Sa karamihan ng maliliit na contracting business, ang scheduling system ay ang utak ng isang tao, na sinusuportahan ng group chat at ng whiteboard sa shop.
Gumagana ito. Iyan ang mahalagang aminin: talagang gumagana ito, hanggang sa mga dalawang crew. Alam ng may-ari kung nasaan ang lahat, nire-reshuffle niya sa text kapag may nagbago, at umaandar ang lahat sa shared context na aabutin ng isang oras kung isusulat pero sampung segundo lang kung sasabihin nang pasalita.
Pagkatapos, titigil ito sa paggana, at biglaan ang pagtigil. Ang karaniwang dahilan ay ang ikatlong crew, o kapag nag-leave ang may-ari nang isang linggo, o isang masamang Martes na nag-cascade ang isang cancellation. Dalawang tao ang dumating sa iisang job. Walang dumating sa isa pa. Ang kliyenteng nag-book tatlong linggo na ang nakalipas ay tinawagan nang gabi bago ang trabaho at inilipat ang petsa.
Ano ba talaga ang nasisira?
Sulit na maging tiyak tungkol sa kabiguan, dahil ang halatang diagnosis ("kailangan namin ng scheduling app") ang nagtutulak sa mga tao na bumili ng bagay na hindi naman nakakaayos nito.
Nasa mahigit isang lugar ang schedule. Iba ang sinasabi ng whiteboard, iba naman ang huling apatnapung mensahe sa group chat, at nasa utak ng may-ari ang bersyong totoo talaga. Walang makapagsasabi kung alin ang authoritative, kaya lahat ay tumatanong sa may-ari, at dahil doon, nagiging bottleneck ang may-ari sa bawat tanong.
Hindi kumakalat ang mga pagbabago. Ang paglipat na inanunsyo sa group chat nang alas-9 ng gabi ay nakikita lang ng mga nakatingin sa telepono nila noon. Malalaman lang ito ng miyembro ng crew na nagmamaneho nang alas-7 ng umaga, pagdating niya sa maling address.
Walang nakakakita ng kinabukasan. Alam ng mga crew ang araw na ito dahil sinabihan sila kaninang umaga. Hindi sila makakaplano, hindi nila masasabi sa kliyente na "babalik kami Huwebes," at hindi nila masasabing may problema sa Huwebes hangga't hindi pa Huwebes.
Hindi nakikita ang mga pangako sa kliyente. Sinusubaybayan ng schedule kung saan pumupunta ang mga crew, hindi kung ano ang ipinangako. Kaya ang "sisimulan namin ang kusina ninyo sa linggo ng ika-14," na sinabi sa isang tawag isang buwan na ang nakalipas, ay walang nakatalang kahit saan at lumalabas na lang bilang galit na tawag sa ika-15.
Ipinapakita ng Calculator ng gastos sa pagmamaneho kada trabaho kung magkano ang gastos ng biyahe papunta sa isang job, kada job at sa buong taon.
Isang schedule, nakikita ng lahat
Hindi kumplikado ang lunas. Isang schedule lang na siyang source of truth, na makikita ng bawat miyembro ng crew sa sarili nilang telepono, at nag-a-update para sa lahat sa mismong sandaling magbago ito.
Iyan na talaga ang buong ideya, at halos buong halaga nito ay nagmumula sa "isa lang" at sa "lahat." Ang magandang scheduling tool na ang may-ari lang ang tumitingin ay ginagawa lang ulit ang orihinal na problema, mas maganda nga lang ang graphics.
Tatlong katangian ang mas mahalaga kaysa sa mga feature:
Kailangang mabasa ito sa telepono habang nasa driveway, sa loob ng mga tatlong segundo. Nasaan ako, ano ang gagawin ko, sino pa ang naroon, ano ang address. Kung kailangan pang mag-navigate ng miyembro ng crew, magte-text na lang siya sa may-ari, at babalik ka na naman sa dati.
Dapat makita ang mga pagbabago nang hindi na ito ianunsyo. Kapag inilipat ang isang job, lumilipat din ang schedule. Hindi na dapat kailangan pang magpadala ng hiwalay na mensahe, dahil sa araw na makalimutan iyon, may magmamaneho papunta sa maling lugar.
Kailangang kasama rito ang pangakong ibinigay sa kliyente, hindi lang ang assignment ng crew. Kailangang alam ng schedule na ipinangako ang job na ito para sa linggo ng ika-14, para kapag may inilipat ka sa linggong iyon, makikita mo kung ano ang naitutulak mo palabas.
Ang day board at ang susunod na linggo
Sa praktika, kailangan ng maliliit na crew ang dalawang magkaibang view, at karaniwang pagkakamali ang paghalo sa dalawa.
Ang day board ang working document ng crew. Ngayong araw, sino ang nasaan, sa anong pagkakasunod-sunod, may address at access notes. Dapat napakasimple nito, at hindi na dapat kailangan pang unawain nang alas-6:45 ng umaga.
Ang susunod na linggo ang planning surface ng may-ari. Ipinapakita nito ang capacity: aling crew ang may puwang pa, ano ang hindi pa naa-assign, ano ang nanganganib. Dito mo sinasagot ang "kaya ba naming tanggapin ang job na ito?" at ito ang tumutulong para tumigil ka sa sobrang pangako.
Hindi dapat tumingin ang mga crew sa planning view para hanapin ang araw nila, at hindi dapat buuin ulit ng may-ari ang capacity mula sa pitong day board. Sadyang inihiwalay ito ng Zeus: isang day board para sa crew, at isang planner para sa pag-assign ng trabaho sa buong linggo. Iisang schedule ang binabasa ng dalawa, kaya hindi sila puwedeng magkasalungat.
Sadyang mag-iwan ng slack
Ang pinakakaraniwang pagkakamali sa scheduling ng maliit na contracting business ay hindi kawalan ng organisasyon. Ito ay ang pag-book hanggang 100% ng capacity.
Kung fully committed ang bawat crew araw-araw, wala nang mapupuntahan ang isang overrun, isang sick day, o isang na-delay na inspection. Nagka-cascade ito: naitutulak ang tatlong kliyente, at bawat isa sa kanila ay kailangan pang tawagan. Ang isang masamang araw ay nagiging masamang dalawang linggo.
Parang pag-aaksaya ang sadyang pag-iwan ng puwang, pero hindi. Ang kalahating araw na walang booking kada crew bawat linggo ay sumasalo ng halos lahat ng karaniwang pagbabago-bago. Sa mga linggong walang aberya, napupunta ito sa mga callback, snag list, quoting, o maintenance na matagal mo nang ipinagpapaliban, mga bagay na hindi rin naman nagagawa kahit kailan.
Ang kaugnay na ugali: itigil ang maagang pag-book ng eksaktong petsa ng simula para sa trabahong hindi mo kontrolado ang mga mauuna rito. Ang "linggo ng ika-14" ay pangakong kaya mong tuparin. Ang "Martes, ika-14, alas-8 ng umaga," na sinabi isang buwan bago pa, ay pangakong nakasalalay sa apat na bagay na dapat maayos, at ginagawa nitong sirang pangako ang kahit maliit na pagkaantala.
Bahagi ng schedule ang mga subcontractor
Isang paulit-ulit na puwang sa scheduling ng maliit na crew: nasa labas ng sistema ang mga sub. Naka-book sa text ang drywaller, sa tawag naman ang electrician, at wala sa kanilang dalawa ang lumalabas sa schedule na pinagbabatayan ng lahat ng iba pang trabaho.
Nagdudulot ito ng tiyak at mamahaling kabiguan: natapos ng crew mo ang rough-in noong Miyerkules, pero naka-book ang electrician sa susunod na Lunes, at walang nakapansin sa apat na araw na walang nagagawa hanggang Miyerkules ng hapon.
Hindi kailangang gamitin ng mga sub ang software mo. Pero kailangang nasa schedule mo ang mga petsang ipinangako nila, nakikitang katabi ng sarili mong mga crew. Kung hindi, hindi mo makikita ang dependency chain na siyang talagang nagtatakda kung kailan matatapos ang isang job.
Ano ang dapat mong unahin?
Kung nasa whiteboard at group chat ka pa at nagsisimula na itong mahirapan, ganito ang pagkakasunod-sunod na gumagana:
- Ilagay sa iisang lugar ang bawat job na ipinangako mo, kasama ang mga malabong pangako sa kliyente. Hindi ito komportable, dahil matutuklasan mong sobra-sobra pala ang naipangako mo. Mas mainam nang matuklasan ito ngayon.
- Bigyan ng read access sa telepono nila ang bawat miyembro ng crew. Ito lang, bago pa man magbago ang proseso, ay nag-aalis na ng karamihan sa araw-araw na tanong na "nasaan ako?"
- Itigil ang hiwalay na pag-anunsyo ng mga pagbabago. Baguhin ang schedule at hayaang makita ito ng mga tao. Gagana lang ito pagkatapos ng step 2, at ito ang tunay na nagre-retire sa group chat bilang system of record.
- Idagdag ang mga petsa ng sub.
- Mag-iwan ng kalahating araw na slack kada crew bawat linggo at ipagtanggol ito.
Ang step 1 at 2 ang gumagawa ng karamihan sa trabaho. Refinement na lang ang natitira.
Mga madalas itanong
Dalawa lang kami. Overkill ba ito?
Sa dalawang tao, talagang mahusay ang sistemang utak-at-text, at ang masyadong maagang pag-formalize nito ay nagdaragdag lang ng overhead nang walang napapala. Ang senyales na kailangan nang magbago ay hindi ang dami ng tao, kundi ang sandaling nagsisimula ka nang buuin ulit kung ano ang ipinangako, o kapag may dumarating sa maling lugar nang higit sa isang beses.
Gaano kalayo dapat kaming mag-schedule?
Pirmihang assignment sa loob ng mga isa hanggang dalawang linggo; committed na linggo, hindi araw, para sa isa hanggang dalawang buwan pa pagkatapos noon. Ang pag-schedule ng eksaktong araw tatlong buwan bago pa ay nagbubunga ng pekeng katumpakan, at ang mga buwan sa pagitan ay gugugulin mo lang sa paulit-ulit na pag-aayos.
Paano naman ang mga job na naiistorbo at ipinagpapatuloy ulit?
Kailangang lumitaw ang mga ito sa schedule tuwing pinagtatrabahuhan, hindi minsan lang bilang isang block. Ang kusinang pinagtrabahuhan sa loob ng limang hindi magkakasunod na araw ay limang entry. Ang pagturing dito bilang iisang tuluy-tuloy na block ay nagtatago ng mga puwang, at ang mga puwang ang siyang tunay na pinagpuntahan ng capacity.
Dapat bang makita ng mga kliyente ang schedule?
Karaniwan, hindi: naglalaman ang internal schedule ng impormasyon ng ibang kliyente at patuloy itong nagbabago, at ang pagpapakita nito ay nag-aanyaya ng pakikipagtawaran tungkol sa allocation ng crew. Sabihin lang sa mga kliyente ang committed window nila at i-update sila kapag nagbago ito.
ZEUS