Générateur de facture gratuit en ligne

Une facture est une demande d’argent, et celles qui sont payées sans appel téléphonique portent toutes les mêmes éléments. Le nom légal et l’adresse de votre entreprise, pour que la personne qui la saisit dans ses livres sache qui elle paie. Un numéro de téléphone et un courriel, pour qu’une question vous parvienne au lieu de dormir dans une pile. Votre numéro de licence ou d’enregistrement là où votre métier l’exige, et plusieurs l’exigent : une facture sans ce numéro peut être refusée par un gestionnaire d’immeuble avant même que quiconque ait lu le total.

Ensuite, le client : le nom de la personne ou de l’entreprise facturée, pas le nom du chantier. Se tromper là-dessus est la première cause de retour d’une facture par un service comptable, parce que l’entité qui a signé le contrat n’est souvent pas celle dont vous avez rénové la cuisine.

Vient enfin tout l’appareillage de référence. Un numéro de facture qui n’appartient qu’à vous. La date d’émission. La date d’échéance, ou les conditions qui la fixent. Le bon de commande ou le numéro de travail du client s’il vous en a donné un. Citez-le et votre facture saute la file ; omettez-le et elle attend que quelqu’un ait le temps de faire le rapprochement.

Une ligne par chose faite. Décrivez le travail, pas la catégorie : « Remplacer un chauffe-eau au gaz de 150 litres, retirer l’ancien appareil » dit au lecteur ce qu’il paie. « Plomberie » ne le dit pas, et une ligne que personne ne comprend est une ligne que quelqu’un conteste.

Affichez la quantité et le prix unitaire séparément pour que le calcul soit vérifiable. Un client qui peut suivre l’addition ne vous appelle pas à son sujet. Un client à qui l’on remet un seul chiffre n’a rien à vérifier et une seule question à poser : est-ce que ce chiffre est juste.

Gardez le matériel et la main-d’œuvre sur leurs propres lignes lorsque le client pourrait réclamer les travaux. Sur un immeuble locatif, un travail sous garantie ou tout dossier touchant un assureur, cette séparation fait la différence entre une réclamation qui se traite et une qui revient pour une ventilation. La taxe va sur sa propre ligne, avec le taux indiqué. Un total qui contient discrètement la taxe est un total que quelqu’un supposera hors taxe.

Si vous avez encaissé de l’argent avant de commencer, la facture doit le dire. Inscrivez ce qui a déjà été reçu et le document affiche un solde plutôt que la valeur totale du contrat. Envoyez une facture pour la totalité à un client qui a déjà versé un acompte et vous recevrez un appel au lieu d’un paiement, et vous aurez dépensé votre propre crédibilité à expliquer un document que vous avez écrit.

Il en va de même pour un travail par étapes. Chaque facture énonce la valeur de l’étape, ce qui a été reçu à ce jour et ce qui reste dû. Quelqu’un qui lit la troisième facture d’un travail devrait pouvoir situer où il en est sans ouvrir les deux premières.

Indiquez comment vous voulez être payé, dans vos propres mots, dans la zone des instructions de paiement. Coordonnées bancaires pour un virement, adresse de virement électronique, ou l’adresse où poster un chèque. Zeus n’encaisse pas de paiement à votre place et cette page ne demande jamais de coordonnées bancaires : cette zone est du texte libre sur un document qui reste sur votre appareil.

Presque toute ligne contestée est une ligne qui n’a jamais été chiffrée. Quelque chose a été ajouté sur place, quelqu’un a dit « tant qu’à y être », et c’est arrivé sur la facture comme une surprise. Le correctif est en amont : faites confirmer le changement par écrit avant de l’exécuter, même si « par écrit » veut dire un message texte qui dit ce que c’est et ce que cela coûte.

Quand cela arrive quand même, ne modifiez pas la facture déjà envoyée. Une facture réémise sous le même numéro avec un total différent est le document qui vous fait perdre la discussion, parce qu’il existe désormais deux versions d’un même chiffre et que ni l’une ni l’autre des parties ne peut prouver laquelle est venue en premier. Émettez une note de crédit pour la ligne contestée, comme document distinct, en citant le numéro de la facture d’origine, et laissez la paire raconter l’histoire.

Conservez le détail qui tranche : la date à laquelle le changement a été demandé, qui l’a demandé, et ce que vous avez annoncé comme coût. Une ligne qui nomme la date à laquelle elle a été autorisée est une ligne qu’on cesse de contester.

Un générateur de facture gratuit en ligne est le bon outil pour une facture qui doit partir aujourd’hui. C’est le mauvais outil pour la dixième. Une page Web n’a pas de mémoire. Elle ne peut pas vous dire quel numéro vous avez utilisé en dernier, quelles factures restent impayées, ni ce que vous avez facturé à ce client en mars, parce que rien de ce qui est saisi ici n’est conservé où que ce soit.

Dès que la facturation cesse d’être occasionnelle, le travail cesse d’être l’écriture et devient le suivi. Ce qui a été facturé contre quel travail. Ce que vous aviez chiffré d’abord, et si les deux concordent encore. Quel acompte a été pris. Qui a payé, et qui a trois semaines de retard. Un dossier de PDF à côté d’un tableur est l’endroit où la plupart des gens découvrent que cela ne tient pas.

C’est la partie que Zeus fait sur votre téléphone : chaque facture rattachée au travail auquel elle appartient, la numérotation tenue en ordre, les acomptes et les paiements partiels suivis, et le total en souffrance qui s’affiche sans que vous additionniez quoi que ce soit. Cela fonctionne sans réseau, donc la facture part de l’entrée de cour au lieu de la table de cuisine à dix heures du soir. Le forfait gratuit ne coûte rien et ne demande aucune carte.