La respuesta corta: pagarle a un subcontratista es fácil. Lo difícil —y lo que en realidad te protege a fin de año— es poder demostrar cuánto le pagaste, por qué concepto y en cuál obra. Primero hay que confirmar que la persona sea, en efecto, un subcontratista y no un empleado, porque esa clasificación no es algo que tú decidas a tu gusto. Después, exígele una factura por cada pago, siempre, y archívala en la obra correspondiente.
Es la última semana de febrero, y un contratista lleva rato desplazándose por un año entero de transferencias electrónicas tratando de responder una pregunta que debería tomarle diez segundos: ¿cuánto le pagó al azulejero el año pasado? Hubo los dos baños de la primavera, algo en julio, el trabajo urgente antes de Navidad. ¿El de julio fue de $2,800 o de $3,200? ¿Una de esas transferencias en realidad fue a la cuenta de la novia del azulejero, "porque la suya estaba fallando"?
Necesita esa cifra porque su contador se la pidió, y su contador la pidió porque declarar los pagos a subcontratistas de construcción no es opcional. En algún punto entre la relación de trabajo ("Danny es de confianza, ya nos arreglamos sobre la marcha") y el papeleo (los comprobantes T5018, el respaldo de los gastos, la pregunta de si es empleado o contratista), un año de informalidad se convirtió en un problema de febrero.
Pagar bien a los subcontratistas no tiene que ver con la confianza. Danny sí es de fiar. Tiene que ver con que cada dólar que le pagas a un subcontratista existe al mismo tiempo en tres sistemas distintos: el costo de tus obras, tus declaraciones de impuestos y el panorama que el gobierno tiene de la industria de la construcción. Los tres piden la misma evidencia, tan aburrida como necesaria.
¿Es subcontratista o empleado?
Antes de que importe cualquier factura o comprobante, hay una pregunta de fondo: ¿esta persona es en verdad un subcontratista, o es, a los ojos de la autoridad fiscal, tu empleado? Esto no lo decides tú por acuerdo mutuo. Tanto el CRA (en Canadá) como el IRS (en Estados Unidos) miran más allá de la etiqueta y evalúan la sustancia del vínculo, y las pruebas que usan se parecen bastante:
- Control. ¿Decide él cómo, cuándo y en qué orden se hace el trabajo, o tú lo diriges como si fuera parte de tu cuadrilla?
- Herramientas y equipo. ¿Son suyas o tuyas?
- Posibilidad de ganancia, riesgo de pérdida. ¿Puede ganar o perder dinero en la obra (precio fijo, su propio riesgo con los materiales, sus propios retrabajos), o simplemente le pagas por hora sin importar el resultado?
- Integración y exclusividad. ¿Tiene su propio negocio y atiende a otros clientes, o trabaja solo para ti, de tiempo completo, indefinidamente?
Un azulejero con su propia camioneta, sus propias herramientas, su propio seguro, tres constructores más en el teléfono y un precio fijo por baño es subcontratista bajo cualquier prueba que le apliques. Alguien que trabaja solo para ti, cuarenta horas a la semana, con tu horario, con tus herramientas, y al que le pagas por hora, empieza a parecer un empleado sin importar lo que diga la factura.
Por qué importa tanto: si un "contratista" termina reclasificado como empleado, las retenciones que nunca se hicieron (impuesto sobre la renta, aportaciones al CPP o al Seguro Social, EI) pueden caer sobre ti, con multas e intereses, y de manera retroactiva por varios años. Es uno de los errores silenciosos más caros que puede cometer un negocio pequeño de construcción. Esto es información general, no un dictamen sobre tu caso particular; la línea que separa a uno de otro tiene zonas grises reales, y si alguno de tus subcontratistas habituales está cerca de esa línea, vale la pena invertir una hora con tu contador antes de que el gobierno invierta mucho más tiempo revisándolo.
La calculadora de punto de equilibrio para contratar muestra cuántos trabajos a la semana tiene que terminar una persona más para pagarse sola.
Una factura de cada subcontratista, siempre, sin excepciones
Una vez que confirmaste que alguien es, en efecto, subcontratista, la regla que mantiene limpio todo lo que sigue es casi vergonzosamente simple: sin factura, no hay pago. Cada pago que le haces a un subcontratista nace de una factura de su negocio. Esa factura lleva el nombre de su empresa, la fecha, en qué consistió el trabajo, para cuál obra o sitio fue y el monto. Si está inscrito en el GST/HST, muestra además su número de registro y el impuesto correspondiente.
Este único hábito hace cuatro trabajos a la vez:
- Respalda tu deducción de gastos. Un pago de $3,200 respaldado por una factura es un costo de subcontratación deducible. La misma transferencia sin nada detrás es una pregunta abierta que el auditor interpretará a su manera, y "fue para Danny, por la cerámica, creo que en julio" no es una respuesta que cierre una auditoría.
- Respalda tus créditos fiscales por insumos. Si el subcontratista te cobra GST/HST, ese impuesto por lo general lo puedes recuperar, pero solo con la documentación que muestre los datos exigidos, incluido su número de registro. Una simple transferencia no te permite recuperar nada. Lo que el subcontratista debería cobrarte depende de dónde se hizo el trabajo: las tasas canadienses por provincia y territorio muestran la cifra combinada y cómo se desglosa.
- Protege la relación con el subcontratista. Las facturas obligan a conversar sobre el alcance del trabajo (¿de qué exactamente fueron esos $3,200?) en el momento de facturar, cuando todo está fresco en la memoria, en lugar de a fin de año o en medio de un conflicto.
- Refuerza su condición de contratista. Un subcontratista que factura desde su propio negocio, a su nombre, por un trabajo definido, se ve como lo que es: un negocio independiente. Uno al que le depositas cifras redondas los viernes y sin papel de por medio se parece a una nómina mal llevada, justo la imagen que nunca quieres dar.
Dos reglas de apoyo. Págale al negocio, no a la cuenta del primo del subcontratista, por muy rota que esté su banca en ese momento; el beneficiario en tus registros debe coincidir con el nombre de la factura. Y paga siempre dejando rastro: transferencia electrónica, cheque, cualquier cosa que se pueda rastrear. Pagar en efectivo a un subcontratista es legal, pero es evidencia radioactiva; si no queda de otra, consigue un recibo firmado y fechado en el momento.
"Nueva regla de este año, y mi contador me la exige: no puedo pagar nada sin una factura, aunque sea una línea escrita desde el celular. Mándamela con la dirección de la obra y te pago el mismo día".
Todo subcontratista con el que trabajas ya ha escuchado esto antes, y los buenos ya lo hacen así. Pagar el mismo día contra una factura en regla es un trato que la mayoría de los subcontratistas acepta con gusto.
¿Qué debe llevar un contrato de una página con el subcontratista?
Una factura documenta el pago; un contrato documenta el acuerdo. Con los subcontratistas con los que trabajas de forma habitual, un contrato corto, firmado una sola vez, que cubra cómo trabajan juntos, evita la mayoría de los conflictos que terminan dañando buenas relaciones:
- Alcance y base del precio. Precio fijo por unidad de trabajo, o una tarifa, y qué incluye: materiales, disposición de escombros, retrabajos.
- Calidad y deficiencias. Quién corrige qué, y a costa de quién, cuando algo no pasa la inspección o el cliente lo rechaza.
- Seguro y licencias. Su cobertura de responsabilidad civil, su licencia del oficio, su situación frente a la compensación de trabajadores, con comprobantes. En muchas provincias y estados, un incidente de un subcontratista sin seguro puede terminar cayéndote a ti, y las juntas de compensación laboral a veces tratan a un subcontratista sin cobertura como si fuera tu propio trabajador para efectos de la prima. Revisa las reglas de tu localidad; esto varía mucho.
- Condiciones de pago. Factura obligatoria, plazo de pago, condiciones de retención si las usas. (Las reglas de retención en construcción y de gravámenes son leyes provinciales y estatales que sí se hacen cumplir: otra conversación para tu contador o abogado, según tu jurisdicción.)
Una página le gana a cero páginas por un margen enorme, y le gana a un simple apretón de manos por mucho más todavía.
Comprobantes de fin de año: T5018 y 1099-NEC, sin el susto de febrero
Ahora la parte que el contratista de febrero temía, y que solo da miedo cuando el año detrás fue informal.
Canadá: el T5018. Si la actividad principal de tu negocio es la construcción y le pagas a subcontratistas por servicios de construcción, por lo general estás obligado a presentar comprobantes T5018 que reporten lo que le pagaste a cada subcontratista durante el año, incluyendo el componente de GST/HST, ya sea sobre año calendario o año fiscal. El umbral es bajo (pagos de $500 o más), así que abarca casi cualquier relación de trabajo real. El T5018 existe precisamente porque la industria de la construcción funciona a base de subcontratación; es la manera en que el CRA verifica de forma cruzada que los $18,400 que dedujiste por Danny son los mismos $18,400 que Danny declaró.
Estados Unidos: el 1099-NEC. Los pagos de $600 o más en un año a un contratista que no sea una corporación, por servicios prestados, por lo general requieren un 1099-NEC, presentado ante el IRS y con copia para el subcontratista, antes de que termine enero. El hábito que te mantiene tranquilo aquí es el W-9: recógelo (su nombre legal, el tipo de entidad y su número de identificación fiscal) antes del primer pago, cuando todavía tienes el dinero en tus manos y, con él, la ventaja. No lo dejes para enero, cuando ya no tienes ninguna de las dos cosas y el plazo corre solo para ti.
Los detalles (umbrales, fechas, reglas de presentación electrónica) cambian con el tiempo y según cada caso, así que deja que tu contador se encargue de la mecánica. Lo que sí te corresponde a ti es la información de entrada, y ahí está el punto entero: un comprobante no es más que la suma de un año de pagos a un subcontratista. Si cada pago quedó respaldado por una factura, etiquetado a una obra y registrado en el momento en que ocurrió, la temporada de comprobantes es un reporte que alguien genera. Si el año entero vive disperso en un historial de transferencias electrónicas, la temporada de comprobantes se convierte en contabilidad forense, hecha cada año, por la persona cuyo tiempo vale más arriba de un techo.
Registra el costo de cada subcontratista por obra, no solo en la contabilidad general
Hay un hábito más que separa a los contratistas que cotizan bien de los que adivinan: cada factura de un subcontratista debe quedar registrada en la obra específica que la generó, no solo en un montón general de "gastos de subcontratación".
Tu declaración de impuestos solo necesita el total. Tu negocio necesita la distribución. El baño que se cotizó en $12,000 y usó $4,100 en subcontratistas deja una lección distinta a la del baño que usó $2,600, y si los costos de subcontratación flotan sueltos, sin conectarse a ninguna obra, ambos baños se ven iguales y la lección se pierde. El gasto en subcontratistas suele ser la categoría de costo más grande y más irregular de un negocio de construcción; sin rastrearlo por obra, es la distorsión más grande que hay en tus números de rentabilidad por trabajo, y por lo tanto en tus precios.
Zeus mantiene toda la cadena en un solo lugar. Los subcontratistas viven en el directorio de subcontratistas, con sus acuerdos registrados ahí mismo —quién hace qué, a qué precio, bajo qué condiciones—, archivados, fáciles de encontrar. Sus costos quedan registrados en la obra que los generó, así que el reporte de rentabilidad de cada trabajo incluye lo que en realidad costaron los subcontratistas que participaron en él, y cuando llega la temporada de comprobantes, el año de un subcontratista es simplemente la suma de sus registros. También existen los registros de tiempo, para programar y coordinar a subcontratistas y cuadrillas en el Tablero de Trabajo, pero, siendo honestos: Zeus no maneja nómina, y no pretende hacerlo. Lo que hace es llevar el registro de los datos (quién, qué obra, qué costo, qué documento), y el pago de sueldos y la presentación de comprobantes corre por cuenta de tu contador o tu proveedor de nómina, alimentado por registros que por fin están limpios.
Danny sigue siendo de fiar. El papeleo por fin está a la altura. Y el próximo febrero, "cuánto le pagué al azulejero" va a tomar los diez segundos que siempre debió tomar.
Dónde entra Zeus
Un comprobante no es más que la suma de un año de pagos a un subcontratista, y la única razón por la que febrero duele es que esa suma nunca se fue llevando mientras el año transcurría.
Cada factura de subcontratista que aceptas queda registrada en la obra a la que correspondía, con el monto, la fecha y el documento adjunto, así que el pago y el papel se quedan juntos en lugar de vivir uno en un historial de transferencias y el otro en una carpeta. El impuesto de esa factura se guarda como tasa y queda congelado en el documento, así que una cuenta de julio sigue diciendo julio cuando la abres en febrero. Leídos por obra, esos registros te dan lo que este artículo llama la distribución: el baño que se llevó $4,100 en subcontratistas al lado del que se llevó $2,600. Leídos por subcontratista, te dan el total. A fin de año salen como un archivo CSV, un archivo .IIF de QuickBooks o un paquete PDF para quien prepara los comprobantes. La aplicación registra y organiza: la presentación, los umbrales y la pregunta de la clasificación le corresponden a tu contador, no a una pantalla. Todo eso vive del lado del dinero que entra y sale.
La página de funciones tiene el resto. Cotizar y facturar no cuestan nada para empezar, y lo que suman los tamaños más grandes está en la página de precios. Descárgala antes de que arranque el próximo subcontratista.
Danny sigue siendo de fiar. La diferencia es que el próximo febrero, "cuánto le pagué al azulejero" es una cifra que lees en diez segundos, salida de registros hechos los días en que ocurrió el trabajo.
Preguntas frecuentes
Mi subcontratista no quiere facturarme. Dice que nunca lo ha necesitado. ¿Qué hago?
Facilítaselo antes de ponerte firme: una factura de una línea desde una app del celular, o incluso una nota firmada y fechada con la dirección de la obra y el monto, cumple con lo mínimo. Si aun así se niega, entiende lo que te está pidiendo que cargues tú solo: un gasto que quizás no puedas defender, un crédito fiscal que no podrás reclamar, y una relación de trabajo que se ve como nómina informal. Lo que está haciendo es pasarte su alergia al papeleo convertida en riesgo fiscal tuyo. La buena versión de esta conversación se tiene una sola vez; la mayoría de los subcontratistas se adapta en una semana.
¿Tengo que presentar un T5018 por un subcontratista que me cobró GST/HST? Su número ya está en la factura de todas formas.
Por lo general sí, si cumples los criterios para presentarlo; el comprobante reporta el pago incluyendo el componente de GST/HST, y el CRA lo usa para el cruce de información sin importar qué tan en regla esté el propio subcontratista. La factura y el comprobante cumplen funciones distintas: una respalda tu deducción y tu crédito fiscal, el otro reporta la relación. Tu contador puede confirmar si tu negocio cae dentro de la categoría de "principalmente construcción" que cubren las reglas del T5018.
Un subcontratista quiere que le pague una parte en efectivo "para simplificar". ¿Debería hacerlo?
Pagar en efectivo es legal; lo que causa problemas es el efectivo que no queda registrado, y "para simplificar" casi siempre significa eso: sin registrar. Tu posición no cambia en ningún caso: factura primero, pago registrado, comprobantes exactos. Si el precio de un subcontratista depende de que una parte nunca quede por escrito, ese descuento no es por simplicidad, y el riesgo que trae incluido (gastos rechazados, una reliquidación, verte involucrado en que alguien más subdeclare) es tuyo, no de él. Rechaza el arreglo con cortesía, no necesariamente al subcontratista.
¿Qué papeles debo tener listos antes del primer día de un subcontratista nuevo?
Cuatro cosas: el contrato de una página firmado, el comprobante de seguro de responsabilidad civil, su situación de compensación de trabajadores según las reglas de tu provincia o estado, y sus datos de negocio: un número de GST/HST en Canadá, un W-9 completo en Estados Unidos. Recógelos cuando empieza la relación, cuando el dinero todavía está de tu lado; conseguir cualquiera de ellos después, en la última semana de febrero, es un dolor de cabeza.
ZEUS