Lancer une entreprise de construction : les douze premiers mois

L’année un a une structure, et il vaut mieux la respecter dans l’ordre. Les mois un et deux servent à mettre en place la structure juridique — immatriculation, assurances, inscription fiscale, un compte bancaire distinct — avant qu’un client ne la réclame, plutôt qu’après coup. Les mois deux à six sont ceux des premiers clients, puis de l’exercice le plus payant de l’année : calculer ce que votre temps coûte vraiment, en divisant vos frais généraux réels par les heures qui vous ont effectivement été payées. Les mois six à douze, c’est là que tout se joue, parce que le travail devient régulier, que l’administratif commence à glisser, et que la facture fiscale des trois premiers trimestres arrive.

Le premier lundi où vous travaillez à votre compte est plus tranquille que prévu. Pas de répartiteur, pas de contremaître, pas d’horaire scotché sur le mur de la roulotte de chantier. Juste vous, un camion plein d’outils que vous possédiez déjà, et la lente prise de conscience que tout ce qui arrive désormais est votre responsabilité — y compris les parties que personne ne vous a jamais enseignées.

La plupart des entreprises de métiers ne coulent pas parce que le propriétaire est mauvais dans son métier. Elles coulent parce qu’il excelle dans son métier et traite tout le reste comme une distraction. Les douze premiers mois sont le moment où ce réflexe s’installe — ou pas. Voici à quoi sert chaque étape de l’année.

Mois 1 et 2 : par quelles démarches commencer ?

La tentation est de se mettre au travail tout de suite et de « régler la paperasse plus tard ». Plus tard se transforme en problème : un client qui veut une facture d’une entreprise enregistrée, un assureur qui demande depuis quand vous exercez, une année fiscale entamée avant que vos registres ne le soient.

La liste de base est courte :

• Immatriculez votre entreprise. L’entreprise individuelle (travailleur autonome) est l’option rapide et économique par défaut dans la plupart des provinces canadiennes et des États américains ; la constitution en société ajoute une séparation de responsabilité et une certaine flexibilité fiscale, au prix de formalités plus lourdes. Beaucoup de travailleurs solos passent leur première année en entreprise individuelle et se constituent en société une fois que les revenus le justifient. Demandez à un comptable ce qui convient à vos chiffres — pas à un forum de discussion.
• Obtenez les licences exigées par votre métier et votre région. Les règles varient énormément : un électricien en Ontario et un homme à tout faire au Texas n’ont pratiquement rien en commun. L’organisme provincial ou étatique qui régit les licences publie exactement ce qu’il vous faut. Ne devinez pas, et ne travaillez jamais en dehors de votre catégorie de licence ; une seule plainte peut mettre fin à l’entreprise avant même qu’elle commence.
• Ouvrez un compte bancaire d’entreprise. Dès le premier jour, avant le premier dépôt. Mélanger l’argent de l’entreprise et l’argent personnel dans un seul compte est l’erreur de tenue de livres la plus courante, et elle ne se referme jamais. Vous passerez des heures, au moment des impôts, à essayer de vous rappeler si ces 214 $ étaient des matériaux ou de l’épicerie.
• Inscrivez-vous aux taxes de vente lorsque c’est requis. La plupart des pays fixent un seuil de revenu au-delà duquel l’inscription n’est plus optionnelle, et ce seuil diffère d’un pays à l’autre — vérifiez le chiffre en vigueur pour le vôtre plutôt que de vous fier à une règle entendue sur un chantier. Au Canada, c’est la TPS/TVH dès que vous franchissez 30 000 $ de revenu sur quatre trimestres consécutifs, et bien des entrepreneurs s’inscrivent plus tôt, volontairement, pour pouvoir réclamer des crédits de taxe sur les intrants pour leurs outils et leurs matériaux. Aux États-Unis, il n’existe aucune taxe de vente nationale : tout se joue État par État, et le caractère taxable de votre travail varie en conséquence. L’Australie et la Nouvelle-Zélande appliquent chacune une TPS avec leur propre seuil de chiffre d’affaires pour l’inscription, publié respectivement par l’ATO et l’Inland Revenue. Où que vous soyez, c’est une conversation d’une heure avec un comptable qui vous évite une mauvaise surprise à cinq chiffres.
• Faites-vous assurer. Une assurance responsabilité civile générale avant votre premier chantier, pas après. Beaucoup de clients commerciaux et d’entrepreneurs généraux ne vous laisseront pas mettre les pieds sur le chantier sans certificat. (L’assurance mérite son propre sujet ; en bref : la responsabilité civile tout de suite, les outils et l’auto commerciale bientôt après.)

Rien de tout cela ne rapporte d’argent. Tout cela protège l’argent que vous êtes sur le point de gagner.

Mois 2 à 4 : les premiers clients, et le piège du rabais

Vos premiers clients viendront surtout de gens qui connaissent déjà votre travail : les clients de votre ancien employeur qui vous ont suivi (vérifiez d’abord les clauses de votre contrat de travail), des amis d’amis, le voisin qui vous a vu refaire le patio de votre propre maison. C’est normal, et c’est très bien ainsi. Le marketing de la première année, c’est surtout se montrer, faire du travail propre, et demander aux clients satisfaits d’en parler autour d’eux.

Le piège de cette période, c’est d’acheter du travail à coup de rabais. Ça semble logique : vous avez besoin de contrats, votre calendrier est vide, et 60 $ l’heure vaut mieux que zéro. Mais les clients gagnés à prix bradé s’attendent à garder ce prix pour toujours, et ils vous recommandent à des gens qui s’y attendent aussi. Vous ne bâtissez pas une clientèle ; vous bâtissez une clientèle de rabais.

Il existe une exception qui vaut la peine d’être faite en toute connaissance de cause : un premier contrat véritablement stratégique — un projet visible dans un quartier que vous visez, un entrepreneur général avec qui vous voulez bâtir une relation — chiffré serré, une fois, les yeux grands ouverts. Ça, c’est une dépense de marketing. Onze contrats chiffrés par peur, c’est un modèle d’affaires — et un mauvais.

Voici la réponse à donner en mois trois, quand un client négocie le prix :

« C’est le prix pour le travail tel qu’on l’a défini. Si le budget est fixe, je peux revoir la portée avec vous. On pourrait remettre les armoires encastrées du garde-robe à l’automne. Mais je ne peux pas faire le même travail moins cher. »

La portée bouge. Le taux, non. Apprenez à le dire en mois trois et vous y croirez encore en année cinq.

Mois 4 à 6 : combien coûte réellement une heure de votre temps ?

À ce stade, vous avez assez de contrats derrière vous pour faire l’exercice le plus payant de l’année un : déterminer ce que votre temps coûte vraiment.

Prenez un mois de registres et additionnez tout ce qui n’est pas du salaire : assurances, essence, téléphone, remplacement d’outils, frais de licence, comptabilité, les logiciels que vous utilisez, le paiement du camion. Divisez par les heures réellement facturées — c’est-à-dire celles que quelqu’un a payées, pas les heures travaillées. La plupart des nouveaux entrepreneurs découvrent deux choses en même temps : leurs frais généraux par heure facturable sont deux ou trois fois plus élevés qu’ils ne le croyaient, et leurs heures facturables sont bien moins nombreuses que leurs heures de travail, parce que les soumissions, la route et les courses de matériaux ont grugé un tiers de la semaine.

Si vous avez travaillé 50 heures dans une semaine mais n’en avez facturé que 28, et que vos frais généraux tournent autour de 2 600 $ par mois, alors environ 22 $ de chaque heure facturable est déjà dépensé avant même que vous ne gagniez un dollar. Fixez vos prix comme un salarié (« Je faisais 42 $ de l’heure à mon ancienne job, alors 55 $, c’est déjà généreux ») et vous gagnez tranquillement moins qu’avant, sans plus aucun filet.

C’est aussi le mois pour coucher sur papier une grille tarifaire et arrêter de fixer chaque prix à l’instinct. L’instinct dérive vers le bas sous la pression. Un tarif écrit, lui, ne bouge pas.

Mois 6 à 9 : les habitudes administratives qui décident de l’année deux

Quelque part vers le mois six, le travail se stabilise et l’administratif commence à glisser. C’est le point de bascule de toute l’année. Les entrepreneurs qui passent confortablement en année deux ne sont pas ceux qui ont eu les meilleurs contrats. Ce sont ceux qui ont bâti quatre habitudes toutes simples avant que la saison chargée ne rende toute habitude impossible :

Facturez le jour même où le travail se termine, pas vendredi, pas « quand j’aurai le temps ». Chaque jour qui sépare la fin du chantier de la facturation dit au client que ce n’est pas urgent et retarde le jour où vous serez réellement payé. Une facture envoyée le jour même, depuis votre téléphone dans l’entrée du client, prend quatre minutes. Photographiez chaque reçu le jour où vous le recevez : une photo prise au comptoir vaut mieux qu’une boîte à chaussures en novembre. Chaque reçu perdu, c’est une dépense déductible sur laquelle vous avez payé de l’impôt pour rien — ou, si vous êtes inscrit à la TPS ou à une TVA, un crédit de taxe sur les intrants que vous avez remis au gouvernement de votre plein gré. Faites un suivi sur chaque soumission, parce qu’une soumission qu’on ne relance jamais, c’est un pile ou face qu’on a payé pour jouer. Deux relances — une à trois jours, une à dix jours — vous rapporteront des contrats que vous aviez silencieusement rayés de la liste, puisque la moitié du temps, le client était simplement occupé. Et notez ce qui s’est passé sur le chantier. Un journal de chantier de deux lignes (ce qui a été fait, ce qui a été dit, ce qui a changé) semble inutile jusqu’au jour où un client se souvient d’une conversation différemment — et ce jour-là, c’est la chose la plus précieuse que vous possédez.

Aucune de ces habitudes ne prend dix minutes. Ce sont pourtant les premières qu’on laisse tomber quand on est fatigué — c’est justement pour ça qu’il faut en faire des habitudes, et non de bonnes intentions.

Mois 9 à 12 : les chiffres, les impôts et la décision de l’année deux

Le dernier trimestre de l’année un, c’est celui où la facture des trois premiers trimestres arrive. Littéralement, si vous n’avez pas mis d’argent de côté pour les impôts.

Si vous avez mis de côté 25 à 30 % de chaque paiement dans un compte fiscal séparé depuis le mois un, cette période est tranquille. Sinon, commencez aujourd’hui avec ce qu’il vous reste ; une réserve partielle et douloureuse vaut mieux qu’un montant forfaitaire impossible à réunir. Les mauvaises surprises fiscales du travailleur autonome sont la façon la plus fréquente de frôler la catastrophe en année un, et ce n’est jamais qu’un problème de plomberie financière : l’argent avait l’air d’être le vôtre en arrivant, et il ne l’était pas.

Ensuite, asseyez-vous avec les chiffres de l’année et répondez honnêtement à trois questions :

1. Quels contrats ont réellement été rentables ? Pas ceux qui donnaient une bonne impression. Ceux qui, une fois les heures réelles et les matériaux réels comptés, ont dépassé votre taux cible. La plupart des propriétaires découvrent une constante : un type de travail qui, en silence, en subventionne un autre.
2. Où sont passées les heures ? Si un tiers de votre semaine part en déplacements et en courses de matériaux, c’est la première chose à corriger en année deux : un secteur de service plus resserré, moins de déplacements, une meilleure préparation.
3. Quel est le plan : plus gros, ou meilleur ? L’année deux, c’est soit plus de capacité (un aide, des contrats plus longs), soit une meilleure marge (des tarifs plus élevés, abandonner le travail qui ne rapporte pas). « Les deux, un peu » est la meilleure façon de transformer l’année deux en reprise de l’année un.

Partez d’un système, pas d’une boîte à chaussures

Un seul choix structurel rend toutes les habitudes ci-dessus moins coûteuses : gérer l’entreprise dans un seul système dès le premier contrat, plutôt que dans des chiffriers et une pellicule de photos qu’on prévoit migrer « une fois que les choses se seront calmées ». Les choses ne se calment jamais ; la migration est une tâche que personne ne planifie vraiment. Zeus est conçu exactement pour ce genre de départ : soumissions, factures, paiements, reçus, photos de chantier et suivi du temps, le tout dans une seule application conçue pour fonctionner d’abord hors ligne, sur le téléphone que vous transportez déjà — de sorte que le contrat numéro un et le contrat numéro quatre cents vivent au même endroit, et restent consultables. Partir organisé ne coûte rien. Se réorganiser en année trois coûte un hiver complet.

Quels mois de l’année un sont les plus difficiles ?

Attendez-vous à ce que le milieu soit le plus dur. Les mois un et deux carburent à l’adrénaline ; les mois onze et douze carburent à l’élan acquis. Les mois cinq à neuf carburent à la discipline, parce que c’est le moment où vous êtes assez occupé pour laisser tomber les habitudes, sans être encore assez établi pour survivre à les avoir laissées tomber.

Et attendez-vous à vous être trompé sur la nature du travail. Vous pensiez vous lancer en affaires pour exercer votre métier. En réalité, vous vous lancez en affaires pour diriger une petite entreprise qui exerce le métier. Les propriétaires qui l’acceptent tôt sont ceux qui choisissent encore leurs propres lundis en année cinq.

Foire aux questions

Devrais-je me constituer en société tout de suite ou commencer comme travailleur autonome ?

Pour la plupart des travailleurs de métiers solos, l’entreprise individuelle est le choix par défaut sensé pour l’année un : peu coûteuse à démarrer, simple à déclarer. La constitution en société rentabilise ses formalités une fois qu’il y a une exposition significative à la responsabilité civile, ou assez de profits pour tirer avantage à laisser de l’argent dans la société. La bonne réponse dépend de vos revenus, de votre province ou de votre État, et de votre niveau de risque. Une heure avec un comptable avant de vous immatriculer est le conseil le moins cher que vous achèterez jamais.

Combien d’argent devrais-je avoir de côté avant de me lancer à mon compte ?

Assez pour couvrir trois mois de dépenses personnelles, plus vos frais de démarrage (assurances, licences, réserve de matériaux initiale) sans un seul dollar de revenu. Les contrats arrivent plus lentement que l’optimisme ne le prédit, et les clients paient plus lentement que les contrats n’arrivent. Démarrer avec deux semaines de marge ne fait pas de vous quelqu’un de brave ; ça fait de vous quelqu’un contre qui il est facile de négocier.

Quand devrais-je m’inscrire aux taxes de vente ?

Deux questions distinctes, dans l’ordre. D’abord, à partir de quand est-ce obligatoire ? La plupart des pays répondent avec un seuil de revenu — trouvez le vôtre : au Canada, c’est 30 000 $ sur quatre trimestres consécutifs ; en Australie et en Nouvelle-Zélande, les règles de TPS fixent chacune leur propre seuil de chiffre d’affaires ; et aux États-Unis, il n’existe aucun seuil national puisque tout dépend de l’État et du type de travail effectué. Ensuite, devriez-vous vous inscrire avant d’y être obligé ? Dans les pays à TPS et TVH, beaucoup d’entrepreneurs s’inscrivent dès le premier jour pour pouvoir récupérer la taxe payée sur les outils, les matériaux et le camion. Dans un cas comme dans l’autre, décidez-le délibérément avec un comptable. C’est une mauvaise règle à découvrir après l’avoir enfreinte.

Quelle est l’erreur la plus fréquente de la première année ?

Fixer ses prix comme un salarié. Les nouveaux propriétaires établissent leurs tarifs à partir de leur ancien salaire, plus un peu, et découvrent seulement au moment des impôts que les assurances, les semaines creuses, les heures de soumission non payées et les charges sociales du travailleur autonome ont mangé la différence. Calculez votre coût réel par heure facturable au plus tard au mois six, puis fixez vos prix à partir de ce chiffre — pas de ce qui semble poli.