I-scan ang resibo bago ito kumupas

Unang linggo ng Abril, at nasa hapag-kainan ka kasama ang isang freezer bag na puno ng resibo, gumagawa ng archaeology sa sarili mong negosyo.

May mga maayos pa. May mga gusot pero nababasa pa. At may malaking bilang na blangko na: makinis, medyo makintab na piraso ng thermal paper na dating resibo pero wala nang laman ngayon. Makikita mo sa hugis na malamang mula ito sa lumber yard. Naaalala mo ang biyahe, medyo malabo. Hindi mo na naaalala ang halaga, at hindi na ito sasabihin sa iyo ng papel.

Narito ang bahaging masakit: bawat blangkong resibo na iyon ay perang ginastos mo na, legit naman, para sa negosyo, at ngayon, mahihirapan ka nang patunayan ito. Napunta ang mga materyales sa mga job na na-invoice na. Totoo ang gastos. Namatay ang rekord sa loob ng glove box, dahil sa init at oras, dahil ang "aayusin ko na lang ang mga resibo mamaya" ang pinakanatural na pangungusap sa trades at ang pinakamahal sa oras ng buwis.

Bakit kumukupas ang mga thermal receipt?

Ang problema sa resibo ay hindi pangunahing problema sa disiplina; problema ito sa chemistry. Halos lahat ng resibo mula sa register ay thermal paper: walang tinta, coating lang na dumidilim kapag naiinitan. Ibig sabihin, patuloy pa ring gumagana ang init dito kahit na-print na ito. Ang dashboard tuwing Hulyo, ang glove box, ang maaraw na passenger seat, kahit ang wallet na nakadikit sa katawan mo: dahan-dahan nitong ginagawang kulay-abo ang buong piraso o binubura ang print. Mga buwan, minsan mga linggo, at nawala na ang rekord. Binubura rin ito ng friction, kaya't ang resibong basta na lang nakalagay sa bulsa ng tool-bag ay lumalabas na makintab at blangko.

Kaya ang tradisyonal na sistema (kolektahin ang papel sa buong taon, ayusin sa Abril) ay isang sistema ng pag-iimbak ng ebidensya sa isang medium na dinisenyo para sirain ang sarili, sa pinakamainit na imbakang pag-aari mo. Nakabaon na ang kabiguan dito. Anumang lunas na nagsisimula sa "ingatan ang papel nang mas mabuti" ay laban sa papel mismo. Ang tunay na lunas ay ang huminto sa pag-asa sa papel: kunin ang impormasyon sa mismong sandaling lumabas ang resibo, habang ito ay pinakamadilim at pinakanababasa, at hayaan na lang na kumupas ang piraso nang tahimik.

Magkano ba talaga ang ipinapagastos sa iyo ng isang kumupas na resibo?

Lagyan natin ng numero ang freezer bag. Sabihin nating umabot sa $2,400 ang kabuuan ng mga blangko at nawawalang piraso ng buong taon, tunay na gastos sa negosyo na hindi mo na kayang madokumento nang malinis: dalawa o tatlong supplier run kada buwan, gasolina, kung anu-anong kasangkapan. Dalawang gastos ang sumusunod:

Ang deduction. Ang mga gastos sa negosyo ay nagpapababa sa kinikita mong binubuwisan. Ang mga gastos na walang dokumento ay ang mga inaalangan mong i-claim, o inaalangan ng accountant mo, o ina-claim pero hindi mo kayang patunayan kung tatanungin. Sa karaniwang tax rate para sa small business, ang hindi pag-claim sa $2,400 na legit na gastos ay puwedeng mangahulugan ng ilang daang dolyar na buwis na binayaran na hindi naman talaga kailangang bayaran. Nag-iiba-iba ang eksaktong matematika depende sa probinsya at estado, at depende sa istruktura ng negosyo mo, pero hindi nagbabago ang direksyon. Nawalang rekord, nawalang deduction.

Ang buwis na binayaran mo na sa pagbili. Kung rehistrado ka para sa value-added sales tax, may pangalawang layer: ang buwis na binayaran sa mga bili ng negosyo ay karaniwang mababawi bilang input tax credit, pero totoo ang kinakailangang paperwork, at ang isang blangkong piraso ay hindi paperwork. Sa $2,400 na bili, malaki ang halaga ng bahaging buwis, at mababawi ito hanggang sa kumupas ang papel. Nag-iiba-iba ang patakaran depende sa bansa, probinsya o estado, at sitwasyon, kaya ang tiyak na detalye ay sa accountant mo; ang prinsipyo ay sa iyo: ang resibo ang pera.

Idagdag ang mas hindi-halatang gastos (ang katapusan ng linggo sa Abril na ginugol sa archaeology sa halip na kahit anong iba pa) at magsisimulang magmukhang isa sa mas mamahaling bagay sa bahay ang freezer bag.

Ang ugali: kunan ng litrato sa counter

Ang buong lunas ay isang reflex lang: kinukunan ng litrato ang resibo bago ito itago. Sa counter habang bukas pa ang drawer, o sa loob ng truck bago ka pa umalis sa parking lot. Sampung segundo, habang sariwa pa ang papel at nasa short-term memory mo pa ang pagbili. Mahalaga iyon: ang "para saan ito?" ay isang tanong na pinakamainam sagutin ngayon, hindi sa Abril.

Sa Zeus, dinisenyo ang flow na mas mabilis pa sa pag-order ng kape. Kinukunan mo ng litrato ang piraso; binabasa ito ng OCR at kinukuha ang mga field na mahalaga (ang merchant, ang total, ang buwis) at ipinapakita para sa mabilisang confirm. Hindi ka nagta-type ng pangalan ng merchant habang naka-guwantes; sinusulyapan mo na lang ang na-extract ng scan, inaayos ang anumang mali, at sinasabihan mo ito ng isa pang bagay: kung saan mapupunta ang gastos na ito.

Tapat na paalala, dahil field guide ito at hindi brochure: napakagaling ng OCR pero hindi perpekto. Isang gusot na piraso, isang mahinang printer, isang mantsa ng kape. Minsan mali ang digit na lumalabas, o nakukuha ng linya ng merchant ang slogan sa halip na ang pangalan. May dahilan kung bakit nandiyan ang confirm step, at ang dalawang segundong ginugugol para tingnan ang total kumpara sa hawak mong papel ay bahagi ng ugali, hindi opsyonal na karagdagan. Laging iniingatan ang mismong litrato, kaya kahit ang scan na dinaanan mo nang mabilis ay puwede pang i-recheck mamaya kumpara sa imahe. Hindi tulad ng piraso, mababasa pa rin ito sa Abril.

Ang crew rule na nagpapanatili nito ay isang pangungusap lang: "Hindi aalis ang truck hangga't hindi pa na-scan ang resibo." Hindi ang "i-scan na lang mamayang gabi," hindi ang "itago sa visor hanggang Biyernes." Iisang event ang pagbili at ang pagkuha ng litrato. Anumang puwang sa pagitan nila ang siyang pinagkakamatayan ng mga resibo.

I-book sa job, o sa negosyo

Kinukuha ng scan ang gastos. Ang desisyon sa pag-book ang siyang gumagawa ditong impormasyon, at isa lang itong tanong: ang paggasta bang ito ay para sa isang job, o para sa negosyo?

Para sa isang job: ang deck screws, ang fixtures, ang dump run para sa proyekto ng mga Henderson. I-book ang gastos sa job na iyon. Dito nagsisimulang magbayad nang dalawang beses ang sampung-segundong ugali. Bawat resibong naka-book sa job ay napupunta sa costs ng job na iyon, kaya kapag tiningnan mo mamaya kung talagang kumita ba ang job ng mga Henderson, kasama na sa sagot ang labing-isang maliliit na biling siyang bumuo nito. Ang mga crew na lumalaktaw dito ay nakakakita ng mga job na mukhang kumikita sa papel pero hindi sumasang-ayon ang bank account; ang pagkakaiba ay kadalasang isang taon ng hindi na-book na maliliit na resibo na tahimik na na-absorb bilang "overhead."

Para sa negosyo: gasolina, ang bagong drill, gamit sa shop, ang bayad sa insurance: mga gastos na nagpapatakbo sa operasyon pero hindi kabilang sa iisang job. Napupunta iyon sa Gastos ng kumpanya, ang hiwalay na lane ng Zeus para sa overhead. Ang paghihiwalay ng dalawang lane ay higit pa sa pagbibigay-kasiyahan sa isang bookkeeper. Pinapanatili nitong tapat ang dalawang numero: ang job cost na naglalaman lang ng job, at ang overhead picture na nagpapakita kung magkano talaga ang gastos ng negosyo mismo bawat buwan, ang numerong kailangan mo sa pagtakda ng rate na dapat maabot ng mga job.

Ang maling galaw ay ang tamad na gitna: lahat itinatapon sa iisang bunton na walang pagkakahiwalay, aayusin na lang "mamaya." Ang buntong iyon ay ang freezer bag ulit, digital na lang.

Ang double-scan, nahuli

Anumang ugali sa pagkuha ay may dulot na predictable na kabiguan: ang parehong resibo na na-scan nang dalawang beses. Kinunan mo ito ng litrato sa counter, nakalimutan sa gulo ng hapon, at na-scan mo ulit ang papel mula sa bulsa mo sa katapusan ng araw. O parehong kinunan ninyo ng helper mo ang parehong supplier run. Ngayon, doble na ang gastos, tumaas ang job cost, at mas malala, kung nakarating pa ito sa oras ng buwis, dalawang beses mo na-claim ang deduction, na siya mismong uri ng pagkakamali na ginagawang di-kanais-nais ang isang audit.

Hinahanap ito ng Zeus sa dalawang lugar, at wala sa dalawa ang nagbubura ng kahit ano para sa iyo. Sa isang job, ang review screen ay nagpapangkat ng mga gastos na ang litrato ng resibo ay byte-for-byte na parehong litrato, ang eksaktong senyas ng isang pirasong na-capture nang dalawang beses, at ipinapakita ang mga kopya nang magkatabi para desisyunan mo kung alin ang aalisin. Sa page na Mga resibo ng buwis naman, anumang dalawang resibong magkatulad sa bawat field na naitatala nito (supplier, petsa, tax number, subtotal, buwis, total) ay minamarkahan bilang pinaghihinalaang duplicate. Nakasaad bilang numero ang buwis na dala ng mga sobrang kopyang iyon, para makita mo kung magkano ang labis sa claim mo bago ka mag-file. Ang "pinaghihinalaan" ang tapat na salita: dalawang $36.15 na biyahe sa parehong tindahan sa parehong hapon ay isang ordinaryong bagay para sa isang crew, at wala sa rekord ang makapagsasabi kung iyon ba ay dalawang bili o isang resibo na na-scan nang dalawang beses. Kaya itinuturo lang nito at ikaw ang humahatol. Sapat pa rin iyon para protektahan ang katangiang siyang dahilan kung bakit sulit ang buong sistema: na ang listahan ng gastos ay puwedeng pagkatiwalaan nang hindi na kailangang i-audit ulit kumpara sa isang shoebox.

Ang hitsura ng Abril kapag napanatili ang ugali

Ngayon, ulitin natin ang eksena sa oras ng buwis, isang taon matapos ang ugali sa counter.

Walang freezer bag. Bawat bili ng negosyo sa buong taon ay isang entry na may kalakip na nababasang imahe, isang merchant, isang total, ang buwis na hiwalay na nakalatag, at isang tahanan: isang job o ang Gastos ng kumpanya. Ibinibigay ng expenses report sa accountant mo ang gastos ng buong taon ayon sa kategorya sa halip na sa pamamagitan ng archaeology. Tino-total ng view na Mga resibo ng buwis ang sales tax na hiwalay na nakalatag sa mga resibong iyon, ang numerong dating binubuo ulit nang piraso-piraso. Ang usapan mo sa accountant mo ay nagbabago mula "ano ito?" tungo sa "narito na ang lahat." Mas maikli, mas mura (nagsisingil rin naman ng archaeology ang mga accountant), at mas kalmado.

Dalawang tapat na hangganan. Hindi tax software ang Zeus at wala itong ini-file; ito ang malinis at kumpletong rekord na pinagsisimulan ng accountant mo o ng tax workflow mo, na siya mismong bahaging dating nabibigo. At ang kabuuan ng rekord ay kasing-galing lang ng reflex: kinukuha ng system ang na-scan mo, at ang resibong hindi kailanman nakaharap sa kamera ay nawawala pa rin gaya ng dati. Inaalis ng tool ang bawat dahilan sa pagitan ng counter at ng pagkuha ng litrato. Ang sampung segundo, sa'yo pa rin ito.

Isa pang field note, at isang tunay na hangganan ito sa halip na pagmamayabang: ginagawa ang pagbasa sa server, kaya kung walang signal (ang malalim na basement ng isang supplier, halimbawa), hindi tatakbo ang OCR. Ang gumagana pa rin ay ang bahaging mahalaga. Kinukuha at ini-attach ang litrato, itina-type mo mismo ang total at ang buwis, at nagse-save ang gastos sa telepono at nag-sync kapag bumalik ka na sa may saklaw. Nawawala mo ang shortcut sa pag-type, hindi kailanman ang resibo. Ang mas mahabang kuwento tungkol sa offline ay ikinuwento sa sarili nitong artikulo sa blog na ito.

Mga madalas itanong

Kailangan ko pa bang itago ang mga papel na resibo?

Itago mo pa ang mga ito ngayon, pero pinabababa na ang antas: isang kahon sa shop, pupunuin at kalilimutan, sa halip na isang filing system na inaasahan mo. Malawakang tinatanggap ng mga awtoridad sa buwis sa Canada at US ang nababasang digital na imahe ng resibo, pero nag-iiba-iba ang mga patakaran sa pag-iingat at mga espesyal na sitwasyon depende sa jurisdiction at sitwasyon. Sasabihin sa iyo ng accountant mo kung ano ang aplikable sa iyo. Ang praktikal na pagbabago ay ang imahe na ang magiging working record at ang papel na ang magiging backup, sa halip na kabaligtaran. Dahil sa ginagawa ng thermal paper, iyon lang ang pagkakaayos na kayang makaligtas sa isang tag-init.

Paano naman ang mga resibong nililikha ng crew ko?

Parehong patakaran, parehong reflex: kung sino man ang bumili, siya ang mag-scan bago umalis ang truck, at i-book ito sa job kung saan gagamitin ang binili niya. Isa ito sa mga tahimik na tagumpay ng ugali: ang supplier run ng isang miyembro ng team ay hindi na naging gusot na piraso na ibinibigay tuwing Biyernes (o hindi ibinibigay) at naging isang gastos sa tamang job sa mismong sandaling nangyari ito. Nawawala na ang end-of-week na paghahanap ng resibo.

May nagkamali ang OCR. Nasisira ba nito ang rekord?

Hindi. Ang scan ay isang head start, hindi isang final na hatol. Ang confirm step ang lugar kung saan mo mahuhuli ang maling nabasang total o maling merchant, at anumang nakalusot ay puwedeng itama batay sa naka-imbak na litrato, na nananatiling nakalakip sa gastos. Ang imahe ang ground truth; ang mga na-extract na field ay para lang makatipid ng typing. Ang pagmamadaling dumaan sa confirm sa isang masamang scan ang tanging paraan para masaktan ang sarili mo, kaya ituring ang dalawang-segundong pagsuri bilang bahagi ng sampung segundo.

Gasolina, kape, parking: nasaan ang linya kung ano ang dapat i-scan?

I-scan ang anumang posibleng gastos ng negosyo at hayaang ang accountant mo ang gumuhit ng linya ng deductibility; madali ang trabaho nila kapag kumpleto ang rekord, at imposible kapag hindi. Gumagana lang ang ugali bilang reflex, at hindi humihinto ang mga reflex para suriin ang batas sa buwis habang nasa counter. Ang na-scan na resibo na lumabas na hindi naman importante ay nagkakahalaga lang ng sampung segundo. Ang hindi na-scan na importante pala ay nagkakahalaga ng totoong pera. Ang asymmetry ang siyang nagdedesisyon.