У березні підрядні бізнеси бувають двох типів. Один здає охайний пакет документів, цифровий чи паперовий, відповідає на два листи від бухгалтера і подає декларацію, поки власник ще на даху. Інший проводить три вихідні, відновлюючи рік за банківськими виписками, платить бухгалтеру за те, що власник міг би розібрати сам, подає декларацію із запізненням або нашвидкуруч і клянеться, що наступного року все буде інакше.
Різницю між ними визначає не розмір, не дохід і не те, наскільки добре ведеться облік у грудні. Перший бізнес ставиться до закриття року як до послідовності маленьких завдань, розтягнутої з грудня до подання декларації; другий — як до однієї жахливої події на початку весни. Варіант «подія» завжди програє, бо до березня рік уже «холодний»: спогади стерлися, клієнти, які були винні гроші, переїхали, а кожне запитання без відповіді коштує вдесятеро більше, ніж коштувало б у грудні.
Ось послідовність. Вона розрахована на календарний фінансовий рік; якщо ваша корпорація працює за іншим фінансовим роком, зсуньте всю послідовність відповідно.
Грудень: закрийте петлі, поки вони теплі
Тема грудня проста: усе, що стосується іншої людини, робиться зараз, бо будь-який вплив, який ви на неї маєте, і все, що вона ще пам'ятає, згасають разом із роком.
Виставте рахунки за все завершене. Пройдіться по кожній роботі: усе виконане, але не виставлене в рахунок, потрапляє в рахунок цього тижня. Невиставлена робота — найгірший актив у ваших книгах: невидимий для бухгалтера, і що старіший, то важче його стягнути, і, залежно від того, як визнається ваш дохід, у будь-якому разі — питання обліку на кінець року, яке доведеться розплутувати вашому бухгалтеру. Не залишайте завершену роботу «на межі» року як загадку.
Стягуйте дебіторську заборгованість, поки календар грає вам на руку. Грудень — найкращий місяць для стягнення боргів за весь рік, а січень — найгірший, і саме кінець року дає вам найменш конфронтаційне нагадування з усіх можливих:
«Привіт, Марку, я закриваю бухгалтерію за рік, і рахунок 1087 на 1 860 $ за роботу в гаражі досі відкритий. Чи можемо ми закрити його до свят?»
Це працює, бо називає причину, яка стосується не особисто його. Переглядайте прострочену дебіторську заборгованість, починаючи з найстарішої: на все, що старше 90 днів, телефонуйте, а не пишіть. І прийміть чесне рішення про списання дійсно безнадійних боргів; визнаний цього року безнадійний борг може підлягати вирахуванню цього ж року — ще один пункт для уточнення з бухгалтером, але лише якщо ви візьметеся за нього зараз.
Свідомо вирішуйте щодо грудневих покупок. Якщо вам у будь-якому разі потрібні інструменти чи матеріали, покупка до кінця року може перенести вирахування на цей рік; для капітальних активів діють власні правила амортизації, тож термін великих покупок вартий п'ятихвилинного дзвінка бухгалтеру, а не здогадки на розпродажах одразу після Різдва. Не купуйте те, що вам не потрібне, заради вирахування: 30-відсоткова податкова економія на непотрібній покупці за 2 000 $ — це все одно втрачені 1 400 $.
Запишіться до бухгалтера вже зараз. Березень для них — це сортування за пріоритетністю. Клієнти, які приходять організованими, заздалегідь, із запитаннями, поставленими у січні, отримують кращі поради за кращими цінами, ніж ті, хто приносить взуттєву коробку з квитанціями напередодні дедлайну.
Січень: підрахунки та перевірка повноти
Тема січня — інвентаризація в найширшому сенсі: підрахунок того, що справді є на межі року, поки це все ще недалеко.
Порахуйте свої запаси. Якщо ви тримаєте матеріали — фітинги, дріт, трубу, пиломатеріали, складські запаси, з яких живляться роботи, — на кінець року їх треба фізично перерахувати й оцінити, бо матеріали на полиці зазвичай ще не витрати; це запаси, і різниця впливає на ваш прибуток. Підрахунок у невеликому бізнесі — це година з планшетом у фургоні й майстерні. Зробіть це в перший тиждень, поки від межі року минуло лише кілька днів, і зауважте все пошкоджене чи мертве в запасах, поки ви там; для застарілих запасів діє окреме трактування.
Повнота квитанцій — у зворотному напрямку. Пройдіться по банківських і карткових виписках за рік місяць за місяцем, звіряючи кожну виплату із записаною витратою. Кожна ділова виплата, за якою не стоїть записаної витрати, — це вирахування, яке просто втрачається, і січень — ваш останній дешевий шанс закрити цю діру: постачальник ще може передрукувати липневий рахунок, електронну квитанцію ще можна знайти пошуком, ви все ще приблизно пам'ятаєте, на що пішли ті 214 $. У березні відсоток такого відновлення різко падає. Якщо ви фіксували квитанції в момент покупки протягом усього року, цей прохід займе вечір і майже нічого не знайде — це і є винагорода за звичку.
Підсумуйте рік по субпідрядниках. Порахуйте загальну суму, сплачену кожному субпідряднику, і звірте її з рахунками, які вони вам виставили. Канадські будівельні компанії зазвичай зобов'язані подавати форми T5018; американські компанії зобов'язані подавати форми 1099-NEC до кінця січня, що робить це жорстким дедлайном, а не побажанням. Прогалини, знайдені зараз, — субпідрядник, який так і не виставив рахунок за одну роботу, відсутній W-9 або номер GST/HST, — це незручні запитання; ті самі прогалини під час перевірки — виключно ваша проблема.
Занотуйте показник одометра. Якщо ви заявляєте витрати на транспорт, показник одометра на кінець року фіксує вашу частку ділового використання. Запишіть його в перші дні січня разом із журналом пробігу чи іншим обґрунтованим методом, який ви використовуєте; показник, вигаданий у березні, викликає рівно стільки довіри, скільки й має викликати.
Лютий: зберіть пакет документів
Тема лютого — збирання: перетворення повного року на конкретний пакет, з яким працює ваш бухгалтер. Хороший пакет складається із семи частин:
- Картина доходів. Кожен виставлений рахунок, кожен отриманий платіж і перелік дебіторської заборгованості на кінець періоду — хто ще й скільки винен, із датами. Якщо ви збираєте GST/HST, окремо — сума зібраного за рік податку, відокремлена від доходу.
- Картина витрат. Усі витрати, кожна підтверджена квитанцією, розділені на витрати на роботи й накладні витрати, із загальною сумою сплаченого на них податку, якщо ви заявляєте податкові кредити на придбання. Розподіл на роботи й накладні витрати має значення: від нього залежить і точна звітність, і ваша власна правда про ціноутворення.
- Підрахунки. Підрахунок запасів і їхня вартість. Показник одометра й нотатки про ділове використання. Якщо ви використовуєте частину дому для бізнесу — офіс, куток гаража під майстерню, — цифри площі й витрати на дім за рік; правила щодо домашнього офісу різняться, і бухгалтер їх застосує, але лише якщо є вихідні дані.
- Витрати на людей. Підсумки по субпідрядниках із рахунками, що їх підтверджують, готовими або поданими формами. Якщо у вас є наймані працівники — усе, що видає компанія, яка веде вам розрахунок зарплати; розрахунок зарплати ведеться окремо від записів про роботи, але його підсумки мають бути в пакеті.
- Придбані та продані активи. Усе велике — компресор, причіп, новий фургон — із датами й сумами, щоб амортизація рахувалася правильно. Включно з усім проданим чи списаним.
- Нудне, але важливе. Банківські й карткові виписки за рік, виписки за кредитами, якщо є, декларація за минулий рік і будь-яке листування з держорганами, яке ви отримали й відклали «на потім».
- Список запитань. Усе, що ви протягом року позначали як «спитати бухгалтера»: термін покупки обладнання, безнадійний борг, субпідрядник, статус якого балансує на межі найманого працівника, заява про домашній офіс. Передача запитань разом із пакетом — саме те, що перетворює вашого бухгалтера з сервісу введення даних на радника.
Тоді передайте все — у лютому — і хай березень належить тим, хто цього не зробив.
Що варто запитати у бухгалтера у відповідь?
Ви здаєте пакет — і отримуєте декларацію. Але ті самі цифри можуть повернутися до вас і як знання, якщо ви про це попросите. Три запитання варто ставити щороку на закритті:
- «Який мій реальний прибуток і реальна маржа?» Не те, що вам здається, коли ви дивитеся на банківський баланс, а подана цифра, після всього. Ця цифра, поділена на виставлені години, — це те, що ви насправді заробили за годину минулого року, і вона або підтверджує ваше ціноутворення, або викриває його.
- «Що варто змінити до наступного грудня?» Наближення порогів реєстрації, доцільність реєстрації корпорації, старт авансових платежів наступного року, категорія, до якої, як відомо, придивляються CRA чи IRS у вашій галузі. Це найдешевший консалтинг, який ви коли-небудь купите, бо дані вже лежать на їхньому столі.
- «Чого бракувало?» Усе, що бухгалтеру довелося цього року розшукувати, відновлювати чи припускати, — це пункт наступного січневого чек-листа. Через два-три закриття пакет наближається до повноти, а разом із ним, як правило, знижується й гонорар.
Де тут стає в пригоді Zeus
Більшість цього чек-листа — це взагалі не робота кінця року; це записи за весь рік, яких нарешті попросили стати поруч і триматися разом, і саме це Zeus тримає напоготові. Звіти вже готові: дохід за рік станом на сьогодні, «Нагадати клієнтам про прострочення» для грудневого стягнення, з кожним залишком, розбитим за віком, витрати, розділені на витрати на роботи й «Витрати компанії», робочий аркуш податкових квитанцій із вибором року й кварталу — окремо зібране й окремо сплачене, а також запаси, для яких ведеться реєстр отримання, використання й коригувань, щоб звірити з ним фізичний підрахунок. До витрати можна прикріпити фото квитанції, договори з субпідрядниками зберігаються разом із тими роботами, для яких їх укладено, а «Завершені роботи» тримають кожну минулу роботу доступною для пошуку, коли виникає питання. Коли настає час усе це передати, експорт облікового запису виводить ваші дані як CSV, файл QuickBooks або PDF-пакет для бухгалтера, і лютневий етап збирання перетворюється на кілька дотиків. Одне, що варто знати, перш ніж на це покладатися: зведення доходу й податків працюють станом на сьогодні та за квартал, а не дозволяють вибрати довільний минулий рік, тож рік варто експортувати, поки він ще поточний.
Паніка кінця року спричинена відстанню, а не податками: виконання грудневих завдань у березні, за березневими цінами, з березневою пам'яттю. Пройдіть послідовність замість цього — і подання декларації стане тим, чим завжди мало бути: формальністю наприкінці року, який уже знав свої власні цифри.
Часті запитання
Мій фінансовий рік не збігається з календарним. Це щось змінює?
Тільки дати. Зсуньте всю послідовність до кінця вашого фінансового року: закривайте петлі в останньому місяці, рахуйте й перевіряйте повноту в наступному місяці, збирайте пакет у другому місяці. Два застереження: інформаційні форми на кшталт T5018 можуть підпорядковуватися власним правилам звітного періоду, а якщо ви ведете календарну особисту декларацію поряд із некалендарним корпоративним роком, два закриття взаємодіють між собою — це варто один раз розписати з бухгалтером, щоб календар був зафіксований назавжди.
Наскільки чистий пакет насправді впливає на рахунок за бухгалтерські послуги?
Бухгалтери виставляють рахунок за час, а сортування — це час. Рік, переданий як категоризовані, підтверджені квитанціями записи з прикладеними запитаннями, займає лише частку годин порівняно з роком у стилі «виписки та взуттєва коробка». Частина рахунку, яка стосується підготовки, зазвичай суттєво зменшується, щойно ваш пакет стає чистим, а решта гонорару йде на справжню консультацію замість введення даних. Запитайте бухгалтера прямо, що саме в передачі минулого року забрало найбільше часу; відповідь — це і є ваш наступний пункт у чек-листі.
Що з погляду податків робити з клієнтом, який, я знаю, ніколи не заплатить?
Прийміть це, а не несіть далі. Дебіторську заборгованість, яка справді безнадійна, можна заявити як безнадійний борг — зазвичай у тому році, коли ви визначаєте його безнадійним, і якщо ви вже сплатили GST/HST з цього рахунку, може бути коригування, щоб повернути й це. Вимоги — що борг дійсно безнадійний, що ви вже включили його в дохід, і паперовий слід ваших спроб стягнення — конкретні, тож задокументуйте історію й уточніть трактування з бухгалтером, перш ніж щось списувати.
Чи є щось, що я юридично зобов'язаний завершити до 31 грудня, на відміну від того, що може почекати?
Жорсткі межі року — це фізичні пункти: підрахунок запасів відображає те, що існує на кінець року, показник одометра фіксує річну заяву щодо транспорту, а термін визнання витрат — що саме було фактично сплачено чи понесено до 31-го числа — визначений календарем. Майже все інше — збирання, категоризація, навіть нагадування про борги — технічно може відбутися й пізніше; просто це набагато дешевше й точніше зробити в грудні та січні. Самі кінцеві терміни подання різняться залежно від країни та структури бізнесу — це ще одна дата, яку варто один раз зафіксувати з бухгалтером.
ZEUS