Dalawang klase ng trade business ang meron tuwing Marso. Ang isa ay nagbibigay ng maayos na package, digital man o papel, sumasagot ng dalawang email mula sa accountant, at nai-file na ang return habang nasa bubong pa ang may-ari. Ang isa naman ay gumugugol ng tatlong weekend sa muling pagbuo ng buong taon mula sa mga bank statement, nagbabayad sa accountant para ayusin ang dapat sana'y inayos na ng may-ari, nag-file nang huli o basta-basta, at sumusumpang iba na ang susunod na taon.

Ang naghihiwalay sa kanila ay hindi ang laki, revenue, o kung gaano kaganda ang mga libro nila noong Disyembre. Itinuturing ng unang negosyo ang year-end bilang sunud-sunod na maliliit na gawain mula Disyembre hanggang sa pag-file; itinuturing naman ito ng ikalawa bilang isang nakakatakot na pangyayari sa unang bahagi ng tagsibol. Palaging natatalo ang bersyong pangyayari, dahil sa Marso, malamig na ang taon: nawala na ang mga alaala, lumipat na ang mga kliyenteng may utang, at bawat hindi nasagot na tanong ay sampung beses na mas mahal kaysa sa halaga nito noong Disyembre.

Narito ang sunud-sunod na proseso. Ipinapalagay nito na calendar year-end ang gamit mo; kung ibang fiscal year ang sinusunod ng korporasyon mo, i-adjust na lang ang buong timeline.

Disyembre: isara ang mga usapin habang mainit pa

Simple ang tema ng Disyembre: anumang kasangkot na ibang tao ay gawin na ngayon, dahil anumang impluwensyang meron ka sa kanila, at anumang naaalala pa nila, parehong mag-e-expire pagsapit ng bagong taon.

I-invoice ang lahat ng natapos. Suriin ang bawat job: anumang tapos na pero hindi pa na-bill ay dapat ma-invoice ngayong linggo. Ang trabahong hindi pa na-bill ang pinakamasamang asset sa mga libro mo, hindi nakikita ng accountant mo, hindi na makokolekta habang tumatagal, at depende sa kung paano kinikilala ang income mo, isang tanong sa accounting sa year-end na kailangan pa ring lutasin ng accountant mo kahit anuman. Huwag hayaang nasa gitna ng dalawang taon ang natapos na trabaho bilang misteryo.

Habulin ang mga receivable gamit ang tulong ng kalendaryo. Ang Disyembre ang pinakamahusay na collection month sa buong taon, at ang Enero ang pinakamasama, at ang year-end mismo ang nagbibigay sa iyo ng pinaka-hindi-confrontational na paghabol na maipapadala mo:

"Hi Mark, isinasara ko na po ang mga libro ko para sa taon at bukas pa rin ang invoice 1087, $1,860 sa garage job. May tsansa po ba na ma-settle natin ito bago ang holidays?"

Gumagana ito dahil nagbibigay ito ng dahilan na hindi tungkol sa kanila. Basahin ang aged receivables mo, pinakaluma muna: anumang lagpas sa 90 araw ay tawagan, hindi mensahe lang. At gawin ang tapat na desisyon sa write-off para sa mga tunay nang patay na account; ang bad debt na kinilala ngayong taon ay posibleng maging deductible ngayong taon din, isa pang bagay na dapat kumpirmahin sa accountant mo, pero kailangan mo munang harapin ito.

Sinasadyang pagdesisyunan ang mga bilihin sa Disyembre. Kung kailangan mo naman ng tools o materyales, ang pagbili bago mag-year-end ay puwedeng i-pull ang deduction papunta sa taong ito; may sariling depreciation rules ang capital items, kaya ang timing ng malalaking bilihin ay sulit ang limang-minutong tawag sa accountant kaysa sa hulaan sa Boxing Day. Huwag bumili ng bagay na hindi mo kailangan para lang sa deduction; ang 30 porsyentong tax savings sa hindi kailangang $2,000 na bilihin ay $1,400 pa ring nawala.

I-book na ang accountant. Triage ang Marso para sa kanila. Ang mga kliyenteng dumarating nang maayos, maaga, na may mga tanong na tinanong na noong Enero ay nakakakuha ng mas mahusay na payo sa mas mainam na rate kaysa sa mga shoebox crowd sa deadline.

Enero: ang pagbibilang at ang completeness pass

Ang tema ng Enero ay inventory, sa pinakamalawak na kahulugan: pagbibilang kung ano ang totoo sa hangganan ng taon, habang malapit pa ito.

Bilangin ang stock mo. Kung may hawak kang materyales (fittings, wire, pipe, lumber, shop stock na pumapakain sa mga job), ang year-end ang panahong pisikal itong bibilangin at ie-value, dahil ang materyales sa istante ay karaniwang hindi pa expense; inventory ito, at ang pagkakaiba ang gumagalaw sa profit mo. Isang oras lang kasama ang clipboard sa van at shop ang bilang para sa maliit na operasyon. Gawin ito sa unang linggo habang ilang araw pa lang ang edad ng year-end line, at itala kung may sira o patay na stock habang naroon ka; may sariling treatment ang obsolete inventory.

Pagiging kumpleto ng resibo, paurong. Suriin ang bank at card statement ng buong taon, buwan-buwan, at itapat ang gastos sa naitalang expenses mo. Bawat outflow ng negosyo na walang expense record sa likod nito ay isang deduction na patuloy na tumatagas, at ang Enero ang huli mong murang pagkakataon para ma-plug ito: kaya pa ng supplier na i-reprint ang invoice ng Hulyo, mase-search pa rin ang email receipt, malabo mo pa ring naaalala kung ano ang $214 na iyon. Sa Marso, bumabagsak nang husto kung gaano karami ang mabubuo mo pang muli. Kung nakolekta mo ang mga resibo sa mismong pagbili sa buong taon, isang gabi lang ang gagawin ng pass na ito at kaunti lang ang mahahanap; iyan ang gantimpala ng ugali.

Ibuod ang taon ng subcontractor. I-total kung magkano ang binayad mo sa bawat sub, at itapat ito sa kanilang mga invoice na naka-file. Karaniwang kailangang mag-file ng T5018 slips ang mga Canadian construction business; kailangang mag-file ng 1099-NEC forms ang mga US business bago matapos ang Enero, kaya hard deadline ito, hindi lang gandang-loob. Ang mga gap na natagpuan ngayon (isang sub na hindi kailanman nag-invoice para sa isang job, isang kulang na W-9 o GST/HST number) ay awkward na hingian; ang parehong gap sa isang audit ay problema mo na lang.

Itala ang odometer. Kung nagcla-claim ka ng vehicle expenses, ang year-end na odometer reading ang nag-a-anchor sa iyong business-use percentage. Isulat ito sa unang mga araw ng Enero, kasama ang kahit anong mileage log o makatwirang paraan na ginagamit mo; ang reading na inimbento sa Marso ay eksaktong kasing-kredibilidad ng tunog nito.

Isang tradesperson sa workbench na inaayos ang isang taon ng mga resibong papel patungo sa mga naka-label na folder sa ilalim ng ilaw ng shop

Pebrero: i-assemble ang package

Ang tema ng Pebrero ay assembly: paggawa ng tiyak na bundle na pagbabatayan ng accountant mo mula sa kumpletong taon. Pitong bahagi ang isang magandang package:

  1. Ang larawan ng revenue. Bawat invoice na inilabas, bawat bayad na natanggap, at ang closing receivables list, sino pa ang may utang at magkano, na may mga petsa. Kung kumukolekta ka ng GST/HST, ang tax na nakolekta sa buong taon, hiwalay sa revenue.
  2. Ang larawan ng expense. Lahat ng expenses, may kasamang resibo ang bawat isa, hiwalay sa pagitan ng job cost at overhead, na may kabuuang tax na binayaran kung nagcla-claim ka ng input tax credits. Mahalaga ang paghihiwalay ng job kumpara sa overhead: pinapakain nito ang parehong tumpak na filing at ang totoong presyo mo.
  3. Ang mga bilang. Ang inventory count at value. Ang odometer reading at business-use notes. Kung gumagamit ka ng bahagi ng bahay mo para sa negosyo (ang opisina, ang sulok ng garahe na pinaggagamitang shop), ang mga numero ng lugar at ang mga gastos sa bahay para sa taon; nag-iiba ang home-office rules at ilalapat ito ng accountant mo, pero kailangan munang meron ang mga input.
  4. Gastos sa mga tao. Ang subcontractor totals na may invoice sa likod, handa o naka-file na ang mga slips. Kung may mga empleyado ka, kahit ano ang inilalabas ng payroll provider mo; tumatakbo ang payroll sa labas ng job records mo, pero kabilang sa package ang mga total nito.
  5. Mga asset na binili at binenta. Anumang malaki (isang compressor, isang trailer, ang bagong van), na may petsa at halaga, para maayos ang paghawak sa depreciation. Isama rin ang anumang binenta o na-scrap.
  6. Ang nakakaboring pero mahalaga. Bank at card statements para sa taon, loan statements kung meron, ang return ng nakaraang taon, at anumang sulat mula sa gobyernong tinanggap mo at itinabi sa ilalim ng "mamaya na."
  7. Ang listahan ng tanong. Lahat ng na-flag mo sa buong taon bilang "tanungin ang accountant": ang timing ng equipment, ang bad debt, ang sub na malapit sa linya ng employee, ang home-office claim. Ang pagbibigay ng mga tanong kasama ang package ang siyang nagpapabago sa accountant mo mula sa data-entry service tungo sa isang advisor.

Ibigay ito, sa Pebrero, at hayaang ang Marso ay para na lang sa mga taong hindi ginawa ito.

Ano ang dapat mong itanong pabalik sa accountant mo?

Papasok ang package; lalabas ang return. Pero puwede ring bumalik sa iyo ang parehong mga numero bilang kaalaman, kung tatanungin mo. Tatlong tanong na sulit ikabit sa bawat year-end:

  • "Ano ang totoo kong profit, at totoo kong margin?" Hindi ang opinyon ng bank balance, ang na-file na numero, matapos ang lahat. Ang numerong iyon, hinati sa iyong mga naka-bill na oras, ang talagang kinita mo kada oras noong nakaraang taon, at ito rin ang magpapatunay o magpapabulaan sa presyo mo.
  • "Ano ang dapat magbago bago sumapit ang susunod na Disyembre?" Papalapit na threshold ng registration, incorporation na sulit pag-isipan, mga installment na magsisimula sa susunod na taon, isang category na kilalang tinitingnan ng CRA o IRS sa industriya mo. Ito ang pinakamurang consulting na mabibili mo kailanman, dahil nasa mesa na nila ang data.
  • "Ano ang kulang?" Anumang hinabol, muling binuo, o ipinagpalagay ng accountant ngayong taon ang siyang susunod na item sa checklist para sa darating na Enero. Sa ikalawa o ikatlong pagsasara, unti-unting nagiging kumpleto ang package, at kadalasang bumababa rin ang bayad kasabay nito.

Kung saan angkop ang Zeus

Karamihan sa checklist na ito ay hindi trabaho ng year-end kahit kailan; ito ang mga record ng taon, hiniling lang sa wakas na magsama-sama, at iyan mismo ang laging handa ng Zeus. Nariyan na ang mga report: revenue para sa taon hanggang ngayon, "Paalalahanan ang mga overdue na kliyente" para sa paghabol sa Disyembre na may bawat balanse na naka-bucket ayon sa edad, expenses na hiwalay sa pagitan ng job costs at Gastos ng kumpanya, isang tax receipts worksheet na may year-and-quarter picker para sa nakolekta mo at binayad mo, at inventory na pinananatili ng ledger ng Tanggapin, Gamitin at Ituwid para itapat sa pisikal mong bilang. Puwedeng may kasamang larawan ng resibo ang expenses, ang subcontractor contract ay nasa mismong job kung saan ito isinulat, at pinapanatili ng Mga natapos na job na mase-search ang bawat lumipas na job kapag bumalik ang tanong. Kapag oras na para ibigay ang lahat, isinusulat ng account export ang data mo bilang CSV, bilang QuickBooks file, o bilang Accountant Pack PDF, at ang hakbang ng pag-assemble sa Pebrero ay ilang tap na lang. Isang bagay na dapat malaman bago ka umasa dito: ang revenue at tax summary ay tumatakbo hanggang sa kasalukuyang petsa at kada quarter, sa halip na hayaan kang kumuha ng arbitraryong nakaraang taon, kaya sulit i-export ang isang taon habang ito pa ang kasalukuyan.

Ang year-end panic ay dulot ng distansya, hindi ng buwis: ang paggawa ng mga gawain sa Disyembre noong Marso, sa presyo ng Marso, gamit ang alaala ng Marso. Sundan na lang ang sunud-sunod na proseso, at ang pag-file ay magiging kung ano dapat ito noon pa man: isang pormalidad lang sa dulo ng isang taon na alam na alam na ang sarili nitong mga numero.

Mga madalas itanong

Hindi calendar year ang fiscal year ko. May pagbabago ba ito?

Ang petsa lang. I-adjust ang buong sunud-sunod na proseso sa iyong fiscal year-end: isara ang mga usapin sa huling buwan, bilangin at kumpletuhin sa susunod na buwan, i-assemble sa ikalawang buwan. Dalawang paalala: ang mga information slip tulad ng T5018 ay maaaring may sariling reporting-period rules, at kung nagpapatakbo ka ng calendar-year na personal return kasabay ng non-calendar na corporate year, nag-i-interact ang dalawang pagsasara, kaya sulit itong i-map nang isang beses kasama ang accountant mo para permanenteng maayos ang kalendaryo.

Gaano ba talaga kalaki ang pagkakaiba ng malinis na package sa bill ng accounting?

Nagba-bill ang mga accountant base sa oras, at ang pag-aayos ay oras din. Ang isang taon na ibinigay bilang naka-categorize, may resibong record na may kalakip na mga tanong ay nangangailangan lang ng bahagi ng oras na kinakailangan ng isang taon na statements-at-shoebox. Karaniwang lumiliit nang malaki ang bahagi ng bill na iyon para sa preparation kapag malinis na ang package mo, at ang natitirang bayad ay bumibili na ng totoong payo sa halip na data entry. Direktang itanong sa accountant mo kung anong bahagi ng handover noong nakaraang taon ang pinakamalaking kinain ng oras; ang sagot ang susunod mong item sa checklist.

Ano ang gagawin ko sa isang kliyenteng alam kong hinding-hindi magbabayad, sa usaping buwis?

Harapin ito sa halip na buhatin. Ang receivable na talagang hindi na makokolekta ay puwedeng i-claim bilang bad debt, karaniwan sa taong itinakda mong patay na ito, at kung na-remit mo na ang GST/HST sa invoice, may posibleng adjustment din para mabawi iyon. Tiyak ang mga requirement: kailangang talagang patay na ang utang, kailangang naisama mo ito sa income, at kailangang may paper trail ng mga collection attempt mo. Kaya i-dokumento ang kasaysayan at kumpirmahin ang treatment sa accountant mo bago ka mag-write off ng kahit ano.

May bagay ba na legal kong dapat tapusin bago sumapit ang Disyembre 31, kumpara sa mga bagay na puwedeng maghintay?

Ang matitigas na item sa hangganan ng taon ay ang mga pisikal: ang inventory count ay sumasalamin sa kung ano ang nandiyan sa year-end, ang odometer reading ang nag-a-anchor sa vehicle claim ng taon, at ang timing ng expense (kung ano ang talagang binayaran o na-incur bago sumapit ang ika-31) ay naka-fix sa kalendaryo. Halos lahat ng iba pa (pag-assemble, pag-categorize, kahit ang paghabol ng mga receivable) ay teknikal na puwedeng gawin pagkatapos; mas mura at mas tumpak lang talaga ito sa Disyembre at Enero. Ang mismong filing deadline ay nag-iiba depende sa bansa at istruktura, isa pang petsang dapat itakda nang isang beses kasama ng accountant mo.