Ang maikling sagot: isang tanong lang ang nag-uuri ng bawat pagbili. Kung mawala ang trabahong ito, mawawala rin ba ang gastos na ito? Kung oo, job cost ito at para sa trabahong iyon. Kung hindi, overhead ito at para sa buong negosyo. Ang paghahalo sa dalawa ay sabay na sumisira sa pricing at sa posisyon mo sa buwis, sa magkasalungat na direksyon.
Natapos ng isang drywaller ang isang trabaho sa basement at tiningnan niya ang mga numero: $9,200 na na-invoice, $3,100 sa materyales, $3,800 sa labor. Mga $2,300 ang natira. Parang panalo.
Sa mismong buwan ding iyon, kailangang palitan ang ladder rack, mag-renew ang insurance ng van, may bill ang phone plan, may serbisyo ang compressor, at kumukuha ang liability policy niya ng buwanang tipak. Wala sa mga ito ang napunta sa anumang trabaho. Pero lahat ay galing sa parehong bank account. At sa dulo ng buwang puno ng "kumikitang" trabaho, kakaiba, patag na lang ang account.
Hindi siya nawawalan ng pera sa mga trabaho. Nawawalan siya ng pera sa pagitan ng mga trabaho, at hindi niya ito makita, dahil lahat ng ginagastos niya ay napupunta sa isang tumpok na walang pinagkaiba. May problema sa pangalan ang tumpok na iyon: dalawang talagang magkaibang klase ng gastos ang naroon, at bawat mahalagang numero sa negosyo niya (presyo, job report, tax return) ay depende sa paghihiwalay ng dalawang ito.
Ang dalawang bucket, base sa isang tanong
Ang job cost (sinasabi ng mga accountant na "cost of goods sold" o "direct cost") ay mga gastos na nangyayari dahil may partikular na trabaho. Ang lumber para sa deck ng mga Henderson. Ang subcontracted electrician sa basement. Ang dump fee para sa demo na iyon. Ang mga oras na inilagay mo at ng crew mo sa address na iyon. Kung hindi tumawag ang kliyente, hindi mangyayari ang gastos.
Ang overhead (indirect costs) ay ang halagang kailangan para lang magkaroon ng negosyo, kahit ano pa. Insurance, ang van at gasolina at repair nito, telepono mo, kagamitan at ang pagpapanatili nito, software, advertising, ang accountant, upa sa shop, mga renewal ng lisensya mo. Tuloy-tuloy ang mga ito kahit siyam ang trabaho ngayong buwan o wala man.
Isang pangungusap lang ang tanong sa pag-uuri: "Kung mawala ang trabahong ito, mawawala rin ba ang gastos na ito?" Oo: job cost. Hindi: overhead.
Dalhin ang mga edge case dito at karamihan sa mga ito ay malulutas. Mga turnilyo na binili para sa deck na ito: job cost. Ang bulk box ng turnilyo na nasa van at pinagkukunan ng dalawampung trabaho: overhead, o shop stock, hanggang magamit. Gasolina para sa espesyal na biyahe papunta sa malayong site: masasabing job cost; ang pang-araw-araw na pagmamaneho sa pagitan ng mga quotation at supplier: overhead. Isang blade na nasira sa isang mabigat na cut ng konkreto: job cost sa diwa; general na paggasta ng blade: overhead. Huwag masyadong mag-alala sa mga borderline item. Maging konsistent, at kunin nang tama ang mga malalaking kategorya, dahil ang sira mula sa paghahalo ay wala sa mga edge case. Nasa wholesale na pagtatapon ito ng isang bucket papunta sa isa pa.
Kino-convert ng Calculator ng markup vs margin ang isa papunta sa isa pa at ipinapakita ang presyo at kita sa likod ng dalawa.
Ano ang ginagawa ng paghahalo sa pricing mo
Narito ang mekanismo, at gumagana ito sa dalawang direksyon.
Ilagay ang overhead sa mga trabaho at magmumukhang hindi kumikita nang random ang mga trabaho mo. Sa buwan na mag-re-renew ang insurance, kung saang trabaho mo na-book ang gastos na iyon, iyon ang magmumukhang napakasama. Maiisip mong lugi ang banyo, kahit okay naman talaga ang banyo at ang ladder rack mo lang ang nasira. Ang paghahambing ng trabaho-sa-trabaho, ang bagay na nagtuturo kung anong trabaho ang habulin, ay nagiging ingay.
I-ignore nang lubos ang overhead, ang mas karaniwang pagkakamali, at magmumukhang mas maganda ang lahat ng trabaho kaysa sa totoo. Totoo ang "panalo" ng drywaller na $2,300 sa antas ng trabaho. Pero kung may buwanang overhead ang negosyo niya na $3,400 at nagsara siya ng tatlong ganitong trabaho kada buwan, ang tunay na posisyon niya ay $6,900 job margin kumpara sa $3,400 fixed cost: $3,500 para sa buong buwan, bago pa ang sarili niyang buwis, at higit na mas manipis na cushion kaysa sa ipinahiwatig ng tatlong "$2,300 na panalo." Pakiramdam ng mga contractor na nagpepresyo nang ganito ay busy sila pero walang pera nang sabay-sabay, at tama ang pakiramdam na iyon.
Ang solusyon ay gawing kilalang numero ang overhead na nakapaloob na sa presyo, sa halip na isang tahimik na pagtagas:
- Kunin ang total ng tunay na overhead mo sa isang taon. Insurance, sasakyan, telepono, kagamitan, software, marketing, accountant, upa, lahat ng hindi naka-link sa isang trabaho. Halimbawa, umabot ito ng $41,000.
- Bilangin nang tapat ang billable capacity mo. Hindi 52 linggo ng 40 oras. Pagkatapos ng pagbibigay ng quotation, pagmamaneho, biyahe sa supplier, admin, panahon, at mga bakanteng linggo, maaaring 1,300 na billable hours ang makatotohanang numero para sa isang solo operator.
- Hatiin. $41,000 hinati sa 1,300 oras ay mga $31.50 per billable hour. Iyan ang overhead recovery rate mo: ang dapat maiambag ng bawat oras ng trabaho bago kumita ang labor mo, at bago pa man magkaroon ng kahit anong profit.
- Isama ito sa rate mo. Kung $55 kada oras ang halaga ng kamay mo at gusto mo ng tunay na profit margin sa ibabaw nito, dapat maabot ng charge-out rate mo ang $55 dagdag $31.50 dagdag margin (sabihin nang $100 pataas) bago ito ganap na gumagana.
Ang mga contractor na hindi ginagawa ito ay umaabot sa rate sa pagkopya sa katabing negosyo, na hindi nila alam ang overhead nito, o sa pagkukuwenta pabalik mula sa pakiramdam na "puwede naman i-charge." Parehong paraan ay madalas gumagawa ng rate na sumasaklaw sa nakikitang bucket habang tahimik na nagugutom ang hindi nakikitang isa.
Ang pagkaalam sa numero ay nagbibigay din sa iyo ng sagot kapag nag-push back ang kliyente sa rate mo:
"Hindi po sahod ko lang iyan. Kasama diyan ang insurance, ang licensed na van, ang mga kagamitan, at ang warranty sa likod ng trabaho. Isang maliit na bahagi lang po niyan ang dala-dala ko pauwi."
Ang bitag sa lumalaking crew
Isang babala para sa lumalaking crew: hindi maayos ang paglaki ng overhead. Ang overhead ng isang solo operator ay isang van at isang telepono; magdagdag ng dalawang team member at bigla na lang may pangalawang sasakyan, mas maraming insurance, mas maraming kagamitan na gumagalaw, marahil isang maliit na shop, at mga seat ng software. Ang mga contractor na lumago mula solo tungo sa crew ng apat ay madalas nagpapatuloy pa ring mag-price base sa larawan ng overhead na taglay noong sila'y nag-iisa pa, dahil walang muling gumawa ng paghahati. I-recalculate ang recovery rate isang beses sa isang taon, at anumang beses na nagbago ang hugis ng negosyo: bagong hire, bagong sasakyan, lease ng shop. Ang dalawampung minutong aritmetika ang pagkakaiba sa pagitan ng paglagong nagpapatong-patong at paglagong nagpapa-busy lang sa iyo sa parehong balanse ng bangko.
Ano ang ginagawa ng paghahalo sa buwis mo
Ang pangalawang biktima ay mas tahimik at lumalabas sa Abril.
Para maging malinaw kung ano ang hindi nagbabago: karaniwang deductible business expense ang dalawang bucket. Karaniwan, hindi nagbabago ang kabuuang deduction dahil sa paghahalo. Ang nagbabago ay kung tama ba sa detalye ang return mo, at kung may makakapag-verify nito: ang accountant mo, isang auditor, ikaw mismo.
Magkaiba ang timing rules sa dalawang bucket. Ang mga materyales na binili para sa mga trabaho ay may kaugnayan sa inventory at work-in-progress: mga supplies na nakaupo sa shop mo sa katapusan ng taon, o mga gastos sa kalahating-tapos na trabaho na sumasaklaw sa hangganan ng taon, ay hindi tinatrato tulad ng insurance bill na binayaran mo noong Marso. Kung isang tumpok ang lahat, kailangan ng accountant mo na muling buuin kung aling tumpok ang kinabibilangan ng bawat item, at ang muling pagbuo ay sinisingil per oras. May mga kategorya rin na may sariling special treatment saan man sila mapunta: meals sa 50 porsyento, gastos sa sasakyan na kailangan ng business-use split, capital tool na bumababa ang halaga sa loob ng mga taon sa halip na i-deduct nang isahan. Ang naka-ayos na ledger ang siyang nagpapadaling matagpuan ang mga adjustment na iyon. Nag-iiba ang eksaktong pagpapatupad depende sa bansa at probinsya o estado: kumpirmahin sa accountant mo. Ang panig ng sales tax sa pagkakaiba-ibang iyon ay nakalathala man lang: iisang talahanayan ang sinisingil ng bawat probinsya sa Canada.
Mas malaki ang usapin sa auditability. Nagsisimula ang tax review sa mga ina-claim mong expense line at itinatanong kung ano ang nasa likod nito. Ang "Materyales: $61,000" na suportado ng malinaw na trail ng resibo na bawat isa ay naka-book sa pinangalanang trabaho ay parang negosyong kilala ang sarili. Ang parehong $61,000 na suportado ng iisang tumpok ng gastos na walang pinagkaiba (bahagi lumber sa deck, bahagi gasolinang parang personal, bahagi misteryo) ay naghihikayat sa auditor na simulan ang paghila ng mga hibla. Hindi lang mas convenient ang naka-ayos na libro; mas kapani-paniwala ito, at pinapaikli ng kredibilidad ang audit.
At ang bayad ng accountant mo ay sumusunod sa gulo mo. Bawat oras na ginugugol nila sa pag-uri-uri ng mga bucket mo ay isang oras na sinisingil para gawin ang trabahong kaya mo sanang gawin sa loob ng dalawampung segundo per pagbili, sa counter, habang alam mo pa ang sagot.
Ang gawi na nagpapanatiling malinis sa mga bucket
Ang lahat ng nasa itaas ay nauuwi sa isang operational rule: ang bawat dolyar na umaalis sa negosyo ay dapat maitalaga sa bucket nito sa mismong sandali na nagastos ito. Hindi sa katapusan ng buwan, hindi sa Abril. Sa counter, malinaw ang sagot sa tanong na "para sa aling trabaho ito?" Tatlong linggo mula ngayon, kibit-balikat na lang ang sagot.
Kaya: resibo kinuha sa pagbili, naka-book alinman sa pinangalanang trabaho o overhead, isang tap ng desisyon. Oras ng paggawa naka-log sa trabahong pinagtrabahuhan. Mga invoice ng subcontractor naka-attach sa trabahong gumamit sa kanila. Kapag talagang hindi mo alam ang bucket sa counter (isang di-pangkaraniwang pagbili, isang kagamitang baka manatili sa isang site lang), i-default ito sa overhead at tandaan ito. Ang isang buwanang dalawang-minutong review ng overhead list ang siyang nakakahuli sa iilang item na dapat sa isang trabaho, at mas mabuti ito kaysa panatilihing kalat ang resibo hanggang magdesisyon ka. Gawin ito at kusang mabubuo ang dalawa mong kritikal na report: tunay na profitability per trabaho sa isang panig, tunay na overhead total sa kabila, at buwanang larawan na sa wakas ay nagpapaliwanag kung saan napunta ang pera.
Diretso ang guhit na ginuguhit ng Zeus sa buong produkto. Ang mga gastos na naka-book sa isang trabaho (materyales, resibo, invoice ng subcontractor, naka-track na oras) ang bumubuo sa profitability report ng trabahong iyon. Napupunta ang lahat ng iba sa Gastos ng kumpanya, isang hiwalay na overhead ledger na hindi kailanman naglalabo sa mga numero ng trabaho. At dahil tapat ang dalawang bucket, mapapakita ng report ng Gastos ng kumpanya ang numerong talagang mahalaga: profit pagkatapos ng Gastos ng kumpanya, ang job margin mo na ibinawas na ang gastos ng pagkakaroon ng negosyo, hinati-hati per kategorya para sa panahong pinili mo. Iyan ang numerong hindi makita ng drywaller, sa isang screen, bawat buwan.
Dalawang bucket, isang tanong sa bawat pagbili, at magsisimulang magsabi ng totoo ang presyo mo at ang tax return mo.
Kung saan angkop ang Zeus
Bumababa ang buong artikulong ito sa iisang tanong na itinatanong sa counter, at ang tanong na itinatanong sa counter ay kailangan ng malalagyan ng sagot habang nakatayo ka pa roon at hawak ang resibo.
I-scan mo ito sa till at babasahin ang mga numero mula rito. Tapos, gagawin mo ang iisang desisyong pinag-uusapan ng artikulong ito: sa trabaho, o sa Gastos ng kumpanya. Ang materyales, dump fee, invoice ng subcontractor at naka-clock na oras ay nakakabit sa address na gumamit ng mga ito, at napupunta sa overhead ledger ang lahat ng iba pa, kung saan hindi nito nagagalaw ang report ng kahit anong trabaho. Naka-store bilang rate ang buwis sa binili at naka-freeze ito sa dokumento, kaya rate pa rin ng Marso ang mababasa mo sa resibo ng Marso pagsapit ng Nobyembre. Sa katapusan ng taon, lumalabas ang naiuring resulta bilang CSV, QuickBooks .IIF file o PDF pack, at iyon ang trabahong sisingilin sana ng accountant mo kada oras. Sa kanila pa rin ang desisyon kung ano ang ibig sabihin ng alinman doon para sa return mo: nagtatala at nag-aayos ang app, at hanggang doon lang. Nasa panig ng pera ang lahat ng iyon.
Saklaw ng features page ang natitira. Walang bayad ang pagsisimula, walang card, at hindi ito nage-expire; nakalatag dito ang bawat size. Ilagay mo ito sa phone bago ang susunod mong punta sa supplier.
Hindi naman kailanman mali ang panalo ng drywaller. Kulang lang ito, at nasa isang tumpok na hindi niya inuri ang nawawalang kalahati. Dalawang bucket sa counter, isang tap bawat isa, at may paliwanag na rin sa wakas ang patag na buwan.
Mga madalas itanong
Saan napupunta ang sarili kong sahod, job cost ba o overhead?
Ang mga oras mong ginugol sa isang trabaho ay job cost, at dapat mo itong i-log at ipresyo tulad ng kahit sinong crew member, sa market rate, kung hindi, magmumukhang maganda sa mga job report mo ang lahat ng trabahong personal mong ginawa. Ang binabayad mo sa sarili mo lampas doon, ang draw o sahod ng may-ari para sa pagpapatakbo ng negosyo, ay parang overhead. Ang paghahalo ng dalawang ito ang pinaka-karaniwang dahilan kung bakit lahat ng trabaho ng isang solo operator ay mukhang kumikita, pero hindi naman kumikita ang buong taon.
Job cost ba o overhead ang van ko?
Overhead, sa halos lahat ng praktikal na kahulugan: naglilingkod ito sa bawat trabaho, kaya hindi dapat isang trabaho lang ang magdala nito. Ang mga makatuwirang exception ay ang gastos sa sasakyan na partikular sa trabaho: isang inarkilang lift para sa isang site, isang di-pangkaraniwang paghakot para sa isang kontrata. Para sa mga layuning pang-buwis, kailangan din ng sasakyan ng business-versus-personal use split na may sariling patakaran sa dokumentasyon, na nag-iiba depende sa bansa at probinsya o estado. Isang usaping sulit pag-usapan sa accountant iyan.
Paano ko i-allocate ang overhead sa mga trabaho nang hindi nagpapanggap ng precision?
Karaniwan, huwag mo nang i-allocate ito per trabaho; i-recover na lang ito sa rate mo. Ang paraan ng yearly-overhead-divided-by-billable-hours ay nagbibigay sa iyo ng per-hour recovery figure na isasama sa pricing, na nakakamit ang layunin (nagko-contribute ang bawat trabaho) nang hindi nagpapanggap na alam mo na $212.40 na insurance ang ginamit ng banyong ito. Mas mahalaga ang per-job allocation para sa malalaking bid at multi-month na kontrata, kung saan matutulungan ka ng accountant mo na pumili ng makatwirang paraan.
Talaga bang nagbabago ang utang ko sa buwis dahil sa split na ito?
Kadalasan, hindi ang kabuuang deduction, dahil deductible naman ang dalawang bucket sa karaniwan. Pero nagbabago ang timing sa mga kaso na may kinalaman sa year-end inventory at work in progress, tinutukoy nito kung tama ang pagpapatupad ng category-specific rules (meals, sasakyan, capital item), at malaki ang epekto nito sa kung gaano ka-defensible ang return mo sa ilalim ng review. Isipin ang split hindi bilang tax trick kundi bilang pagkakaiba ng mga libro na kayang sumagot ng tanong at ng mga libro na hindi.
ZEUS