Ang maikling sagot: problema sa paperwork ang scope creep, hindi problema sa personalidad. Ang change order ay maikling nakasulat na tala kung ano ang nagbago, magkano ang gastos, at ano ang epekto nito sa iskedyul — pinirmahan bago pa gawin ang trabaho. Mga apat na minuto lang ito. Kapag nalaktawan ito, doon nagiging away ang maliit na dagdag pagdating ng final invoice.
"Habang nandito ka na, puwede rin bang…"
Alam ng bawat contractor ang pangungusap na iyan. Dumarating ito sa ikatlong araw, mula sa isang may-ari ng bahay na tunay na natutuwa sa trabaho, at parang wala lang ang tunog nito. Ilipat ang outlet. Palitan ang fixture. Alisin na rin ang maliit na bahagi ng pader dahil bukas na naman ito.
Isa-isa, dalawampung minuto lang at apatnapung dolyar na materyales ang bawat isa. Pero kapag pinagsama-sama, sila ang dahilan kung bakit ang isang trabahong may magandang margin ay natatapos na break-even lang, at ang dahilan kung bakit nagiging away ang final invoice sa kliyenteng masaya naman noong una hanggang makita niya ito.
Ang unang naiisip ay sisihin ang may-ari ng bahay. Mali ito, at higit sa lahat, hindi ito nakakatulong. Hindi nila sinusubukang kumuha ng libreng trabaho. Sa isip nila, nagtanong sila at sinabi mong "sige, walang problema," at iyon na ang buong transaksyon. Hindi mo sinabing may gastos ito, kaya sa isip nila, wala talaga.
Walang kinalaman ang solusyon sa pagiging mas matigas. Isulat ito sa mismong sandaling nangyari.
Ano nga ba ang change order?
Ang change order ay maliit at pinirmahang amendment sa orihinal na kasunduan. Apat na bagay lang ang nakatala rito:
- Ano ang nagbago: sa simpleng salita na maaalala ng may-ari ng bahay pagkatapos ng anim na linggo.
- Magkano ang gastos: ang pagbabago sa presyo, nakasaad bilang numero, hindi "puwedeng magkaroon ng karagdagang bayad."
- Ano ang epekto sa iskedyul: karagdagang araw, kung mayroon man. Mas mahalaga ito kaysa sa inaakala ng mga contractor.
- Kasunduan: pirma o malinaw na nakasulat na pag-apruba.
Iyan na ang buong instrumento. Hindi ito legal na seremonya at hindi kailangan ng abogado. Kailangan lang itong nariyan na bago gawin ang trabaho.
Gumagana ito hindi gaanong dahil sa dokumentong maipapakita mo sa isang alitan, kundi dahil sa kung kailan ito nangyayari. Inililipat nito ang usapan tungkol sa presyo sa mismong sandaling may gusto ang kliyente, habang motivated pa siya at bago pa ang request. Ang kabilang pagpipilian ay ang final invoice, kung kailan gastado na sa isip niya ang pera at malayong alaala na lang ang request.
Kinukuha ng Pagbuo ng presyo ng trabaho ang oras, materyales, at margin na gusto mong panatilihin, at ginagawa itong presyong maiko-quote.
Bakit nilalaktawan ito ng mga contractor, at bakit hindi valid ang mga dahilan
"Napakaliit para isulat pa." Ang maliliit ang siyang buong problema. Isang $200 na pagbabago, wala lang. Labing-isang beses ito, $2,200 na at isang kliyenteng nakakaramdam na tinambangan siya. Dapat zero dolyar ang threshold para isulat ito, dahil mga apat na minuto na lang ang gastos ng pagsulat nito.
"Magmumukha akong mahirap kausap." Kabaligtaran ang totoo, at ito ang bahaging dapat mong maintindihan. Ang contractor na nagsasabi ng "sige, magiging $340 iyan at magdaragdag ng isang araw, ipapadala ko ito para pirmahan mo" ay mukhang organisado at may kontrol. Ang contractor na nagsasabi ng "sige, walang problema" nang labing-isang beses at pagkatapos ay nagpapakita ng biglaang invoice ay mukhang hindi marunong mangasiwa ng pera. Hindi nawawala ang kailangang usapan kapag nilaktawan mo ang change order. Lumilipat lang ito sa dulo, lumalaki, at dumarating sa mismong sandaling utang sa iyo ang final payment.
"Walang oras sa site." Totoo iyan noong ang change order ay nangangahulugang pagbalik sa opisina at pag-print ng papel. Wala na iyan ngayon. Ang change order na isinulat at pinirmahan sa telepono sa may pasilyo ay mas mabilis pa kaysa sa usapang nauna rito.
"Maganda naman ang relasyon namin." Ang magagandang relasyon mismo ang pinakadapat protektahan gamit ang paperwork. Ang alitan sa dulo ng trabaho ang siyang sumisira rito, at mas malaki pa ang tsansang mangyari ito, hindi mas maliit, kung ang dalawang panig ay umaasa lang sa mabuting alaala ng usapan sa pasilyo.
Paano magpepresyo ng pagbabago nang hindi ginagawang muli ang estimate?
Totoo ang praktikal na pagtutol: hindi mo puwedeng ihinto ang lahat at gumawa ng buong estimate tuwing may humihiling na ilipat ang isang ilawan. Kaya huwag na.
Magkaroon ng nakasaad na rate para sa maliliit na trabaho. Ang hourly o half-day rate para sa out-of-scope na trabaho, napagkasunduan na sa orihinal na kontrata, ay nangangahulugang karamihan sa maliliit na pagbabago ay hindi na kailangan ng pagpepresyo: oras at materyales lang sa numerong tinanggap na ng kliyente.
Ipresyo ang gulo, hindi lang ang gawain. Ang paglipat ng outlet ay hindi lang dalawampung minuto ng electrical work. Dalawampung minuto ito plus pagpa-patch, plus paglilija, plus pintura, plus ang pangalawang biyahe dahil kailangang matuyo ang pintura. Palaging mababa ang presyo ng mga contractor sa mga pagbabago dahil ipinepresyo lang nila ang gawaing nakikita at sinasagot na lang nila ang mga kasunod nito. Itanong sa sarili kung ano talaga ang tinatapos ng pagbabago, hindi kung ano lang ang sinisimulan nito.
I-bundle kapag talagang mas episyente. Kung humingi ang kliyente ng tatlong bagay nang sabay-sabay at pareho lang ang biyahe at gulo, ipresyo silang magkasama at sabihin iyon. Tapat ito, mas mura para sa kanila, at malinaw na hindi ka nagsisingil sa bawat maliit na bagay.
Puwede ang zero-dollar na change order. Kung nagpasya kang balikatin na lang ito bilang goodwill, isulat ito nang $0 at ipapirma. Ngayon, alam ng kliyente na tumanggap sila ng $180 na halaga nang libre, na mas mahalaga sa iyo kaysa sa tahimik na pagbalikat lang nito. Walang naibibili sa iyo ang gastos na sinagot mo pero walang nakapansin.
Ang sandali para banggitin ito
Dapat mangyari ang usapan tungkol sa change order sa loob ng mga isang minuto matapos ang hiling, at maaari itong maging kalmado nang buo:
"Sige po, kaya namin iyan. Magiging mga $340 dahil kailangan naming i-patch at i-repaint ang bahaging iyon, at magpapaurong ito ng isang araw. Gusto mo po bang ipadala ko ito para maaprubahan mo?"
Tatlong bagay ang ginagawa ng pangungusap na iyan. Sinabi mo munang oo, kaya hindi ito magmumukhang pagtutol. Ipinaliwanag mo kung bakit mahal ito, na siyang nag-aalis ng pakiramdam na basta ka lang gumagawa ng numero. At binanggit mo ang epekto sa iskedyul, na kadalasang ang tunay na nakakainis sa mga kliyente pagdating ng oras: mas malakas ang epekto ng biglaang karagdagang araw kaysa sa biglaang $340.
Pagkatapos, ipadala ito bago magsimula ang trabaho. Ang change order na pinirmahan matapos ang trabaho ay isa na lang invoice na may extra na hakbang, at dala nito ang lahat ng pagkailang na sinusubukan mong iwasan.
Panatilihing tapat ang orihinal na estimate
May pangalawang dahilan kung bakit mahalaga ang mga change order, at wala itong kinalaman sa pagkabayaran.
Kung gumagawa ka ng anumang uri ng job costing (paghahambing ng kino-quote mo sa aktwal na ginastos sa trabaho), ang isang trabahong may apat na hindi nairekord na pagbabago ay gumagawa ng basurang datos. Magpapakita ito ng malaking labor overrun, at aakalain mong mali ang labor rate mo. Hindi ito totoo. Mas maraming trabaho ang ginawa mo kaysa sa ipinresyo mo.
Ang pormal na change order ay nag-re-baseline ng estimate tuwing lumilipat ang scope. Iyan ang nagpapanatiling makahulugan ang variance, na siyang nagpapanatiling tumpak ng mga susunod na quote mo. Madalas ang mga contractor na nilalaktawan ang change order ay unti-unting itinataas ang lahat ng presyo nila para masakop ang mga lugi na mali ang diagnosis. Nagiging hindi sila competitive sa mga trabahong ayos naman talaga, habang lugi pa rin sa mga trabahong hindi.
Gawing rutina ito
Gagana lang ang sistema kung mas mabilis ito kaysa sa hindi paggawa nito. Ibig sabihin, nasa mismong lugar ng trabaho ang change order: sa telepono sa bulsa mo, sa site, na nakatayo ang kliyente.
Inaasikaso ito ng Zeus gamit ang parehong quote at e-signature flow na ginamit sa orihinal na estimate: buuin ang pagbabago, ipadala ito, at ipapirma ito sa mismong lugar o sa email kung wala sa site ang kliyente. Dahil naka-attach ito sa parehong trabaho, ang naaprubahang halaga ay napupunta sa numero ng trabaho sa halip na sa hiwalay na tambak na kailangan mong pagtugmain sa ibang araw.
Anumang tool ang gamit mo, pareho ang test: puwede ka bang lumipat mula sa "habang nandito ka na" hanggang sa pinirmahan at pinresyuhang amendment nang hindi umaalis sa pasilyo? Kung hindi, lalaktawan mo ito, at mananatili kang nagbabayad para sa trabahong walang nakasulat.
Mga madalas itanong
Paano kung tumanggi ang kliyenteng pumirma pero gusto pa rin ang trabaho?
Ibig sabihin, natutunan mo ang isang mahalagang bagay bago gawin ang trabaho sa halip na pagkatapos. Mag-alok na ituloy sa orihinal na scope, o hintayin ang aprubasyon. Ang trabahong ginawa nang walang kasunduan ay trabahong maaaring hindi mabayaran, at ang kliyenteng ayaw ipirma ang pangalan niya sa isang presyo ay ipinapahiwatig sa iyo kung ano ang magiging hitsura ng usapan sa final invoice.
Kailangan ko ba ng pirma, o sapat na ba ang email o text?
Mas mabuti ang nakasulat na aprubasyon na malinaw na tumutukoy sa specific na pagbabago at presyo kaysa sa wala, at sa karamihan ng simpleng residential na alitan, makahulugan ang malinaw na email trail. Mas malakas ang pirma, at sa e-signature, hindi na ito mas mabagal. Ang dapat iwasan ay ang verbal na kasunduan, na palaging nagiging dalawang tapat na taong iba ang natatandaang numero.
Paano ko haharapin ang mga natuklasan kaysa sa mga hiling, tulad ng bulok na kahoy sa likod ng pader o lumang wiring?
Pareho, at madalian. Kunan ng litrato ang kalagayan, isulat ang remediation nang may presyo, at ipaaprubahan ito bago magpatuloy. Mas madali ang mga natuklasan kaysa sa mga hiling, dahil nakikita ng kliyente ang problema. Ang sumisira rito ay ang pag-aayos muna bago ito banggitin.
Dapat bang may sinasabi ang orihinal na kontrata tungkol sa mga pagbabago?
Oo, at ito ang pinakakapaki-pakinabang na parapo na maidadagdag mo. Sabihing ang mga pagbabago sa scope ay nangangailangan ng nakasulat na aprubasyon, at sabihin ang rate mo para sa out-of-scope na trabaho. Ginagawang paperwork na lang, hindi negosasyon, ng isang parapong iyan ang bawat susunod na change order.
ZEUS