Chọn phần mềm hiện trường: một danh sách kiểm tra bỏ qua các buổi demo

Câu trả lời ngắn gọn: hãy đánh giá phần mềm hiện trường dựa trên cách nó hoạt động trong tầng hầm lúc bốn giờ chiều với một vạch sóng, chứ không phải cách nó trông thế nào trong một buổi demo chạy trên Wi-Fi văn phòng với mười hai công việc gọn gàng. Hãy chấm điểm nó dựa trên những gì xảy ra khi mất mạng, tốc độ tạo một công việc thực sự, và phải gõ nhiều đến đâu trên điện thoại.

Buổi demo hoàn hảo không tì vết. Bạn xem nó trên laptop tại bàn bếp nhà mình: đại diện bán hàng bấm qua các bước tạo một báo giá, kéo một công việc trên lịch, mở một báo cáo lợi nhuận, và mọi màn hình tải xong trước cả khi họ nói dứt câu. Wi-Fi văn phòng. Một chiếc điện thoại đời mới. Một cơ sở dữ liệu demo với mười hai công việc gọn gàng bên trong.

Ba tuần sau khi bắt đầu dùng thử, bạn đứng trong một phòng kỹ thuật tầng hầm lúc 4 giờ chiều. Một vạch sóng, và chỉ thỉnh thoảng. Đeo găng tay, đèn pin cầm tay còn lại, cố gắng ghi lại các món vật tư bạn vừa lắp trước khi lái xe đến cuộc gọi tiếp theo và quên mất chúng. Ứng dụng hiện vòng xoay tải. Rồi một dải cảnh báo màu đỏ. Rồi, cay đắng hơn cả, một màn hình đăng nhập.

Buổi demo đó không hề nói dối bạn. Nó chỉ quay nhầm phòng. Mọi ứng dụng hiện trường đều trông đẹp trong văn phòng, vì văn phòng là nơi các ứng dụng được xây dựng và được bán. Câu hỏi duy nhất thực sự quan trọng là ứng dụng đó hoạt động ra sao ở nơi bạn thực sự làm việc, và không buổi demo nào cho bạn thấy điều đó cả.

Vậy nên hãy ngừng đánh giá qua buổi demo. Hãy đánh giá qua tầng hầm.

Bạn nên thực sự đánh giá phần mềm hiện trường dựa trên điều gì?

Có hàng trăm tính năng bạn có thể so sánh. Hầu hết chúng không quan trọng, vì hầu hết chỉ mô tả những gì ứng dụng có thể làm trong điều kiện lý tưởng, mà bạn thì không làm việc trong điều kiện lý tưởng. Năm điều dưới đây mô tả cách nó hoạt động trong điều kiện thực tế — cộng thêm một điều nữa, trong bảng chấm điểm bên dưới, mà chỉ đội của bạn mới chấm được.

1. Hành vi ngoại tuyến, chứ không phải "chế độ ngoại tuyến"

Hỏi bất kỳ đại diện bán hàng nào rằng ứng dụng của họ có hoạt động ngoại tuyến không, bạn sẽ nghe câu trả lời là có. Một chữ mà ôm đủ thứ nghĩa. "Ngoại tuyến" có thể có nghĩa từ "toàn bộ ứng dụng hoạt động không cần sóng và đồng bộ sạch sẽ sau đó" cho đến "bạn có thể xem một màn hình đã mở trước đó, chỉ đọc, cho đến khi nó đăng xuất bạn ra".

Điều thực sự quan trọng là sự khác biệt giữa viết và đọc. Bạn có thể tạo mới thứ gì đó khi không có sóng (một công việc mới, một báo giá, một tấm ảnh, một mục ghi giờ công, một khách hàng) và tin rằng chúng sẽ đồng bộ, đúng thứ tự, không mất mát, khi có sóng trở lại không? Hay bạn chỉ có thể xem những gì ứng dụng đã tải về từ khi bạn còn có sóng?

Hãy kiểm tra nó một cách khắc nghiệt, vì công trường sẽ làm vậy. Đặt điện thoại ở chế độ máy bay và điều hành công việc kinh doanh của bạn trên đó trong trọn một ngày. Tạo một báo giá. Chỉnh sửa một khách hàng. Chấm công vào/ra. Chụp ảnh công việc. Sau đó khôi phục sóng và kiểm tra xem từng mục một đã về đến thiết bị khác của bạn hay chưa. Một ứng dụng thất bại phép thử này là một ứng dụng bàn giấy khoác áo biểu tượng điện thoại.

Hãy kiểm tra cả cách nó xử lý khi thất bại. Khi xảy ra xung đột đồng bộ, chẳng hạn bạn chỉnh sửa một công việc trên xe tải trong khi một thành viên đội chỉnh sửa nó tại nhà, ứng dụng có báo cho bạn và để bạn chọn, hay một phiên bản nào đó âm thầm biến mất? Mất dữ liệu âm thầm là điều tồi tệ nhất mà phần mềm hiện trường có thể gây ra cho bạn, và nó không xuất hiện trên bất kỳ danh sách tính năng nào cả.

2. Xuất dữ liệu và quyền sở hữu

Rồi có ngày bạn sẽ rời khỏi ứng dụng này. Có thể sau tám năm, có thể sau tám tháng khi giá tăng gấp đôi. Thời điểm để biết liệu hồ sơ kinh doanh của bạn có thể ra đi cùng bạn hay không là trước khi bạn đưa chúng vào, chứ không phải sau đó.

Hãy tìm ba điều. Thứ nhất, bạn có thể xuất khách hàng, công việc, báo giá, hóa đơn và lịch sử thanh toán ra một tệp bạn có thể mở, CSV hoặc tương tự, mà không cần xin phép ai không? Thứ hai, bạn có thể lấy ảnh của mình ra hàng loạt, chứ không phải từng cái một, không? Thứ ba, tính năng xuất dữ liệu có sẵn trên gói bạn thực sự đang mua, hay đó là tính năng của gói doanh nghiệp, hay tệ hơn, là một yêu cầu hỗ trợ mất hai tuần và một cuộc gọi giữ chân khách hàng?

Năm năm lịch sử khách hàng, tài liệu đã ký, và ảnh công việc chính là doanh nghiệp của bạn. Nếu bản sao đầy đủ duy nhất chỉ tồn tại trong gói đăng ký của người khác, bạn không hề mua phần mềm. Bạn đã trao cho ai đó một con tin.

3. Hoạt động tốt bằng một tay, khi đeo găng, trong ánh sáng yếu

Ở bàn làm việc, bạn có hai tay rảnh, một màn hình lớn và kính đọc sách. Tại công trường, bạn chỉ có một tay, vì tay còn lại đang giữ một chiếc thang, một đèn pin hoặc một phụ kiện bạn không muốn làm rơi. Ứng dụng hoặc tôn trọng điều đó hoặc không.

Hãy đếm số lần chạm cho các thao tác bạn sẽ làm mười lần một ngày: chụp ảnh gắn vào đúng công việc, chấm công vào, thêm một dòng vào báo giá, ghi nhận một khoản thanh toán. Nếu việc ghi nhận một khoản thanh toán mất bảy lần chạm qua ba menu, bạn sẽ không làm điều đó ngay trên lối vào nhà xe. Bạn sẽ làm vào tối Chủ nhật, hoặc không bao giờ làm. Nút bấm to, luồng thao tác ưu tiên chụp trước, và các ô nhập liệu dễ tính không phải là chuyện trang trí. Chúng là sự khác biệt giữa một bản ghi được lập ngay tại thời điểm và một ký ức được dựng lại trên bàn bếp.

4. Sự trung thực về giá

Con số trên trang giá và con số thực sự rời khỏi tài khoản ngân hàng của bạn mỗi tháng thường khác nhau theo những cách có thể đoán trước, và chỉ mười lăm phút đọc kỹ phần chữ nhỏ là đủ để phát hiện gần như tất cả.

Giá theo mỗi người dùng là yếu tố lớn nhất. Một mức giá trông ổn cho bạn có thể tăng gấp ba khi hai thành viên đội của bạn cần tài khoản riêng. Sau đó kiểm tra xem tính năng nào nằm ở gói cao hơn gói bạn được báo giá; một kiểu thường gặp là hai tính năng bạn thực sự muốn lại nằm ở gói ngay bên trên. Kiểm tra mức giá năm thứ hai nếu mức giá năm đầu chỉ là ưu đãi khuyến mại. Kiểm tra xem có tồn tại các gói "liên hệ chúng tôi" ở trên các gói đã công bố không, vì đó là nơi các tính năng sẽ được chuyển đến sau này. Và kiểm tra xem bản dùng thử miễn phí có yêu cầu số thẻ hay không, vì một bản dùng thử tính phí bạn vì tội quên hủy đang nói cho bạn biết điều gì đó về mối quan hệ sắp tới.

Không điều nào trong số này khiến một công ty trở nên xấu xa. Nó chỉ khiến mức giá quảng cáo trở thành một mức giá khởi điểm để mặc cả, và bạn nên chấm điểm nó theo cách đó.

5. Con đường di chuyển dữ liệu, theo cả hai chiều

Chiều vào: nó có thể nhập khách hàng hiện có của bạn từ danh bạ điện thoại hoặc một bảng tính không, hay bạn phải tự gõ lại 240 cái tên trong ba buổi tối? Một ứng dụng hoàn hảo nhưng trống rỗng sẽ thua hàng ngày trước một bảng tính đã biết sẵn mọi khách hàng của bạn.

Chiều ra: đã nói ở trên, nhưng hãy cân nhắc nó hai lần. Cách một công ty phần mềm thực sự đối xử với bạn chính là ở lối ra, và bạn sẽ chỉ biết được điều đó vào thời điểm tệ nhất có thể trừ khi bạn kiểm tra ngay từ bây giờ.

Bảng chấm điểm

In bảng này ra, hoặc chép vào một ghi chú. Chấm điểm mỗi ứng dụng từ 0 đến 5 cho mỗi tiêu chí, nhân với trọng số, rồi cộng tổng. Các trọng số được chọn có chủ đích: chúng xếp hạng những gì làm bạn thất vọng ngoài hiện trường lên trên những gì gây ấn tượng ở bàn làm việc.

Hai nguyên tắc đứng trên cả phép tính. Điểm 0 ở bất kỳ tiêu chí trọng số ×3 nào sẽ loại ứng dụng đó dù tổng điểm ra sao: một phần mềm lên lịch đẹp nhưng làm mất chỉnh sửa ngoại tuyến không đứng thứ ba, nó bị loại. Và dòng cuối cùng được chấm bằng quan sát, chứ không phải ý kiến: hãy giao bản dùng thử cho người ghét chuyện đổi phần mềm nhất trong đội, đừng nói gì, và quan sát.

Chạy thử như một công việc thật, không phải như một buổi demo

Đừng chuyển toàn bộ công việc kinh doanh của bạn vào một bản dùng thử. Hãy chọn một công việc thật (một công việc đang diễn ra, với một khách hàng thật và biên nhận thật) và chạy nó qua ứng dụng từ đầu đến cuối trong hai tuần, song song với cách bạn vẫn đang làm hiện tại. Báo giá nó, lên lịch nó, chụp ảnh nó, theo dõi giờ công, xuất hóa đơn cho nó. Ứng dụng sẽ cho bạn thấy bản chất thật của nó vào khoảng ngày thứ tư, thường là ở một bãi đỗ xe.

Và khi bạn nói chuyện với một đại diện bán hàng, hãy bỏ qua phần giới thiệu tính năng và hỏi hai điều mà kịch bản demo luôn né tránh:

"Hãy đặt điện thoại của anh/chị ở chế độ máy bay và lập cho tôi một báo giá ngay bây giờ, rồi cho tôi thấy nó đồng bộ khi có sóng trở lại. Sau đó, cho tôi thấy tôi xuất mọi khách hàng và hóa đơn ra một tệp ở đâu nếu tôi hủy, và xác nhận điều đó nằm trên gói tôi đang mua, chứ không phải gói cao hơn."

Một đại diện làm được cả hai yêu cầu mà không do dự thì nhiều khả năng đang bán một phần mềm bạn tin được. Một đại diện chuyển hướng sang bảng điều khiển báo cáo đã trả lời câu hỏi đó theo một cách khác. Nếu bạn muốn bảng chấm điểm đã được điền sẵn một phần, mười hai ứng dụng loại này được xếp cạnh nhau ở đây, mỗi ứng dụng đều được đọc trên chính trang báo giá công khai của nó, trong cùng một ngày.

Zeus phù hợp ở đâu

Bảng chấm điểm chỉ ngã ngũ được điều gì nếu bạn chạy được nó trong chính căn phòng bạn thực sự làm việc, tức là cái tầng hầm chỉ có một vạch sóng, chứ không phải bàn bếp với chiếc laptop đang mở.

Hãy bật chế độ máy bay và Zeus vẫn xử sự đúng như một phút trước đó. Bạn tạo công việc, thêm khách hàng, dựng báo giá từ các mức giá đã lưu, chụp ảnh và chấm công vào, tất cả đều được ghi thẳng xuống điện thoại khi không có tín hiệu. Một hàng chờ cho thấy những gì chưa được đẩy lên, và nó đồng bộ khi chiếc xe quay lại nơi có sóng. Nếu một thành viên trong đội đã sửa cùng công việc đó từ xưởng, xung đột sẽ đến với bạn dưới dạng một lựa chọn chứ không phải một lần ghi đè lặng lẽ. Xuất dữ liệu có mặt ở mọi quy mô: khách hàng, công việc, báo giá, hóa đơn và ảnh ra đi dưới dạng tệp CSV, tệp QuickBooks .IIF hoặc một bộ PDF, không cần mở phiếu hỗ trợ. Lịch làm việc và tấm bảng mà một đội dựa vào để chạy việc được trình bày trong việc điều phối ngày làm việc.

Bản tóm lược tính năng nằm đó để bạn chấm điểm, từng dòng một. Báo giá và lập hóa đơn không tốn gì để bắt đầu, còn những gì các quy mô lớn hơn bổ sung nằm trên trang giá. Cài đặt nó và cho một công việc thật chạy qua nó trong hai tuần.

Hãy chấm điểm nó theo đúng bảng như mọi thứ khác, và chấm điểm nó trong phòng kỹ thuật lúc bốn giờ chiều. Không ai, kể cả ứng dụng này, được phép đánh giá dựa trên buổi demo của mình.

Câu hỏi thường gặp

Chẳng phải tôi nên chọn ứng dụng nhiều tính năng nhất sao?

Không, và thường thì ngược lại. Mỗi tính năng bạn không dùng vẫn nằm trong giao diện, thêm số lần chạm giữa bạn và bốn việc bạn làm liên tục. Câu hỏi đúng không phải là "nó làm được gì" mà là "nó làm bốn việc tôi làm mười lần mỗi ngày nhanh đến đâu, bằng một tay, không cần sóng". Một danh sách tính năng ngắn hơn nhưng làm tốt những việc đó thắng một danh sách dài hơn nhưng chôn vùi chúng.

Một bản dùng thử nên kéo dài bao lâu là hợp lý?

Hai tuần trên một công việc thật là mức tối thiểu cho bạn biết được điều gì đó, vì những kiểu thất bại bạn thực sự quan tâm (xung đột đồng bộ, luồng xuất hóa đơn dưới áp lực thời gian, liệu đội thợ của bạn có tự dùng nó hay không) không xuất hiện chỉ sau một buổi tối chạm thử. Nếu thời gian dùng thử quá ngắn để thấy được điều đó, hãy xin gia hạn. Cách yêu cầu đó được xử lý tự nó đã là dữ liệu hữu ích.

Bảng tính có đủ tốt để bỏ qua tất cả những điều này không?

Bảng tính thực sự chấm điểm tốt ở hai dòng trong bảng: sự trung thực về giá và quyền sở hữu dữ liệu là hoàn hảo. Chúng chấm điểm 0 ở khoản thao tác một tay ngoài hiện trường: không ai chỉnh sửa bảng tính khi đang bò trong gầm sàn nhà, nên dữ liệu bị ghi lại vào tối Chủ nhật từ trí nhớ, và đó chính là chi phí thực sự. Nếu bạn làm việc một mình và chỉ có bốn công việc mỗi tháng, sự đánh đổi đó có thể ổn. Vượt qua mức đó, thời gian dựng lại thông tin sẽ âm thầm trở thành khoản chi phí lớn nhất chưa được tính vào hóa đơn của bạn.

Đội thợ của tôi từ chối mọi ứng dụng mới. Làm sao để họ chấp nhận?

Thường thì sự phản kháng là vấn đề số lần chạm đội lốt vấn đề tính cách. Một thành viên không chịu điền vào một mẫu bảng chấm công sẽ chạm vào một nút chấm công, vì điền mẫu tốn của họ chín mươi giây, còn chạm nút chỉ tốn bốn giây. Hãy chọn ứng dụng khiến ngày làm việc của họ ngắn lại, không chỉ của bạn, đưa cho họ bản dùng thử mà không kèm bài diễn thuyết, và để công cụ tự nó lên tiếng. Nếu nó không thể, hãy tin họ.