Maayos na pagbabayad sa subcontractors: kontrata, invoice, at year-end slips

Ang maikling sagot: madali ang magbayad ng subcontractor; ang pagpapatunay na binayaran mo sila, para saan, at sa aling trabaho ang siyang nagpoprotekta sa iyo tuwing year end. Kumpirmahin muna kung tunay na subcontractor sila at hindi empleyado, dahil hindi mo lang basta mapipili ang classification na iyon. Pagkatapos, kumuha ng invoice mula sa bawat subcontractor, sa tuwing may bayad, at i-file sa trabaho.

Huling linggo ng Pebrero, at isang contractor ang nagsu-scroll ng isang buong taon ng e-transfer history, sinusubukang sagutin ang isang tanong na dapat ay sampung segundo lang: magkano ang binayad niya sa tile guy noong nakaraang taon? May dalawang banyo noong tagsibol, may isang bagay noong Hulyo, may rush job bago ang Pasko. $2,800 ba iyong Hulyo o $3,200? Isa ba doon sa mga transfer ay talagang napunta sa account ng girlfriend ng tile guy "dahil nasira raw ang kanya"?

Kailangan niya ang numerong ito dahil tinanong siya ng accountant niya, at tinanong siya ng accountant niya dahil hindi optional ang pag-ulat ng mga bayad sa mga subcontractor sa construction. Sa pagitan ng working relationship ("solid si Danny, inaayos na lang namin habang tumatakbo") at ng papeles (T5018 slips, expense support, ang tanong na employee-versus-contractor), isang taon ng informality ang naging problema sa Pebrero.

Ang maayos na pagbabayad sa subcontractors ay hindi tungkol sa tiwala. Solid si Danny. Tungkol ito sa katotohanang bawat dolyar na binabayad mo sa isang subcontractor ay nasa tatlong sistema nang sabay: ang job costs mo, ang tax filings mo, at ang larawan ng gobyerno sa buong construction industry. Gusto ng tatlong ito ang parehong nakakainip na ebidensya.

Subcontractor ba ang taong ito o empleyado?

Bago pa maging importante ang anumang invoice o slip, may isang tanong na nasa ilalim: talaga bang subcontractor ang taong ito, o sa mata ng mga tax authorities, empleyado mo sila? Hindi mo ito basta mapipili sa usapan lang. Parehong lampas sa label ang tinitingnan ng CRA at IRS, at nagkakatugma ang mga tests:

• Control. Sila ba ang nagdedesisyon kung paano, kailan, at anong pagkasunod-sunod gagawin ang trabaho, o dinidirekta mo sila tulad ng iyong crew?
• Tools and equipment. Kanila ba ito o sa iyo?
• Chance of profit, risk of loss. Maaari ba silang manalo o mawalan ng pera sa trabaho (fixed price, sariling materials exposure, sariling callbacks), o sinasahod lang sila oras-oras kahit ano ang mangyari?
• Integration and exclusivity. May sarili ba silang negosyo na nagseserbisyo sa ibang kliyente, o eksklusibo silang para sa iyo, full-time, walang katapusan?

Isang tiler na may sariling van, sariling tools, sariling insurance, tatlong ibang builder sa telepono niya, at fixed price kada banyo ay subcontractor sa anumang pagsusuri. Ang taong nagtatrabaho lang para sa iyo, apatnapung oras kada linggo, sa iyong schedule, sa iyong tools, oras-oras ang sahod, ay nagsisimula nang magmukhang empleyado kahit ano man ang sabihin ng invoice.

Bakit napakahalaga nito: kung ang isang "contractor" ay ma-reclassify bilang empleyado, ang mga deduction na hindi kinaltas noon (income tax, CPP o Social Security contributions, EI) ay maaaring bumagsak sa iyo, kasama ang mga penalty at interest, hanggang ilang taon pabalik. Isa ito sa mga pinaka-mamahaling tahimik na pagkakamali na magagawa ng isang maliit na negosyo sa trade. Pangkalahatang edukasyon ito, hindi isang desisyon tungkol sa sitwasyon mo; may totoong gray area ito, at kung malapit ang alinman sa mga regular mong kasama dito, gumugol ng isang oras kasama ang accountant mo bago gugulin ng gobyerno ang mas matagal.

Ipinapakita ng Calculator ng break-even sa pag-hire kung ilang trabaho kada linggo ang kailangang tapusin ng isa pang tao para mabayaran ang sarili nila.

Isang invoice mula sa bawat subcontractor, sa tuwing may bayad, walang exception

Kapag totoong subcontractor na ang isang tao, ang panuntunang nagpapanatiling malinis ng lahat pababa ay halos nakakahiya kasimple: walang invoice, walang bayad. Bawat bayad na ginagawa mo sa isang subcontractor ay pinasisimulan ng isang invoice mula sa negosyo nila. Nakasulat sa invoice na iyon ang pangalan ng negosyo nila, ang petsa, kung ano ang trabaho, para sa aling trabaho o site ito, at ang halaga. Kung rehistrado sila sa GST/HST, nakalagay din doon ang registration number nila at ang buwis.

Apat na trabaho ang ginagawa ng gawing ito nang sabay:

• Sinusuportahan nito ang iyong expense claim. Ang isang $3,200 na bayad na sinusuportahan ng invoice ay isang deductible na subcontract cost. Ang parehong e-transfer na walang suporta ay isang palaisipan na ang auditor ang bahalang magbigay ng kahulugan, at ang "para kay Danny iyon, tile, sa tingin ko Hulyo" ay hindi sagot na nagtatapos ng mga audit.
• Sinusuportahan nito ang iyong input tax credits. Kung sinisingil ng subcontractor ang GST/HST, ang buwis na binabayad mo sa kanila ay karaniwang mababawi, pero kung may dokumentasyon ka lang na nagpapakita ng mga kinakailangang detalye, kabilang ang kanilang registration number. Ang bare transfer ay walang mababawi.
• Pinoprotektahan nito ang relasyon sa subcontractor. Pinipilit ng mga invoice ang usapan tungkol sa scope (para saan talaga ang $3,200?) na mangyari sa oras ng billing, kung sariwa pa ang mga alaala, imbes na sa year-end o sa gitna ng alitan.
• Pinapalakas nito ang kanilang contractor status. Ang isang subcontractor na nag-i-invoice mula sa sariling negosyo, sa sariling pangalan, para sa tiyak na trabaho, ay mukhang kung ano talaga sila: isang independiyenteng negosyo. Ang isang subcontractor na binabayaran ng round numbers tuwing Biyernes na walang papeles ay mukhang isang payroll na hindi maayos na ginagawa — ang eksaktong larawan na hindi mo gustong ipakita.

Dalawang sumusuportang panuntunan. Bayaran ang negosyo, hindi ang account ng pinsan ng taong iyon, gaano man kapansamantala ang sira sa banking ng isang tao; ang payee sa records mo ay dapat magtugma sa pangalan sa invoice. At bayaran nang may traceable na paraan: e-transfer, tseke, anumang may bakas. Ang cash sa mga subcontractor ay legal pero peligroso sa ebidensya, at kung kailangan mo talaga, kumuha ng pirmado at petsahang resibo doon mismo.

"Bagong taon, bagong panuntunan sa akin, at kinukulit na ako ng accountant: wala akong maipapadalang bayad na walang invoice, kahit isang linya lang mula sa telepono mo. Ipadala mo ito na may address ng trabaho at babayaran kita sa parehong araw."

Narinig na ito ng bawat subcontractor na katrabaho mo, at ginagawa na ito ng mga mahuhusay. Ang same-day payment kapalit ng isang tamang invoice ay isang palitan na masayang tatanggapin ng karamihan sa mga subcontractor.

Ano ang laman ng isang one-page sub agreement?

Ang isang invoice ay dokumento ng bayad; ang isang kontrata ay dokumento ng usapan. Sa mga regular na subcontractor, isang maikling kasunduan, pinirmahan nang isang beses, na sumasaklaw kung paano kayo nagtatrabahong magkasama, ay pumipigil sa karamihan ng mga alitan na sumisira sa magandang relasyon:

• Scope at price basis. Fixed price kada yunit ng trabaho, o isang rate, at ano ang kasama: materyales, disposal, callbacks.
• Quality at deficiencies. Sino ang mag-aayos ng ano, at sa gastos ng sino, kapag may bumagsak sa inspection o tinanggihan ng kliyente.
• Insurance at licensing. Ang liability coverage nila, ang kanilang trade license, ang kanilang workers' compensation status, may patunay. Sa maraming probinsya at estado, ang insidente ng isang walang-insurance na subcontractor ay maaaring umakyat sa iyo, at maaaring ituring ng workers' comp boards ang mga walang-cover na subcontractor bilang mga manggagawa mo para sa layunin ng premium. Suriin ang mga panuntunan sa inyong lugar; malaki ang pagkakaiba nito.
• Payment terms. Kailangan ang invoice, ang payment window, ang mga holdback terms kung ginagamit mo ito. (Ang construction holdback at lien rules ay batas ng probinsya at estado na may totoong bagsik: isa pang usapan sa accountant o abogado para sa hurisdiksyon mo.)

Napakalaki ng lamang ng isang pahina sa walang pahina, at mas malaki pa ang lamang nito sa isang handshake.

Year-end slips: T5018 at 1099-NEC, walang February scramble

Ngayon, ang bahaging kinatatakutan ng contractor noong Pebrero, na nakakatakot lang naman kapag informal ang naging taon bago ito.

Canada: ang T5018. Kung ang pangunahing aktibidad ng negosyo mo ay construction at nagbabayad ka ng mga subcontractor para sa construction services, karaniwang kailangan mong mag-file ng T5018 slips na nag-uulat kung magkano ang binayad mo sa bawat subcontractor sa loob ng taon, kasama ang GST/HST component, sa alinman sa calendar-year o fiscal-year basis. Mababa ang threshold ($500 o higit pa), kaya halos lahat ng totoong working relationship ay nasasakop nito. Kaya nga may T5018: tumatakbo sa subcontracting ang buong construction industry; ganito kino-cross-check ng CRA na ang $18,400 na dinededuct mo para kay Danny ay ang parehong $18,400 na ini-report ni Danny.

US: ang 1099-NEC. Ang mga bayad na $600 o higit pa sa loob ng isang taon sa isang non-corporate na contractor para sa services ay karaniwang nangangailangan ng 1099-NEC, na na-file sa IRS at kinopya sa subcontractor, bago matapos ang Enero. Ang mabuting gawi rito ay ang W-9: kolektahin ito (ang legal na pangalan nila, entity type, at taxpayer ID) bago ang unang bayad, habang hawak mo pa ang pera at samakatuwid ang kalamangan. Huwag itong ipagpaliban hanggang Enero, kung wala ka nang hawak sa alinman sa dalawa at sa iyo na lang nakasalalay ang deadline.

Ang mga detalye (thresholds, dates, electronic filing rules) ay nagbabago sa paglipas ng panahon at depende sa sitwasyon, kaya hayaan mong ang accountant mo ang bahala sa mga mekanismo. Ang input ay sa iyo, at ito ang buong punto: ang isang slip ay ang kabuuan lang ng isang taon ng bayad sa isang subcontractor. Kung ang bawat bayad ay may suportang invoice, naka-tag sa trabaho, at naitala noong nangyari ito, ang slip season ay isang report na ipapatakbo lang ng isang tao. Kung ang buong taon ay nabubuhay sa isang e-transfer scroll, ang slip season ay forensic accounting, ginagawa taun-taon, ng taong pinakamahal ang oras sa bubong.

Panatilihin ang gastos ng subcontractor sa trabaho, hindi lang sa mga libro

Isa pang gawi ang naghihiwalay sa mga contractor na mahusay magpresyo sa mga nagbabakasakali lang: bawat invoice ng subcontractor ay napupunta sa specific na trabahong gumamit nito, hindi lang sa isang general na "subcontracts" expense pile.

Ang tax return mo ay kailangan lang ng kabuuan. Ang negosyo mo ay kailangan ng distribution. Ang banyong nag-quote ng $12,000 at gumamit ng $4,100 na subcontractors ay ibang leksyon kaysa doon sa gumamit ng $2,600, at kung lumulutang ang gastos ng subcontractor na hindi naka-attach sa trabaho, magkamukha ang dalawang banyo at nawawala ang leksyon. Kadalasang pinakamalaki at pinaka-pabugso-bugsong kategorya ng gastos ng isang trade business ang gastos sa subcontractor; hindi na-track kada trabaho, ito ang pinakamalaking pagbaluktot sa iyong mga numero sa profitability ng trabaho, at samakatuwid sa presyo mo.

Pinananatili ng Zeus ang buong chain sa isang lugar. Nakatira ang mga subcontractor sa subcontractor directory, may mga kasunduang naitala sa kanila — sino ang gagawa ng ano, sa anong presyo, sa anong terms — naka-file, mahahanap. Ang gastos nila ay naitala sa trabahong gumamit sa kanila, kaya ang bawat report ng profitability ng trabaho ay kasama ang totoong gastos ng mga subcontractor dito, at ang taon ng isang subcontractor ay ang kabuuan ng kanilang mga entry pagsapit ng slip season. May time entries rin, para sa scheduling at pag-coordinate ng mga subcontractor at crew sa Work Board, pero tapat lang: hindi gumagawa ng payroll ang Zeus, at hindi ito nagkukunwaring gumagawa. Sinusubaybayan nito ang mga input (sino, aling trabaho, magkanong gastos, anong dokumento), at ang pagbabayad ng sahod at ang pag-file ng slips ay dumadaan sa accountant o payroll provider mo, na pinapakain ng mga records na malinis na sa wakas.

Solid pa rin si Danny. Magiging solid din ang papeles para tumugma. At sa susunod na Pebrero, ang "magkano ang binayad ko sa tile guy" ay sampung segundo na lang, gaya ng dapat naman kanina pa.

Mga madalas itanong

Ayaw mag-invoice ng subcontractor ko. Sabi niya, hindi naman niya kailangan iyon. Ano ngayon?

Gawin muna itong madali bago gawin itong matigas: isang-linyang invoice mula sa isang phone app, o kahit isang pirmado at petsahang note na may address ng trabaho at halaga, ay pumapasa na sa pamantayan mo. Kung tumanggi pa rin siya, unawain kung ano ang hinihiling niyang buhatin mo: isang gastos na maaaring hirap mong ipagtanggol, isang ITC na hindi mo ma-claim, at isang working relationship na mukhang informal na payroll. Inililipat lang niya ang allergy niya sa papeles papunta sa tax risk mo. Ang mabuting bersyon ng usaping ito ay nangyayari isang beses lang; karamihan sa mga subcontractor ay nag-a-adjust sa loob ng isang linggo.

Kailangan ko bang mag-file ng T5018 para sa isang subcontractor na sumingil sa akin ng GST/HST? Nasa invoice naman ang number nila.

Karaniwan, oo, kung natutugunan mo ang filing criteria; ini-uulat ng slip ang bayad kabilang ang GST/HST component, at ginagamit ito ng CRA para sa cross-matching kahit anuman ang compliance ng subcontractor. Iba ang ginagawang trabaho ng invoice at ng slip: ang isa ay sumusuporta sa deduction at ITC mo, ang isa ay nag-uulat ng relasyon. Makukumpirma ng accountant mo kung ang negosyo mo ay nasa kategoryang primarily-construction na sinasaklaw ng mga panuntunan ng T5018.

Gusto ng subcontractor ko na cash ang bahagi ng bayad "para gawing simple." Dapat ko bang gawin?

Legal ang cash payment; ang hindi-naitalang cash payment ang siyang problema, at ang "gawing simple" ay karaniwang nangangahulugang hindi-itinatala. Hindi nagbabago ang posisyon mo alinman: invoice muna, itala ang bayad, tama ang slip totals. Kung nakadepende ang presyo ng isang subcontractor sa hindi pagsulat ng bahagi nito, hindi para sa simplicity ang discount, at ang risk na kasama nito (tinanggihang expense, reassessment, pagiging kasama sa underreporting ng iba) ay sa iyo mapupunta. Magiliw na tanggihan ang arrangement, hindi naman kinakailangang ang subcontractor mismo.

Anong papeles ang dapat nasa file bago ang unang araw ng bagong subcontractor?

Apat na bagay: ang pirmadong one-page agreement, patunay ng liability insurance, workers' compensation status ayon sa mga panuntunan ng probinsya o estado mo, at ang detalye ng kanilang negosyo: isang GST/HST number sa Canada, isang nakumpletong W-9 sa US. Kolektahin ito kapag nagsisimula ang relasyon at nauuna pa ang pera; bawat isa sa mga ito ay nakakayamot na kunin retroactively sa huling linggo ng Pebrero.