita ng isang dashboard.
May mas simpleng bagay sa ilalim nito. Ang pakiramdam na sinusubaybayan ka ay parang pagiging hindi pinagkakatiwalaan, at may siyam na taon nang ebidensya ang lead installer mo na hindi kailangang bantayan. Ang pag-install pa rin ng bantay ay parang demosyon. Kung ang tool na pinili mo ay talagang bantay (mga location trail, screenshot ng galaw, minute-grading), tama ang pagbabasa niya at wala nang pitch na aayos nito.
Kaya ang unang desisyon ay walang kinalaman sa kung aling app. Tungkol ito sa kung anong uri ng bagay ang i-install mo: isang orasan, o isang leash. Piliin ang orasan.
Ipinapakita ng Calculator ng gastos sa pagmamaneho kada trabaho kung magkano ang gastos ng biyahe papunta sa isang job, kada job at sa buong taon.
Para saan talaga ang time tracking?
Narito ang tapat na kaso, at wala itong kinalaman sa paghuli ng sinuman.
Kawastuhan sa billing. Kung nagsisingil ka ng anumang time-and-materials na trabaho, bawat hindi natalang kalahating oras ay pera na ginawan mo ng trabaho pero hindi mo sinisingil. Ang isang crew na tatlong tao na tumutulo ng dalawampung minuto kada araw bawat isa (hindi ninakaw, hindi lang naaalala pagdating ng oras ng invoice) ay humigit-kumulang isang oras na tapos nang trabaho araw-araw na hindi kailanman nakakarating sa isang invoice. Sa blended rate na $85 kada oras, mahigit $400 kada linggo iyon, mahigit $20,000 kada taon, nawawala nang walang gumawa ng mali. Ang memorya ang magnanakaw, hindi ang crew.
Kawastuhan sa pag-quote. Ang fixed-price na trabaho ay mas kailangan pa ng orasan, para lang sa ibang dahilan. Kung hindi mo alam na ang demo ng banyo ay talagang tumatagal ng labing-isang oras sa crew mo, hindi ang walo na palagi mong kino-quote, magpapatuloy kang mali ang presyo dito, at mali mong idi-diagnose bilang mabagal na trabaho kung mali lang naman talaga ang numero. Ang totoong oras sa totoong trabaho ang tanging feedback loop na nag-aayos ng mga tantiya mo. Hindi hinuhusgahan ng orasan ang crew; hinuhusgahan nito ang quote.
Tamang pagbabayad. Ito ang panig ng crew sa parehong barya, at ito ang bahaging sulit sabihin nang malakas: pinoprotektahan ng tumpak na orasan ang sahod nila. Wala nang muling pagbuo ng Martes tuwing Biyernes hapon, wala nang nawawalang kalahating araw na hinati sa tatlong trabaho, wala nang usapang "akala ko umuwi ka na noon nang maaga." Naaalala ng sheet kaya hindi na kailangang mag-away.
Pansinin kung ano ang wala sa listahan: isang bakas kung saan nagmaneho ang truck buong araw, kung gaano kabilis maglakad ang sinuman, kung tumigil sila sa isang coffee shop. Wala sa mga iyon ang nagpapahusay ng invoice o quote. Ang tool na kumukolekta nito ay may ibang dahilan, at malalaman iyon ng crew mo.
Sabihin bago mag-install
Ang usapan sa rollout ay mas mahalaga kaysa sa pagpili ng app, at dalawang minuto lang ito. Ang pagkakamali ay ang pag-anunsyo ng patakaran; ang gumagana ay ang paglilinaw ng problema. Parang ganito:
"Ganito ang usapan. Nawawalan tayo ng billable hours dahil binubuo natin ang oras mula sa alaala tuwing mag-i-invoice na tayo, at halos hinuhulaan ko na lang ang mga oras na ni-quote ko sa trabaho. Kaya mag-clock in at out tayo per trabaho: isang tap sa simula, isang tap sa pagtigil. Isang orasan ito, hindi tracker: hindi ito sumusunod sa truck buong araw. Ino-stamp nito kung nasaan ka sa mismong sandali ng punch, at sinasabi ko na ito sa iyo ngayon sa halip na hayaang matuklasan mo na lang, at hindi ko hinuhusgahan ang minuto ng sinuman. Para lang na tumugma ang invoice sa trabaho at ang susunod na quote sa realidad. Ang oras mo ay ang oras mo. Kung sinasabi ito ng sheet, iyan ang babayaran sa iyo."
Bawat sugnay sa sinabi mong iyon ay isang commitment na ipapanagot mo, kaya sabihin lang ang bahaging seryoso mo. Ang tatlong pinakamahalaga: walang buong-araw na pag-track, walang bibilangin na minuto, at pinaniniwalaan ang sheet. Kung sirain mo kahit isa sa mga ito minsan, permanente nang makukumpirma ang orihinal na hinala ng crew. Wala kang pangalawang launch.
Isa pang galaw na walang gastos: mauna ka. I-clock ang sarili mong oras sa mga trabaho sa loob ng isang linggo bago mo hilingin sa iba. Kinu-convert nito ang "isang bagay na ipinataw ng amo" tungong "isang bagay na ginagawa natin dito," at nagbibigay ito sa iyo ng preview ng bawat friction point bago ito matuklasan ng pinaka-di-mapagpasensyang installer mo.
Ang friction ang magpapasya kung mabubuhay ito
Kahit anong tool ang piliin mo, walang habag ang pisika: kailangang halos libre ang pag-clock in, dahil nangyayari ito sa pinakamasamang sandali. Walang taong nagsisimula ng trabaho sa desk. Nagsisimula sila sa driveway, may bag ng kasangkapan sa balikat at hagdan na bumababa sa rack. Kung ang pagsisimula ng orasan ay kailangan ng paghahanap ng tamang screen, paghihintay sa login, pagpili sa apatnapung trabaho, at pagkumpirma nang dalawang beses, malalaktawan ito, hindi dahil sa pagsuway, kundi natural lang, gaya ng paglalaktaw ng sinuman sa isang chore na parang walang saysay habang may hawak na hagdan.
At mas masahol pa ang mga nakalaktaw na punch kaysa sa walang system, dahil ngayon, paminsan-minsan na lang mali ang sheet, na ibig sabihin, babalik ka sa paggawa ng reconstruction mula sa alaala, maliban na lang ngayon, may kalahating-tamang record ka pang pagtatalunan.
Ang pamantayang dapat abutin ng anumang tool: isa o dalawang tap lang mula bulsa papuntang naka-punch in, sa trabahong talagang kinatatayuan mo. Kailangang gumana ito kahit walang signal (mga basement, rural site, concrete building) at mag-sync mamaya, dahil ang "kailangan ng bars ang app" ay ang unang dahilan na nagiging permanenteng dahilan. Kailangan ng magaan na ayos ang mga nakalimutang punch: talagang may makakalimot, at kung ang pag-ayos sa isang missed clock-out ay isang chore o interrogation, tahimik na titigil ang mga tao sa pag-punch nang tuluyan. Dapat kasing-boring lang ng pag-punch ang pag-ayos nito.
Paano magbasa ng timesheet nang hindi nagiging amo na kinatatakutan nila
Naka-install na ang tool, tapat na ang pitch, dumarating na ang mga punch. Dito na dumarating ang parte kung saan tahimik na sinisira ng karamihan ng may-ari ang sarili nilang pangako: ang unang beses na titingnan nila ang datos.
Huwag bilangin ang bawat minuto. Ipapakita ng sheet ang isang 7:12 na simula kung saan inasahan mong 7:00, isang 26-minutong agwat sa pagitan ng mga trabaho na tumutugma sa isang 20-minutong biyahe. Kung dadalhin mo iyan sa isang miyembro ng crew, kaka-anunsyo mo lang na leash naman pala ang orasan, at nagugol mo na ang lahat ng credibility mo sa labindalawang minuto. Ingay lang ang indibidwal na punch. Ituring itong ingay.
Maghanap ng pattern. Dito talaga nakalagak ang tunay na impormasyon, at halos wala sa mga ito ang tungkol sa pagsisikap. Palaging tatlong oras na sobra sa quote ang bawat install: mali ang quote mo. Nawawalan ng apatnapu't-limang minuto ang mga umaga bago ang unang punch: sira ang dispatch o supplier routine mo. Isang problema sa scheduling, hindi sa karakter. Palaging kulang ang sheet ng isang miyembro ng crew: usapan iyan tungkol sa gawi, isang beses gawin, tungkol sa pag-punch, hindi tungkol sa mga oras mismo.
Bayaran kung ano ang sinasabi ng sheet. Ito ang kasunduan na nagpapagana sa lahat ng iba pa. Kung sabi ng sheet 43 oras, bayaran ang 43 oras. Huwag bawasan ang Biyernes na punch na pinagdududahan mo sa sarili mo lang. Sa sandaling i-edit mo pababa, tumitigil ang sheet sa pagiging record at nagiging opening bid, at magsisimulang mag-pad ang crew mo bilang depensa, at tama lang sila. Kung talagang naniniwala kang mali ang isang entry, gawin ang usapan at ayusin ito kasama ng tao, pasulong ang tingin, sa harapan.
Ibalik ang mga panalo. Kapag naaayos ng data ng orasan ang isang quote o napapatunayan na kumita ang isang trabaho, sabihin ito: "ipinakita ng mga sheet na tumatagal ng labing-isang oras ang demo, kaya tama ang presyo ko dito at hindi natin kinakain ang tatlong oras nitong Biyernes." Ibinigay sa iyo ng crew ang numerong iyon. Ang pagpapakita sa kanila kung ano ang binili nito ang dahilan kung bakit tumitigil ang orasan sa pagiging tool mo lang at nagiging tool na ng buong shop.
Ang unang dalawang linggo
Asahan ang kakulangan at sabihin ito nang maaga. Sa unang dalawang linggo, may makakalimot na mag-punch araw-araw; ayusin ito nang walang seremonya at panatilihing boring ang tono. Labanan ang tuksong tumingin sa datos sa unang linggo pa. Walang anuman sa limang araw ng magulong punch na sulit pag-usapan, at pinapalaki ng isang mapaghinalang audience ang bawat maagang komento mo. Sa ikatlong linggo, muscle memory na ang punch para sa karamihan, at magkakaroon ka lang ng iisang holdout. Harapin ang holdout nang private at bilang isyu sa gawi, kagaya ng pagharap mo sa isang taong hindi kailanman pinupunan ang fuel log. Hindi ito referendum sa system.
Kung saan gumuguhit ng linya ang Zeus
Ang time tracking ng Zeus ay binuo sa bahaging orasan ng linyang inilarawan sa itaas. Nag-clock in at out ang mga miyembro ng team per trabaho (isang tap sa trabahong kinakaharap nila) at dumarating ang mga oras sa per-job na timesheet, kaya nakakakuha ng totoong numero ang billing at job costing sa halip na Biyernes na reconstruction. Gumagana ito offline at nag-sync kapag may signal, na eksaktong mahalaga para sa mga basement at rural site kung saan kadalasan nalalaktawan ang pag-punch.
At sinasadya ang hangganan, pero kailangan itong sabihin nang tumpak sa halip na basta nakakapanatag lang. Nagtatala ang Zeus ng location stamp sa sandali ng clock-in at clock-out, at ipinapakita ng timesheet kung gaano kalayo ang bawat punch mula sa job site. Ang hindi nito ginagawa ay tumakbo sa background: walang drive o mileage log, walang breadcrumb trail sa pagitan ng mga punch, walang live na mapa kung nasaan ang crew mo ngayon. Sabihin ang bersyong iyon sa crew mo, sa mismong mga salitang iyon, bago nila matuklasan ang timesheet sa sarili nila. Tumatakbo mismo ang payroll kung saan mo pinapatakbo ang payroll; trabaho lang ng Zeus na siguraduhing totoo ang mga oras na pumapasok dito.
Kung gagawin mo ang tapat na pitch mula sa artikulong ito, makakatulong kung kaya mong ibigay sa lead installer mo ang telepono at ipaliwanag sa kanya kung ano talaga ang laman ng sheet at kung ano ang wala.
Mga madalas itanong
Salary o day rate ang bayad sa crew ko. Kailangan pa ba ang per-job na oras?
Oo, pero maging malinaw kung bakit, dahil nagbabago ang pitch. Kung walang hourly pay na nakataya, purong costing tool lang ang orasan: sinasabi nito kung ano talaga ang inuubos ng mga trabaho para tumigil sa pagsisinungaling sa iyo ang mga quote mo. Sabihin nang eksakto iyon. Mas madaling tinatanggap ng mga crew ang "aayusin nito ang pricing natin" kaysa sa malabong "kailangan natin ng visibility."
Kumusta naman ang drive time sa pagitan ng mga trabaho?
Desisyunan ang patakaran bago dumating ang tool, sabihin sa lahat, at ipatupad nang pantay. Nakadepende sa shop at sa lokal na batas sa trabaho kung nasa orasan ba ang drive time (at kung aling trabaho), at nag-iiba ang mga batas na iyon depende sa probinsya at estado. Walang pakialam ang system kung aling patakaran ang piliin mo. Ang mahalaga rito ay malinaw ang patakaran, dahil ang kalabuan ang pinagmumulan ng galit at ng pag-pad.
Halatang nagpapa-pad ng oras ang isang tao. Ibig ba sabihin ng "bayaran ang sheet" na tanggapin ko na lang ito?
Hindi. Ang ibig sabihin ng "bayaran ang sheet" ay hindi ka tahimik na nag-eedit; hindi ibig sabihin na hindi ka nag-uusap. Ang pag-pad ay lumalabas bilang pattern (palaging mahabang punch sa mga trabahong natatapos nang magaan) at ang pattern mismo ang bagay na puwede mong pag-usapan. Dalhin ang pattern, hilingin ang kwento, at ayusin nang pasulong. Ang hindi mo dapat gawin kailanman ay ang tahimik na pagbawas ng oras, dahil ginagawa nitong kawalan ng tiwala ng lahat ang pag-pad ng isang tao.
Dapat ko bang hilingin sa crew na i-log din ang ginawa nila, hindi lang ang oras?
Panatilihing walang friction ang punch mismo. Ang paglagay ng required na note sa bawat clock-out ang paraan para mawala ang punch nang tuluyan. Kung kailangan mo ng record ng nangyari sa site, panatilihin itong hiwalay sa orasan: isang maikling end-of-day note per trabaho ang sasakop sa mga inspection, discovery, at hindi pagkakaunawaan nang hindi nagpapahirap sa bawat simula at tigil. Isang tap para mag-punch; salita lang kapag talagang kailangan.
ZEUS