Przestań wyceniać każde zlecenie od zera: zbuduj cennik

Jest 21:40 we wtorek, a Ty wyceniasz taras. Nie pierwszy. Coś koło czterdziestego. A jednak siedzisz przy kuchennym stole i robisz dokładnie to, co robiłeś przy poprzednich trzydziestu dziewięciu: budujesz liczbę od zera. Ile teraz kosztują legary? Ile policzyłeś za stopy fundamentowe ostatnim razem, i czy to było za sztukę, czy wliczone w konstrukcję? Przewijasz wysłane wiadomości, szukając wyceny dla tarasu Hendersonów z zeszłego czerwca, znajdujesz ją i odkrywasz, że wtedy wyceniłeś balustradę w sposób, którego dziś nie potrafisz rozszyfrować.

Czterdzieści tarasów, i każdy wyceniony jak pierwszy. Wiedza z pozostałych trzydziestu dziewięciu jest rozproszona po starych wycenach, paragonach od dostawców i Twojej pamięci o tym, które zlecenia na koniec były bolesne. Dzisiejsza liczba zajmie dziewięćdziesiąt minut i wciąż będzie po części zgadywanką.

Rozwiązanie leżało na widoku od dekad w każdym dojrzałym fachu: cennik. Jedna lista rzeczy, które sprzedajesz (przedmioty, zadania, zestawy), każda z jednostką i ceną, którą już dokładnie przemyślałeś, raz, w świetle dnia. Potem wycenianie przestaje być wymyślaniem, a staje się wybieraniem. Wycena, która zajmowała dziewięćdziesiąt minut, zajmuje piętnaście, i liczba jest lepsza.

Czym dokładnie jest cennik?

Bez otoczki mistyki: cennik to lista z trzema kolumnami.

• Rzecz, opisana tak, jak powiedziałbyś to klientowi. „Dostawa i montaż drzwi wewnętrznych, płytowych, z ościeżnicą”. „Konstrukcja tarasu z drewna impregnowanego ciśnieniowo”. „Wymiana wnętrza spłuczki toalety”.
• Jednostka: za sztukę, za stopę kwadratową, za stopę bieżącą, za otwór, za godzinę. Wybór jednostki to połowa całej inteligencji tej listy: to on pozwala jednej cenie rozciągnąć się na wiele wielkości zleceń.
• Cena. Ile liczysz za jedną jednostkę, z robocizną, materiałem i marżą już w środku, ustalona spokojnie, a nie o 21:40.

Trzy rodzaje pozycji wypełniają taką listę. Pozycje materiałowe (bateria, arkusz płyty gipsowo-kartonowej) z Twoim kosztem i Twoją ceną sprzedaży. Zadania robocizny (wyburzenie za stopę kwadratową, montaż za otwór). I najbardziej wartościowy rodzaj, zestawy: pakiety, które wyceniają całą jednostkę gotowej pracy jako jedną pozycję. „Konstrukcja tarasu, za stopę kwadratową” zawiera legary, wieszaki, wkręty i robociznę w jednej liczbie. Zestawy to moment, w którym cennik przestaje być listą, a zaczyna wykonywać prawdziwą pracę, bo większość zleceń to po prostu zestawy w różnych ilościach.

Kalkulator narzutu i marży przelicza jedno na drugie i pokazuje cenę oraz zysk stojące za oboma wskaźnikami.

Zbuduj go z ostatnich 20 zleceń, nie z pustej kartki

Ten projekt paraliżuje wtedy, gdy siadasz, żeby od zera spisać „wszystko, co sprzedaję”. Pomiń ten krok. Twój cennik już istnieje. Jest zapisany w ostatnich dwudziestu zleceniach, które wykonałeś. Budowa to wydobywanie, nie wymyślanie, i mieści się w dwa albo trzy wieczory.

Wieczór pierwszy: przekopanie wycen. Wyciągnij ostatnie dwadzieścia wycen i faktur. Wypisz każdą pozycję, która się pojawia, i policz, jak często. Wzorzec Cię zaskoczy: te same piętnaście do dwudziestu pięciu pozycji tworzy większość wszystkiego, co sprzedajesz. Ten powtarzający się trzon jest Twoim cennikiem, wersja pierwsza. Egzotyczne jednorazówki mogą zostać jednorazówkami.

Wieczór drugi: dopięcie uczciwych liczb. Przy każdej powtarzającej się pozycji sprawdź, ile faktycznie za nią policzyłeś w tych zleceniach – a tam, gdzie to wiesz, jak zlecenie wyglądało na koniec. Policzyłeś 450, 520 i 610 dolarów za to samo zadanie w trzech różnych zleceniach? Ten rozrzut to Twoja niewyceniona niekonsekwencja, i to jest moment, w którym się kończy. Wybierz liczbę odzwierciedlającą dzisiejsze koszty materiałów i stawkę, którą wyprowadziłeś z realnych kosztów ogólnych, nie sentymentalną liczbę ze zlecenia, które poszło gładko. Tam gdzie zlecenie straciło pieniądze, pozycja, która to zabiła, dostaje cenę, jaka powinna była być, i o to właśnie chodzi: cennik to miejsce, gdzie lekcje zostają zaksięgowane zamiast na nowo odkrywane.

Wieczór trzeci: ujednostkowienie i łączenie. Zamień ceny ryczałtowe na jednostkowe tam, gdzie praca się skaluje (za stopę kwadratową, za otwór, za armaturę), i połącz sekwencje, które zawsze wykonujesz razem, w zestawy. Przy okazji napisz opis każdej pozycji językiem zrozumiałym dla klienta. Ten opis trafi wprost na wyceny, a „wym. fragm. podłoża wg potrzeb” to nie zapis, na który powinien natknąć się właściciel domu.

Około dwudziestu pozycji, uczciwe ceny, sensowne jednostki. Nie rozbudowuj go ponad potrzebę: cennik pokrywający osiemdziesiąt procent, który istnieje, bije kompletny, który nigdy nie powstanie. Wszystko, czego nie pokrywa, wyceniasz po staremu, a potem dodajesz do cennika, i tak rośnie on, żeby pasować do Twojego prawdziwego fachu, a nie teoretycznego.

Co się zmienia, gdy go masz?

Szybkość to reklamowana korzyść, i jest realna: wycena tarasu składa się z linii, którym już ufasz (konstrukcja za stopę kwadratową, stopy fundamentowe za sztukę, balustrada za stopę bieżącą, schody za stopień) w czasie, który kiedyś zajmowało znalezienie wyceny Hendersonów. Wyceniasz tego samego wieczoru – a sama szybkość wygrywa zlecenia.

Ale szybkość to trzecia najlepsza rzecz, jaką robi cennik.

Spójność jest warta więcej. Ta sama praca teraz kosztuje tyle samo, niezależnie od tego, czy wyceniasz ją w dobry wtorek, czy w zmęczony piątek, dla obcej osoby czy dla sąsiadki znajomego, która liczyła na zniżkę, na którą nigdy się nie zgodziłeś. Klienci rozmawiają ze sobą; Twoje liczby przetrwają teraz to porównanie. A Twój własny nastrój przestaje wpływać na cenę, a do tej pory wpływał.

Cennik się kumuluje, co jest warte najwięcej ze wszystkiego. Każde zlecenie, które idzie źle, uczy korekty, a ta korekta ląduje w cenniku, gdzie każda przyszła wycena dziedziczy ją automatycznie. Niedowycenione wyburzenie płytek boli Cię dokładnie raz. Bez cennika ta sama lekcja jest odkrywana na nowo co roku, bo nigdzie nie jest zapisana. To jest prawdziwa różnica między wykonawcą z piętnastoletnim doświadczeniem a wykonawcą z rocznym doświadczeniem powtórzonym piętnaście razy: jeden z nich to zapisał.

Jest jeszcze cichsza, czwarta korzyść: każdy może wyceniać. W dniu, w którym dodajesz członka zespołu, albo w dniu, w którym chcesz mieć wolny wtorek w sezonie wyceniania, cennik jest różnicą między „wycenianie siedzi w mojej głowie” a „wycenianie siedzi w firmie”.

Kwartalny przegląd: trzydzieści minut, które utrzymują go przy życiu

Cennik to nie pomnik; to narzędzie z harmonogramem konserwacji. Zostawiony sam sobie cicho gnije: koszty materiałów rosną, Twój cennik nie, i nagle każda wycena wychodzi z zeszłorocznymi cenami i tegorocznymi kosztami. Nieaktualny cennik jest groźniejszy niż brak cennika, bo myli się z przekonaniem.

Dyscyplina, która temu zapobiega, to jedna powtarzająca się pół godziny, cztery razy w roku:

• Przeceń ruchome pozycje. Znasz swoje zmienne pozycje: drewno, miedź, usługi mocno związane z paliwem. Sprawdź je względem bieżących cen dostawców i podnieś w cenniku, nie w pojedynczej wycenie.
• Zbadaj bolesne zlecenia. Które zlecenia od ostatniego kwartału skończyły się gorzej, niż zostały wycenione? Znajdź pozycję lub zestaw, który był błędny, i popraw u źródła.
• Awansuj powtórki. Wszystko, co wyceniłeś od zera dwukrotnie w tym kwartale, zasługuje na stałą pozycję.
• Wycofaj szum. Pozycje, których nie sprzedałeś od roku, idą do archiwum. Chudy cennik jest używany; zagracony jest omijany.

Wpisz to do kalendarza: pierwsza sobota kwartału, kawa, trzydzieści minut. Wykonawcy, których cenniki umierają, wszyscy pominęli właśnie ten krok; cennik nie zawiódł, zawiódł nawyk.

To, gdzie trzymasz cennik, decyduje, czy będzie używany

Cennik w segregatorze w domu jest poza zasięgiem dokładnie w momentach, w których zarabia na siebie: na progu domu przy „skoro już Pan tu jest, ile kosztowałaby nowa umywalka?”, na wizji lokalnej, gdzie mógłbyś wycenić na miejscu. Arkusz kalkulacyjny jest lepszy, ale wciąż o jedno kopiuj-wklej od faktycznej wyceny, a kopiuj-wklej to miejsce, w którym wycieka spójność.

Działająca wersja umieszcza cennik wewnątrz narzędzia do wyceniania, i dokładnie tak zbudowany jest Zeus: Cennik jest centrum finansowej strony aplikacji. Każda pozycja ma cenę, po jakiej ją sprzedajesz, a wpis dostawcy pod nią pokazuje, ile ten pakiet kosztuje Ciebie, więc marża jest widoczna dokładnie tam, gdzie ustalana jest liczba. Zbudowanie wyceny to wybranie pozycji i ilości, więc liczba na progu domu zajmuje dwie minuty i pasuje do tego, co policzono wszystkim innym, a te linie przechodzą dalej, gdy wycena staje się fakturą. Ten sam katalog jest też Twoim magazynem: stan magazynowy to rejestr tego, co otrzymałeś, zużyłeś i skorygowałeś względem tych samych wierszy, więc wycenianie i zapasy czytają z jednej listy, a nie z trzech. W czasie kwartalnego przeglądu aktualizujesz pozycję raz, a każda wycena napisana potem dziedziczy nową liczbę. Działa offline w terenie i synchronizuje się później, co ma znaczenie na progach domów, gdzie zasięg zwykle pada.

Cokolwiek wybierzesz do jego zbudowania, zbuduj go. Czterdziesty taras nie powinien być wyceniony jak pierwszy. Powinien być wyceniony jak czterdziesty, z trzydziestoma dziewięcioma zleceniami zaksięgowanej wiedzy wykonującej ciężką pracę za Ciebie, podczas gdy Ty odzyskujesz wtorkowy wieczór.

Najczęściej zadawane pytania

Ile pozycji powinien mieć początkowy cennik?

Piętnaście do dwudziestu pięciu, wyciągniętych z tego, co faktycznie powtarza się w Twoich ostatnich dwudziestu zleceniach. Ten skromny trzon zwykle pokrywa zdecydowaną większość tego, co wyceniasz. Poniżej dziesięciu będziesz omijał cennik zbyt często, żeby stał się nawykiem; powyżej pięćdziesięciu na start zbudowałeś projekt badawczy zamiast narzędzia. Pozwól mu rosnąć organicznie. Każda cena napisana od zera po raz drugi to cennik mówiący Ci, że chce tej pozycji.

Czy ceny w cenniku powinny zawierać mój narzut, czy dodaję marżę przy wycenie?

Wpiecz marżę od razu. Ceny w cenniku powinny być cenami sprzedaży (koszt plus Twój wyprowadzony narzut), żeby wycenianie było czystym wyborem bez żadnej arytmetyki do sfuszerowania pod presją, i żeby pomocnik wyceniający z cennika nie mógł przypadkiem sprzedać po koszcie. Trzymaj też zapisany koszt przy każdej pozycji; różnica między kosztem a ceną to coś, co sprawdzisz przy kwartalnym przeglądzie, gdy ceny dostawców się zmienią.

Moje zlecenia są całkowicie niestandardowe. Czy cennik w ogóle może dla mnie zadziałać?

Zlecenia są niestandardowe; komponenty w większości nie są. Niestandardowa kuchnia to wciąż montaż szafek za korpus, szablonowanie blatu, hydraulika w stanie surowym za armaturę i elektryka za otwór. To zestawy, które robiłeś dziesiątki razy, złożone w nowym układzie. Wyceń powtarzające się komponenty w cenniku, wyceń prawdziwie nową resztę ręcznie i zauważ z czasem, jak mała ta reszta naprawdę jest. Jeśli dosłownie nic się nie powtarza między Twoimi zleceniami, to samo w sobie warto zbadać: zwykle oznacza to, że jednostka wyceny jest zbyt duża.

Czy powinienem pokazywać klientom cennik albo rozpisywać wycenę pozycja po pozycji?

Cennik jest wewnętrzny: to Twoja maszyneria cenowa, nie dokument dla klienta. Na wycenach pokazuj tyle szczegółu pozycji, ile służy sprzedaży: większe zlecenia zwykle uzasadniają widoczne sekcje (wyburzenie, konstrukcja, wykończenie), żeby klient widział, gdzie idą pieniądze, podczas gdy małe zlecenia lepiej wypadają z jedną jasną ceną za zakres. Tak czy inaczej liczby pochodzą z cennika; różni się tylko to, ile z zestawu rozwijasz na papierze.