Wybór oprogramowania terenowego: lista kontrolna, która ignoruje prezentacje

Krótka odpowiedź: oceniaj oprogramowanie terenowe po tym, jak zachowuje się w piwnicy o 16:00 przy jednej kresce zasięgu, a nie po tym, jak wyglądało podczas prezentacji na biurowym Wi-Fi z dwunastoma poukładanymi zleceniami. Punktuj to, co dzieje się offline, jak szybko powstaje prawdziwe zlecenie i ile musisz wpisywać na telefonie.

Prezentacja była bez zarzutu. Oglądałeś ją na laptopie przy swoim kuchennym stole: przedstawiciel klikał przez wycenę, przeciągał zlecenie po kalendarzu, otwierał raport zysków, a każdy ekran ładował się, zanim zdążył skończyć zdanie. Biurowe Wi-Fi. Aktualny telefon. Baza demo z dwunastoma poukładanymi zleceniami.

Trzy tygodnie po rozpoczęciu okresu próbnego stoisz w piwnicznej maszynowni o 16:00. Jedna kreska zasięgu, i to nie zawsze. Rękawice na dłoniach, latarka w jednej z nich, próbujesz zapisać właśnie zamontowane elementy, zanim ruszysz do kolejnego zlecenia i o nich zapomnisz. Aplikacja pokazuje kółko ładowania. Potem czerwony baner. Potem, co szczególnie irytujące — ekran logowania.

Prezentacja Cię nie okłamała. Została nakręcona w niewłaściwym pomieszczeniu. Każda aplikacja terenowa wygląda dobrze w biurze, bo biuro to miejsce, gdzie się je buduje i sprzedaje. Jedyne pytanie, które się liczy, to jak dana rzecz zachowuje się tam, gdzie naprawdę pracujesz, a żadna prezentacja Ci tego nie pokaże.

Przestań więc oceniać prezentacje. Oceń piwnicę.

Na czym właściwie oceniać oprogramowanie terenowe?

Można porównywać setki funkcji. Większość z nich nie ma znaczenia, bo opisują to, co aplikacja potrafi w idealnych warunkach, a Ty nie pracujesz w idealnych warunkach. Tych pięć opisuje, jak zachowuje się w prawdziwych — a w arkuszu punktacji poniżej dochodzi jeszcze jedno kryterium, które ocenić może tylko Twoja ekipa.

1. Zachowanie offline, nie „tryb offline”

Zapytaj dowolnego przedstawiciela, czy aplikacja działa offline, a usłyszysz „tak”. To jedno słowo kryje bardzo dużo. „Offline” może oznaczać wszystko, od „cała aplikacja działa bez zasięgu i czysto synchronizuje się później” aż po „możesz obejrzeć ekran, który już wcześniej otworzyłeś, tylko do odczytu, dopóki Cię nie wyloguje”.

Rozróżnienie, które ma znaczenie, to zapis kontra odczyt. Czy możesz coś tworzyć bez zasięgu (nowe zlecenie, wycena, zdjęcie, wpis czasu pracy, klient) i mieć pewność, że zsynchronizuje się to w kolejności, bez strat, gdy zasięg wróci? Czy możesz jedynie oglądać to, co aplikacja pobrała, gdy jeszcze miałeś kreski?

Przetestuj to bezwzględnie, bo plac budowy właśnie to zrobi. Włącz w telefonie tryb samolotowy i przez cały dzień prowadź na nim swoją firmę. Utwórz wycenę. Edytuj klienta. Odbij wejście i wyjście. Zrób zdjęcia zlecenia. Potem przywróć zasięg i sprawdź, czy każda pojedyncza pozycja dotarła na Twoje drugie urządzenie. Aplikacja, która nie przechodzi tego testu, to aplikacja biurowa przebrana za ikonę na telefonie.

Sprawdź też, jak aplikacja zachowuje się, gdy coś pójdzie źle. Kiedy dochodzi do konfliktu synchronizacji — powiedzmy, że edytowałeś zlecenie w samochodzie, podczas gdy członek zespołu edytował je w domu — czy aplikacja Cię o tym informuje i pozwala wybrać — czy też jedna z wersji po prostu po cichu znika? Cicha utrata danych to najgorsza rzecz, jaką oprogramowanie terenowe może Ci zrobić, i nie pojawia się na żadnej liście funkcji.

2. Eksport i własność danych

Prędzej czy później rozstaniesz się z tą aplikacją. Może za osiem lat, może za osiem miesięcy, gdy cena się podwoi. Czas na sprawdzenie, czy dane Twojej firmy mogą wyjść razem z Tobą, jest przed wprowadzeniem ich do systemu, nie po.

Sprawdź trzy rzeczy. Po pierwsze, czy możesz wyeksportować swoich klientów, zlecenia, wyceny, faktury i historię płatności do pliku, który otworzysz — CSV lub podobny — bez proszenia kogokolwiek o pozwolenie? Po drugie, czy możesz pobrać zdjęcia zbiorczo, a nie pojedynczo? Po trzecie, czy eksport jest dostępny na planie, który faktycznie kupujesz, czy jest funkcją wyższego pakietu, albo — co gorsza — zgłoszeniem do wsparcia, które trwa dwa tygodnie i wymaga rozmowy o rezygnacji z subskrypcji.

Pięć lat historii klientów, podpisane dokumenty i zdjęcia ze zleceń — to jest cała Twoja firma. Jeśli jedyna kompletna kopia żyje wewnątrz cudzej subskrypcji, to nie kupiłeś oprogramowania. Oddałeś komuś zakładnika.

3. Obsługa jedną ręką, w rękawicach, przy słabym świetle

Przy biurku masz dwie wolne dłonie, duży ekran i okulary do czytania. Na budowie masz jedną rękę, bo druga trzyma drabinę, latarkę albo element, którego nie chcesz zgubić. Aplikacja albo to szanuje, albo nie.

Policz liczbę dotknięć potrzebnych na czynności, które wykonujesz dziesięć razy dziennie: zrobienie zdjęcia i przypisanie go do właściwego zlecenia, odbicie wejścia, dodanie pozycji do wyceny, zapisanie płatności. Jeśli zapisanie płatności wymaga siedmiu dotknięć przez trzy menu, nie zrobisz tego na podjeździe. Zrobisz to w niedzielny wieczór albo wcale. Duże przyciski, przepływy zaczynające się od zapisu zamiast od formularza i pola, które wybaczają błędy, to nie kosmetyka. To różnica między zapisem zrobionym w danej chwili a wspomnieniem odtworzonym przy kuchennym stole.

4. Uczciwość cenowa

Liczba na stronie cennika i liczba, która co miesiąc znika z Twojego konta bankowego, rozjeżdżają się na przewidywalne sposoby, a piętnastominutowa lektura drobnego druku wyłapuje niemal wszystko.

Największa z tych różnic to cena za użytkownika. Cena, która wygląda dobrze dla Ciebie samego, potraja się, gdy dwóch członków Twojego zespołu potrzebuje kont. Potem sprawdź, które funkcje żyją na planie o poziom wyżej niż ten, który Ci wyceniono — częstym wzorcem jest to, że dwie funkcje, po które faktycznie przyszedłeś, siedzą jedno piętro wyżej. Sprawdź cenę drugiego roku, jeśli cena pierwszego roku jest promocyjna. Sprawdź, czy istnieją poziomy „skontaktuj się z nami” powyżej opublikowanych, bo to tam trafiają funkcje później. I sprawdź, czy darmowy okres próbny wymaga numeru karty, bo próba, która obciąża Cię za zapomnienie, mówi coś o relacji, jaka Cię czeka.

Nic z tego nie czyni firmy złą. Sprawia jedynie, że reklamowana cena to oferta wyjściowa, i tak właśnie powinieneś ją ocenić.

5. Ścieżka migracji w obie strony

Wejście: czy aplikacja zaimportuje Twoich dotychczasowych klientów z kontaktów w telefonie albo z arkusza kalkulacyjnego, czy będziesz przez trzy wieczory ręcznie wpisywać 240 nazwisk? Aplikacja idealna, ale pusta, codziennie przegrywa z arkuszem kalkulacyjnym, który już zna każdego, dla kogo pracujesz.

Wyjście: opisane powyżej, ale potraktuj je z podwójną uwagą. Wyjścia pokazują, jak firmy technologiczne naprawdę Cię traktują, i dowiesz się o tym w najgorszym możliwym momencie, chyba że sprawdzisz to teraz.

Arkusz punktacji

Wydrukuj go albo skopiuj do notatki. Każdą aplikację punktuj od 0 do 5 w każdym kryterium, pomnóż przez wagę i zsumuj. Wagi nie są neutralne i taki jest zamysł: stawiają wyżej to, co zawiedzie Cię w terenie, niż to, co robi wrażenie przy biurku.

Dwie zasady mają pierwszeństwo przed arytmetyką. Zero w dowolnym kryterium z wagą ×3 dyskwalifikuje aplikację, niezależnie od tego, jak wygląda suma: piękny moduł harmonogramu, który gubi edycje offline, nie zajmuje trzeciego miejsca — odpada. A ostatni wiersz oceniaj przez obserwację, nie opinię: oddaj okres próbny osobie w Twojej ekipie, która najbardziej nienawidzi nowego oprogramowania, nic nie mów i patrz.

Prowadź okres próbny jak zlecenie, nie jak prezentację

Nie przenoś całej swojej firmy do okresu próbnego. Wybierz jedno prawdziwe zlecenie (aktywne, z prawdziwym klientem i prawdziwymi paragonami) i przeprowadź je przez aplikację od początku do końca przez dwa tygodnie, równolegle do tego, jak pracujesz teraz. Wyceń je, zaplanuj, sfotografuj, śledź godziny, zafakturuj. Aplikacja pokaże Ci, czym naprawdę jest, mniej więcej czwartego dnia, zwykle na parkingu.

A gdy już rozmawiasz z przedstawicielem handlowym, pomiń zwiedzanie funkcji i zapytaj o dwie rzeczy, których scenariusz sprzedaży unika:

„Proszę włączyć tryb samolotowy i teraz, na moich oczach, zbudować wycenę, a potem pokazać, jak synchronizuje się, gdy wróci zasięg. Potem proszę pokazać, gdzie eksportuję każdego klienta i każdą fakturę do pliku, jeśli zrezygnuję, i potwierdzić, że jest to dostępne na planie, który kupuję, a nie na tym o piętro wyżej.”

Przedstawiciel, który odpowie na oba pytania bez wahania, sprzedaje oprogramowanie, któremu prawdopodobnie możesz zaufać. Przedstawiciel, który przechodzi do panelu raportów, odpowiedział na to pytanie w inny sposób.

Gdzie pasuje Zeus

Arkusz oceny rozstrzyga cokolwiek tylko wtedy, gdy możesz go wypełnić w pomieszczeniu, w którym naprawdę pracujesz, czyli w piwnicy z jedną kreską zasięgu, a nie przy kuchennym stole z otwartym laptopem.

Przełącz telefon w tryb samolotowy, a Zeus zachowuje się dokładnie tak jak minutę wcześniej. Zakładasz zlecenie, dodajesz klienta, budujesz wycenę z zapisanych stawek, robisz zdjęcia i odbijasz wejście, a wszystko zapisuje się na telefonie bez zasięgu. Kolejka pokazuje, co jeszcze nie poszło w górę, i synchronizuje się, gdy furgonetka wyjedzie na powierzchnię. Jeśli członek zespołu edytował to samo zlecenie z warsztatu, konflikt trafia do Ciebie jako wybór, a nie jako ciche nadpisanie. Eksport jest w każdym planie: klienci, zlecenia, wyceny, faktury i zdjęcia wychodzą jako plik CSV, plik .IIF do QuickBooks albo pakiet PDF, bez zgłoszenia do wsparcia. Harmonogram i tablica, z której pracuje ekipa, są rozpisane w prowadzeniu dnia.

Przegląd funkcji jest po to, żeby go ocenić wiersz po wierszu. Wyceny i faktury nic nie kosztują na start, a co dokładają większe plany, znajdziesz na stronie z cennikiem. Zainstaluj aplikację i przepuść przez nią jedno prawdziwe zlecenie przez dwa tygodnie. Jeśli wolisz nie zaczynać oceniania od zera, dwanaście takich aplikacji stoi obok siebie, a każdą z nich przeczytaliśmy tego samego dnia na jej własnej stronie z cennikiem.

Oceń ją tym samym arkuszem co wszystko inne i oceniaj ją w kotłowni o czwartej po południu. Nikt, łącznie z tą aplikacją, nie ma prawa być oceniany po swoim pokazie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy nie warto po prostu wybrać aplikacji z największą liczbą funkcji?

Nie, i zwykle to wybór odwrotny. Każda funkcja, której nie używasz, wciąż jest w interfejsie, dodając dotknięcia między Tobą a czterema rzeczami, które robisz bez przerwy. Właściwe pytanie brzmi nie „co ta aplikacja potrafi”, lecz „jak szybko zrobi te cztery rzeczy, które robię dziesięć razy dziennie, jedną ręką, bez zasięgu”. Krótsza lista funkcji, która trafia w te cztery, wygrywa z dłuższą, która je gdzieś zakopuje.

Ile faktycznie powinien trwać okres próbny?

Dwa tygodnie na jednym prawdziwym zleceniu to minimum, które w ogóle coś pokazuje, bo tryby awarii, na których Ci zależy (konflikty synchronizacji, przepływ faktury pod presją czasu, czy Twoja ekipa dotknie aplikacji bez ponaglania), nie ujawniają się podczas wieczornego klikania. Jeśli okres próbny jest na to za krótki, poproś o przedłużenie. To, jak taka prośba zostanie potraktowana, samo w sobie jest przydatną informacją.

Czy arkusze kalkulacyjne wystarczą, żeby pominąć to wszystko?

Arkusze kalkulacyjne naprawdę dobrze wypadają w dwóch wierszach arkusza punktacji: uczciwość cenowa i własność danych są bez zarzutu. Zero dostają za zapis w terenie jedną ręką: nikt nie edytuje arkusza w przestrzeni podpodłogowej, więc dane trafiają tam w niedzielny wieczór z pamięci, co jest prawdziwym kosztem. Jeśli pracujesz sam i robisz cztery zlecenia miesięcznie, ten kompromis może być w porządku. Powyżej tego czas na odtwarzanie danych po cichu staje się Twoim największym niezafakturowanym wydatkiem.

Moja ekipa odrzuca każdą nową aplikację. Jak zyskać akceptację?

Zwykle opór to problem liczby dotknięć przebrany za problem charakteru. Członek zespołu, który nie wypełni formularza karty czasu pracy, dotknie przycisku odbicia wejścia, bo jedno kosztuje go dziewięćdziesiąt sekund, a drugie cztery. Wybierz aplikację, która skraca dzień pracy im, a nie tylko Tobie, oddaj im okres próbny bez przemowy i pozwól narzędziu bronić się samemu. Jeśli nie potrafi — uwierz im.