Existem dois tipos de empresa do ramo em março. Uma entrega um pacote organizado, digital ou em papel, responde a dois e-mails do contador e tem a declaração enviada enquanto o dono está num telhado. A outra passa três fins de semana reconstruindo um ano inteiro a partir de extratos bancários, paga o contador para organizar o que o dono poderia ter organizado, entrega atrasado ou entrega malfeito, e jura que ano que vem vai ser diferente.
O que separa as duas não é tamanho, receita, ou o quão boa é a contabilidade em dezembro. A primeira empresa trata o fechamento de ano como uma sequência de pequenas tarefas espalhadas de dezembro até a entrega; a segunda trata como um único evento terrível no início da primavera. A versão do evento sempre perde, porque em março o ano já esfriou: memórias sumiram, clientes que deviam dinheiro se mudaram, e cada pergunta sem resposta custa dez vezes mais do que custaria em dezembro.
Aqui está a sequência. Ela presume um ano fiscal alinhado ao calendário; se sua empresa roda um ano fiscal diferente, desloque tudo de acordo.
Dezembro: amarre as pontas soltas enquanto ainda estão quentes
O tema de dezembro é simples: qualquer coisa que envolva outro ser humano é resolvida agora, porque qualquer influência que você tenha com essa pessoa, e qualquer coisa que ela ainda lembre, vencem junto com o ano.
Fature tudo que estiver terminado. Varra todos os serviços: qualquer coisa feita e não faturada é faturada essa semana. Trabalho não faturado é o pior ativo dos seus livros, invisível para o seu contador, incobrável na proporção da sua idade, e, dependendo de como sua receita é reconhecida, uma questão contábil de fim de ano que o contador vai ter que desembaraçar de qualquer jeito. Não deixe trabalho concluído a cavalo entre dois anos como um mistério.
Cobre recebíveis com a ajuda do calendário. Dezembro é o melhor mês de cobrança do ano, e janeiro o pior, e o próprio fechamento de ano te dá a cobrança menos constrangedora que você vai mandar:
"Oi Mark, estou fechando os livros do ano e a fatura 1087, $1.860 do serviço da garagem, continua em aberto. Será que dá pra fechar isso antes das festas?"
Funciona porque nomeia um motivo que não é sobre a pessoa. Leia seus recebíveis por idade, do mais antigo pro mais novo: qualquer coisa acima de 90 dias merece uma ligação, não uma mensagem. E tome a decisão honesta de baixa nos casos realmente mortos; um crédito incobrável reconhecido esse ano pode ser dedutível esse ano, mais um item para confirmar com o contador, mas só se você encarar isso de frente.
Decida as compras de dezembro deliberadamente. Se você precisa de ferramentas ou materiais de qualquer jeito, comprar antes do fim do ano pode puxar a dedução para esse ano; itens de capital têm suas próprias regras de depreciação, então o timing de compras grandes vale uma ligação de cinco minutos para o contador em vez de um chute no fim do ano. Não compre coisas que você não precisa pela dedução; uma economia de imposto de 30% numa compra desnecessária de $2.000 ainda são $1.400 que foram embora.
Marque o contador agora. O março dele é triagem. Clientes que aparecem organizados, cedo, com perguntas feitas em janeiro, recebem melhores conselhos a melhores preços do que a turma da caixa de sapato no prazo final.
Janeiro: as contagens e a conferência de completude
O tema de janeiro é inventário, no sentido mais amplo: contar o que é verdade na virada do ano, enquanto ainda está por perto.
Conte seu estoque. Se você carrega materiais, conexões, fio, cano, madeira, estoque de oficina que alimenta os serviços, o fim do ano é quando isso é fisicamente contado e avaliado, porque material na prateleira geralmente ainda não é despesa; é inventário, e a diferença move seu lucro. A contagem de uma operação pequena é uma hora com uma prancheta na van e na oficina. Faça isso na primeira semana, enquanto a linha de fim de ano ainda tem só dias, e anote qualquer coisa danificada ou estoque parado enquanto está lá; estoque obsoleto tem seu próprio tratamento.
Completude de recibos, de trás pra frente. Percorra os extratos bancários e de cartão do ano, mês a mês, batendo os gastos contra suas despesas registradas. Toda saída do negócio sem um registro de despesa por trás é uma dedução escapando, e janeiro é sua última chance barata de tapar isso: o fornecedor ainda consegue reimprimir uma fatura de julho, o recibo por e-mail ainda é pesquisável, você ainda meio que lembra o que era aquele $214. Em março, essa taxa de reconstrução despenca. Se você capturou os recibos na hora da compra o ano inteiro, essa passada leva uma noite e encontra pouca coisa; esse é o retorno do hábito.
Some o ano de subcontratados. Some tudo que você pagou a cada subcontratado, e confira contra as faturas deles no arquivo. Empresas de construção canadenses geralmente devem emitir T5018; empresas americanas devem 1099-NEC até o fim de janeiro, o que torna isso um prazo rígido, não uma formalidade. Lacunas encontradas agora, um subcontratado que nunca faturou um serviço, um W-9 ou um número de GST/HST faltando, são pedidos incômodos; as mesmas lacunas numa auditoria são só seu problema.
Registre o hodômetro. Se você declara despesas de veículo, a leitura do hodômetro no fim do ano ancora sua porcentagem de uso comercial. Anote nos primeiros dias de janeiro, junto com qualquer registro de quilometragem ou método razoável que você use; uma leitura inventada em março é exatamente tão confiável quanto parece.
Fevereiro: monte o pacote
O tema de fevereiro é montagem: transformar um ano completo no pacote específico com o qual seu contador trabalha. Um bom pacote tem sete partes:
- O panorama de receita. Toda fatura emitida, todo pagamento recebido, e a lista de recebíveis em aberto no fechamento, quem ainda deve o quê, com datas. Se você cobra GST/HST, o imposto cobrado ao longo do ano, separado da receita. Se você faturou atravessando a divisa de outra província, confira a alíquota que cobrou com a tabela província por província antes de o total ir para a declaração.
- O panorama de despesas. Todas as despesas, cada uma amparada pelo recibo, divididas entre custo de serviço e despesa fixa, com o imposto pago nelas totalizado se você reclama créditos fiscais sobre insumos. A divisão entre custo de serviço e despesa fixa importa: ela alimenta tanto declarações precisas quanto a verdade da sua própria precificação.
- As contagens. A contagem e o valor do inventário. A leitura do hodômetro e as notas de uso comercial. Se você usa parte da sua casa para o negócio, o escritório, o canto da garagem que virou oficina, os números de área e os custos da casa no ano; regras de home office variam e seu contador vai aplicá-las, mas só se os dados existirem.
- Custos com pessoas. Os totais de subcontratados com as faturas por trás, comprovantes prontos ou já enviados. Se você tem funcionários, o que quer que seu provedor de folha de pagamento emita; a folha de pagamento roda fora dos seus registros de serviço, mas os totais dela pertencem ao pacote.
- Ativos comprados e vendidos. Qualquer coisa grande, um compressor, um reboque, a van nova, com datas e valores, para que a depreciação seja tratada corretamente. Inclua também qualquer coisa vendida ou sucateada.
- A parte chata mas vital. Extratos bancários e de cartão do ano, extratos de empréstimo, se houver, a declaração do ano anterior, e qualquer correspondência do governo que você recebeu e arquivou como "depois".
- A lista de perguntas. Tudo que você marcou ao longo do ano como "perguntar pro contador": o timing do equipamento, o crédito incobrável, o subcontratado que vive perto da linha de funcionário, a dedução do home office. Entregar perguntas junto com o pacote é o que transforma seu contador de um serviço de digitação em um conselheiro.
Depois entregue tudo, em fevereiro, e deixe março pertencer a quem não fez isso.
O que você deveria pedir de volta ao seu contador?
O pacote entra; uma declaração sai. Mas os mesmos números também podem voltar pra você como conhecimento, se você perguntar. Três perguntas que valem a pena anexar a todo fechamento de ano:
- "Qual foi meu lucro real, e minha margem real?" Não a opinião do saldo bancário, o número declarado, depois de tudo. Esse número, dividido pelas suas horas faturadas, é o que você de fato ganhou por hora no ano passado, e ele valida sua precificação ou a condena.
- "O que deveria mudar antes do próximo dezembro?" Limites de registro se aproximando, a constituição de uma empresa valendo a pena considerar, parcelamentos começando no ano que vem, uma categoria que a CRA ou o IRS costuma olhar de perto no seu ramo. Essa é a consultoria mais barata que você vai comprar, porque os dados já estão na mesa deles.
- "O que estava faltando?" Qualquer coisa que o contador teve que caçar, reconstruir ou presumir esse ano é o item do checklist do próximo janeiro. Depois de dois ou três fechamentos, o pacote converge para completo, e o honorário tende a convergir para baixo junto com ele.
Onde o Zeus entra
A maior parte deste checklist não é trabalho de fim de ano de verdade; são os registros do ano, finalmente chamados a se apresentar juntos, e é exatamente isso que o Zeus mantém pronto. Os relatórios já estão ali: a receita do ano até a data, Lembrar Clientes em Atraso para a cobrança de dezembro com os saldos agrupados por idade, e as despesas divididas entre custo de serviço e Despesas da Empresa. Uma planilha de Recibos de impostos separa o que você cobrou e o que você pagou por ano e por trimestre, e o registro de Receber, Usar e Ajustar te dá um número de estoque para conferir contra a contagem física. Esses resumos rodam até a data atual e por trimestre, em vez de para um ano passado qualquer, então vale exportar um ano enquanto ele ainda é o ano corrente. Como os custos ficam no serviço que os causou, os mesmos registros respondem qual trabalho deu dinheiro, que é o que a calculadora de lucratividade do serviço transforma em número. Na hora de entregar tudo, a exportação de conta grava os seus dados como CSV, como um arquivo do QuickBooks ou como um PDF do Pacote do Contador. Fechar os livros é a ponta final do lado financeiro do ofício, montada a partir do resto do que o aplicativo faz o ano inteiro. Orçar, faturar e manter o registro de cada endereço não custa nada para começar e não acaba; o que cada tamanho inclui está descrito na página de preços.
O pânico de fim de ano é causado por distância, não por impostos. Percorra a sequência em vez disso, a partir do celular no seu bolso, e a entrega da declaração vira uma formalidade no fim de um ano que já conhecia os próprios números.
Perguntas frequentes
Meu ano fiscal não é o ano calendário. Isso muda alguma coisa?
Só as datas. Desloque a sequência inteira para o fim do seu ano fiscal: amarre as pontas soltas no último mês, conte e complete no mês seguinte, monte no segundo mês. Duas ressalvas: comprovantes como o T5018 podem seguir suas próprias regras de período de declaração, e se você roda uma declaração pessoal de ano calendário junto com um ano fiscal corporativo diferente, os dois fechamentos interagem, algo que vale mapear uma vez com seu contador para que o calendário fique certo de vez.
Quanta diferença um pacote organizado realmente faz na conta da contabilidade?
Contadores cobram por tempo, e organizar é tempo. Um ano entregue como registros categorizados e amparados por recibo, com perguntas anexadas, leva uma fração das horas que um ano de extratos-e-caixa-de-sapato leva. A parte de preparação dessa conta tende a encolher bastante assim que o pacote fica limpo, com o honorário restante comprando conselho de verdade em vez de digitação. Pergunte diretamente ao seu contador o que na entrega do ano passado consumiu mais tempo; a resposta é o próximo item do seu checklist.
O que eu faço sobre um cliente que eu sei que nunca vai pagar, do ponto de vista fiscal?
Encare em vez de carregar. Um recebível genuinamente incobrável pode ser reclamável como crédito incobrável, geralmente no ano em que você determina que ele é irrecuperável, e se você já recolheu GST/HST sobre a fatura, pode existir um ajuste para recuperar isso também. Os requisitos são específicos: a dívida precisa ser realmente incobrável, você precisa tê-la incluído na receita, e precisa existir um histórico documentado das suas tentativas de cobrança. Documente esse histórico e confirme o tratamento com seu contador antes de dar qualquer coisa como baixa.
Existe algo que eu preciso legalmente terminar antes de 31 de dezembro, versus coisas que podem esperar?
Os itens rígidos da virada do ano são os físicos: a contagem de inventário reflete o que existe no fim do ano, a leitura do hodômetro ancora a declaração de veículo do ano, e o timing de despesas, o que foi de fato pago ou incorrido até o dia 31, é fixado pelo calendário. Praticamente tudo o mais, montar, categorizar, até cobrar recebíveis, pode tecnicamente acontecer depois; só é drasticamente mais barato e mais preciso em dezembro e janeiro. Os prazos de entrega em si variam por país e estrutura, mais uma data para definir de uma vez com seu contador.
ZEUS