Resposta rápida: pagar um subcontratado é a parte fácil. O que te protege na hora da declaração é conseguir provar quanto você pagou, por qual serviço e em qual obra. Antes de mais nada, confirme que essa pessoa é mesmo um subcontratado e não um funcionário disfarçado — essa classificação não é uma escolha sua. Depois disso, exija fatura de cada subcontratado, sempre, e arquive tudo por obra.
É a última semana de fevereiro, e um empreiteiro está vasculhando um ano inteiro de histórico de transferências tentando responder uma pergunta que deveria levar dez segundos: quanto ele pagou ao azulejista no ano passado? Teve os dois banheiros na primavera, alguma coisa em julho, e o serviço corrido antes do Natal. Aquele de julho foi $2.800 ou $3.200? E uma daquelas transferências não foi, na verdade, para a conta da namorada do azulejista, "porque a dele estava com problema"?
Ele precisa desse número porque o contador pediu, e o contador pediu porque declarar pagamentos a subcontratados da construção civil não é opcional. Em algum ponto entre a relação de trabalho ("o Danny é gente boa, a gente se ajeita conforme o serviço anda") e o papel que sustenta isso (as declarações T5018, os comprovantes de despesa, a dúvida entre funcionário e prestador), um ano inteiro de informalidade virou um problema de fevereiro.
Pagar subcontratados direito não é uma questão de confiança. O Danny é gente boa mesmo. É que cada dólar pago a um subcontratado existe em três sistemas ao mesmo tempo: o custo da sua obra, sua declaração de impostos e o retrato que o governo tem do setor da construção. Os três querem exatamente a mesma prova, chata e básica.
O subcontratado é mesmo subcontratado, ou é funcionário?
Antes de qualquer fatura ou declaração fazer sentido, existe uma pergunta por trás de tudo: essa pessoa é de fato um subcontratado, ou é, aos olhos do fisco, seu funcionário? Isso não se resolve por acordo entre as partes. Tanto a Receita canadense (CRA) quanto a americana (IRS) olham além do rótulo, direto para a substância da relação — e os critérios de uma e de outra se parecem bastante:
- Controle. Quem decide como, quando e em que ordem o trabalho é feito — ele, ou você, como se fosse um membro da equipe?
- Ferramentas e equipamentos. São dele ou seus?
- Chance de lucro, risco de prejuízo. Ele pode ganhar ou perder dinheiro no serviço (preço fechado, materiais por conta dele, retrabalho por conta dele), ou recebe por hora não importa o que aconteça?
- Integração e exclusividade. Ele toca um negócio próprio, com outros clientes, ou trabalha só para você, período integral, sem previsão de fim?
Um azulejista com sua própria van, suas próprias ferramentas, seguro próprio, mais três construtoras no celular e um preço fechado por banheiro é subcontratado em qualquer critério que se use. Já um sujeito que trabalha só para você, quarenta horas por semana, no seu horário, com sua ferramenta, pago por hora, começa a parecer funcionário — não importa o que diga a fatura.
Por que isso pesa tanto: se um "prestador" for reclassificado como funcionário, os descontos que nunca foram retidos (imposto de renda, contribuições ao CPP ou ao Social Security, seguro-desemprego/EI) podem cair sobre você, com multa e juros, retroativos a vários anos. É um dos erros silenciosos mais caros que um pequeno negócio do setor pode cometer. Isto aqui é educação geral, não um parecer sobre o seu caso — a linha tem zonas cinzentas de verdade, e se algum dos seus subcontratados fixos estiver perto dela, vale mais gastar uma hora com seu contador do que deixar o governo gastar bem mais tempo com você depois.
A calculadora de ponto de equilíbrio de contratação mostra quantos serviços por semana uma pessoa a mais precisa concluir para se pagar sozinha.
Fatura de cada subcontratado, sempre, sem exceção
Uma vez confirmado que a pessoa é mesmo subcontratada, a regra que mantém tudo limpo daí em diante é quase constrangedoramente simples: sem fatura, sem pagamento. Todo pagamento feito a um subcontratado só acontece mediante uma fatura emitida pelo negócio dele, com o nome da empresa, a data, o que foi o serviço, para qual obra ou endereço foi, o valor e, se ele for registrado no GST/HST, o número de registro e o imposto destacado.
Sozinho, esse hábito cumpre quatro funções ao mesmo tempo:
- Sustenta sua dedução de despesa. Um pagamento de $3.200 respaldado por uma fatura é um custo de subcontratação dedutível. A mesma transferência sem nenhum papel por trás é uma interrogação que o auditor vai interpretar do jeito que quiser, e "era pro Danny, de azulejo, acho que em julho" não é uma resposta que encerra uma fiscalização.
- Sustenta seu crédito fiscal sobre insumos. Se o subcontratado cobra GST/HST, o valor que você paga a ele em geral pode ser recuperado — mas só com documentação que mostre os dados exigidos, incluindo o número de registro dele. Uma transferência avulsa não recupera nada.
- Protege a relação com o subcontratado. A fatura obriga a conversa sobre escopo (afinal, o que exatamente foram aqueles $3.200?) a acontecer na hora da cobrança, com a memória fresca, em vez de lá no fim do ano ou no meio de uma briga.
- Reforça o status dele como prestador. Um subcontratado que emite fatura do próprio negócio, em nome próprio, por um serviço definido, parece exatamente o que é: um negócio independente. Um subcontratado pago em valores redondos toda sexta-feira, sem papel nenhum, parece folha de pagamento feita nas coxas — exatamente a imagem que você nunca quer passar.
Duas regras que sustentam a primeira. Pague o negócio, não a conta do primo do sujeito, por mais que o banco dele esteja "temporariamente com problema" — o nome que recebe deve bater com o nome da fatura. E pague de um jeito rastreável: transferência, cheque, qualquer coisa que deixe rastro. Dinheiro vivo para subcontratado é legal, mas é evidência radioativa; se precisar mesmo usar, pegue um recibo assinado e datado na hora.
"Regra nova este ano, e o contador está em cima de mim: não consigo pagar nada sem fatura, nem que seja uma linha só, tirada do celular. Manda com o endereço da obra que eu pago no mesmo dia."
Todo subcontratado com quem você trabalha já ouviu essa conversa antes, e os bons já fazem isso por conta própria. Pagamento no mesmo dia contra uma fatura em ordem é uma troca que a maioria aceita de bom grado.
O que entra em um contrato simples de uma página?
A fatura documenta o pagamento; o contrato documenta o acordo. Com os subcontratados fixos, um acordo curto, assinado uma vez, cobrindo como vocês trabalham juntos, evita a maior parte das brigas que estragam boas parcerias:
- Escopo e base de preço. Preço fechado por unidade de serviço, ou uma diária, e o que está incluso: material, descarte, retrabalho.
- Qualidade e não conformidades. Quem conserta o quê, e por conta de quem, quando algo reprova na vistoria ou o cliente rejeita.
- Seguro e licenciamento. A cobertura de responsabilidade civil dele, a licença do ofício, a situação dele perante o seguro contra acidentes de trabalho, com comprovante — porque, em muitas províncias e estados, um incidente com um subcontratado sem seguro pode recair sobre você, e o órgão de seguro contra acidentes de trabalho pode tratar um subcontratado descoberto como se fosse funcionário seu para fins de cálculo do prêmio. Confira as regras locais; isso varia bastante.
- Condições de pagamento. Fatura obrigatória, prazo de pagamento, retenção contratual quando você usa esse mecanismo. (As regras de retenção e de gravame na construção são lei provincial e estadual, e têm dentes: mais um assunto para o contador ou advogado da sua jurisdição.)
Uma página ganha de zero páginas por uma margem enorme — e ganha de um aperto de mão por uma margem ainda maior.
Declarações de fim de ano: T5018 e 1099-NEC, sem a correria de fevereiro
Agora, a parte que o empreiteiro de fevereiro estava temendo — e que só é temível quando o ano por trás dela foi informal.
Canadá: o T5018. Se a atividade principal do seu negócio é construção e você paga subcontratados por serviços de construção, em geral você é obrigado a apresentar declarações T5018 informando o que pagou a cada um ao longo do ano, incluindo o componente de GST/HST, seja no ano-calendário ou no ano fiscal do negócio. O limite é baixo (pagamentos de $500 ou mais), então ele pega praticamente qualquer relação de trabalho real. O T5018 existe justamente porque o setor da construção roda sobre subcontratação; é como a CRA cruza informações para conferir se os $18.400 que você deduziu com o Danny são os mesmos $18.400 que o Danny declarou.
Estados Unidos: o 1099-NEC. Pagamentos de $600 ou mais no ano a um prestador que não seja uma empresa constituída, por serviços prestados, em geral exigem um 1099-NEC, enviado ao IRS e copiado ao subcontratado, até o fim de janeiro. O hábito que mantém as mãos limpas aqui é o formulário W-9: colete-o (nome legal, tipo de entidade e número de identificação fiscal do subcontratado) antes do primeiro pagamento, enquanto você ainda está com o dinheiro na mão e, portanto, com a vantagem — não em janeiro, quando você não tem nem uma coisa nem outra e o prazo é só seu.
Os detalhes (limites, datas, regras de envio eletrônico) mudam com o tempo e conforme o caso, então deixe a mecânica com o seu contador. O que é seu de fato é a matéria-prima, e este é o ponto central: uma declaração é apenas a soma de um ano de pagamentos a um subcontratado. Se cada pagamento teve fatura, foi vinculado a uma obra e registrado na hora em que aconteceu, a temporada de declarações é um relatório que alguém roda. Se o ano inteiro mora dentro de um histórico de transferências, a temporada de declarações vira perícia contábil, feita todo ano, pela pessoa cujo tempo vale mais em cima do telhado.
Mantenha o custo de subcontratados na obra, não só na contabilidade
Mais um hábito separa quem precifica bem de quem só chuta: toda fatura de subcontratado deve cair na obra específica que a consumiu, não numa pilha genérica de "subcontratação" na contabilidade.
Sua declaração de imposto só precisa do total. Seu negócio precisa da distribuição. O banheiro orçado em $12.000 que usou $4.100 de subcontratados ensina uma lição diferente do banheiro que usou $2.600 — e se o custo de subcontratado fica solto, sem amarrar em nenhuma obra, os dois banheiros parecem iguais e a lição se perde. Gasto com subcontratado costuma ser a maior e mais irregular categoria de custo de um negócio do setor; sem rastrear por obra, é a maior distorção isolada no seu número de lucratividade — e, por tabela, na sua precificação.
O Zeus mantém essa cadeia inteira num só lugar. Os subcontratados ficam no diretório de subcontratados, com os acordos registrados junto deles — quem faz o quê, por qual preço, em quais condições —, arquivados e fáceis de achar. O custo de cada um é lançado contra a obra que o usou, então o relatório de lucratividade de cada obra já inclui o que os subcontratados dela realmente custaram, e o ano de um subcontratado é a soma dos lançamentos dele quando chega a temporada de declarações. Também existem lançamentos de horas, para agendar e coordenar subcontratados e equipe no Quadro de Trabalho — mas, sendo direto: o Zeus não faz folha de pagamento, e não finge que faz. Ele registra os dados de entrada (quem, qual obra, qual custo, qual documento), e o pagamento de salários e o envio das declarações passam pelo seu contador ou pela sua folha terceirizada, alimentados por registros que, finalmente, estão limpos.
O Danny continua gente boa. O papel é que fica à altura dele. E no próximo fevereiro, "quanto eu paguei pro azulejista" volta a levar os dez segundos que sempre deveria ter levado.
Perguntas frequentes
Meu subcontratado não quer me passar fatura. Ele diz que nunca precisou disso. E agora?
Facilite antes de endurecer: uma fatura de uma linha só, tirada de um aplicativo no celular, ou até um bilhete assinado e datado com o endereço da obra e o valor, já resolve. Se ele continuar recusando, entenda o que está sendo pedido a você: uma despesa que talvez você não consiga defender, um crédito fiscal sobre insumos que não pode recuperar, e uma relação de trabalho que se parece com folha de pagamento informal. Ele está transferindo a alergia dele a papelada para o seu risco fiscal. A boa versão dessa conversa acontece uma vez só; a maioria se adapta em uma semana.
Preciso declarar o T5018 de um subcontratado que me cobrou GST/HST? O número de registro dele já está na fatura mesmo assim.
Em geral, sim, se você se enquadra nos critérios de declaração; a declaração informa o pagamento incluindo o componente de imposto, e a CRA usa isso para cruzar informações independentemente da regularidade do próprio subcontratado. A fatura e a declaração cumprem funções diferentes: uma sustenta sua dedução e seu crédito, a outra informa a relação. Seu contador pode confirmar se o seu negócio se enquadra na categoria "principalmente construção" que as regras do T5018 alcançam.
Um subcontratado quer receber parte em dinheiro vivo "pra simplificar". Devo aceitar?
Pagamento em dinheiro é legal; o problema mora no pagamento em dinheiro não registrado, e "pra simplificar" geralmente quer dizer isso. Sua posição não muda de um jeito ou de outro: fatura primeiro, pagamento registrado, declaração com o total certo. Se o preço de um subcontratado depende de uma parte nunca ficar escrita em lugar nenhum, o desconto não é por simplicidade, e o risco embutido nele (despesa negada, reavaliação fiscal, ser arrastado para dentro de uma sonegação de outra pessoa) fica com você. Recuse educadamente o arranjo — não necessariamente o subcontratado.
Que papelada eu deveria ter arquivada antes do primeiro dia de um subcontratado novo?
Quatro coisas: o acordo de uma página assinado, o comprovante de seguro de responsabilidade civil, a situação dele perante o seguro contra acidentes de trabalho conforme as regras da sua província ou estado, e os dados do negócio dele — número de GST/HST no Canadá, formulário W-9 preenchido nos Estados Unidos. Colete tudo quando a relação começa, enquanto o dinheiro ainda está do seu lado; qualquer um desses itens é uma tortura conseguir depois, correndo atrás na última semana de fevereiro.
ZEUS