Учёт затрат по объектам: как узнать, во что вам на самом деле обошёлся объект

Короткий ответ: учёт затрат по объекту — это сравнение того, во что объект обошёлся на самом деле, с тем, что было заложено в смете. Большинство подрядчиков помнят сумму сметы, но до сравнения с фактическими расходами дело так и не доводят. Считайте трудозатраты, материалы по реальным чекам и счета субподрядчиков по каждому объекту отдельно, а не общей суммой за месяц. И включайте часы, которые иначе нигде не были бы записаны.

Вы дали смету на ванную комнату — $9 400. Деньги пришли. Отличная работа. Или всё-таки нет?

Большинство подрядчиков могут сказать, сколько они выставили за объект. Гораздо меньше — во что этот объект им обошёлся, и почти никто не скажет этого в течение недели после сдачи. Именно здесь строительный бизнес тихо теряет деньги. Можно отработать целый год, в котором каждый объект «вроде нормально прошёл», и в итоге остаться с меньшей суммой, чем была в начале, — потому что три объекта оказались убыточными, а какие именно, вы так и не узнали.

Учёт затрат по объекту — это привычка отвечать на один вопрос по каждому объекту: что мы заложили в смету, сколько потратили и откуда взялась разница? Это не бухгалтерия. Бухгалтер скажет, заработал ли бизнес в прошлом квартале. Учёт затрат по объекту скажет, приносит ли деньги именно такой тип работ — а это уже меняет то, что вы заложите в следующую смету.

Что такое учёт затрат по объекту?

Проще всего представить это как отдельную книгу учёта на каждый объект, с двумя колонками.

В одной — смета: трудозатраты, материалы, расходы на субподрядчиков и наценка, которые вы зафиксировали при подписании договора. В другой — факт: то, что вы реально потратили, привязанное именно к этому объекту.

На выходе получается отклонение по каждой категории, а не одна общая цифра:

Этот объект всё равно принёс прибыль при цене $9 400. Но заработали на нём на $950 меньше, чем планировали, и таблица показывает, где именно: работа заняла больше часов, чем закладывали, а вывоз мусора недооценили. Одна общая цифра — «заработали $950 вместо $1 900» — ничего бы этого не сказала. Вся ценность именно в разбивке по категориям.

Калькулятор наценки и маржи переводит одно в другое и показывает цену и прибыль, которые стоят за обоими показателями.

Какие затраты действительно влияют на итог?

Вам не нужна система из девяноста кодов затрат. Для подрядчика, работающего с частными заказчиками, почти всё отклонение объясняют четыре категории.

Трудозатраты. Почти всегда самый крупный источник потерь — и самый незаметный, потому что собственные часы кажутся бесплатными. Это не так. Если вы сами стоите с инструментом, считайте своё время по той цене, по которой платили бы за него другому. Иначе каждый объект будет выглядеть прибыльным ровно до того дня, когда вы наймёте первого работника, — и маржа испарится.

Материалы. Считать проще, потому что есть чек, но деньги утекают через возвраты, повторные поездки к поставщику и покупки «на всякий случай», которые ни к какому объекту потом не привязываются.

Субподрядчики. Обычно всё точно, потому что приходит счёт с конкретной суммой. Риск — в объёме работ: субподрядчик давал цену на исходный чертёж, а не на изменение, которое заказчик попросил на четвёртый день.

Забытая мелочёвка. Вывоз мусора, разрешения, парковка, аренда оборудования, топливо на лишние поездки. По отдельности гроши, но именно из-за них объект недобирает несколько сотен долларов. Эту статью почти всегда недооценивают, потому что о ней не думают, пока считают смету.

Единственная привычка, которая всё меняет: фиксировать в момент траты

Вот где на самом деле всё ломается. Дело не в том, что «подрядчики не понимают учёт затрат». Большинство прекрасно понимает. Дело в том, что данные собирают спустя несколько недель, из коробки из-под обуви, в воскресенье вечером, — а к этому моменту уже никто не помнит, к какому объекту относилась закупка досок на $180.

Учёт затрат по объекту работает только тогда, когда расход привязывается к объекту в тот момент, когда он случился. То есть:

• Фотографируйте чек прямо на стоянке у поставщика и привязывайте его к объекту, ещё не заведя машину.
• Записывайте часы каждый день и по каждому объекту, а не по памяти раз в неделю. Память округляет до удобной цифры — и всегда вниз.
• Вносите счёт субподрядчика в тот же день, когда он пришёл.

Прикидка, записанная в тот же день, лучше точной цифры, восстановленной месяц спустя, — потому что восстановленная цифра точной не бывает. Она только выглядит точной.

Именно эту задачу и решают программы, работающие прямо на объекте. Zeus фиксирует расходы по объекту в момент их внесения, поэтому колонка фактических затрат заполняется сама собой по ходу работы, а не после неё. Колонка сметы уже готова — она берётся из сметы, которую вы отправили заказчику. В итоге сравнение получается само, собирать его вручную не нужно.

Как читать отклонение, не обманывая себя

Как только наберётся несколько посчитанных объектов, закономерности проявятся быстро. Вот на что смотреть:

Перерасход часов на одном типе объектов. Если каждая ванная выходит на 20% дольше по часам, а кухни укладываются в норму, значит, у вас неверная расценка на работу именно по ванным. Правьте расценку, а не бригаду.

Стабильный небольшой перерасход по материалам. Обычно это коэффициент отходов. Если вы его не закладываете, добавьте 10% на плитку и гипсокартон и посмотрите, уйдёт ли отклонение в ноль.

Один вид работ всегда вылезает за смету. Если электрика выходит за рамки на четырёх объектах подряд, значит, субподрядчик поднял цены, а вы всё ещё закладываете прошлогоднюю цифру.

Отличный объект, который вы не можете объяснить. Относитесь к таким случаям с не меньшим подозрением, чем к убыткам. Объект, вышедший на 30% дешевле плана, обычно означает, что какой-то расход по ошибке ушёл на другой объект, — а значит, неверны сразу две цифры, а не одна.

Как посчитанные объекты делают сметы точнее

Как исторический архив учёт затрат по объекту бесполезен. Его единственный настоящий смысл — менять следующую смету.

Механизм простой. После пяти-шести посчитанных объектов одного типа у вас появится реальная цифра по трудозатратам, а не та, что лежит у вас в голове с 2021 года. Замените прикидку измеренной цифрой. И продолжайте считать: цифра со временем меняется.

А ещё именно так вы учитесь говорить «нет». Когда видно, что один тип объектов стабильно даёт маржу 8%, а другой — 26%, малодоходная работа перестаёт быть просто «работой» и становится выбором. Иногда это всё равно правильный выбор: она занимает бригаду в тихий месяц или приходит от человека, который вас рекомендует, и эту связь стоит беречь. Но теперь это осознанное решение, а не открытие, которое настигает вас в декабре.

Как начать, не переделывая всё сразу

Считать затраты по каждому объекту с завтрашнего дня не нужно. Возьмите самый частый у вас тип работ и посчитайте следующие пять. Этого хватит, чтобы вскрыть системную ошибку в расценках, — а почти все деньги лежат именно там.

Минимальный рабочий вариант:

1. До начала работ запишите плановые часы, материалы и субподрядчиков. Именно этот шаг чаще всего пропускают, а без него сравнивать не с чем.
2. Заносите каждый расход по объекту по мере того, как он возникает.
3. Когда объект закрыт, поставьте план и факт рядом и напишите одно предложение о том, откуда взялось самое крупное отклонение.

Это предложение и есть результат. Пять таких предложений изменят ваш подход к сметам сильнее любого курса по ценообразованию.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли учитывать собственный труд, если я работаю один?

Да, и это самая частая причина, почему небольшой подрядный бизнес выглядит прибыльным, а владелец при этом сидит без денег. Если ваше время не входит в затраты, вы считаете не прибыль, а выручку за вычетом материалов. Считайте свои часы по цене замены: сколько пришлось бы платить человеку с вашей квалификацией.

Чем это отличается от того, что делает мой бухгалтер?

Бухгалтер работает на уровне всего бизнеса и смотрит назад: прибыль и убытки за квартал, для налогов и отчётности. Учёт затрат по объекту работает на уровне отдельного объекта и смотрит вперёд: он подсказывает, какие работы в следующем месяце надо считать иначе. Это разные вопросы, и одно другого не заменяет.

Что делать, если объём работ изменился по ходу?

Значит, должна измениться и смета, а честным сравнение делает допсоглашение. Если после двух изменений объёма считать затраты относительно исходной сметы, отклонение выйдет огромным и ложным. Пересматривайте базовую смету при каждом формальном изменении объёма — тогда отклонение остаётся осмысленным.

Сколько категорий затрат использовать?

От четырёх до шести. Достаточно, чтобы найти проблему, и достаточно мало, чтобы вы действительно этим пользовались. Подрядчики, которые заводят тридцать кодов затрат, бросают их уже через два месяца, а система, от которой отказались, не измеряет ничего.