Ang maikling sagot: nabibigo ang bookkeeping bilang project at gumagana ito bilang routine. Kalahating oras bawat Biyernes para mag-file ng resibo, magpadala ng invoice, at habulin ang mga huli ang magpapanatili ng negosyo nang mas maayos kaysa sa isang heroic na weekend bawat quarter. Idagdag ang monthly reconciliation at quarterly tax layer sa ibabaw nito, at wala nang maiipon nang husto para maging nakakatakot.
Tanungin ang isang contractor kung kailan niya ginagawa ang kanyang books, at karaniwang isa sa dalawang sagot ang makukuha mo. "Kapag na-pile up na," ibig sabihin ay hindi na, tapos kalamidad, dalawang beses sa isang taon. O "inaasikaso na ng accountant ko," ibig sabihin, tumatanggap ang accountant ng bag ng kaguluhan sa Marso at nagba-bill dahil doon.
Iisa ang ugat ng dalawang sagot na iyon: ang bookkeeping na itinuturing na project. Kailangan ng project ng libreng gabi, at laging natatalo ang libreng gabi ng contractor sa quoting, pamilya, at pagod dahil sa totoong trabaho, palagi. Lumalaki ang tambak, lumalaki rin ang takot kasabay nito, at ang takot ang pinaka-epektibong gasolina sa procrastination na natuklasan na.
Hindi disiplina ang solusyon, at hindi rin heroic na quarterly cleanup. Ang solusyon ay paliitin ang trabaho hanggang sa kasya na ito sa slot na mayroon ka na. Tatlumpung minuto, Biyernes ng hapon, parehong oras kada linggo, kape opsyonal pero rekomendado. Maliit na maliit na mas magmumukhang tanga ang laktawan ito kaysa gawin. Heto ang laman ng slot, at ang monthly at quarterly layer na nasa ibabaw nito.
Bakit ang weekly ang mahiwagang interval
Ang gastos ng bookkeeping ay hindi ang pagtatala; ang pag-alala. Tatlumpung segundo lang ang pagtatala ng isang bayad kung alam mo kung para saan iyon. Ang parehong bayad, hinukay mula sa bank statement walong linggo na ang lipas, ay tatagal ng sampung minuto ng detective work: aling resibo, aling job, aling invoice. At ang detective work ang eksaktong uri ng gawaing magpapasama sa buong sesyon.
Ang isang linggo ang pinakamahabang interval na kaya mo pa ring maalala ang lahat. Ang byahe sa supplier noong Martes, ang e-transfer na dumating noong Miyerkules, kung bakit naging magulo ang Huwebes: sa pitong araw, alaala pa ito; sa tatlumpu, misteryo na. Kaya ang weekly na routine ay hindi lang apat na beses na mas maliit kaysa sa monthly. Mas madali ito kaysa sa ipinapahiwatig ng bilang, dahil mainit pa ang bawat item dito.
May pangalawang dahilan: ang linggo ang pinakamabilis na makatwirang interval para mahuli ang problema habang mura pa ito. Ang invoice na nakalimutan mong ipadala, napansin sa Biyernes, ay nagkakahalaga ng isang linggong paghihintay. Napansin sa katapusan ng buwan, nagkakahalaga ito ng lima. Ang kliyenteng lumalampas sa due date ay nabibigyan ng magiliw na paalala sa ikaanim na araw sa halip na nakakailang na paalala sa ika-40 araw.
Ang Friday 30: ang weekly checklist
Gawin ang limang ito, sa ganitong pagkakasunod. Mahalaga ang pagkakasunod: unahin ang pera na dapat mong tanggapin, dahil doon nagbabayad sa sarili ang routine.
1. Mga invoice na palabas (mga 8 minuto). Bawat job na natapos ngayong linggo ay dapat mapadalhan ng invoice, ngayon din, hindi "kapag nagkaroon ako ng oras." Ang unbilled na natapos na trabaho ang pinakamahal na inventory na taglay mo: nasa taluktok ang satisfaction ng kliyente sa araw na matapos ang job at bumababa ito lingguhan, at hindi nagsisimula ang payment clock hangga't wala pang invoice. Habang nandiyan ka, sulyapan ang mga job na kasalukuyang ginagawa: may naabot ba na stage o milestone na dapat mag-trigger ng progress invoice?
2. Naitalang bayad at nasuring receivables (mga 6 minuto). Bawat bayad na dumating ngayong linggo, e-transfer, check, cash, ay dapat maitala sa espesipikong invoice nito, kaya totoo ang balanse. Tapos basahin ang listahan ng receivables mula umpisa hanggang dulo, isang beses: anumang lumalampas na sa due date ay dapat sundan ng maikli at magiliw na follow-up ngayon din, habang halos hindi pa ito nakakailang. Ang paghabol sa ikaanim na araw ay banayad na paalala sa pagitan ng magkaibigang partido; ang paghabol sa ika-60 araw ay paghaharap na. Ang bersyon sa ikaanim na araw ay puwedeng talagang magaan:
"Hi Sarah, isinasara ko na po ang linggo ko dito. Invoice 1032 para sa bakod, $2,450, na-due noong nakaraang Biyernes. May kailangan ka po ba sa akin para maiusog iyon?"
3. Naitalang resibo at gastos (mga 6 minuto). Kung kinukuhanan mo ng litrato ang mga resibo sa oras ng pagbili (kuha, tapos i-tag sa job o sa overhead), dalawang minuto lang na sweep ang hakbang na ito para sa mga naligaw: ang email na resibo na dumating noong Martes, ang parking stub, ang online na order. Kung hindi mo kinukuhanan sa oras ng pagbili, dito kinukuhanan ng litrato at itinatala ang papel ng linggo, at dito mo mapapansing gusto mo na ang ugaling kumuha ng litrato sa mismong oras ng pagbili, dahil ang Biyernes mo ay patuloy na nag-iinterrogate sa Martes mo.
4. Nasuring oras (mga 5 minuto). Ang oras mo, at ng crew mo kung meron, ay sinusuri kumpara sa linggo: bawat araw ng trabaho na naitala, ang mga oras ay nasa tamang job. Ang hindi na-log na oras ay hindi nakikitang gastos; ginagawa nitong mukhang kumikita ang mga job na hindi naman, na tahimik na nagtuturo nang mali sa pricing mo. Kung nag-clock in at out ka habang nagtatrabaho, review lang ito; kung hindi, reconstruction ito, at isa pang dahilan para kunin sa field.
5. Ang one-glance na pagsasara (mga 5 minuto). Tapusin sa pagbasa ng tatlong numero, hindi para kumilos, para lang malaman: ano ang pumasok ngayong linggo, ano ang lumabas, at ano ang utang sa iyo sa kabuuan. Tapos sumulat ng isang linya, kahit saang matibay na lugar, tungkol sa anumang kakaiba: "Maple St sobra sa materyales, tumaas ang presyo ng supplier." Limampu't dalawang linya nito ay diary ng negosyo na magugustuhan ng accountant mo, at ng pricing mo sa hinaharap.
Iyan ang buong seremonya. Mahahaba ang unang ilang Biyernes habang inaalis mo ang backlog; sa ikaapat na linggo, tunay nang sapat ang tatlumpung minuto, at may mga linggo na labinlima na lang.
Ang monthly layer: 45 minuto, unang Biyernes ng buwan
Pinananatili ng weekly ang katotohanan ng data. Sa monthly mo ito babasahin. Idagdag ito sa ibabaw ng normal na sesyon ng Biyernes, isang beses bawat buwan:
Bank reconciliation, magaan. Suriin nang paisa-isa ang bank at card statement ng buwan kumpara sa mga record mo. Bawat linya ay dapat kilala mo: isang naitalang bayad, isang naitalang gastos, isang transfer. Anumang hindi kilala ay dapat resolbahin ngayon din, habang isang buwan lang ang lipas ang bakas, hindi sa katapusan ng taon kung siyam na ang lipas. Ito rin ang iyong tripwire para sa fraud at error: dobleng singil, subscription na dapat sana ay kinansela mo na, deposito na hindi kailanman dumating.
Aged receivables, na may intensyon. Ang weekly scan ay nagpapaalala; ang monthly reading ay nagpapasya. Anumang lampas 30 araw ay dapat sundan ng mas mariing follow-up na may nakalagay na petsa. Anumang lampas 60 ay dapat tawagan sa telepono at bigyan ng plano. Binabasa mo rin ang pattern: kung ang parehong kliyente ay mabagal buwan-buwan, iyan ay impormasyon para sa pricing at terms sa susunod na quotation.
Job profitability, tatlong job. Piliin ang pinakamalalaking natapos na job ng buwan at ikumpara ang quoted sa aktwal: materyales, oras, gastos ng subcontractor. Hinahanap mo ang sistematikong pagtulo, ang labor na palaging kinukulang mo, ang kategorya ng materyal na palaging sumosobra, dahil ang pagtulo na iyon, kung naitama, ang magbabago ng presyo sa bawat susunod na quotation. Ito ang pinakamataas na return na pagbabasa sa negosyo mo, at gagana lang ito kung ang weekly routine ay nagpanatili ng mga gastos na napupunta sa tamang job.
Tsek sa tax set-aside. Ang koleksyon ng sales tax at ang percentage ng income tax mo ay dapat lumilipat sa hiwalay na account sa buong buwan; i-verify na tumutugma ang balanse sa dapat nitong maging halaga ayon sa mga invoice mo. Ang puwang na natagpuan buwan-buwan ay pagwawasto; ang natagpuan sa Abril ay krisis na.
Ang quarterly layer: isang oras, kasabay ng mga filing mo
Bawat tatlong buwan, magdagdag ng isa pang oras:
I-file ang kailangang i-file. Kung nasa quarterly GST/HST ka o gumagawa ng installment payments, quarterly estimated taxes sa US, ang deadline ang nag-aangkla sa sesyon. Dahil tumakbo ang weekly at monthly layer, ang mga numero ay lookup na lang, hindi archaeology: ang koleksyon ng tax ay report, ang bayad na tax sa mga pagbili ay report, at ang return ay aritmetika. Nag-iiba-iba ang mga rules at petsa sa bansa at probinsya o estado, kaya itakda ang kalendaryo kasama ang accountant mo nang isang beses at hayaang pakainin ito ng routine. Para sa panig na Canadian nito, nasa iisang pahina ang kasalukuyang mga rate ng GST/HST, PST at QST, katabi ang sanggunian mula sa CRA.
Basahin ang quarter tulad ng isang may-ari. Revenue kumpara sa parehong quarter noong nakaraang taon. Ang tatlong pinakakumikita at pinakahindi kumikitang uri ng job. Overhead creep, subscriptions, insurance, gasolina, kumpara sa nakaraang quarter. Isang desisyon bawat quarter (magtaas ng rate, i-drop ang isang uri ng job, habulin pa ang gumana) ay labindalawang beses na mas maraming strategy kaysa sa karaniwang ginagawa ng maliit na negosyong pang-trade.
Linisin ang mga nakabiting bagay. Mga quotation na hindi natuloy, markahan at halungkatin para sa mga pattern. Mga job na "halos tapos na" nang ilang linggo, itulak papuntang tapos at i-invoice. Deposits na naka-hold sa naantalang trabaho, resolbahin. Ang mga nakabiting bagay ang lugar kung saan tahimik na namamatay ang receivables.
Para manatili ito
Tatlong panuntunan ang nagpapanatili ng buhay ng routine lampas sa honeymoon:
- Parehong slot, protektado. Biyernes 3:30, silent ang phone, hindi napag-uusapan maliban kung talagang may nasusunog sa site. Ang routine na may fixed na tahanan ay nabubuhay; ang lumulutang ay natutunaw.
- Huwag hayaang maging dalawa ang isang miss. Kung makaligtaan mo ang isang Biyernes dahil sa tunay na dahilan, tatagal ng apatnapu't limang minuto ang susunod na sesyon, at okay lang iyon. Dalawang miss ay tambak na, at dinadala nito pabalik ang takot.
- Hayaang ang field ang gumawa ng entry. Kasya lang ang routine sa tatlumpung minuto kung nangyayari ang capture kung saan nangyayari ang trabaho: ang bayad na naitala kapag nagbayad ang kliyente, ang resibong kinuhanan ng litrato sa parking lot, ang oras na naka-clock sa site. Kaya ang Biyernes ay review, hindi data entry.
Doon sa huling puntong iyon pumapasok ang Zeus para pasanin ang bigat. Naitatala ang mga bayad sa invoice sa mesa ng kusina, sa mismong sandali. Ang mga resibo ay mula litrato tungo sa OCR tungo sa gastos, itinala sa job o sa Gastos ng kumpanya bago pa umalis ang truck sa supplier. Ang clock in at out ay naglalagay ng oras sa job habang nangyayari ito, at ang mga litrato ng job ay tinutugma sa job sa pamamagitan ng GPS para sa isang tap para kumpirmahin. Sa Biyernes, karamihan sa limang hakbang ay tsek na lang: ipinapakita ng invoice list kung ano ang hindi pa naipadala, ipinapakita ng receivables list kung sino ang may utang, ipinapakita ng timesheets ang mga oras ng linggo kung saan nararapat, at ibinibigay ng dashboard ang one-glance na pagsasara. Nananatiling kalahating oras ang kalahating oras dahil na-type na ng linggo ang lahat.
Hindi gumagaan ang bookkeeping kapag ipinagpaliban ito; nagpapatong-patong ito. Paliitin ito sa isang slot, protektahan ang slot, at magiging isang normal na buwan na lang ang Marso.
Kung saan angkop ang Zeus
Mananatiling kalahating oras ang kalahating oras kung lookup din ang buwanan at quarterly na layer, at ang dalawang iyon ay nakasalalay sa buwis at sa kung ano ang lumalabas para sa accountant mo.
Naka-store ang buwis bilang rate, at kapag na-issue na ang isang dokumento, naka-freeze na roon ang rate na iyon, kaya may nakalagay pa ring rate ng Marso ang invoice mula Marso kapag binuksan mo ito sa Nobyembre. Kaya ang buwanang pagsusuri sa perang ilalaan mo ay suma lang ng sinasabi ng sarili mong mga invoice. Ang mga resibong ini-scan mo sa counter ay nababasa papunta sa expenses at nai-file sa isang trabaho o sa Gastos ng kumpanya, at iyon ang pag-uuring inaasahan ng quarterly return. Ang job-profitability na hinihingi ng buwanang layer ay isang report kada trabaho, binuo mula sa mga cost at oras na napunta rito, at ganoon din ang aritmetikang ginagawa ng job profitability calculator sa isang trabaho nang manu-mano. Sa katapusan ng quarter, lumalabas ito bilang CSV, QuickBooks .IIF file o PDF pack. Nagtatala at nag-aayos ang Zeus; kung ano ang ibig sabihin ng alinman doon para sa return mo ay trabaho ng accountant mo. Nasa mga money page ang panig na iyon ng app.
Nasa features page ang natitira. Walang bayad kapag nagsimula ka sa pag-quote at pag-invoice, at ang idinaragdag ng mas malalaking size ay nasa pricing page. I-download mo ito bago dumating ang susunod na slot ng Biyernes.
Titigil nang maging season ang Marso. Magiging filing date na lang ito na dumarating sa isang negosyong tapos nang mag-type sa mga linggo nito, at iyon lang naman talaga ang pinagkaiba ng isang routine at ng isang bag na puno ng gulo.
Mga madalas itanong
Kailangan ko pa rin ba ng accountant kung susundin ko ang routine na ito?
Oo, at binabago ng routine kung ano ang binibili mo sa kanila. Sa halip na magbayad ng propesyonal na rate para lang sa pag-aayos at data entry, ibinibigay mo ang malinis at up-to-date na record at ginagastos ang bayad sa kung ano talaga ang kailangan ng utak nila: filing, tax planning, isyu sa istruktura, mga panuntunan ng sasakyan at home-office para sa probinsya o estado mo. Dapat mong asahang bumababa ang bill ng accountant habang mas gumaganda ang payo.
Paano kung tatlo o anim na buwan na akong huli ngayon?
Huwag mag-iskedyul ng heroic na weekend; iyan ang paraan kung paano nakakaligtas ang mga backlog. Simulan ang weekly routine ngayong Biyernes sa mga item lang ng kasalukuyang linggo, kaya titigil sa paglaki ang butas. Tapos magdagdag ng isang 30-minutong backlog block bawat linggo, paatras, pinakabagong buwan muna, dahil pinakamabilis maibalik at pinakamalamang na mahalaga ang mga bagong record. Ang anim na buwan na kalat ay karaniwang nalilinis sa loob ng lima o anim na ganoong block kapag hindi na naidadagdag ang kasalukuyang mga linggo dito.
Napakasama ng Biyernes ng hapon para sa akin. Mahalaga ba ang araw?
Ang slot ang mahalaga; sa iyo ang araw. Gumagana ang Biyernes dahil sariwa pa ang linggo at isinasara nito ang loop bago ang weekend, pero pareho ring napatunayang tahanan ang Sabado ng umaga na may kape o Lunes bago dumating ang crew. Ang dalawang requirement: umuulit ito lingguhan sa parehong oras, at nasa loob ito ng pitong araw ng linggong sinasaklaw nito, kaya walang lumalamig.
Dapat ba na ang asawa ko o part-time na bookkeeper ang gumawa nito sa halip na ako?
Madaling i-delegate ang hakbang isa, tatlo at apat sa sandaling na-define na ang routine, at karapat-dapat sa bawat dolyar ang isang mahusay na bookkeeper. Panatilihin ang dalawang bagay para sa iyong sarili: ang pagbasa ng receivables sa hakbang dalawa, dahil ang mga desisyon sa paghabol ng bayad ay desisyon sa relasyon, at ang monthly na pagbasa ng job profitability, dahil doon natututong magpresyo ang may-ari. I-delegate ang pag-type, hindi kailanman ang kaalaman.
ZEUS