Trình tạo hóa đơn miễn phí trực tuyến

Hóa đơn là một yêu cầu thanh toán, và những hóa đơn được trả mà không cần một cuộc gọi nào đều mang cùng những thứ như nhau. Tên pháp lý và địa chỉ doanh nghiệp của bạn, để người ghi sổ biết họ đang trả cho ai. Một số điện thoại và một email, để thắc mắc đến được bạn thay vì nằm lại trong chồng giấy. Số giấy phép hoặc số đăng ký ở nơi nghề của bạn yêu cầu, mà nhiều nghề có yêu cầu: một hóa đơn thiếu nó có thể bị ban quản lý tòa nhà từ chối trước khi có ai kịp đọc đến dòng tổng.

Sau đó là khách hàng: tên người hoặc công ty bị tính tiền, chứ không phải tên công trình. Sai ở chỗ này là lý do phổ biến nhất khiến bộ phận kế toán trả hóa đơn về, vì bên đã ký hợp đồng thường không phải bên có căn bếp mà bạn đã làm.

Tiếp đến là phần khung tham chiếu. Một số hóa đơn không trùng trong hệ thống của bạn. Ngày lập. Hạn thanh toán, hoặc điều khoản ấn định hạn đó. Đơn đặt hàng hay số lệnh của khách hàng nếu họ đã đưa. Ghi vào thì hóa đơn của bạn vượt hàng chờ; bỏ qua thì nó nằm đợi tới khi có ai rảnh để đối chiếu.

Mỗi việc đã làm là một dòng. Hãy mô tả công việc, đừng mô tả hạng mục: «Thay bình nước nóng dùng gas 150 lít, mang thiết bị cũ đi» cho người đọc biết họ đang trả cho cái gì. «Nước» thì không, và một dòng không ai hiểu là một dòng sẽ bị hỏi lại.

Hãy tách riêng số lượng và đơn giá để phép tính kiểm tra được. Khách hàng theo dõi được phép cộng thì không gọi điện hỏi về nó. Khách hàng chỉ nhận một con số duy nhất thì chẳng có gì để kiểm và chỉ còn đúng một câu hỏi: con số đó có đúng không.

Hãy để vật tư và nhân công ở các dòng riêng khi khách hàng có thể đòi hoàn lại chi phí. Với nhà cho thuê, việc bảo hành hay bất cứ việc nào có công ty bảo hiểm dính vào, sự tách bạch đó là khác biệt giữa một hồ sơ được xử lý và một hồ sơ bị trả lại để bóc tách. Thuế đi ở dòng riêng, ghi rõ thuế suất. Một con số tổng lặng lẽ đã gồm thuế là con số mà ai đó sẽ đinh ninh là chưa gồm.

Nếu bạn đã nhận tiền trước khi bắt đầu, hóa đơn phải nói ra. Nhập số đã nhận và tờ chứng từ sẽ hiển thị số dư thay vì toàn bộ giá trị hợp đồng. Gửi hóa đơn toàn phần cho khách đã đặt cọc thì bạn sẽ nhận một cuộc gọi thay vì một khoản thanh toán, và bạn đã tiêu chính uy tín của mình để giải thích một tờ giấy do bạn viết ra.

Việc làm theo giai đoạn cũng vậy. Mỗi hóa đơn nêu giá trị của giai đoạn, số đã nhận đến thời điểm đó, và số còn lại lúc này. Người đọc hóa đơn thứ ba của một công việc phải hình dung được tình hình mà không cần mở hai tờ đầu.

Hãy ghi cách bạn muốn được trả, bằng lời của chính bạn, ở ô hướng dẫn thanh toán. Thông tin ngân hàng để chuyển khoản, một địa chỉ chuyển tiền nhanh, hoặc nơi gửi séc. Zeus không thu tiền hộ bạn và trang này không bao giờ hỏi thông tin tài khoản dưới bất kỳ hình thức nào: ô đó là văn bản tự do trên một tờ chứng từ nằm lại trên máy bạn.

Gần như mọi dòng bị chất vấn đều là dòng chưa từng được báo giá. Có việc phát sinh tại hiện trường, ai đó nói «tiện tay thì làm luôn», và nó xuất hiện trên hóa đơn như một bất ngờ. Cách sửa nằm ở phía trước: lấy xác nhận thay đổi bằng văn bản trước khi làm, kể cả khi «bằng văn bản» chỉ là một tin nhắn ghi rõ việc gì và bao nhiêu tiền.

Khi chuyện vẫn xảy ra, đừng sửa hóa đơn đã gửi. Một hóa đơn phát hành lại cùng số hiệu mà tổng tiền khác đi chính là tờ giấy khiến bạn thua trong tranh cãi, vì giờ có hai phiên bản của cùng một con số và không bên nào chứng minh được tờ nào có trước. Hãy phát hành một giấy điều chỉnh cho riêng dòng bị chất vấn, như một chứng từ riêng, dẫn chiếu số hóa đơn gốc, và để cặp giấy đó kể lại toàn bộ câu chuyện.

Hãy giữ chi tiết dàn xếp được mọi thứ: ngày thay đổi được yêu cầu, ai yêu cầu, và bạn đã báo là bao nhiêu tiền. Một dòng có ghi ngày được duyệt là một dòng người ta thôi tranh cãi.

Trình tạo hóa đơn miễn phí trực tuyến là công cụ đúng cho tờ hóa đơn phải gửi đi hôm nay. Nó là công cụ sai cho tờ thứ mười. Một trang web không có trí nhớ. Nó không nói được bạn đã dùng số nào lần trước, hóa đơn nào còn chưa thu, hay tháng ba bạn đã xuất bao nhiêu cho khách này, vì không có gì nhập vào đây được lưu ở đâu cả.

Ngay khi việc lập hóa đơn thôi còn thi thoảng, phần việc không còn là viết nữa mà là theo dõi. Cái gì đã xuất cho công việc nào. Bạn báo giá bao nhiêu lúc đầu, và hai con số còn khớp không. Đã nhận cọc bao nhiêu. Ai đã trả, và ai trễ ba tuần. Một thư mục PDF đặt cạnh một bảng tính là chỗ phần lớn mọi người phát hiện ra cách đó không trụ nổi.

Đó chính là phần Zeus làm trên điện thoại của bạn: mỗi hóa đơn gắn với công việc mà nó thuộc về, số hiệu ngăn nắp, tiền cọc và thanh toán từng phần được theo dõi, và tổng còn nợ hiện ra sẵn mà bạn không phải cộng gì. Nó chạy không cần sóng, nên hóa đơn đi từ ngay trước cửa nhà khách chứ không phải từ bàn bếp lúc mười giờ đêm. Gói miễn phí không tốn gì và không hỏi thẻ.