En bref : un manuel pour une petite équipe de métier, ce sont une dizaine de pages qui mettent par écrit la façon dont votre entreprise fonctionne déjà : horaires et paie, sécurité, le fourgon et les outils, comment un chantier est laissé, comment on parle aux clients, ce qui arrive quand quelque chose tourne mal. Écrivez-le simplement, gardez-le assez court pour qu'on le lise, et faites vérifier les parties qui touchent le droit du travail selon les règles de l'endroit où vous exercez, parce que ces règles varient selon la province, l'État et le pays et que le manuel ne peut pas les contourner.

La plupart des petits entrepreneurs n'ont pas de manuel, et pour les deux ou trois premières embauches, c'est correct. Le propriétaire est sur chaque chantier, les règles vivent dans sa tête et tout le monde les apprend en regardant. Les problèmes commencent quand l'équipe grandit au point où vous ne pouvez plus être partout. La même question reçoit trois réponses différentes, une nouvelle recrue apprend les habitudes de la personne avec qui elle a été jumelée, et le premier désaccord sérieux sur la paie, les congés ou un outil abîmé n'a rien d'écrit à quoi se référer.

Un manuel règle ça. Pas un classeur de politiques copiées d'une grande entreprise, mais un document court qui dit comment cette entreprise-ci travaille.

À quoi sert un manuel

Un bon manuel d'équipe fait trois choses.

Il répond une fois pour toutes aux questions répétées, par écrit : quand tombe la paie, comment les heures supplémentaires sont approuvées, qui appeler quand on est malade, si le fourgon peut rentrer à la maison le soir. Chaque réponse que vous écrivez est un appel que vous ne prenez plus.

Il fixe la norme du travail : comment un chantier est protégé, comment il est laissé en fin de journée, ce qui est photographié, comment on parle à un client dans sa propre maison. C'est la partie qui protège votre réputation quand vous n'êtes pas là.

Il rend les conversations difficiles plus justes. Quand quelqu'un arrive en retard pour la quatrième fois, ou qu'un outil disparaît, une règle écrite que tout le monde a reçue transforme une dispute sur ce que vous vouliez dire en une conversation sur ce qui avait été convenu.

Ce qu'il n'est pas : un contrat qui retire des droits à qui que ce soit, ni un substitut aux normes du travail qui s'appliquent là où vous exercez. Celles-ci fixent le plancher, et le manuel vient par-dessus.

Ce que la loi décide, et ce que vous décidez

Séparez le contenu en deux avant d'écrire quoi que ce soit.

La loi décide du salaire minimum, des seuils d'heures supplémentaires, des jours fériés, des vacances, des congés de maladie, des pauses, du préavis et de la fin d'emploi, de la protection en cas d'accident du travail et de nombreuses obligations de sécurité. Tout cela varie d'une province, d'un État, de l'Australie et de la Nouvelle-Zélande à l'autre, et ça change. Votre manuel doit décrire comment votre entreprise les applique, par exemple « les heures supplémentaires sont payées conformément aux normes du travail applicables là où vous travaillez et doivent être approuvées par le chef d'équipe avant d'être faites », et il ne doit pas afficher un chiffre dont vous n'êtes pas certain.

Vous décidez de presque tout le reste : heures d'arrivée, attribution des travaux, règles du fourgon et des outils, usage du téléphone sur le chantier, tenue, façon de parler aux clients, état dans lequel le chantier est laissé, façon d'enregistrer les photos et les notes d'intervention, suivi du temps. C'est la plus grande partie du manuel, et c'est là que vit le caractère de votre entreprise.

Avant de le distribuer, faites lire la première partie par quelqu'un qui connaît le droit du travail de l'endroit où vous exercez. Une heure d'un avocat en droit du travail ou d'un conseiller en ressources humaines coûte peu à côté d'un manuel qui promettait quelque chose que la loi n'autorise pas, ou qui retirait quelque chose qu'elle exige.

Les sections dont une petite équipe a vraiment besoin

Limitez-vous à ce dont les gens auront besoin pendant leur premier mois. Un plan qui fonctionne :

  1. Bienvenue et notre façon de travailler. Une demi-page. Ce que fait l'entreprise, qui sont les clients et les deux ou trois choses qui vous importent le plus, dans vos propres mots.
  2. Horaires, suivi du temps et paie. Heures d'arrivée, façon de consigner les heures, quand et comment la paie est versée, comment les heures supplémentaires sont approuvées et qui prévenir si un talon de paie semble erroné.
  3. Congés et absences. Comment réserver des vacances, comment signaler une maladie et avant quelle heure, et ce qui arrive si quelqu'un ne se présente tout simplement pas.
  4. Sécurité. Vos règles de sécurité en termes simples : équipement de protection obligatoire, la règle d'arrêt des travaux, comment signaler les incidents et les quasi-accidents, les premiers soins et les risques propres à votre métier.
  5. Fourgons, outils et équipement. Qui peut conduire, à quoi sert le fourgon, ce qui arrive avec les contraventions et les dommages, comment les outils de l'entreprise sont empruntés et ce qui arrive quand l'un d'eux disparaît.
  6. Sur le chantier. Comment un chantier est protégé et laissé, ce qui est photographié, comment les matériaux sont manipulés et comment le dossier de l'intervention est tenu à jour.
  7. Relations avec les clients. Comment se présenter, ce que vous pouvez et ne pouvez pas promettre, et qui s'occupe des questions de prix et des plaintes.
  8. Conduite. Le respect sur le chantier, le harcèlement, l'alcool et les drogues, les téléphones et les réseaux sociaux, et la confidentialité au sujet des maisons des clients.
  9. Problèmes et discipline. Comment soulever une préoccupation, comment fonctionne un avertissement et ce qui mène à un congédiement.
  10. Accusé de réception. Une page que le membre de l'équipe signe pour confirmer qu'il l'a reçu et lu.

Dix sections, la plupart d'une page ou moins. Si une section fait trois pages, elle essaie probablement de couvrir une situation qui ne s'est produite qu'une fois.

Écrivez-le comme vous parlez

Le manuel sera lu sur un téléphone, dans un fourgon, à l'heure du dîner, s'il est lu. Écrivez-le en conséquence.

  • Des phrases courtes et des mots simples. « Soyez sur le chantier à 7 h 30. Si vous allez être en retard, appelez votre chef d'équipe avant 7 h. » Pas « La ponctualité est une attente envers l'ensemble du personnel. »
  • Dites pourquoi. « Nous photographions chaque mur avant de le refermer, parce que cette photo est le seul témoin de ce qu'il contient. » Une règle avec une raison est suivie ; une règle sans raison est négociée.
  • Utilisez vos propres exemples. Le chien du client, l'entrée qui doit rester dégagée, la fois où une échelle a glissé. Les vrais exemples restent en mémoire.
  • Traduisez-le si votre équipe en a besoin. Si une partie de votre équipe lit plus facilement une autre langue, une version traduite en vaut la peine. Précisez quelle version prévaut en cas d'écart.

Le remettre et le garder vivant

Un manuel que personne ne reçoit n'est qu'un fichier sur votre ordinateur.

Remettez-le à chaque nouveau membre de l'équipe avant sa première journée, dans le cadre de l'accueil d'un nouveau membre de l'équipe, et passez la section sur la sécurité en revue en personne. Faites signer l'accusé de réception et conservez-le.

Remettez-le aussi à l'équipe actuelle, lors d'une courte réunion. Dites ce qui est nouveau et ce qui est simplement écrit pour la première fois. Les gens acceptent plus facilement une règle quand ils apprennent qu'elle a toujours été la règle.

Révisez-le une fois par année, et chaque fois que survient un problème que le manuel aurait dû couvrir. Datez chaque version, gardez les anciennes et prévenez l'équipe quand il change. Un manuel qui décrit comment l'entreprise fonctionnait il y a trois ans apprend aux gens à l'ignorer.

Les erreurs qui rendent un manuel inutile

Copier les politiques d'une grande entreprise. Un modèle de quarante pages plein de services que vous n'avez pas dit à l'équipe que le document ne parle pas d'elle.

Promettre ce que vous ne faites pas. Si le manuel dit que chaque heure supplémentaire est approuvée à l'avance et que personne ne le demande jamais, la règle écrite devient une preuve contre vous plutôt qu'en votre faveur.

Inscrire des chiffres que la loi fixe. Écrivez « conformément aux normes du travail » et laissez la loi porter le chiffre, à moins d'en être certain et prêt à le mettre à jour.

L'écrire et ne jamais l'appliquer. Une règle appliquée à un membre de l'équipe et ignorée pour un autre est pire que pas de règle du tout.

La place de Zeus

Plusieurs sections du manuel décrivent des choses qu'une équipe fait chaque jour sur un téléphone, et elles sont plus faciles à suivre quand le téléphone les fait de la même façon pour tout le monde. Chaque membre de l'équipe a son propre accès, et vous choisissez ce que chaque niveau peut voir, donc la règle sur qui voit les prix et les coordonnées des clients est un réglage plutôt qu'un paragraphe que quelqu'un doit retenir. Chacun pointe son arrivée et son départ sur l'intervention où il se trouve, donc la section du manuel sur les heures correspond au dossier. Les photos vont dans l'intervention, associées à l'adresse, donc « photographiez chaque mur avant de le refermer » a un endroit où aboutir. L'horaire est visible par toute l'équipe, donc personne n'a besoin de vous appeler pour savoir où il sera demain.

Comment le côté équipe s'articule est expliqué dans les pages Équipe et approvisionnement, et le guide sur les rôles et les permissions dans l'équipe explique comment régler les niveaux. Tout ce que Zeus fait d'autre tient sur une seule page. Il ne coûte rien pour commencer et n'expire pas, et la page des prix montre ce qu'ajoutent les formules payantes. Mettez-le sur les téléphones de l'équipe la semaine même où le manuel sort.

Dix pages ne feront de personne un bon membre d'équipe. Ce qu'elles font, c'est qu'un bon membre d'équipe connaît les règles dès la première journée plutôt qu'à la sixième semaine, et que les règles sont les mêmes quelle que soit l'équipe avec laquelle il a commencé.

Questions fréquentes

Une petite entreprise est-elle légalement tenue d'avoir un manuel de l'employé ?

Habituellement pas sous forme de document unique, mais bien des éléments qu'il contient doivent être communiqués par écrit quelque part, comme certaines politiques de sécurité, les politiques contre le harcèlement ou l'information sur la paie, selon l'endroit où vous exercez. Consultez les normes du travail et les règles de santé et sécurité de votre province, de votre État ou de votre pays, et faites du manuel l'endroit où ces politiques écrites se trouvent.

Quelle longueur doit avoir un manuel de l'employé ?

Pour une équipe de deux à quinze personnes, environ dix pages. Assez long pour couvrir les horaires et la paie, la sécurité, les fourgons et les outils, la norme de travail, les clients, la conduite et la discipline, et assez court pour que les gens le lisent vraiment. S'il dépasse vingt pages, il est probablement copié d'une entreprise beaucoup plus grande que la vôtre.

Un manuel peut-il modifier le contrat de travail de quelqu'un ?

Il peut l'influencer, et c'est justement pourquoi les parties qui touchent le droit du travail doivent être vérifiées avant la distribution. Un manuel ne peut pas retirer des droits garantis par les normes du travail, et à certains endroits ce qu'il affirme peut être traité comme une promesse. Faites-le relire par un avocat en droit du travail ou un conseiller en ressources humaines de l'endroit où vous exercez, surtout les sections sur la paie, les congés, la discipline et la fin d'emploi.

À quelle fréquence dois-je mettre le manuel à jour ?

Une fois par année, et chaque fois qu'il se passe quelque chose qu'il aurait dû couvrir. Datez chaque version, gardez les anciennes, dites à l'équipe ce qui a changé et faites signer un nouvel accusé de réception quand le changement est important.