Câu trả lời ngắn gọn: ghi sổ sách thất bại khi làm theo kiểu dự án và thành công khi làm theo thói quen. Nửa giờ mỗi thứ Sáu để lưu biên nhận, gửi hóa đơn và đòi những khoản quá hạn sẽ giữ cho một doanh nghiệp gắn kết tốt hơn nhiều so với một cuối tuần "anh hùng" mỗi quý. Thêm một lớp đối chiếu hàng tháng và một lớp thuế hàng quý lên trên, và sẽ không có gì dồn ứ đủ lâu để trở nên đáng sợ.
Hỏi một nhà thầu khi nào họ làm sổ sách và bạn thường nhận một trong hai câu trả lời. "Khi nó chất đống lại", nghĩa là không bao giờ, rồi thảm họa, hai lần một năm. Hoặc "kế toán của tôi lo việc đó", nghĩa là kế toán nhận một bao tải hỗn loạn vào tháng Ba và tính phí tương xứng.
Cả hai câu trả lời đều chung một nguyên nhân gốc rễ: ghi sổ sách bị xem như một dự án. Dự án cần một buổi tối rảnh rỗi, và buổi tối rảnh rỗi của một nhà thầu luôn thua trước việc báo giá, gia đình và sự mệt mỏi từ công việc thực sự, không sót một lần nào. Đống hồ sơ lớn dần, nỗi sợ hãi lớn dần theo, và nỗi sợ hãi là nhiên liệu trì hoãn hiệu quả nhất từng được phát hiện.
Cách khắc phục không phải là kỷ luật, và cũng không phải một đợt dọn dẹp quý anh hùng. Đó là thu nhỏ công việc lại cho đến khi nó vừa với một khung giờ bạn đã có sẵn. Ba mươi phút, chiều thứ Sáu, cùng một giờ mỗi tuần, cà phê không bắt buộc nhưng nên có. Đủ nhỏ để việc bỏ qua nó có vẻ ngớ ngẩn hơn việc thực hiện nó. Đây là những gì nằm trong khung giờ đó, cùng các lớp hàng tháng và hàng quý chồng lên trên.
Vì sao hàng tuần là khoảng thời gian kỳ diệu
Chi phí của việc ghi sổ sách không nằm ở việc nhập liệu; nó nằm ở việc phải nhớ lại. Ghi nhận một khoản thanh toán chỉ mất ba mươi giây nếu bạn biết nó là gì. Cũng khoản thanh toán đó, được đào bới lại từ sao kê ngân hàng tám tuần sau, mất mười phút công điều tra: khoản này là biên nhận nào, công việc nào, hóa đơn nào. Và công việc điều tra chính xác là kiểu việc khiến cả buổi làm sổ trở nên khổ sở.
Một tuần là khoảng thời gian dài nhất mà bạn vẫn còn nhớ mọi thứ. Chuyến mua vật liệu hôm thứ Ba, khoản e-transfer về vào thứ Tư, lý do vì sao thứ Năm lại rối tung: sau bảy ngày đây vẫn là những ký ức; sau ba mươi ngày chúng trở thành những bí ẩn. Vì vậy một thói quen hàng tuần không chỉ nhỏ hơn bốn lần so với một thói quen hàng tháng. Nó còn dễ hơn thế rất nhiều, vì mọi thứ trong đó vẫn còn "ấm."
Có một lý do thứ hai: một tuần cũng là khoảng thời gian hợp lý nhanh nhất để bắt được vấn đề trong lúc chúng còn rẻ. Một hóa đơn bạn quên gửi, phát hiện vào thứ Sáu, tốn của bạn một tuần chờ đợi. Phát hiện vào cuối tháng, nó tốn năm tuần. Một khách hàng trượt quá hạn thanh toán nhận được một lời nhắc thân thiện sau sáu ngày quá hạn thay vì một cuộc trò chuyện ngượng ngùng sau bốn mươi ngày.
30 phút thứ Sáu: danh sách kiểm tra hàng tuần
Hãy làm năm việc này, theo đúng thứ tự. Thứ tự quan trọng: tiền nợ bạn trước tiên, vì đó là nơi thói quen này tự trả công cho chính nó.
1. Gửi hóa đơn (khoảng 8 phút). Mọi công việc hoàn thành trong tuần này đều được gửi hóa đơn, ngay hôm nay, không phải "khi nào rảnh thì làm." Công việc đã hoàn thành nhưng chưa xuất hóa đơn là loại hàng tồn kho đắt đỏ nhất bạn sở hữu: sự hài lòng của khách hàng đạt đỉnh vào ngày công việc kết thúc và giảm dần theo từng tuần, và đồng hồ tính thời hạn thanh toán chỉ bắt đầu chạy khi hóa đơn tồn tại. Nhân tiện đang ở đó, hãy liếc qua các công việc đang tiến hành: có gì đã đạt tới một giai đoạn hay cột mốc nào cần xuất hóa đơn tiến độ không?
2. Ghi nhận thanh toán và rà soát các khoản phải thu (khoảng 6 phút). Mọi khoản thanh toán về trong tuần này, e-transfer, séc, tiền mặt, đều được ghi nhận vào đúng hóa đơn của nó, để số dư luôn chính xác. Sau đó đọc danh sách các khoản phải thu từ trên xuống dưới, một lần: bất cứ khoản nào đang trôi quá hạn đều nhận một lời nhắc ngắn gọn, thân thiện ngay bây giờ, khi mức độ khó xử cần thiết vẫn gần như bằng không. Đòi nợ sau sáu ngày quá hạn là một lời nhắc nhẹ nhàng giữa hai bên thân thiện; đòi nợ sau sáu mươi ngày quá hạn là một cuộc đối đầu. Phiên bản sáu ngày có thể thực sự nhẹ nhàng:
"Chào Sarah, tuần này em đang tổng kết sổ sách. Hóa đơn 1032 cho hàng rào, $2.450, đã đến hạn thứ Sáu tuần trước. Chị cần gì từ em để giúp việc đó thuận lợi không?"
3. Ghi nhận biên nhận và chi phí (khoảng 6 phút). Nếu bạn chụp biên nhận ngay lúc mua hàng, chụp ảnh, gắn vào một công việc hoặc vào chi phí vận hành, bước này chỉ là một đợt quét hai phút cho những khoản lẻ tẻ còn sót: biên nhận email đến hôm thứ Ba, vé đỗ xe, đơn hàng online. Nếu bạn không chụp ngay lúc mua, đây là lúc giấy tờ của cả tuần được chụp ảnh và ghi nhận, và đây cũng là lúc bạn sẽ ước mình có thói quen chụp ngay lúc mua, vì bạn của thứ Sáu cứ phải liên tục thẩm vấn bạn của thứ Ba.
4. Rà soát giờ công (khoảng 5 phút). Giờ công của bạn, và của đội nếu bạn có, được đối chiếu với tuần: mỗi ngày làm việc được ghi nhận đầy đủ, giờ công nằm đúng công việc. Giờ công không được ghi lại là chi phí vô hình; chúng khiến các công việc trông có vẻ có lãi trong khi thực ra không, và điều đó âm thầm dạy sai cách tính giá của bạn. Nếu bạn chấm công vào/ra khi làm việc, bước này là một lần rà soát; nếu không, đây là một cuộc tái dựng lại, và thêm một lý do nữa để bắt đầu ghi nhận ngay tại hiện trường.
5. Tổng kết bằng một cái nhìn (khoảng 5 phút). Kết thúc bằng việc đọc ba con số, không phải để hành động, chỉ để biết: những gì đã vào trong tuần này, những gì đã ra, và tổng số tiền còn nợ bạn. Sau đó viết một dòng, vào bất cứ chỗ nào lưu được lâu dài, về bất cứ điều gì bất thường: "Công trình Maple St vượt ngân sách vật liệu, giá nhà cung cấp tăng." Năm mươi hai dòng như vậy là một cuốn nhật ký kinh doanh mà kế toán của bạn, và cách định giá tương lai của bạn, sẽ yêu thích.
Đó là toàn bộ nghi thức. Vài buổi thứ Sáu đầu tiên sẽ kéo dài trong lúc bạn xử lý đống dồn ứ; đến tuần thứ tư, ba mươi phút thực sự là đủ, và có tuần chỉ mất mười lăm phút.
Lớp hàng tháng: 45 phút, thứ Sáu đầu tiên của tháng
Hàng tuần giữ cho dữ liệu chính xác. Hàng tháng là lúc bạn đọc nó. Hãy thêm bước này lên trên một buổi thứ Sáu bình thường, một lần mỗi tháng:
Đối chiếu ngân hàng, kiểu nhẹ nhàng. Rà soát sao kê ngân hàng và thẻ của tháng đối chiếu với hồ sơ của bạn. Mỗi dòng đều nên là thứ bạn nhận ra: một khoản thanh toán đã ghi nhận, một khoản chi phí đã ghi sổ, một khoản chuyển khoản. Bất cứ điều gì chưa nhận ra đều được giải quyết ngay bây giờ, khi dấu vết mới một tháng tuổi, chứ không phải vào cuối năm khi nó đã chín tháng tuổi. Đây cũng là "bẫy" phát hiện gian lận và sai sót của bạn: tính phí đúp, một khoản đăng ký bạn định hủy, một khoản tiền gửi chưa bao giờ đến.
Các khoản phải thu quá hạn, với chủ đích rõ ràng. Việc rà soát hàng tuần chỉ nhắc nhở; việc đọc hàng tháng đưa ra quyết định. Bất cứ khoản nào quá 30 ngày nhận một lời nhắc cứng rắn hơn kèm ngày cụ thể. Bất cứ khoản nào quá 60 ngày nhận một cuộc gọi điện và một kế hoạch. Bạn cũng đang đọc xu hướng: nếu cùng một khách hàng luôn chậm trả mỗi tháng, đó là thông tin về định giá và điều khoản cho báo giá lần sau.
Lợi nhuận công việc, ba công việc. Chọn những công việc lớn nhất hoàn thành trong tháng và so sánh giữa báo giá và thực tế: vật liệu, giờ công, chi phí thầu phụ. Bạn đang tìm kiếm rò rỉ mang tính hệ thống, khoản nhân công bạn luôn ước tính thấp, hạng mục vật liệu luôn vượt ngân sách, vì rò rỉ đó, một khi được sửa, sẽ định giá lại cho mọi báo giá tương lai. Đây là kiểu đọc dữ liệu mang lại lợi tức cao nhất trong doanh nghiệp của bạn, và nó chỉ có tác dụng nếu thói quen hàng tuần đã khiến chi phí luôn nằm đúng công việc.
Kiểm tra khoản trích trước thuế. Thuế bán hàng đã thu và tỷ lệ phần trăm thuế thu nhập của bạn lẽ ra phải được chuyển vào một tài khoản riêng suốt cả tháng; hãy xác nhận số dư khớp với những gì hóa đơn của bạn cho biết. Một lỗ hổng phát hiện hàng tháng là một sự điều chỉnh; phát hiện vào tháng Tư, nó là một cuộc khủng hoảng.
Lớp hàng quý: một giờ, cùng với việc khai báo thuế
Mỗi ba tháng, hãy chồng thêm một giờ nữa:
Khai báo những gì cần khai báo. Nếu bạn khai GST/HST theo quý hoặc đang nộp các khoản tạm nộp (thuế ước tính theo quý ở Mỹ), thì hạn chót chính là điểm neo cho buổi làm việc này. Vì các lớp hàng tuần và hàng tháng đã chạy, các con số giờ chỉ là tra cứu, không phải khảo cổ học: thuế đã thu là một báo cáo, thuế đã trả khi mua hàng là một báo cáo, và tờ khai chỉ còn là phép cộng trừ. Quy định và ngày tháng khác nhau tùy quốc gia, tỉnh bang hoặc tiểu bang, nên hãy chốt lịch với kế toán của bạn một lần và để thói quen này cung cấp dữ liệu cho nó.
Đọc quý này như một chủ doanh nghiệp. Doanh thu so với cùng quý năm trước. Ba loại công việc có lãi nhất và ít lãi nhất. Chi phí vận hành ngày càng tăng, các khoản đăng ký, bảo hiểm, xăng dầu, so với quý trước. Một quyết định được đưa ra mỗi quý — tăng một mức giá, bỏ một loại công việc, tìm thêm những gì đã hiệu quả — là chiến lược gấp mười hai lần so với hầu hết các doanh nghiệp thợ nghề nhỏ từng áp dụng.
Xử lý những đầu việc còn dang dở. Các báo giá chưa bao giờ chốt được, được đánh dấu và khai thác tìm quy luật. Các công việc "gần xong" nằm ì suốt nhiều tuần, được đẩy tới hoàn thành và xuất hóa đơn. Các khoản đặt cọc giữ trên công việc bị đình trệ, được giải quyết. Đầu việc dang dở là nơi các khoản phải thu lặng lẽ chết dần.
Làm cho nó bền vững
Ba quy tắc giữ cho thói quen này sống sót qua giai đoạn "trăng mật":
- Cùng một khung giờ, được bảo vệ. 3:30 chiều thứ Sáu, điện thoại im lặng, không thương lượng trừ khi công trường thực sự đang có sự cố. Một thói quen có một chỗ đứng cố định sẽ tồn tại; một thói quen trôi nổi sẽ tan biến.
- Đừng bao giờ để một lần bỏ lỡ biến thành hai lần. Bỏ lỡ một thứ Sáu vì lý do chính đáng và buổi tiếp theo sẽ kéo dài bốn mươi lăm phút, và điều đó vẫn ổn. Hai lần bỏ lỡ là một đống dồn ứ, và đống dồn ứ mang nỗi sợ hãi quay trở lại.
- Để việc nhập liệu diễn ra ngay tại hiện trường. Thói quen chỉ giữ được ở mức ba mươi phút nếu việc ghi nhận dữ liệu diễn ra ngay nơi công việc diễn ra: khoản thanh toán được ghi nhận khi khách hàng trả tiền, biên nhận được chụp ảnh ngay tại bãi đỗ xe, giờ công được chấm ngay tại công trường. Khi đó thứ Sáu chỉ là rà soát, không phải nhập liệu.
Điểm cuối cùng đó chính là nơi Zeus được xây dựng để gánh vác. Các khoản thanh toán được ghi nhận vào đúng hóa đơn ngay tại bàn bếp, ngay tại chỗ. Biên nhận đi từ ảnh chụp đến OCR đến chi phí, được gắn vào một công việc hoặc vào Chi phí doanh nghiệp trước khi xe tải rời khỏi nhà cung cấp. Chấm công vào/ra đưa giờ công vào đúng công việc ngay khi nó diễn ra, và ảnh công việc được khớp với công việc qua GPS chỉ cần một cú chạm để xác nhận. Đến thứ Sáu, năm bước gần như chỉ còn là kiểm tra lại: danh sách hóa đơn cho thấy cái nào chưa gửi, danh sách khoản phải thu cho thấy ai đang nợ gì, bảng chấm công cho thấy giờ công của tuần đã nằm đúng chỗ, và bảng điều khiển đưa cho bạn cái nhìn tổng kết chỉ trong một cái liếc mắt. Nửa giờ vẫn chỉ là nửa giờ vì cả tuần đã gõ phím sẵn rồi.
Ghi sổ sách không dễ hơn khi bị trì hoãn; nó dồn tích. Thu nhỏ nó lại thành một khung giờ, bảo vệ khung giờ đó, và tháng Ba sẽ trở thành một tháng bình thường như mọi tháng khác.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có còn cần kế toán không nếu duy trì thói quen này?
Có, và thói quen này thay đổi những gì bạn mua từ họ. Thay vì trả mức phí chuyên nghiệp để sắp xếp và nhập liệu, bạn giao cho họ hồ sơ sạch sẽ, cập nhật và dành phí đó cho những gì thực sự cần đến bộ não của họ: khai báo thuế, lập kế hoạch thuế, các câu hỏi về cấu trúc doanh nghiệp, quy định về xe và văn phòng tại nhà cho tỉnh bang hay tiểu bang của bạn. Bạn có thể kỳ vọng hóa đơn kế toán giảm xuống trong khi lời khuyên lại tốt hơn.
Nếu tôi đang trễ ba hoặc sáu tháng thì sao?
Đừng lên kế hoạch cho một cuối tuần anh hùng; đó là cách một đống dồn ứ tiếp tục tồn tại. Hãy bắt đầu thói quen hàng tuần ngay thứ Sáu này chỉ với các mục của tuần hiện tại, để cái hố ngừng đào sâu thêm. Sau đó thêm một khung giờ ba mươi phút xử lý dồn ứ mỗi tuần, làm ngược từ hiện tại về trước, tháng gần nhất trước tiên, vì hồ sơ gần đây dễ tái dựng nhất và có khả năng còn quan trọng nhất. Sáu tháng bừa bộn thường được dọn sạch trong năm hoặc sáu khung giờ như vậy một khi các tuần hiện tại không còn bị thêm vào nữa.
Chiều thứ Sáu tệ hại với tôi. Ngày có quan trọng không?
Khung giờ mới quan trọng; ngày là của bạn. Thứ Sáu hiệu quả vì tuần vẫn còn mới và nó khép lại vòng lặp trước cuối tuần, nhưng sáng thứ Bảy với ly cà phê hoặc thứ Hai trước khi đội đến cũng đều là những khung giờ đã được chứng minh hiệu quả. Hai yêu cầu: nó lặp lại hàng tuần vào cùng một giờ, và nó nằm trong bảy ngày của tuần mà nó bao quát, để không có gì kịp nguội lạnh.
Vợ/chồng tôi hay một người ghi sổ bán thời gian có nên làm việc này thay tôi không?
Bước một, ba và bốn ủy quyền tốt một khi thói quen đã được định hình, và một người ghi sổ giỏi đáng từng đồng bạn trả. Hãy giữ lại hai việc cho riêng mình: đọc các khoản phải thu ở bước hai, vì các quyết định đòi nợ là các quyết định về mối quan hệ, và đọc lợi nhuận công việc hàng tháng, vì đó là nơi chủ doanh nghiệp học cách định giá. Ủy quyền việc gõ phím, đừng bao giờ ủy quyền việc thấu hiểu.
ZEUS