Ang maikling sagot: hindi sa Linggo ginagawa ang tumpok. Buong linggo itong binubuo, tuwing may resibong napupunta sa glovebox o notang naiiwan sa isip mo. Kunin ang bawat bagay sa mismong sandaling nangyari ito, sa tatlumpung segundong talagang kailangan nito, at wala nang matitirang tumpok na gagastusan mo ng gabi.
Alas-otso ng gabi ng Linggo. May shoebox sa hapag-kainan na may labinsiyam na lukot na resibo, tatlo sa mga ito ay kupas na at hindi na mabasa. May laptop, malamig na kape, at isang text thread na sini-scroll mo para malaman kung Martes o Miyerkules ang extra work ng mga Henderson. Nanonood ang natitirang bahagi ng bahay ng isang pelikulang naririnig mo lang sa kabila ng dingding.
Dalawa, baka tatlong oras ka rito. Gagawin mo itong muli sa susunod na Linggo. At sa gitna nito, sasabihin mo ang bagay na sinasabi ng bawat contractor sa hapag na ito: hindi ako pumasok sa trade na ito para mag-paperwork.
Narito ang hindi-komportableng bagong pagtingin: hindi talaga tungkol sa paperwork ang Sunday session. Dulot ito ng desisyong ginawa mo halos apatnapung beses sa buong linggo, bawat isa ay makatuwiran sa kanya-kanyang sarili. Ang desisyon ay I-log ko na lang mamaya.
Hindi sa Linggo ginagawa ang tumpok
Wala sa mesa ng kusina na iyon ang nagsimula roon. Nagsimula ang resibo sa counter ng supplier noong Martes ng 7:40 ng umaga. Nangyari ang nawawalang oras noong Miyerkules. Ang invoice na sa wakas ay sinusulat mo ay naglalarawan ng trabahong natapos mo noong hapon ng Huwebes, habang nakatayo ka sa driveway ng kliyente na sariwa pa ang lahat sa isip mo at nasa bulsa mo ang telepono.
Bawat isa sa mga sandaling iyon ay may kasamang tatlumpung-segundong bersyon ng gawain. Kunan ng litrato ang resibo bago ito umalis sa counter. I-tap ang clock-out sa truck. Ipadala ang invoice bago pa umalis. Sa mismong sandali, nasa harapan mo ang lahat ng impormasyon: ang mga halaga, ang oras, ang extra, ang kliyente. Laktawan ang sandali, at hindi mawawala ang gawain. Pupunta ito sa Linggo, at magbabago ang hugis nito sa daan.
Sa Linggo, ang tatlumpung-segundong gawain ay naging sampung-minutong gawain, dahil nawala na ang impormasyong nasa harapan mo dati at kailangan na itong muling buuin. Aling trabaho ba iyong lumber, ang deck o ang fence repair? Umalis ka ba sa Henderson noong 4:30 o 5:30? Napagkasunduan ba talaga sa presyo ang extra bathroom fan, o "sige" lang ang sinabi mo? Hindi ka gumagawa ng admin sa mesang iyon. Ginagawa mo ang arkeolohiya ng sarili mong linggo.
Ipinapakita ng Calculator ng gastos sa pagmamaneho kada trabaho kung magkano ang gastos ng biyahe papunta sa isang job, kada job at sa buong taon.
Ano ba talaga ang halaga ng pag-antala sa admin?
Ang nawalang gabi ang nakikitang gastos. Mas malaki ang mga hindi nakikita.
Nakalimutang billable. Ang muling-binuong alaala ay nagro-round papabor sa kliyente. Ang extra na oras ng troubleshooting, ang pangalawang biyahe para sa parte, ang "habang nandito ka" na ayos: ginawa noong Huwebes, hindi nakikita noong Linggo. Kung isang nakalimutang $85 na linya kada linggo ang mahanap mo, mahigit $4,000 sa isang taon ang ibinigay mo nang libre.
Patay na resibo. Ang isang kupas o nawalang resibo ay tunay na gastos na hindi mo na mapapatunayan, kaya isa itong deduction na hindi mo puwedeng i-claim. At kung nasa lugar kang may GST/HST o katulad, isa rin itong nawalang input tax credit. Hindi filing system ang shoebox. Isang mabagal na leak na may takip ito.
Late na invoice. Ang invoice na ipinadala noong gabi ng Linggo ay naglalarawan ng trabahong natapos noong Huwebes. Ang tatlong araw na iyon ay direktang lumabas sa cash flow mo, at may nagastos rin itong hindi masyadong masusukat: noong Huwebes, tuwang-tuwa ang kliyente at buhay pa ang trabaho sa isip. Sa susunod na linggo, humupa na ang tuwa tungo sa normal, at ang invoice ay parang bill na sa halip na pagtatapos ng trabaho.
Ang ikaanim na shift. Limang araw sa tools dagdag ang bawat gabi ng Linggo sa mesa ay isang anim-na-araw na linggo na hindi kailanman lumitaw sa rate mo. Ito rin, sa loob ng maraming buwan, ang dahilan kung bakit pakiramdam mo ay mas mabigat ang buong trade kaysa sa totoo.
Ilipat ang bawat gawain sa sandali nito
Ang mas magandang Sunday routine ay hindi ang solusyon. Ang pagtanggi na hayaan ang mga gawain na lumipat ang solusyon. Bawat admin task ay may natural na sandali: ang punto kung saan nandiyan lahat ng impormasyon nito at pinakamaliit ang effort. I-pin ang gawain sa sandaling iyon at hindi na mabubuo ang tumpok.
Ang resibo: sa counter, o sa truck. Bago pumasok ang resibo sa bulsa, kunan ito ng litrato at i-attach sa isang trabaho o i-file bilang overhead. Tatlumpung segundo habang naka-park ka pa rin. Puwede nang pumunta kahit saan ang papel matapos noon; wala na itong halaga.
Ang oras: sa pintuan ng truck. Mag-clock in kapag dumating, mag-clock out kapag umalis. Hindi dahil may nag-o-orasan sa iyo, kundi dahil kung hindi, ita-estimate mo na lang ang sarili mong linggo base sa alaala, at ang alaala mo ay isang client-friendly na tagapagsalaysay. Ang muling-binuong timesheet ay konsistenteng mas mabait sa lahat maliban sa iyo.
Ang mga nota at litrato: sa site, sa mismong sandali na nangyayari ito. Ang dati nang gasgas sa sahig ng kliyente, ang bulok sa likod ng tub, ang napagkasunduang extra: lahat kinunan habang nasa harapan mo pa, naka-attach sa trabahong kinabibilangan nito. Ang notang isinulat noong Huwebes ay ebidensiya. Ang notang isinulat noong Linggo ay hulang nakasuot ng damit ng ebidensiya.
Ang invoice: sa driveway. Ito ang isang bagay na nagbabago sa negosyo, hindi lang sa gabi mo. Tapos na ang trabaho, sariwa ang mga extra, nakatayo mismo sa harapan ang kliyente na masaya. Buuin ang invoice mula sa quotation, idagdag ang nagbago, at ipadala bago ka umalis. Tapos sabihin ito, nang malakas, dahil maganda ang epekto nito:
"Ipapadala ko na po ang invoice bago pa ako lumabas ng driveway. Nandiyan ang dalawang extra na pot light na idinagdag natin noong Martes, kaya walang magiging sorpresa. Kung may tanong ka man, tumawag ka lang po sa akin ngayong gabi."
Ang invoice na ipinadala sa sandaling iyon ay nababasa habang mainit ang goodwill, tinatanong habang madali pa ang mga sagot, at nababayaran nang ilang araw na mas maaga kaysa sa bersyon ng Linggo. Hindi rin ito makakalimutan, dahil hindi na ito pumasok sa tumpok.
Bakit mas magaling ang tatlumpung segundo kaysa sampung minuto?
Parang mali na gumagana ito, dahil sa mismong sandali, ang paghinto ng tatlumpung segundo ay parang interruption at ang Linggo ay parang efficiency: isang malaking naka-ayos na batch kaysa sa apatnapung maliliit na paghinto.
Pero illusion ang batch na iyon. Hindi nanatiling tatlumpung segundo ang bawat isa sa apatnapung gawain; pinapalaki ito ng pag-antala. Sa counter, ang gawain sa resibo ay kunan ito ng litrato. Sa Linggo, ito ay hanapin ito, i-decipher ito, alalahanin kung aling trabaho ito, mapansin na nawawala ito, bumalik sa supplier para sa kopya. Hindi mo hinahambing ang apatnapung kalahating-minuto sa isang maayos na session. Hinahambing mo ang mga dalawampung minuto ng pag-capture, na nakakalat na hindi nakikita sa buong linggo, sa dalawa hanggang tatlong oras ng muling pagbuo, dagdag ang mga pagkakamali, na lahat papunta sa isang direksyon at lahat laban sa iyo.
Talagang tama ang batching para sa ilang trabaho. Ito ang tamang tool para sa review. Mali itong tool para sa pag-capture, dahil nabubulok ang capture at hindi naman ang review.
Ano ang lehitimong natitira: tatlumpung minuto, at hindi sa Linggo
Patayin ang naantalang pag-capture at hindi mawawala ang lingguhang session. Liliit lang ito papunta sa bahaging palaging totoo. May bersyon nito na dapat nasa linggo mo, at mga tatlumpung minuto lang ito:
- Pera na naroroon. Sino ang may utang sa iyo at magkano, at aling invoice ang kailangan ng tawag. Hindi bagong invoice, isang nudge lang sa isang naipadala na.
- Mga quotation na nakabitin. Aling mga quotation ang tumahimik na at nararapat sa follow-up bago sila tuluyang mamatay nang tahimik.
- Ang susunod na linggo. Ang schedule ng susunod na linggo kumpara sa totoong sitwasyon: mga materyales na kailangang i-order, isang araw na tahimik na double-booked, isang trabahong walang confirmed na simula.
- Isang dalawang-minutong tingin sa mga numero. Ano ang pumasok, ano ang lumabas, may lumihis ba.
Gawin ito sa hapon ng Biyernes, sa truck o sa shop, habang mainit pa ang linggo at buo pa ang weekend. Ang Friday review ay nagsasara ng linggo. Ang Sunday session ay natatakot sa susunod. Parehong oras, ibang-iba ang buhay.
Kung saan angkop ang Zeus
Binuo ang Zeus base mismo sa pattern na ito ng capture-sa-mismong-sandali, kaya nasa telepono mo ito at gumagana kahit walang signal. Ang resibo ay isang litrato na nagiging expense sa tamang trabaho: i-scan ito sa counter at magretiro na ang shoebox. Mag-clock in at out per trabaho sa pintuan ng truck, at kusa nang mabubuo ang timesheet. Sa driveway, bumubuo ang invoice mula sa quotation na ipinadala mo na, kaya ang pagdagdag ng mga extra noong Martes at pagpapadala nito ay mga dalawang minuto lang. Ang mga litrato ng trabaho ay itinutugma sa tamang trabaho gamit ang GPS para kumpirmahin mo na lang, sa halip na malunod sa camera roll mo. Wala sa mga ito ang kailangan ng signal sa mismong sandali ng pagkuha; nagsi-sync ito kapag ikaw mismo ay online na.
Pero mas mababa ang halaga ng tool kaysa sa prinsipyo. Anuman ang gamitin mo (isang app, isang clipboard sa truck, isang rubber band at isang rutina), pareho ang test: nagagawa ba ang gawain sa mismong sandali nito, o lumilipat ba ito?
Mga madalas itanong
Sa totoo lang, hindi ako naiinis sa Sunday session. Problema pa rin ba ito?
Kung kasing-galing ng mga talang kinuha sa mismong sandali ang mga tala mo, preference lang sa scheduling ito. Hindi naman sila kasing-galing. Ang muling-binuong oras at week-old na invoice ay nagkakahalaga ng tunay na pera kahit ano pa ang pakiramdam mo sa mesa. Panatilihin ang lingguhang session kung gusto mo ang ritwal, pero ilipat ito sa Biyernes at punan ng review. Ang capture ang bahaging hindi puwedeng maghintay; nakakaligtas naman ang aliw ng batching sa paglipat.
Marumi ang mga kamay ko at nasa gitna ako ng trabaho. Kailan ba talaga mangyayari itong tatlumpung segundo?
Hindi sa gitna ng gawain. Sa mga transition na meron ka na. Pumupunta ka sa truck ilang beses sa isang araw; at ang sandali sa counter ng supplier ay may kasama nang nakatayong paghihintay habang pinoproseso ang card. Sa mga puwang na iyon ng araw nabubuhay ang capture. Hindi "agad-agad" ang standard, kundi "bago umalis sa paningin mo ang impormasyon."
Kailangan ko ba ng software para gawin ito?
Hindi. Mas matanda pa sa telepono ang prinsipyo: isang clipboard sa truck, isang envelope ng resibo per trabaho, at ang disiplina na isulat ang mga bagay sa sandaling iyon ay gumana sa loob ng mga dekada. Ang inaalis ng software ay ang pangalawang paghawak: ang paper capture ay kailangan pa ring i-retype papunta sa invoice o ibigay sa accountant, at ang retyping na iyon ay maliit na Linggo rin ng sarili nito. Ginagawa ng capture-in-the-field na tool na final na bersyon ang bersyon-sa-sandali.
Saan pumapasok ang bookkeeping at pag-file ng buwis dito?
Downstream, at mas madali. Kung nakuha ang bawat resibo, invoice, at bayad sa sandali nito, pinapanatili ng lingguhang tatlumpung minuto mo na epektibong updated ang libro, at ang sinumang naghahanda ng buwis mo ay makakatanggap ng mga rekord sa halip na isang shoebox, na kadalasan ay mas mura rin. Nag-iiba ang detalye kung ano ang i-file at kailan depende sa probinsya at estado, kaya panatilihing updated ang accountant mo; itigil lang ang pagbayad sa kanya para gawin ang arkeolohiya.
ZEUS