¿Cuál es la mejor app de tareas sin conexión para el trabajo en obra?
La mejor escribe primero en tu teléfono y después en la red. Prueba cualquier candidata en modo avión: agrega una tarea, edítala, adjunta una foto y luego cierra la app a la fuerza y vuelve a abrirla. Si la app apaga un botón, se niega a guardar o pierde lo que anotaste al reabrirla, está guardando en caché lo que lees, no almacenando lo que escribes.
Tres y cuarto de la tarde, un miércoles, en el espacio de acceso de una casa de una planta en Guelph. La dueña quiere mover el lavadero al piso de arriba, y hay cuatro cosas que vale la pena anotar antes de que la escalera vuelva a la camioneta: la vigueta que no se puede ranurar, el ducto de la secadora que corre al revés, la llave de paso que nadie etiquetó nunca, y el codo que hay que recoger camino a casa. El teléfono marca una barra, y después ninguna.
Así que las cuatro cosas terminan en el reverso de un recibo, o en una nota de voz, o en una parte de la memoria que ya está cargando otros dos trabajos. Para el viernes sobreviven tres. La cuarta es justo por la que pregunta la clienta el lunes.
Casi todas las apps que se les venden a los oficios dicen que funcionan sin conexión, y por eso mismo la frase dejó de informar gran cosa. Describe al menos tres comportamientos distintos, y solo uno de ellos sirve de algo en un espacio de acceso. Distinguirlos toma unos diez minutos, y conviene hacerlo antes de mudar un año de notas de trabajo a cualquier cosa.
Qué suele significar "funciona sin conexión"
La versión más débil es una caché de solo lectura. El horario de ayer está en pantalla porque se descargó cuando tenías señal, y eso sirve de verdad cuando estás parado en un estacionamiento techado tratando de recordar una dirección. Después intentas agregar algo. El botón está apagado, o la rueda gira, o una barra roja te avisa que no hay conexión. Puedes mirar tu día, pero no puedes cambiarlo.
La versión intermedia acepta lo que escribes y lo guarda en memoria. Parece que funcionó. Sobrevive a que bloquees la pantalla y casi siempre sobrevive a que camines hasta la camioneta. Lo que muchas veces no sobrevive es que el sistema operativo cierre la app para liberar memoria, algo que pasa sin preguntar y no deja nada atrás. Esta es la peor de las tres, porque te enseña a confiar en ella durante un mes antes de perder algo.
La versión que vale la pena pagar escribe en una base de datos dentro del propio teléfono. El registro existe en tu dispositivo en el instante en que tocas guardar, haya o no alguien escuchando del otro lado, y una cola lo retiene hasta que la subida se completa. La señal es algo que la app resuelve después, a su ritmo. Ese es el comportamiento que busca la prueba del modo avión.
La prueba del modo avión, en diez minutos
Hazla con la app que usas ahora, y con cualquier app a la que estés pensando mudarte. Diez minutos en el sillón salen más baratos que enterarte en un espacio de acceso.
- Activa el modo avión. No señal débil: modo avión, para que no quede ninguna duda sobre qué puede alcanzar la app.
- Crea algo nuevo: un trabajo, una tarea dentro de un trabajo, una cita para el jueves.
- Adjúntale una foto y escribe una nota lo bastante larga como para que te moleste perderla.
- Edita algo que ya existía antes de quedarte sin conexión: cambia una hora, marca una tarea como hecha.
- Cierra la app por completo a la fuerza y vuelve a abrirla, todavía en modo avión. Todo lo que acabas de hacer debería estar exactamente donde lo dejaste.
- Desactiva el modo avión, deja el teléfono y aléjate dos minutos sin abrir la app. Después mira desde otro dispositivo, o revisa los mismos registros otra vez, y fíjate si la subida ocurrió sola.
Cualquier app que falle el paso cinco es una caché en memoria y hay que tratarla como papel de borrador. Cualquiera que falle el paso seis va a funcionar, pero solo si te acuerdas de abrirla en el lugar correcto, y ese tipo de ritual dura unas tres semanas de temporada alta.
Lo que cuesta de verdad una nota olvidada
Lo caro nunca es la nota. Es el jueves por la mañana que empieza con un viaje de regreso al proveedor por una conexión que se decidió el martes y no se anotó en ningún lado.
Ponle precio honesto a ese viaje. Cuarenta y cinco minutos de manejo y veinticinco en el mostrador son setenta minutos, y a una tarifa facturable de $95 la hora eso son unos $111 de tiempo que nadie te está pagando, sin contar la gasolina. Dos veces al mes son veinticuatro viajes al año: unas veintiocho horas, o $2,660. Eso es una semana de trabajo, gastada en recuperar información que ya tenías.
El número más silencioso es el material que nunca llega a una factura. Una conexión de $60 comprada camino a un trabajo, recordada junto a la camioneta y olvidada para cuando se escribe la factura, cuatro veces al mes, son $2,880 al año de tu propio dinero gastado en la casa de otra persona. Pasa tus propias cifras por lo que cuesta una hora que no puedes facturar si la aritmética te suena abstracta; a casi todo el mundo le sorprende su propia tarifa.
Hay un tercer costo que solo aparece en un mal año. La CRA, la agencia tributaria de Canadá, te pide conservar los registros del negocio seis años a partir del cierre del último año fiscal al que corresponden, y una foto de una vigueta dañada que nunca salió de un teléfono no es un registro. Tampoco lo es una nota que ya no puedes encontrar. Cuando un cliente discute lo que se acordó en un sótano, gana quien tiene la nota fechada.
La cola tiene que ser algo que puedas ver
Una app que escribe localmente todavía tiene que entregar el trabajo en algún momento, y en esa entrega vive la segunda clase de problemas. Quieres poder abrir una pantalla y ver qué no ha llegado al servidor: no un ícono girando, una lista. Once elementos esperando está bien. Once elementos esperando desde el martes es una pregunta que vale la pena hacerse el martes, no a fin de mes.
Qué pasa cuando dos personas cambian el mismo trabajo
Le cambias el título a un trabajo desde un sótano mientras la oficina lo mueve al jueves. Las dos ediciones son reales y una de ellas llegó segunda. Una app que se queda callada con la última en aterrizar va a deshacer el trabajo de alguien sin decir nada, a veces durante meses antes de que alguien lo note. Una app que se detiene y pregunta está haciendo lo correcto, aunque que te pregunten sea un poco molesto. Eso es parte de llevar el trabajo y no un detalle técnico.
Dónde entra Zeus
Zeus escribe primero en una base de datos dentro del teléfono y habla con el servidor después. Toda escritura se completa sin señal y queda en una bandeja de salida en el dispositivo, que es la diferencia entre una nota tomada y una nota perdida. Cuando el teléfono vuelve a encontrar red, la bandeja de salida se vacía sola.
Lo que puedes crear y editar sin señal es la mayor parte de la app y no un rincón de ella: clientes, sitios de trabajo, trabajos, tareas de un trabajo, citas, notas, fotos, gastos, y facturas con sus partidas y sus pagos. La cola es una pantalla que puedes abrir, así que lo que no ha llegado al servidor es una lista que puedes leer. Cuando el servidor responde con un cambio en conflicto sobre el mismo registro, eso pasa a una pantalla de conflictos donde tú eliges qué versión queda.
La base de datos del teléfono está cifrada con una llave generada en tu propia instalación. El autocompletado de direcciones es lo único que se adelgaza sin señal: las sugerencias se detienen, y la dirección que escribes a mano se guarda igual. El resto de lo que hace la app se comporta de la misma manera. El tamaño inicial no cuesta nada y no se acaba; puedes leer qué incluye cada tamaño en la página de precios.
De vuelta en el espacio de acceso, nada de esto es una preferencia sobre software: las cuatro cosas que importaban fueron ciertas unos noventa segundos, y la única pregunta era si el teléfono iba a aceptarlas. La prueba toma diez minutos, con lo que usas hoy o con la app de Zeus.
Preguntas frecuentes
¿Una app sin conexión gasta más batería o llena el teléfono?
Escribir en el teléfono casi no cuesta nada; el tema del almacenamiento son las fotos, y ocupan el mismo espacio estén en una app o en tu carrete. Lo que hay que revisar es si la app te deja ver y borrar lo que ya se subió, para que un teléfono lleno sea una tarea de mantenimiento y no una crisis a mitad de un trabajo.
¿Cuánto tiempo puedo estar sin conexión antes de que sea un problema?
Días, si la app es de verdad local primero: la restricción no es el tiempo, son las demás personas. Todo lo que escribiste en un sótano es invisible para la oficina hasta que sube, así que una cuadrilla que se queda a oscuras una semana es un problema de programación antes que un problema de datos. Conéctate una vez al día, mira la cola, y la pregunta deja de importar.
¿Tengo que acordarme de tocar sincronizar?
No deberías. Una app local primero sube cuando detecta una red y otra vez por temporizador, y tocar un botón debería ser nada más impaciencia. La pista está en el paso seis de la prueba de arriba: si nada se mueve hasta que abres la app con wifi, ese es un ritual que se te va a olvidar en agosto, que es justo cuando más trabajo tienes.
¿Alcanza con una app de notas y una cámara?
Para una persona en un solo trabajo, honestamente, a veces sí. Deja de alcanzar en el momento en que alguien más necesita ver lo que escribiste —un socio, una oficina, un aprendiz— o en que una nota tiene que quedar adjunta a un trabajo seis meses después para poder defender una factura. Una nota en una app de notas no tiene ningún trabajo adjunto, y esa es toda la diferencia.
ZEUS