Payer ses sous-traitants sans dérapage : contrats, factures et feuillets de fin d’année

En bref : payer un sous-traitant, c’est facile. Ce qui vous protège en fin d’année, c’est de pouvoir prouver qui vous avez payé, pour quoi, et sur quel chantier. Assurez-vous d’abord qu’il s’agit bien d’un sous-traitant et non d’un employé, parce que cette classification ne se choisit pas librement. Ensuite, exigez une facture de chaque sous-traitant, chaque fois, et classez-la par chantier.

C’est la dernière semaine de février, et un entrepreneur fait défiler un an d’historique de virements Interac en essayant de répondre à une question qui devrait prendre dix secondes : combien a-t-il payé le poseur de céramique l’an dernier ? Il y a eu les deux salles de bain au printemps, quelque chose en juillet, la job pressée avant Noël. Celle de juillet, c’était 2 800 $ ou 3 200 $ ? Et l’un de ces virements, était-il vraiment allé au poseur de céramique, ou au compte de sa blonde « parce que le sien buguait » ?

Il a besoin du chiffre parce que son comptable le lui a demandé, et son comptable le lui a demandé parce que déclarer les paiements versés à des sous-traitants en construction n’a rien de facultatif. Quelque part entre la relation de confiance (« Danny, c’est du solide, on s’arrange au fur et à mesure ») et la paperasse (feuillets T5018, pièces justificatives, la question employé-ou-sous-traitant), une année d’informalité est devenue un problème de février.

Payer ses sous-traitants proprement n’a rien à voir avec la confiance. Danny est du solide. C’est plutôt que chaque dollar versé à un sous-traitant existe dans trois systèmes à la fois : vos coûts de chantier, vos déclarations fiscales, et le portrait que le gouvernement se fait de l’industrie de la construction. Les trois veulent la même preuve, aussi plate soit-elle.

Sous-traitant ou employé : comment trancher ?

Avant même qu’une facture ou un feuillet ait de l’importance, une question se cache en dessous de tout : cette personne est-elle vraiment un sous-traitant, ou est-elle, aux yeux du fisc, votre employée ? Vous ne décidez pas de cela par entente mutuelle. L’ARC comme l’IRS regardent au-delà de l’étiquette pour évaluer la substance, et leurs critères se ressemblent :

• Le contrôle. Est-ce le sous-traitant qui décide comment, quand et dans quel ordre le travail se fait, ou le dirigez-vous comme un membre de votre équipe ?
• Les outils et l’équipement. À lui, ou à vous ?
• La chance de profit, le risque de perte. Peut-il gagner ou perdre de l’argent sur la job (prix fixe, ses propres matériaux à sa charge, ses propres reprises), ou est-il simplement payé à l’heure peu importe le résultat ?
• L’intégration et l’exclusivité. Gère-t-il une entreprise qui sert d’autres clients, ou travaille-t-il seulement pour vous, à temps plein, indéfiniment ?

Un poseur de céramique avec sa propre camionnette, ses propres outils, ses propres assurances, trois autres entrepreneurs sur son cellulaire, et un prix fixe par salle de bain, c’est un sous-traitant selon n’importe quel critère. Un gars qui travaille seulement pour vous, quarante heures par semaine, selon votre horaire, avec vos outils, payé à l’heure, commence à ressembler à un employé, peu importe ce que dit la facture.

Pourquoi c’est si important : si un « sous-traitant » est requalifié en employé, les retenues qui n’ont jamais été prélevées (impôt sur le revenu, cotisations au RPC ou à la sécurité sociale, assurance-emploi) peuvent vous retomber dessus, avec pénalités et intérêts, pour plusieurs années en arrière. C’est l’une des erreurs discrètes les plus coûteuses qu’une petite entreprise du bâtiment puisse faire. Ceci reste de l’information générale, pas un verdict sur votre situation ; la ligne comporte une vraie zone grise, et si l’un de vos réguliers s’en approche, passez une heure avec votre comptable avant que le gouvernement n’y passe beaucoup plus longtemps.

Le calculateur de seuil de rentabilité d’embauche montre combien de chantiers par semaine une personne de plus doit réaliser pour couvrir son propre coût.

Une facture pour chaque sous-traitant, chaque fois, sans exception

Une fois qu’une personne est vraiment un sous-traitant, la règle qui garde tout le reste propre est presque d’une simplicité gênante : pas de facture, pas de paiement. Chaque paiement versé à un sous-traitant doit partir d’une facture émise par son entreprise, portant le nom de son entreprise, la date, la nature du travail, le chantier concerné, le montant et, s’il est inscrit aux fichiers de la TPS/TVH, son numéro d’inscription ainsi que la taxe indiquée.

Cette seule habitude accomplit quatre choses à la fois :

• Elle appuie votre dépense déductible. Un paiement de 3 200 $ appuyé par une facture est une dépense de sous-traitance déductible. Le même virement Interac sans rien derrière devient un point d’interrogation qu’un vérificateur devra interpréter lui-même, et « c’était pour Danny, pour de la céramique, je pense en juillet » n’est pas une réponse qui met fin à une vérification.
• Elle soutient vos crédits de taxe sur les intrants. Si le sous-traitant facture la TPS/TVH, la taxe que vous lui versez est généralement récupérable, mais seulement avec des pièces justificatives comportant les mentions prescrites, dont son numéro d’inscription. Un simple virement ne récupère rien.
• Elle protège la relation avec le sous-traitant. Une facture force la conversation sur la portée des travaux (c’était exactement pour quoi, ce 3 200 $ ?) à avoir lieu au moment de la facturation, quand les souvenirs sont frais, plutôt qu’en fin d’année ou en plein litige.
• Elle renforce son statut de travailleur autonome. Un sous-traitant qui facture depuis sa propre entreprise, à son propre nom, pour un travail défini, a l’air de ce qu’il est : une entreprise indépendante. Un sous-traitant payé en chiffres ronds le vendredi, sans papier, ressemble à de la paie mal déguisée, exactement le portrait que vous ne voulez jamais donner.

Deux règles d’appoint. Payez l’entreprise, pas le compte de la cousine du sous-traitant, même si sa propre banque « fait des siennes » temporairement ; le bénéficiaire inscrit à vos dossiers doit correspondre au nom sur la facture. Et payez de façon traçable : virement Interac, chèque, n’importe quoi qui laisse une trace. Payer un sous-traitant comptant est légal, mais désastreux sur le plan de la preuve ; si vous devez le faire, obtenez un reçu signé et daté sur-le-champ.

« Nouvelle année, nouvelle règle chez moi, et mon comptable me talonne : je ne peux plus rien envoyer sans facture, même une ligne texte depuis ton téléphone. Mets l’adresse du chantier dessus et je te paie le jour même. »

Tous les sous-traitants avec qui vous travaillez ont déjà entendu ça, et les bons le font déjà. Un paiement le jour même contre une facture en règle, c’est un échange que la plupart des sous-traitants prennent volontiers.

L’entente d’une page : ce qu’elle doit contenir

Une facture documente un paiement ; un contrat documente l’entente. Avec vos sous-traitants réguliers, une courte entente, signée une fois, qui couvre la façon dont vous travaillez ensemble, évite la plupart des différends qui empoisonnent les bonnes relations :

• La portée et la base de prix. Prix fixe par unité de travail, ou un taux, et ce qui est inclus : matériaux, élimination des débris, reprises.
• La qualité et les déficiences. Qui répare quoi, et aux frais de qui, quand quelque chose échoue à l’inspection ou est rejeté par le client.
• Les assurances et les licences. Sa couverture de responsabilité civile, sa licence de métier, son statut auprès de la commission des accidents du travail applicable, avec preuves à l’appui, parce que dans plusieurs provinces et États, un incident causé par un sous-traitant non assuré peut vous remonter dessus, et les commissions des accidents du travail peuvent traiter un sous-traitant non couvert comme votre propre employé aux fins des primes. Vérifiez les règles de votre coin ; ça varie beaucoup.
• Les conditions de paiement. Facture exigée, délai de paiement, conditions de retenue si vous en appliquez une. (Les règles de retenue de construction et de privilège de construction relèvent des lois provinciales et étatiques, et elles ont des dents : encore une conversation à avoir avec votre comptable ou votre avocat, selon votre territoire.)

Une page vaut infiniment mieux que zéro page, et vaut encore plus qu’une simple poignée de main.

Feuillets de fin d’année : le T5018 et le 1099-NEC sans la course de février

Voici la partie que l’entrepreneur de février redoutait, et qui n’est dramatique que si l’année qui a précédé a été gérée à la légère.

Canada : le T5018. Si l’activité principale de votre entreprise est la construction et que vous versez des paiements à des sous-traitants pour des services de construction, vous devez généralement produire des feuillets T5018 (l’État des paiements contractuels) qui déclarent ce que vous avez versé à chaque sous-traitant durant l’année, y compris la portion de TPS/TVH, sur une base d’année civile ou d’exercice financier. Le seuil est bas (des paiements de 500 $ ou plus), donc il capte à peu près toutes les relations de travail réelles. Le T5018 existe précisément parce que l’industrie de la construction carbure à la sous-traitance ; c’est ainsi que l’ARC vérifie que les 18 400 $ que vous avez déduits pour Danny sont bien les 18 400 $ que Danny a déclarés de son côté.

États-Unis : le 1099-NEC. Des paiements de 600 $ ou plus dans une année à un entrepreneur non constitué en société, pour des services, exigent généralement un feuillet 1099-NEC, produit auprès de l’IRS et remis en copie au sous-traitant, avant la fin janvier. L’habitude qui garde le dossier propre ici, c’est le formulaire W-9 : recueillez-le (nom légal, type d’entité, numéro d’identification fiscale) avant le premier paiement, pendant que vous avez encore l’argent en main et donc le rapport de force, pas en janvier, quand vous n’avez plus ni l’un ni l’autre et que l’échéance est la vôtre seule.

Les détails (seuils, dates, règles de transmission électronique) évoluent selon l’époque et la situation, alors laissez votre comptable gérer la mécanique. Ce qui vous revient, c’est l’intrant, et c’est tout l’enjeu : un feuillet n’est jamais que la somme d’une année de paiements à un sous-traitant. Si chaque paiement était appuyé d’une facture, associé à un chantier et enregistré au moment où il a eu lieu, la saison des feuillets devient un rapport que quelqu’un fait rouler. Si l’année vit dans un défilement de virements Interac, la saison des feuillets devient de la comptabilité judiciaire, exercée chaque année, par la personne dont le temps vaut le plus cher sur un toit.

Les coûts de sous-traitance doivent suivre le chantier, pas seulement les livres

Une autre habitude sépare les entrepreneurs qui établissent bien leurs prix de ceux qui devinent : chaque facture de sous-traitant devrait atterrir sur le chantier précis qui l’a consommée, pas simplement dans une pile générale de « sous-traitance ».

Votre déclaration fiscale n’a besoin que du total. Votre entreprise, elle, a besoin de la répartition. La salle de bain soumissionnée à 12 000 $ et qui a utilisé 4 100 $ de sous-traitance n’enseigne pas la même leçon que celle qui en a utilisé 2 600 $, et si les coûts de sous-traitance flottent librement, détachés des chantiers, les deux salles de bain se ressemblent et la leçon se perd. Les dépenses en sous-traitance sont souvent le poste de coûts le plus important et le plus irrégulier d’une entreprise du bâtiment ; non suivies par chantier, elles deviennent la plus grosse distorsion de vos chiffres de rentabilité, et donc de votre tarification.

C’est ici que Zeus garde toute la chaîne au même endroit. Les sous-traitants vivent dans le répertoire des sous-traitants, avec leurs ententes consignées à leur dossier — qui fait quoi, à quel prix, à quelles conditions —, classées, retrouvables. Leurs coûts sont imputés au chantier qui les a utilisés, alors le rapport de rentabilité de chaque chantier inclut ce que les sous-traitants qui y ont travaillé ont réellement coûté, et l’année d’un sous-traitant devient la somme de ses entrées au moment de la saison des feuillets. Les entrées de temps existent aussi, pour planifier et coordonner les sous-traitants et l’équipe sur le tableau de travail, mais soyons honnêtes : Zeus ne fait pas la paie, et ne prétend pas le faire. L’outil suit les intrants (qui, quel chantier, quel coût, quel document), et le versement des salaires ainsi que la production des feuillets passent par votre comptable ou votre fournisseur de paie, alimentés par des dossiers enfin propres.

Danny reste du solide. La paperasse devient solide à son tour. Et en février prochain, « combien j’ai payé le poseur de céramique » prendra les dix secondes que ça aurait toujours dû prendre.

Foire aux questions

Mon sous-traitant refuse de me facturer. Il dit qu’il n’en a jamais eu besoin. Qu’est-ce que je fais ?

Facilitez-lui la tâche avant de vous montrer ferme : une facture d’une ligne, générée depuis une appli sur son téléphone, ou même une note signée et datée avec l’adresse du chantier et le montant, franchit votre barre minimale. S’il refuse quand même, comprenez ce qu’on vous demande de porter : une dépense difficile à défendre, un crédit de taxe sur les intrants que vous ne pouvez pas réclamer, et une relation de travail qui ressemble à de la paie informelle. C’est lui qui transfère son allergie à l’administration sur votre risque fiscal à vous. La bonne version de cette conversation n’a lieu qu’une fois ; la plupart des sous-traitants s’ajustent en une semaine.

Dois-je produire un T5018 pour un sous-traitant qui m’a facturé la TPS/TVH ? Son numéro est déjà sur la facture, non ?

En général, oui, si vous répondez aux critères de production ; le feuillet déclare le paiement incluant la portion de TPS/TVH, et l’ARC l’utilise pour faire des recoupements, peu importe la conformité du sous-traitant de son côté. La facture et le feuillet ne font pas le même travail : l’une appuie votre déduction et votre crédit de taxe, l’autre déclare la relation d’affaires. Votre comptable peut confirmer si votre entreprise entre dans la catégorie « principalement construction » que visent les règles du T5018.

Un sous-traitant veut être payé en partie comptant « pour garder ça simple ». Est-ce que je devrais accepter ?

Le paiement comptant est légal ; c’est le paiement comptant non enregistré qui pose problème, et « garder ça simple » veut habituellement dire non enregistré. Votre position ne change pas selon le mode de paiement : facture d’abord, paiement enregistré, totaux de feuillets exacts. Si le prix d’un sous-traitant dépend du fait qu’une partie ne soit jamais inscrite nulle part, le rabais n’est pas pour la simplicité, et le risque qu’il embarque là-dedans (dépenses refusées, nouvelle cotisation, être associé à la sous-déclaration de quelqu’un d’autre) retombe sur vous. Refusez poliment l’arrangement, pas nécessairement le sous-traitant.

Quelle paperasse devrais-je avoir en main avant la première journée d’un nouveau sous-traitant ?

Quatre choses : l’entente d’une page signée, la preuve d’assurance responsabilité civile, le statut auprès de la commission des accidents du travail de votre province ou de votre État, et ses informations d’entreprise : un numéro de TPS/TVH au Canada, un formulaire W-9 complété aux États-Unis. Recueillez-les au début de la relation, quand l’argent est encore devant vous ; chacun de ces documents devient un calvaire à obtenir rétroactivement, dans la dernière semaine de février.