Câu trả lời ngắn gọn: phí thẻ là một mức giá, không phải một nguyên tắc. Chi phí xử lý rơi vào khoảng 2,5 đến 3 phần trăm, vì vậy khoản phí tỷ lệ thuận với giá trị hóa đơn trong khi sự tiện lợi vẫn giữ nguyên. Điều đó khiến việc dùng thẻ rõ ràng đáng giá với một lần gọi dịch vụ nhỏ nhưng khó biện minh với một công trình cải tạo trị giá năm con số. Hãy quyết định một lần ngưỡng của bạn nằm ở đâu, rồi đừng quyết định lại từng công việc một.
Chị khách đang đứng trong tầng hầm vừa hoàn thiện, tay cầm thẻ, còn hóa đơn trên điện thoại của bạn ghi $18.400. Bạn nhận thanh toán, giao dịch được chấp thuận, mọi người bắt tay nhau. Trong hai ngày tới, một đơn vị xử lý thanh toán sẽ lặng lẽ giữ lại khoảng $534 trong số đó.
Năm trăm ba mươi bốn đô-la. Đó là trọn một ngày lương của một thợ phụ, cộng cả các khoản đóng theo lương. Đó là phí đổ rác và vật liệu hoàn thiện cho cả công trình. Với rất nhiều báo giá cải tạo, đó là một phần lợi nhuận nhìn thấy được, bỏ ra chỉ để không phải chờ vài ngày cho một khoản chuyển khoản ngân hàng vốn không tốn đồng nào.
Điều này không có nghĩa là thẻ là xấu. Nó có nghĩa là thẻ là một dịch vụ có giá, và hầu hết các nhà thầu chưa bao giờ thực sự tính toán giá đó. Họ hoặc từ chối nhận thẻ hoàn toàn và mất một vài khách hàng vì điều đó, hoặc nhận thẻ với mọi giao dịch và "biếu không" hai ba điểm phần trăm lợi nhuận mà chẳng bao giờ chủ động quyết định. Cả hai đều là cùng một sai lầm: bỏ qua phép tính.
Vậy đây là phép tính.
Một lần thanh toán bằng thẻ thực sự tốn bao nhiêu?
Chi phí xử lý thẻ cho doanh nghiệp nhỏ ở Canada và Mỹ nhìn chung rơi vào khoảng từ 2,5% đến 3% mỗi giao dịch khi tính đủ mọi khoản. Các đơn vị xử lý thu phí cố định quảng cáo một con số rõ ràng (thường khoảng 2,9% cộng thêm vài xu cố định), trong khi các tài khoản merchant truyền thống quảng cáo mức phí thấp hơn nhưng lại kèm theo đủ loại phí hàng tháng xoay quanh nó. Với một nhà thầu chỉ có một chiếc xe tải, mức phí cố định thường là con số so sánh trung thực nhất, nên hãy dùng 2,9% làm con số làm việc của bạn.
Giờ hãy đặt nó vào các hóa đơn thực tế:
- Một lần gọi dịch vụ $450 tốn khoảng $13 khi chạy qua thẻ. Đó chỉ bằng một ly cà phê. Nếu việc dùng thẻ có nghĩa là bạn rời khỏi nhà khách hàng với tiền đã trong túi thay vì phải đòi séc, thì đó là $13 đáng giá nhất bạn chi trong ngày hôm đó.
- Một lần làm mới phòng tắm $4.800 tốn khoảng $139.
- Một hóa đơn cải tạo $18.000 tốn khoảng $522. Và công sức để nhận khoản thanh toán đó y hệt như khi quẹt thẻ $450.
Đó là điều cần khắc sâu: khoản phí là một tỷ lệ phần trăm, nhưng giá trị của sự tiện lợi gần như không đổi. Nhận thẻ đáng giá đúng bằng cái giá bạn đặt cho việc "không phải đòi khoản thanh toán này suốt hai tuần". Với $13 thì rõ ràng là đáng. Với $522 thì rất khó nói là đáng.
Có hai khoản chi phí nhỏ hơn đi kèm. Thanh toán nhập tay hoặc qua email thường tốn nhiều hơn so với thanh toán quẹt trực tiếp, vì rủi ro gian lận cao hơn. Và thanh toán bằng thẻ có thể bị khiếu nại hoàn tiền: một vụ chargeback trên hóa đơn $9.000 hiếm khi xảy ra, nhưng vẫn có thể xảy ra. Còn một khoản chuyển khoản ngân hàng đã vào tài khoản thì không thể bị đòi lại.
Công cụ tính lợi nhuận công việc cho biết một công việc đã hoàn thành có mang lại đúng mức lợi nhuận bạn đã định giá hay không.
Ai nên gánh chịu khoản phí?
Bạn có ba lựa chọn, và chỉ hai trong số đó là trung thực.
Tính vào giá. Xem phí thẻ như một khoản chi phí vận hành, giống như xăng dầu và bảo hiểm, và để mức giá của bạn gánh chịu nó. Đây là lựa chọn gọn gàng nhất cho công việc dịch vụ, nơi hóa đơn nhỏ và thẻ được dùng phổ biến. Nếu một phần ba doanh thu của bạn đến từ thẻ ở mức 2,9%, thì đó chỉ khoảng 1% tổng doanh thu — một con số mà cách tính giá của bạn có thể hấp thụ mà không cần rườm rà gì.
Thu phụ phí. Việc cộng thêm phí cho khách hàng trả bằng thẻ hiện là hợp pháp ở phần lớn Canada và Mỹ, nhưng các quy định thực sự khá rắc rối: các mạng lưới thẻ giới hạn mức phụ phí và yêu cầu công khai, một số tỉnh bang và tiểu bang hạn chế hoặc cấm hoàn toàn, và các quy định vẫn liên tục thay đổi. Nếu bạn chọn hướng này, hãy kiểm tra quy định áp dụng ở nơi bạn làm việc trước khi in nó lên bất cứ thứ gì. Sau đó, hãy cân nhắc riêng về cảm nhận của khách hàng: một khoản phụ phí $13 cho một lần gọi dịch vụ dễ bị chủ nhà hiểu là "bóp từng đồng", còn câu "chúng tôi nhận chuyển khoản hoặc thẻ, tùy anh/chị chọn" thì không bao giờ bị hiểu như vậy.
Âm thầm chịu đựng trong lòng đầy ấm ức là lựa chọn thứ ba, và phần lớn nhà thầu đang ở đúng chỗ đó. Hãy bỏ qua nó.
Con đường thực tế mà hầu hết các đội nhỏ chọn: phí được tính vào giá, với hóa đơn nhỏ thì cứ nhận thẻ, không cần nói thêm gì, và chuyển khoản ngân hàng được chủ động khuyến khích với các hóa đơn lớn. Điều đó dẫn chúng ta đến cách khuyến khích.
Dòng tiền: tốc độ đáng giá bao nhiêu, tính bằng tiền
Lập luận thực sự ủng hộ thẻ là tốc độ. Tiền từ thẻ thường vào tài khoản của bạn trong vòng một đến hai ngày làm việc. Một tấm séc gửi bưu điện mất một tuần trên đường, cộng thêm một chuyến ra ngân hàng, và có thể còn bị giữ lại thêm: tính chung là hai tuần từ đầu đến cuối. Nếu bạn cần khoản tiền đó để mua vật liệu cho công việc tiếp theo, hai tuần là điều đáng kể.
Nhưng hãy định giá tốc độ một cách trung thực. Giả sử khách hàng $18.000 kia lẽ ra sẽ trả bằng chuyển khoản trong vòng hai tuần. Chạy thẻ tốn $522. Vay chính $18.000 đó qua hạn mức tín dụng với lãi suất 9% trong hai tuần đó tốn khoảng $62. Thẻ chính là cùng một khoản "ứng trước" đó nhưng với giá đắt gấp khoảng tám lần. Quy 2,9% đó ra cho hai tuần chờ đợi, bạn đang trả tương đương khoảng 75% lãi suất một năm chỉ để khỏi phải chờ.
Khi nào thẻ vẫn thắng:
- Lựa chọn thay thế không phải là "chuyển khoản trong hai tuần" mà là "đòi nợ trong sáu tuần." Sự chắc chắn đáng giá hơn tốc độ thanh toán. Một khách hàng cầm thẻ trên tay là một khách hàng đang trả tiền ngay bây giờ, và ngay bây giờ không có tranh chấp, không trì hoãn, không phải gọi điện nhắc nhở.
- Hóa đơn nhỏ. Dưới khoảng một nghìn đô-la, khoản phí chỉ là chuyện vặt, còn xong dứt điểm mới là tất cả.
- Bạn đang có mặt tại chỗ. Chốt thanh toán ngay tại hiện trường, khi công việc còn mới tinh và khách hàng đang hài lòng, mang một giá trị mà tỷ lệ phần trăm kia không đo được.
Khi nào nó thua: bất kỳ hóa đơn lớn nào mà khách hàng đáng tin cậy và chuyển khoản thực sự dễ dàng với họ. Với một hóa đơn năm con số, câu "tối nay tôi sẽ chuyển" không tốn của bạn gì cả, còn thẻ thì tốn của bạn cả một ngày lương.
Các lựa chọn thay thế, theo từng quốc gia
Canada: chuyển khoản e-transfer qua Interac. Gần như tức thì, gần như miễn phí, và chủ nhà đã dùng nó cho mọi thứ rồi. Điểm hạn chế là giới hạn: nhiều ngân hàng giới hạn số tiền chuyển mỗi ngày ở mức chỉ vài nghìn đô-la, nên hóa đơn $18.000 có thể cần chia thành nhiều đợt trong vài ngày, hoặc dùng hối phiếu ngân hàng hay chuyển khoản trực tiếp thay thế. Với các khoản đặt cọc và hóa đơn tầm trung, nó gần như hoàn hảo.
Hoa Kỳ: ACH, Zelle và séc. Chuyển khoản ACH rẻ hoặc miễn phí nhưng mất vài ngày làm việc và một số chủ nhà chưa quen dùng. Zelle tức thì và miễn phí khi cả hai ngân hàng đều hỗ trợ, với giới hạn hàng ngày khác nhau. Séc vẫn hoàn toàn bình thường trong công việc dân dụng ở Mỹ; chỉ cần tính thời gian gửi và giữ séc vào kế hoạch của bạn.
Úc và New Zealand: chuyển khoản ngân hàng là mặc định. Trả hóa đơn bằng chuyển khoản trực tiếp là hành vi tiêu dùng bình thường, và các hệ thống thanh toán nhanh khiến nó gần như tức thì. Thẻ ít quan trọng hơn ở đây; hãy dành nó cho những khách hàng nào nhất quyết muốn dùng.
Cả bốn quốc gia đều theo cùng một quy luật: luôn có một kênh chi phí thấp, và những khách hàng có khả năng dùng nó nhất chính là những người mà bạn thực sự hỏi.
"Cái nào tiện cho anh/chị nhất: dùng thẻ cũng được, hoặc chuyển khoản e-transfer nếu anh/chị thích. Với hóa đơn cỡ này, các công ty thẻ lấy đi khoảng năm trăm đô-la, nên thú thật là tôi thích chuyển khoản hơn. Thông tin chi tiết đã có sẵn trên hóa đơn rồi."
Câu nói đó làm được ba việc. Trước hết là đồng ý với thẻ, nên không ai thấy bị ép. Rồi nó nêu ra con số thật, điều mà hầu hết chủ nhà chưa từng nghĩ tới và ngay lập tức kéo họ về phía bạn. Cuối cùng, nó biến lựa chọn rẻ hơn thành lựa chọn dễ hơn, bằng cách đặt sẵn thông tin vào tay họ.
Khung quyết định theo giá trị hóa đơn
Dưới khoảng $1.000: luôn nhận thẻ. Khoản phí chỉ ở mức một chữ số đến vài chục đô-la, còn việc được thanh toán trước khi xe tải của bạn rời khỏi lề đường thì đáng giá hơn thế nhiều. Hãy tính nó vào mức giá của bạn và đừng bao giờ nhắc đến nó nữa.
$1.000 đến $10.000: đưa ra cả hai lựa chọn, khéo léo khuyến khích. Nhận thẻ mà không phàn nàn, nhưng ghi thông tin chuyển khoản trên mọi hóa đơn và dùng câu nói ở trên. Một phần đáng kể khách hàng sẽ vui vẻ dùng kênh miễn phí một khi nó được làm cho thật dễ dàng.
Từ $10.000 trở lên: hãy dựng cấu trúc thanh toán hướng về chuyển khoản. Các công việc lớn nên được chia sẵn thành tiền đặt cọc và các đợt thanh toán theo giai đoạn, và mỗi đợt thanh toán đó nên được báo giá với chuyển khoản ngân hàng là phương thức mặc định. Một khách hàng đồng ý ngay từ lúc ký hợp đồng rằng thanh toán sẽ qua chuyển khoản không phải là khách hàng bạn cần thuyết phục vào phút chót. Giữ thẻ như một phương án dự phòng thực sự (một khoản thanh toán khó khăn nhưng trả bằng thẻ vẫn tốt hơn một khoản thanh toán hoàn hảo mà chẳng bao giờ đến), và nếu bạn thu phụ phí, hãy làm đúng luật và nói rõ ngay từ đầu, không bao giờ là một dòng phí bất ngờ.
Quy tắc nền tảng bên dưới khung này: khoản phí là một tỷ lệ phần trăm còn sự tiện lợi thì không đổi, nên thẻ càng trở nên hấp dẫn khi hóa đơn càng nhỏ. Hãy chọn ngưỡng của riêng bạn một lần, rồi đừng quyết định lại từng công việc một.
Ghi lại khoản thanh toán, dù nó là gì
Vai trò của Zeus trong chuyện này được cố tình giới hạn hẹp: nó nằm ở phần ghi chép, không phải ở kênh thanh toán. Hóa đơn được gửi đi dưới dạng một tài liệu với thông tin thanh toán của riêng bạn được in trên đó, và mọi khoản thanh toán bạn nhận được, bằng bất kỳ phương thức nào, đều được ghi lại vào đúng hóa đơn của nó. Thẻ quẹt qua máy đọc thẻ của riêng bạn, e-transfer, séc, tiền mặt trong phong bì: đều được ghi nhận, đóng dấu ngày, và đối chiếu với tiền đặt cọc, thanh toán từng phần, hoặc lịch thanh toán, để hóa đơn luôn cho thấy chính xác số tiền còn lại là bao nhiêu.
Sự tách bạch đó chính là điểm mấu chốt. Bạn cung cấp kênh thanh toán nào, dùng đơn vị xử lý nào, và ai gánh khoản phí — đó là những quyết định về giá cả, và chúng luôn là của bạn. Còn bản ghi về việc ai đã trả gì, khi nào, cho công việc nào: phần đó không bao giờ nên phụ thuộc vào việc tiền đã đi qua kênh nào.
Câu hỏi thường gặp
Việc không nhận thẻ có phải là thiếu chuyên nghiệp không?
Không, nếu lựa chọn thay thế không hề gây rắc rối gì. "Chúng tôi nhận chuyển khoản e-transfer, thông tin đã có trên hóa đơn" là một câu trả lời trọn vẹn ở Canada, và chuyển khoản ngân hàng cộng séc bao phủ hầu hết công việc dân dụng ở Mỹ. Điều thực sự đọc như thiếu chuyên nghiệp là sự rắc rối: một khách hàng muốn trả tiền mà không biết làm cách nào. Nếu việc từ chối nhận thẻ từng khiến bạn mất một công việc, đó sẽ là một công việc nhỏ. Và hóa đơn nhỏ chính xác là nơi thẻ rẻ nhất, đó là lý do để cân nhắc lại thay vì cố chấp giữ nguyên.
Tôi có nên thu phụ phí thẻ không?
Chỉ sau khi kiểm tra quy định của tỉnh bang hoặc tiểu bang bạn cùng yêu cầu từ mạng lưới thẻ của đơn vị xử lý: giới hạn mức phí, quy định công khai, và cả lệnh cấm hoàn toàn đều tồn tại và khác nhau tùy nơi. Sau đó, hãy cân nhắc xem điều đó có đáng để bắt đầu cuộc trò chuyện hay không. Hầu hết các nhà thầu nhỏ đạt kết quả tốt hơn khi tính mức phí trung bình vào giá và khuyến khích chuyển khoản với hóa đơn lớn, so với việc thêm một dòng phụ phí biến mỗi lần thanh toán thành một cuộc mặc cả.
Còn về chargeback (khiếu nại hoàn tiền) thì sao?
Hiếm gặp trong công việc xây dựng, nhưng có thật. Sự bảo vệ của bạn chính là kỷ luật lưu giữ bằng chứng vốn bảo vệ bạn ở mọi nơi khác: một báo giá đã ký, ảnh chụp công việc hoàn thành, và một chuỗi hóa đơn rõ ràng. Một khoản chuyển khoản đã vào tài khoản hay một tấm séc đã được thanh toán không thể bị rút lại theo cách một khoản thanh toán thẻ bị tranh chấp có thể: thêm một lý do âm thầm nữa để chuyển các khoản thanh toán lớn nhất sang kênh ngân hàng.
Một đơn vị xử lý mới đang giữ tiền của tôi. Điều đó có bình thường không?
Đáng tiếc là có. Các tài khoản merchant mới đột nhiên chạy một giao dịch lớn thường kích hoạt việc giữ tiền để xem xét, đôi khi kéo dài nhiều ngày hoặc nhiều tuần. Nếu khoản thanh toán bằng thẻ đầu tiên của bạn lại là một hóa đơn năm con số, đó là lần chạy thử tệ nhất có thể. Hãy cho tài khoản chạy vài giao dịch nhỏ trước, hoặc giữ khoản thanh toán lớn ở dạng chuyển khoản ngân hàng.
ZEUS