Mula shoebox hanggang sistema: mga resibong makakaligtas sa tax season

Kunin mo ang isang resibo mula sa tambak noong nakaraang Pebrero. Sige na, yung galing sa lumber yard, nakatiklop nang apat, na matagal ding nakasakay sa door pocket ng truck bago pa ito nakarating sa kahon.

Kung thermal paper ito, at halos siguradong ganoon nga, malaki ang tsansang isa na lamang itong malabong kulay-abong anino ng sarili nito ngayon. Baka mababasa pa ang total. Wala na ang line items. Bahid na lang ang petsa. Pinabibilis ng init, sikat ng araw, kuskos, at ang plastic sleeve ng wallet ang pagkupas, at ang cab ng truck sa Hulyo ay isang makinang gawa mismo para burahin ang mga resibo.

Ang kumukupas na papel na iyon ay ebidensya. Patunay ito ng deductible expense, patunay ng buwis na binayaran mo at maaaring maiangkin pabalik, at patunay ng tunay na halagang inubos ng trabahong iyon. Sa kasalukuyang kalagayan nito, wala na itong pinapatunayan, at ang perang kinakatawan nito ay tahimik at permanenteng naging perang nawala sa iyo.

Ito ang tunay na problema ng shoebox. Hindi ang pagiging magulo nito. Kundi na isa itong mabagal na shredder.

Ano ba talaga ang halaga ng isang resibo

Nakakatulong na maglagay ng numero sa iisang resibo, dahil ang "itago ang mga resibo mo" ay parang usapin lang ng kalinisan hanggang sa ipresyo mo ito.

Tingnan natin ang isang materials run para sa bathroom job na umaabot sa $450 sa register, sa lugar na may 13 porsyentong sales tax. May mga tatlong hiwalay na halaga ang resibong iyon:

• Halos $52 na buwis na binayaran mo na. Kung naka-rehistro ka sa value-added sales tax tulad ng GST o HST, karaniwan mong maaangkin ito pabalik bilang input tax credit, ngunit kung may dokumentasyon lang na sumusuporta rito.
• $398 na deduction sa income ng negosyo mo, na siyang halaga ng materyales matapos alisin ang nabawing buwis. Sa kombinadong tax rate na, sabihin nating 30 porsyento, mga $119 iyon na income tax na hindi mo na kailangang bayaran.
• $398 na datos ng gastos sa trabaho. Kung wala ito, mukhang $398 na mas kumikita ang bathroom job mo kaysa sa totoo, at tinuturuan ka nitong mag-underprice sa susunod.

Kaya isang mid-sized na resibo lang ay may dalang mga $171 na direktang halaga sa buwis kasama pa ang katumpakan ng pricing mo. Daan-daan nito ang ginagawa ng isang abalang solong contractor bawat taon. Mawala o kumupas man lang ang isa kada linggo at nagbibigay ka na ng four-figure na halaga bawat taon, at karamihan nito ay walang napupuntahan, dahil walang benepisyaryo ang kumupas na resibo.

Nag-iiba ang tax rates at kung ano ang maaangkin depende sa bansa at sa probinsya o estado, at may ibang sistema ang US kumpara sa mga bansang GST/HST, kaya ituring ang mga numero sa itaas bilang halimbawa lang at kumpirmahin ang sarili mong sitwasyon sa iyong accountant. Ngunit ang istruktura ng pagkalugi ay pandaigdigan: walang record, walang maaangkin. Para sa trabaho sa Canada, nakalathala rito ang combined GST/HST/PST rate ng bawat probinsya.

Bakit nabibigo ang shoebox kahit buo pa ang papel

Sabihing hindi kumupas ang tinta. Ang bersyon mo sa Abril, o ang accountant mo na may hourly rate, ang haharap ngayon sa isang kahong may daan-daang slip at tatlong tanong kada slip:

Para saan ito? Ang resibo ng supplier na nakasulat lang na "MISC HDWE 14.97" ay walang sinasagot. Para ba ito sa isang trabaho? Alin? O baka shop supplies lang ito? Alam mo ang sagot sa loob lang ng mga isang linggo pagkatapos bumili. Sa Abril, nagbabakasakali ka na lang, at dahil sa paghula sa isang tax filing nagiging mga natuklasan sa audit ang maliliit na problema.

Saang trabaho ito nabibilang? May deadline ito, at hindi Abril ang deadline kundi ang final invoice. Ang resibong hindi mo maiugnay sa deck ng mga Henderson bago mo i-invoice sila ay gastos na iyong lulunukin. Nawawalan ng bisa ang job attribution sa loob ng ilang linggo, hindi ilang buwan.

Nandito ba talaga lahat? Ang sagot ay hindi. Palaging hindi. Ang e-transfer sa taong nagbenta ng graba, ang online order na email lang ang naging record, ang paggasolina na binayaran mo habang nasa telepono: wala sa kanila ang nakarating sa kahon. Hindi lang sinisira ng shoebox ang inilagay mo rito; hindi na nito nakikita ang lumalaking bahagi ng ginagastos mo.

Ang gawi: kunin sa oras ng bili, hindi sa katapusan ng buwan

Ang solusyon ay isang gawi na may mahigpit na tuntunin: kinukuha ang resibo sa oras na kumilos ang pera, hindi mamaya. Sa parking lot, sa counter, bago mo pa paandarin ang truck. Kunan ito ng litrato, tandaan kung para saan, at ikabit sa isang trabaho o sa overhead. Dalawampung segundo, habang alam mo pa rin ang lahat ng tatlong sagot.

Ang dahilan kung bakit gumagana ito ay hindi disiplina. Ito ay dahil ang dalawampung-segundong bersyon ng gawain ay hindi nangangailangan ng alaala. Bawat linggong lumilipas, ginagawa nitong misteryong kailangan mong buuing muli ang isang katotohanang alam mo noon, at ang muling pagbuo ang mamahaling parte. Hindi tinitipid ng pagkuha sa oras ng bili ang dalawampung segundo; binubura nito ang dalawampung minuto.

Binabago pa nito ang sinasabi mo sa counter:

"Puwede bang i-print ang buong itemized receipt, hindi lang ang card slip? Kailangan ko ng tax breakdown."

Ilang detalye pa ng gawing ito na dapat banggitin:

• Ang litrato ang record; ang papel ang backup. Karaniwang tinatanggap ng mga tax authority sa Canada at US ang malinaw na digital na kopya ng mga resibo, kung mapanatili nang maayos. I-snap ito bago pa kumupas, at maaari nang mabuhay o mamatay ang papel ayon sa gusto nito. Ang retention period para sa mga record na ito ay anim hanggang pitong taon depende sa jurisdiction, kaya ang lugar kung saan naka-store ang mga imahe ay dapat may kinabukasan.
• I-book ito sa isang trabaho o sa overhead sa oras na kunin ito. Itong iisang tag, "ang Maple Street job" kumpara sa "ang negosyo sa pangkalahatan," ang pinakamahirap mabawi ng iyong sarili sa hinaharap. Ito rin ang split na nagtutulak sa iyong job costing at bahagi ng tax filing mo.
• Kahit ang mga email receipt ay may sariling tatlumpung segundo. I-forward o i-capture sila sa parehong sistema, parehong tags. Kahit perpekto ang proseso mo sa papel, kung may butas sa digital purchases, dito lang lumipat ang butas.
• Sinusunod din ng mga bili ng crew ang parehong patakaran, o lilipat lang ang butas pababa. Sa sandaling makabili ng materyales ang miyembro ng team gamit ang card o cash mo, minana na nila ang gawi: litrato sa counter, naka-tag sa trabaho na binibilhan nila, bago umalis sa tindahan. Ang crew na may tatlong tao na walang patakarang ito ay gumagawa ng lingguhang tambak ng ulilang resibo na ang bumili lang ang makakapagpaliwanag, at pagsapit ng Biyernes, kahit ang bumili ay hindi na rin makapagpaliwanag. Gawing kondisyon ng paggasta ang dalawampung-segundong pagkuha; mas madaling usapan ito kaysa sa interrogation sa katapusan ng buwan na pinapalitan nito.
• Hindi excused ang cash. Ang paggasta ng cash na walang resibo ang pinakamahinang depensa sa anumang review. Kung ayaw ng supplier na magbigay ng resibo, sumulat ng sarili mong napetsahang tala doon mismo: halaga, ano, sino, aling trabaho. Mas maganda ang di-perpektong ebidensya kaysa sa wala.

Ano talaga ang hinihingi ng auditor

Inaayos ng karamihan sa mga contractor ang mga resibo para sa isang imahinaryong audit na binubuo ng isang taong nagtitimbang lang ng shoebox. Mas specific ang tunay na review, at ang pagkaalam sa mga tanong ang nagpapabago sa kung paano ka mag-file.

"Patunayan ang gastos na ito." Nagsisimula ang mga auditor mula sa mga isinumite mong numero pabalik sa ebidensya. Pipili sila ng mga line item (pagbibiyahe, supplies, ang payment na iyon sa subcontractor) at hihilingin ang mga resibo at invoice sa likod ng mga ito. Ang sasagot dito nang maayos ay hindi tambak na inayos ayon sa buwan; ito ay mga gastos na bawat isa ay may kasamang resibo, kaya kahit anong numero ay maaaring maglabas ng papeles nito sa loob ng ilang segundo.

"Ipakita ang business purpose." Pinatutunayan ng resibo na gumasta ka; hindi nito pinatutunayan na negosyo ang gasta. Maaaring para sa deck ng kliyente mo o para sa sarili mong deck ang resibo mula sa building supply store. Ang nagpapatunay ng layunin ay ang konteksto: ang trabahong iniugnay dito, ang petsang tumutugma sa oras na nasa site ka, ang tala na ginawa mo sa oras ng pagkuha. Ito mismo ang impormasyong naroon lang sa oras ng bili at wala nang iba pa, isa pang dahilan kung bakit doon mismo ito dapat kunin.

"Ipaliwanag ang paghahati ng personal-versus-business." Mga sasakyan, telepono, mga kasangkapang gumagala sa pagitan ng bahay at trabaho. Ito ang mga larangan kung saan inaasahan ng mga auditor ang makatwirang paraan, na pare-parehong inilalapat. Usapan iyan sa accountant mo bago mag-file, hindi rekonstruksyon na susubukan pagkatapos dumating ang liham.

"Bakit ito inangkin nang dalawang beses?" Ang duplicate ay isang honest-mistake magnet: pinapasok ang card statement, tapos pinapasok muli ang papel na resibo para sa parehong bili, at ngayon overstated ang gastos mo sa paraang, sa pinakamabuting pagtingin, mukhang pabaya. Isang sistemang nag-flag ng mga entry na parehong halaga, parehong petsa, at parehong supplier ay tahimik na pinoprotektahan ka mula sa pinaka-maiiwasang natuklasan na meron.

Kung saan angkop ang Zeus

Nakabuo ang Zeus sa ugaling kunan agad ang resibo sa mismong pagbili. Kinukunan mo ng litrato ang resibo at binabasa ng OCR ang supplier, petsa, kabuuan at buwis, at ginagawa nitong expense entry ang litrato na kukumpirmahin mo na lang sa halip na i-type. Sa mismong pagkuha, inilalagay mo ito kung saan ito nararapat: sa isang tiyak na trabaho, kung saan ito dumadaloy sa gastos at kita ng trabahong iyon, o sa Gastos ng kumpanya, ang bucket ng overhead. Nangyayari ang paghahati ng trabaho kumpara sa negosyo habang alam mo pa ang sagot, at iyon ang dahilan kung bakit may masasabi sa iyong may kabuluhan ang calculator ng kita sa trabaho. Ang duplicate check sa isang trabaho ay naghahanap ng mga gastos na may magkaparehong imahe ng resibo, byte kada byte, at iyon ang bersyon ng bitag ng dobleng entry na talagang nalilikha ng telepono. At dahil may kasamang imahe ang bawat gastos, isang tap lang ang "patunayan mo ang numerong ito", hindi isang proyektong arkeolohiya. Pagdating ng filing, kabuuan na ang buwis na binayaran mo sa mga resibong iyon sa page na Tax Receipts sa halip na nakatago sa isang kahon. Ang mga resibo ay isang dulo ng panig ng pera sa trabaho, at nasa loob sila ng iba pang ginagawa ng app. Walang bayad ang panimulang sukat at hindi ito nauubos; nasa pahina ng presyo kung ano ang kasama sa bawat sukat.

Hindi talaga kailanman naging sistema ng pag-file ang shoebox. Sistema iyon ng pagpapaliban, at brutal ang interes sa ipinagpalibang papeles. Ilipat mo ang trabaho sa parking lot, tigdadalawampung segundo, na bukas ang app sa truck, at ang tax season ay magiging pagrepaso na lang sa mga record na nandiyan na.

Mga madalas itanong

Legal bang tanggapin ang mga litrato ng resibo, o kailangan ko ang papel?

Karaniwang tinatanggap ng Canada at US ang malinaw na digital na kopya bilang mga record, basta't kumpleto at mapapanatili nang maayos; nag-iiba ang mga detalye at may mga dokumentong sulit itago sa orihinal na anyo, kaya kumpirmahin sa iyong accountant. Iisa ang tinuturo ng praktikal na katotohanan: hindi na rin makakaligtas ang thermal receipt sa retention window na anim hanggang pitong taon sa papel. Hindi kompromiso ang litrato; ito ang mas matibay na kopya.

Anong detalye ang kailangan ng resibo para maging kapaki-pakinabang sa tax claims?

Higit pa sa card slip na may total lamang. Para sa GST/HST input tax credits sa Canada, tumataas ang mga requirement kasabay ng halaga at maaaring kabilangan ng pangalan ng supplier at tax registration number, ang petsa, at ang ipinakitang buwis; baka hindi kwalipikado ang "customer copy" na chit na total lamang. Kapag inaalok ng supplier ang buong itemized receipt kumpara sa card slip, kunin ang itemized, at kunin ang pareho kung iyon ang mabibigay sa iyo.

Gaano katagal ko talaga kailangang itago ang lahat ng ito?

Ang karaniwang panuntunan ay anim na taon sa Canada at kahit tatlo, madalas epektibong pito, sa US, depende ang orasan at detalye sa mga filing at sitwasyon mo. Dahil halos zero ang pagkakaiba sa gastos sa pag-iimbak ng digital records ng tatlong taon kumpara sa pito, itago ang lahat ayon sa pinakamahabang panahon at hayaang sabihin sa iyo ng accountant mo kung kailan puwedeng burahin ang isang bagay.

Paano naman ang mga gastos na walang kahit anong resibo?

Buuing muli kaagad ang kaya mo: bank o card statement, napetsahang tala kung ano, saan, sino, at bakit, email trail sa supplier. Sineseryoso ang pangalawang ebidensyang ginawa sa mismong panahon ng gastos; hindi ang hubad na numerong walang suporta. Pagkatapos, ituring ang bawat isa bilang leak report, dahil minamarkahan ng bawat nawawalang resibo ang puntong nasira ang gawi mong pagkuha, at ang solusyon ay nasa itaas ng agos, hindi sa Abril.