پاسخ کوتاه: برآورد برنده بهندرت ارزانترین است. آن برآوردی است که انگار نویسندهاش قبلاً این کار را انجام داده است. دامنهی کار را دقیق نام ببرید، مراحل را نشان دهید، بگویید چه چیزی شامل میشود و چه چیزی نمیشود، و فرضیات خود را مکتوب کنید. مشتریای که بین دو عدد انتخاب میکند، درواقع بین دو سطح اطمینان انتخاب میکند.
دو برآورد برای یک بازسازی حمام یکسان، به صندوق ورودی یک صاحبخانه میرسد. اولی میگوید: «بازسازی حمام، تأمین و نصب: ۱۳٬۰۰۰ دلار.» دومی یک صفحهونیم است: چه چیزی شامل میشود، چه چیزی نمیشود، اگر زیرکف پوسیده باشد چه اتفاقی میافتد، قیمت تا کِی معتبر است، و دو ارتقای اختیاری با قیمتهای جداگانهی خودشان.
دومی ۱٬۸۰۰ دلار گرانتر است. دومی برنده میشود.
این اتفاق مدام میافتد، و علاقهی صاحبخانهها به خواندن هیچ ربطی به آن ندارد. یک برآورد دقیق، سؤالی را جواب میدهد که هر مشتریای در سکوت از خودش میپرسد: آیا این فرد میداند دارد چهکار میکند؟ یک عدد تکخطی نمیتواند به این سؤال جواب بدهد. صفحهای که زیرکف را پیشبینی کرده، میتواند.
برآورد قوی بیشتر یک ساختار است تا یک تمرین نوشتاری. وقتی این ساختار را داشته باشید، پر کردن آن برای یک کار مشخص کمتر از زمانی طول میکشد که الان صرف نگرانی دربارهی بالا بودن عددتان میکنید.
برآورد واقعاً برای چیست؟
پیش از آنکه سراغ اجزای برآورد برویم، روشن کنید سندی که مینویسید چه کاری انجام میدهد. یک برآورد سه مخاطب دارد، و بیشتر پیمانکاران فقط برای یکی از آنها مینویسند.
مشتری، امروز. متن باید برای کسی قابلفهم باشد که اصطلاحات فنی ساختمان را نمیشناسد. زبان ساده کار را میگیرد؛ اصطلاحات تخصصی آن را از دست میدهد، چون مشتریای که نمیفهمد دارد چه میخرد، ناچار فقط قیمتها را با هم مقایسه میکند.
مشتری، در هفتهی سوم. وقتی میپرسد چرا لولهکشی روشویی شامل نبوده، جواب باید از قبل روی کاغذ باشد. برآورد سند مرجع برای هر گفتوگوی «فکر میکردم آن شامل بود» است، یعنی بیشترین ارزش خودش را بعد از امضا نشان میدهد.
شما، در پایان کار. اگر میخواهید بدانید واقعاً سود کردهاید یا نه، برآورد همان خط پایه است. یک برآورد مبهم، محاسبهی هزینهی واقعیِ کار را غیرممکن میکند، یعنی هرگز یاد نمیگیرید کدام نوع کارها را کمقیمت دادهاید.
برای هر سه مخاطب بنویسید و سند تقریباً خودش را میسازد.
قیمتساز کار ساعتها، مصالح و حاشیهی سودی را که میخواهید نگه دارید، به قیمتی که باید اعلام کنید تبدیل میکند.
یک برآورد باید شامل چه چیزی باشد؟
این ساختار از بالا تا پایین است. هیچکدام اختیاری نیست، و هیچکدام نیازی نیست طولانی باشد.
۱. دامنهی کار، به زبان ساده. کار را همانطور توصیف کنید که روی کاپوت کامیونتان برای مشتری تعریف میکنید. «وان و دیوارپوش موجود برداشته میشود. وان اکریلیک جدید، سیمانبورد و کاشی سرامیک تا سقف روی سه دیوار تأمین و نصب میشود. شیر دوش تعویض میشود.» هر جمله چیزی است که مشتری میتواند تصویرش را در ذهن بسازد. از «طبق آنچه صحبت شد» پرهیز کنید. گفتوگوها دقیقاً همان چیزی هستند که این سند قرار است جایگزینشان کند.
۲. استثناها، بدون عذرخواهی بیانشده. این بخشی است که بیشتر پیمانکاران از آن میگذرند چون منفی بهنظر میرسد. درواقع برعکس است: این بخشی است که نشان میدهد بهاندازهی کافی از این کارها دیدهاید که بدانید کجا از مسیر خارج میشوند. «شامل نمیشود: تعمیر زیرکف یا قاببندی اگر پس از برداشتن وان آسیب پیدا شود؛ جابهجایی لولهکشی فراتر از موقعیت فعلی شیر؛ رنگآمیزی.» یک استثنا بهمعنای امتناع شما از کار نیست. یعنی از قبل به مشتری میگویید چه چیزی دستور تغییر محسوب میشود، که اگر پیش بیاید، گفتوگوی دستور تغییر را ده برابر آسانتر میکند.
۳. تخصیصها، با اعداد واقعی. اگر مشتری هنوز کاشی را انتخاب نکرده است، مبلغش را در سکوت حدس نزنید. بنویسید: «شامل تخصیص کاشی به مبلغ ۶ دلار بهازای هر فوت مربع؛ انتخاب مشتری بالاتر از این مبلغ، به قیمت تمامشده محاسبه میشود.» در این صورت مشتری میداند چه مبلغی در پیشفاکتور لحاظ شده و انتخاب کاشیِ ۱۴ دلار بهازای هر فوت هم بدون مذاکرهی دوباره، قیمت را تغییر میدهد. تخصیصی که فقط در ذهن شما باشد، تخفیفی است که هنوز قبول نکردهاید بدهید.
۴. قیمت، یکبار و بهروشنی ارائه شود. یک عدد برای دامنهی پایه، مالیات جداگانه نشان داده شود، پیشپرداخت و شرایط پرداخت مشخص باشد. اگر قیمت را ردیفبهردیف میدهید، بدهبستانش را بدانید: ردیفبندی روی کارهای بزرگ کمک میکند، چون مشتری باید ببیند پول کجا میرود؛ روی کارهای کوچک آسیب میزند، چون راه را برای گلچینکردن باز میکند («خودمان کار تخریب را انجام میدهیم»). برای بیشتر کارهای مسکونی، یک قیمت واحد برای کل دامنهی کار، با تخصیصهای جدا نوشتهشده، حد میانهی درست است.
۵. تاریخ انقضا. «این قیمت بهمدت ۳۰ روز معتبر است.» این یک تاکتیک فشار نیست. قیمت مصالح تغییر میکند، برنامهی کاری شما پر میشود، و برآوردی بدون تاریخ انقضا، اختیاری نامحدود و رایگان در دست مشتری است. سی روز استاندارد است؛ وقتی قیمت مصالح بیثبات است، آن را کوتاهتر کنید. وقتی مشتری در ماه چهارم برمیگردد، بدون معذب بودن دوباره قیمت میدهید، چون سند از قبل گفته بود این کار را میکنید.
۶. مرحلهی بعدی چیست. یک جمله: «برای رزرو، پایین را تأیید کنید و تاریخ شروع را با پیشپرداختی ۳٬۰۰۰ دلاری برنامهریزی میکنیم.» برآوردها بیشتر از قیمت، از ابهام میمیرند. قدم بعدی را به آنها بگویید.
گزینهها و اضافهها یک چیز نیستند
این تمایزی است که بیسروصدا نرخ بستن قرارداد را تغییر میدهد.
یک گزینه یک انشعاب در کار پایه است: دیوارپوش اکریلیک یا کاشی، شیر متوسط یا شیر ترموستاتیک. حداکثر دو یا سه گزینه ارائه دهید، هرکدام با قیمت خودش، و روشن کنید قیمت پایه کدامیک را در بر میگیرد. گزینهها به مشتری قیمتحساس اجازه میدهند بهجای رفتن سراغ رقیب ارزانتر، نزد شما بماند. نسخهی ارزانتر خودتان هم، باز خودتان است.
یک اضافه کار جداگانهای است که مشتری ممکن است در زمانی که شما آنجا هستید بخواهد: یک هواکش تخلیهی جدید، یک دستگیرهی کمکی، رنگآمیزی سقف. اضافهها را بعد از قیمت اصلی، هرکدام با عدد خودش فهرست کنید. اضافهها میانگین ارزش کار را بالا میبرند، بیآنکه عدد اصلیای را که مشتری با پیشفاکتورهای دیگر مقایسه میکند بالا ببرند.
اشتباه این است که این دو را با هم قاطی کنید: قرار دادن یک گزینهی لوکس درون قیمت پایه «برای احتیاط»، که شما را گرانتر نشان میدهد، یا پنهان کردن اضافهها درون دامنهی کار، که مقایسهی برآورد را سخت و رد کردنش را آسان میکند.
یک نمونهی محاسبهشده
همان حمام را در نظر بگیرید. این اسکلت آن برآوردی است که برنده میشود، بهصورت خلاصه:
دامنهی کار: وان، دیوارپوش، روشویی و کفپوش موجود برداشته میشود. وان اکریلیک جدید، سیمانبورد و کاشی دیواری سرامیک تا سقف روی سه دیوار، روشویی و رویهی جدید (تأمینشده توسط مشتری)، هواکش تخلیهی جدید با درجهی مناسب و تخلیه به بیرون، و کفپوش وینیل لوکس تأمین و نصب میشود. شیر دوش و شیر آب وان تعویض میشود. تمام نخاله جمعآوری میشود.
تخصیصها: کاشی دیواری با ۶ دلار برای هر فوت مربع. کفپوش با ۴ دلار برای هر فوت مربع.
شامل نمیشود: تعمیر زیرکف یا قاببندی اگر در زمان تخریب آسیبی پیدا شود (بهصورت دستور تغییر پیش از ادامهی کار قیمت میگیرد). جابهجایی لولهکشی یا برق از موقعیتهای فعلی. رنگآمیزی.
قیمت: ۱۴٬۸۰۰ دلار بهعلاوهی مالیات. بهمدت ۳۰ روز معتبر. پیشپرداخت ۳٬۰۰۰ دلار برای رزرو؛ باقیمانده در پایان کار.
گزینهها: کاشیکاری سقف دوش، اضافه ۶۵۰ دلار. ارتقا به شیر ترموستاتیک، اضافه ۴۸۰ دلار.
اضافهها: رنگآمیزی دیوارها و سقف پس از کار کاشی، ۷۰۰ دلار.
ببینید این صفحه چه کاری انجام داد. دقیقاً گفت مشتری چه چیزی میخرد. ریسک زیرکف را پیش از آنکه به دعوا تبدیل شود، گوشزد کرد. اجازه داد مشتری کاشی خودش را بدون بههمزدن معامله انتخاب کند. یک مهلت مشخص برای تصمیمگیری به او داد. و دو راه برای خرج کردن بیشتر که واقعاً ممکن است بخواهد، پیشنهاد داد.
آن پیشفاکتور تکخطیِ ۱۳٬۰۰۰ دلاری که کنارش در صندوق ورودی نشسته، حالا انتخاب پرریسک بهنظر میرسد، نه انتخاب هوشمند.
پیمانکاران کجا کار را میبازند
چند الگوی شکست که ارزش نام بردن دارد، چون همه در همان مرحلهی نوشتن قابلاجتناباند.
قیمتگذاری نسخهی خوشبینانه. اگر خانه مال سال ۱۹۶۲ است، برآوردی که فرض میکند قاببندی بیعیب است تخیلی است، و شما یا تفاوتش را از جیب خودتان میدهید یا گفتوگوی ناخوشایندی در پیش دارید. آنچه را نامعلوم است استثنا کنید، و بگویید وقتی پیدا شد چه اتفاقی میافتد: شرایط کشفشده پیش از ادامهی کار، بهعنوان دستور تغییر قیمت میگیرند. مشتریان وقتی این از قبل مکتوب باشد، بهراحتی میپذیرند و وقتی بهصورت غافلگیری بیاید، عمیقاً دلخور میشوند.
تخفیف دادن پیش از درخواست. تراشیدن ۸ درصد از عدد خودتان پیش از آنکه مشتری حتی به آن واکنش نشان دهد، بهطرز شگفتانگیزی رایج است و چیزی جز سوزاندن حاشیهی سود نیست. قیمت واقعی را ارسال کنید. اگر مذاکره کردند، سرِ دامنهی کار کوتاه بیایید، نه سرِ پول: «اگر بهجای کاشی، دیوارپوش اکریلیک بگذاریم، میتوانم به آن عدد برسم.»
کند کردن برآورد. برآوردی که پنج روز بعد از بازدید تحویل داده میشود، در برابر یک برآورد کمی ضعیفتر که فردا صبح تحویل داده شده میبازد، چون سرعت پاسخدهی خودش شواهدی است از اینکه کار چطور پیش خواهد رفت. ساختار بالا یک قالب است. همان شب آن را پر کنید.
بیامضا رها کردن آن. برآوردی که مشتری «تلفنی موافقتش کرده»، از هیچکس محافظت نمیکند. تأیید مکتوب را روی خودِ سند بگیرید، که همان لحظهای هم هست که برآورد از یک عدد به یک توافق تبدیل میشود.
نسخهی خوب را به نسخهی سریع تبدیل کنید
دلیل نازک بودن بیشتر برآوردها تنبلی نیست. این است که نسخهی کامل، وقتی هر بار از صفحهی خالی میسازیدش، کند است: دوباره نوشتن زبان دامنهی کار، دوباره حساب کردن قیمتها، دوباره به یاد آوردن اینکه چه چیزی را استثنا میکنید.
این یک مشکل ابزاری است با یک راهحل ابزاری. در Zeus، سازندهی پیشفاکتور اقلام و نرخها را از دفتر قیمت شما میگیرد، تا اعداد از کاری به کار دیگر یکسان باشند، نسخههای جایگزین همان کار میتوانند بهعنوان یک گروه پیشنهاد کنار هم بنشینند، و مشتری پیشفاکتور نهایی را روی گوشی شما، پشت میز آشپزخانه یا از راه دور با یک لینک امضا میکند. فاصلهی بین «بازدید تمام شد» و «برآورد امضاشده» میتواند همان شب باشد، با نسخهی کامل، نه نسخهی تکخطی.
هر ابزاری که استفاده میکنید، آزمون یکی است: اگر نوشتن نسخهی قوی برآورد بیشتر از یک شب طول بکشد، به سمت نسخهی ضعیف عقب میروید. سرعت را درست کنید، کیفیت دنبالش میآید.
Zeus کجای این ماجرا قرار میگیرد
پیشفاکتور کامل فقط به یک دلیل به پیشفاکتور لاغر میبازد: ساختنش از یک صفحهٔ سفید کُند است. پس درمانش هم باید همانجایی باشد که بازدید انجام میشود، نه پشت میز آشپزخانه ساعت ۱۰ شب.
ردیفهای دامنهٔ کار، آن موارد خارج از کار که برای هر خانهٔ قدیمی مینویسید و متن تخصیصها، همه از دفتر قیمت میآیند؛ آیتمهایی که توضیحشان از قبل به زبان مشتری نوشته شده، پس پر کردن صفحه انتخابکردن است نه تایپکردن. مقدارها را همانجا وارد میکنید. گزینهها و افزودنیها ردیف قیمتدار خودشان را زیر دامنهٔ اصلی کار دارند، پس مشتری دوراهی را میبیند بیآنکه شما مجبور شوید سند را از نو بسازید. مالیات بهشکل یک نرخ نگه داشته میشود و لحظهٔ صدور روی پیشفاکتور قفل میشود، پس عددی که مشتری قبولش کرده بعداً زیر پایش تکان نمیخورد. بعد هم همانجا کنار جزیرهٔ آشپزخانه روی صفحهٔ شما امضا میکند، یا اگر آن یکی تصمیمگیرنده سر کار است، با یک لینک. همین فاصله، از بازدید تا امضا، چیزی است که بردن کار دربارهٔ آن است.
پیشفاکتور فقط یک رویه از آن است؛ فهرست کامل کارهایی که اپ میکند خودِ کار و فاکتور را هم دارد. پیشفاکتور دادن، فاکتور کردن و سابقهٔ هر آدرس برای شروع هیچ هزینهای ندارد و تمام نمیشود؛ اینکه اندازههای پولی چه چیزی اضافه میکنند در صفحهٔ قیمتها آمده است. دانلودش کنید و ردیفهای «خارج از کار» را همین امشب یک بار بنویسید، تا هر پیشفاکتوری بعد از این، آنها را به ارث ببرد.
دو پیشفاکتور هنوز توی صندوق ایمیل آن صاحبخانه مانده. یکی یک جملهٔ سیزدههزار دلاری است. آن یکی طوری خوانده میشود که انگار نویسندهاش قبلاً وان را از حمام سال ۱۹۶۲ بیرون کشیده. دومی گرانتر است و برنده میشود، و تنها چیزی که بین شما و نوشتنِ هر بارهٔ آن ایستاده بود، همان یک ساعتی بود که قبلاً وقت میبرد.
پرسشهای متداول
آیا باید برای برآوردها هزینه بگیرم؟
برای کارهای مسکونی ساده، برآورد رایگان عرف بازار در بیشتر حرفههاست و هزینه گرفتن برای آن، همراه با آدمهای فقطکنجکاو، بیشتر مشتریهای واقعی را هم میپراند. استثنا کار طراحیمحور است که خودِ برآورد چند روز طول میکشد. آنجا، هزینه بگیرید و آن را در کار نهایی کسر کنید. در هر صورت، برآورد رایگان را به مشتریهایی محدود کنید که از یک غربال تلفنی گذشتهاند: بازهی بودجه را گفته باشند، و تصمیمگیرنده در بازدید حاضر باشد.
چند گزینه ارائه بدهم؟
حداکثر دو یا سه. یک گزینه بهنظر «یا این یا هیچ» میرسد؛ پنج گزینه مثل تکلیف مدرسه است. هدف نگهداشتن مشتریِ مردد درون برآورد شماست، نه بازگشتش به بازار. یک جفت «خوب و بهتر» روی یکیدو تصمیمی که واقعاً قیمت را حرکت میدهند، همین کار را میکند.
اگر مشتری فقط یک تخمین تقریبی تلفنی میخواهد چه؟
یک بازهی صادقانه و وسیع بدهید و به انتهای پایینش یک شرط بچسبانید: «تبدیل وان به کاشی معمولاً بین ۱۲٬۰۰۰ تا ۱۸٬۰۰۰ دلار است، بسته به آنچه پیدا میکنیم و آنچه انتخاب میکنید. میتوانم پس از یک بازدید سیدقیقهای آن را به یک عدد قطعی برسانم.» امتناع از دادن هر عددی، فراری بهنظر میرسد. یک عدد دقیق و کورکورانه، تلهای است که برای خودتان میگذارید.
آیا برآورد کمجزئیات هم گاهی انتخاب درستی است؟
برای مشتریان تکراری روی کارهای کوچک و شناختهشده، بله. یک دامنهی کوتاه و یک قیمت کافی است، چون اعتماد از قبل ساخته شده. برای هر مشتری جدید یا هر کاری بالاتر از چند هزار دلار، ساختار کامل ارزش طولانیبودنش را دارد. مشتریانی که از جزئیات آزرده میشوند، معمولاً همانهایی هستند که بعداً روی فاکتورها بحث میکنند.
ZEUS