Generador de facturas gratis en línea

Una factura es una exigencia de dinero, y las que se pagan sin una llamada telefónica llevan todas lo mismo. El nombre legal y la dirección de su empresa, para que quien la registre en sus libros sepa a quién está pagando. Un teléfono y un correo, para que una duda le llegue en vez de quedarse en un montón. Su número de licencia o de registro donde su oficio lo exija, y varios lo exigen: una factura sin él puede ser rechazada por un administrador de edificio antes de que nadie lea siquiera el total.

Después, el cliente: el nombre de la persona o empresa a la que se factura, no el nombre de la obra. Equivocarse en esto es el motivo más común de que un departamento de contabilidad devuelva una factura, porque la entidad que firmó el contrato a menudo no es aquella en cuya cocina usted trabajó.

Luego viene todo el aparato de referencia. Un número de factura que sea único para usted. La fecha de emisión. La fecha de vencimiento, o las condiciones que la fijan. La orden de compra o el número de trabajo del cliente si le dio uno. Cítelo y su factura se salta la cola; omítalo y espera hasta que alguien tenga tiempo de cuadrarla.

Una línea por cada cosa que hizo. Describa el trabajo, no la categoría: «Reemplazar calentador de agua a gas de 150 litros, retirar el equipo viejo» le dice al lector qué está pagando. «Plomería» no se lo dice, y una línea que nadie entiende es una línea que alguien cuestiona.

Muestre la cantidad y el precio unitario por separado para que la aritmética se pueda comprobar. Un cliente que puede seguir la suma no le llama por ella. A un cliente al que se le entrega una sola cifra no le queda nada que comprobar y solo una pregunta que hacer: si esa cifra está bien.

Mantenga materiales y mano de obra en líneas propias cuando el cliente pueda reclamar el trabajo. En una propiedad de alquiler, un trabajo en garantía o cualquier cosa que toque una aseguradora, esa separación es la diferencia entre un reclamo que se tramita y uno que vuelve pidiendo un desglose. El impuesto va en su propia línea, con la tasa indicada. Un total que contiene el impuesto en silencio es un total que alguien supondrá que no lo lleva.

Si cobró dinero antes de empezar, la factura tiene que decirlo. Ingrese lo que ya recibió y la hoja muestra un saldo en lugar del valor total del contrato. Mándele a un cliente que ya pagó un anticipo una factura por el importe completo y recibirá una llamada en vez de un pago, y habrá gastado su propia credibilidad explicando un documento que escribió usted.

Lo mismo vale para un trabajo por etapas. Cada factura declara el valor de la etapa, lo recibido hasta la fecha y lo que queda pendiente ahora. Quien lea la tercera factura de un trabajo debería poder ubicarse sin abrir las dos primeras.

Registre cómo quiere que le paguen, con sus propias palabras, en la casilla de instrucciones de pago. Datos bancarios para una transferencia, una dirección para transferencia electrónica, o dónde enviar un cheque. Zeus no cobra pagos por usted y esta página nunca pide datos bancarios de ningún tipo: esa casilla es texto libre en un documento que se queda en su equipo.

Casi toda línea cuestionada es una línea que nunca se cotizó. Algo se agregó en la obra, alguien dijo «ya que está», y llegó a la factura como una sorpresa. La solución está aguas arriba: consiga el cambio por escrito antes de hacerlo, aunque «por escrito» sea un mensaje de texto que diga qué es y cuánto cuesta.

Cuando pase de todos modos, no modifique la factura que ya envió. Una factura reemitida con el mismo número y un total distinto es el documento que le hace perder la discusión, porque ahora hay dos versiones de una misma cifra y ninguna de las partes puede probar cuál vino primero. Emita una nota de crédito por la línea cuestionada, como documento aparte, citando el número de la factura original, y deje que el par cuente la historia.

Conserve el detalle que lo zanja: la fecha en que se pidió el cambio, quién lo pidió y qué le dijo usted que costaría. Una línea que nombra la fecha en que fue autorizada es una línea que deja de discutirse.

Un generador de facturas gratis en línea es la herramienta correcta para una factura que tiene que salir hoy. Es la herramienta equivocada para la décima. Una página web no tiene memoria. No puede decirle qué número usó por última vez, qué facturas siguen impagas, ni qué le facturó a este cliente en marzo, porque nada de lo que se escribe aquí se guarda en ninguna parte.

En cuanto facturar deja de ser algo ocasional, el trabajo deja de ser escribir y pasa a ser llevar la cuenta. Qué se facturó contra qué trabajo. Qué cotizó primero, y si las dos cosas siguen coincidiendo. Qué anticipo se tomó. Quién pagó, y quién lleva tres semanas de retraso. Una carpeta de PDF junto a una hoja de cálculo es donde la mayoría descubre que eso no aguanta.

Esa es la parte que Zeus hace en su teléfono: cada factura levantada contra el trabajo al que pertenece, la numeración en orden, los anticipos y los pagos parciales seguidos, y el total pendiente ahí sin que usted sume nada. Funciona sin señal, así que la factura sale desde la entrada de la casa y no desde la mesa de la cocina a las diez de la noche. El plan gratuito no cuesta nada y no pide tarjeta.