Câu trả lời ngắn gọn: Một hành trình thực tế từ báo giá đến lúc nhận tiền mặt là khoảng năm mươi chín ngày, và chỉ tám ngày trong số đó là thời gian làm việc thực sự. Phần còn lại là thời gian chờ đợi: báo giá chưa ký, công việc đã ký nhưng chưa bắt đầu, công việc đã hoàn thành nhưng chưa xuất hóa đơn, và hóa đơn chưa được đòi. Mỗi khoảng trống đó có cách khắc phục riêng, và rút ngắn bất kỳ khoảng nào trong số đó cũng làm dịch chuyển cả con số tổng thể.
Hãy lấy công việc khá lớn gần nhất bạn đã hoàn thành và đếm số ngày. Không phải số ngày bạn làm việc. Mà là số ngày từ lúc báo giá được gửi đi đến lúc tiền về tài khoản.
Đây là một ví dụ đúng như ngoài đời. Một phòng tắm tầng hầm trị giá 16.000 đô la: báo giá ngày 3 tháng 3, được thanh toán ngày 1 tháng 5. Đó là 59 ngày. Bản thân công việc chỉ mất tám ngày. Vậy 51 ngày còn lại đã đi đâu?
Hãy trình bày nó thành một sổ ghi chép và câu trả lời không còn bí ẩn nữa:
- Báo giá gửi ngày 3/3, được ký ngày 14/3: 11 ngày chưa ký
- Công việc bắt đầu ngày 23/3: 9 ngày chờ để bắt đầu
- Công việc hoàn tất ngày 31/3: 8 ngày làm việc
- Hóa đơn gửi ngày 6/4: 6 ngày đã hoàn thành nhưng chưa xuất hóa đơn
- Khoản thanh toán được thực hiện ngày 27/4: 21 ngày đã xuất hóa đơn nhưng chưa được trả
- Khoản thanh toán được ghi nhận và đối soát ngày 1/5: thêm 4 ngày nữa
Không ai trong sổ ghi chép đó là kẻ chây ì. Khách hàng đã ký, đã trả tiền, và sẽ thuê lại bạn. Mỗi giai đoạn đơn giản chỉ "rò rỉ" một khoảng thời gian bình thường, không có gì bất thường. Những khoảng rò rỉ đó cộng lại thành việc bạn tự bỏ tiền túi tài trợ cho 16.000 đô la công việc suốt hai tháng, một phần trong đó là vật liệu mua bằng chính tiền của bạn từ tháng 3.
Hầu hết lời khuyên về việc được thanh toán nhanh hơn đều chỉ tập trung vào một giai đoạn: đòi hóa đơn trễ hạn. Nhưng việc thu tiền chỉ là giai đoạn thứ tư trong một bài toán năm giai đoạn. Khoảng cách giữa lúc hoàn thành và lúc nhận tiền là một phép tổng, và mỗi số hạng trong phép tổng đó có cách khắc phục riêng của nó. Đây là một bài viết về hệ thống, không phải một bài viết về chuyện đi thu tiền. Hãy xử lý từng giai đoạn theo đúng thứ tự.
Giai đoạn 1: báo giá nằm chờ chưa được ký (11 ngày)
Không điều gì khác có thể bắt đầu trong khi báo giá vẫn còn nằm trong hộp thư. Vì thế đây là khoảng thời gian nhàn rỗi tốn kém nhất trên toàn bộ sổ ghi chép, và cũng là khoảng bị bỏ qua nhiều nhất, vì nó không có cảm giác như đang chờ tiền. Nhưng thực chất đúng là vậy. Mỗi ngày trong số 11 ngày đó đẩy ngày 1 tháng 5 lùi lại thêm một ngày.
Vì sao báo giá cứ nằm chờ: chúng đến dưới dạng tệp đính kèm email vào buổi tối sau lần khảo sát. Khách hàng mở nó trên điện thoại, nghĩ "có vẻ ổn, chúng tôi sẽ xử lý vào cuối tuần này", và cuối tuần lại có những kế hoạch khác. Đó là sự trôi dạt trong quyết định, không phải sự nghi ngờ.
Các cách khắc phục chồng lên nhau:
Báo giá ngay khi bạn đang đứng tại chỗ. Bước nén thời gian lớn nhất trong toàn bộ bài viết này. Nếu con số có thể được lập ngay tại công trường, và với hầu hết công việc dân dụng thì hoàn toàn có thể, hãy trình bày báo giá ngay cuối buổi khảo sát. Cùng khách hàng đi qua từng phần và xin chữ ký ngay khi dự án vẫn còn là điều thú vị nhất trong ngày của họ. Một báo giá được ký ngay tại chỗ biến 11 ngày thành 0.
Nếu không thể ký tại chỗ, hãy khiến việc ký chỉ còn là một cú chạm. Gửi một đường liên kết để ký, chứ không phải một tệp PDF phải in ra hoặc đánh dấu một cách vụng về. Mỗi bước giữa "đồng ý" và "đã ký" là thêm một chỗ để sự đồng ý đó "ngủ quên".
Đặt một ngày hết hiệu lực trên báo giá. "Giá có hiệu lực trong 14 ngày" là trung thực (giá vật liệu biến động), và nó biến một quyết định không giới hạn thời gian thành một quyết định có đồng hồ đếm ngược.
Nhắc lại vào ngày thứ 3, không phải ngày thứ 10. Một tin nhắn thân thiện: "Anh/chị có câu hỏi gì về báo giá không? Rất sẵn lòng giải thích thêm." Báo giá hiếm khi "chết" vì một lần nhắc, mà "chết" vì sự im lặng.
Kết quả thực tế: 11 ngày trở thành 2 hoặc 3 ngày.
Công cụ tính lợi nhuận công việc cho biết một công việc đã hoàn thành có mang lại đúng mức lợi nhuận bạn đã định giá hay không.
Giai đoạn 2: đã ký nhưng chưa bắt đầu (9 ngày)
Một phần của giai đoạn này là có thật và không thể động vào: lịch của bạn còn có những công việc khác, và khách hàng cũng có cuộc sống riêng của họ. Nhưng ẩn bên trong khoảng trống lên lịch hợp lý đó là hai điểm rò rỉ thuần túy về độ trễ.
Điểm đầu tiên là vòng lặp đòi tiền cọc. Nếu bạn xin tiền cọc trong một cuộc trò chuyện riêng sau khi ký, bạn đã tạo ra một chu kỳ phê duyệt thứ hai: báo giá, chờ, ký, chờ, yêu cầu tiền cọc, chờ, tiền cọc. Hãy thu tiền cọc ngay lúc ký, như một hành động duy nhất: ký vào đây, và đây là yêu cầu thanh toán 4.800 đô la để đưa anh/chị vào lịch làm việc. Một cuộc trò chuyện thay vì hai, và thường tiết kiệm được cả một tuần.
Điểm thứ hai là vật liệu. Nếu tấm kính phòng tắm đặt hàng riêng mất mười ngày mà mãi đến tuần trước ngày bắt đầu mới được đặt, ngày bắt đầu sẽ bị đẩy lùi. Hãy đặt hàng những vật liệu có thời gian chờ dài ngay ngày tiền cọc về đến tay, để khoảng lên lịch và khoảng chờ vật liệu chạy song song với nhau thay vì nối tiếp nhau.
Kết quả thực tế: 9 ngày trở thành 6 ngày, và 6 ngày đó thực sự là lịch trình, không phải sự trì trệ.
Giai đoạn 3: đã hoàn thành nhưng chưa xuất hóa đơn (6 ngày)
Đây là giai đoạn hoàn toàn do tự mình gây ra. Khách hàng đang hài lòng nhất (phòng tắm mới ngay trước mắt họ) và sẵn sàng trả tiền, nhưng chưa có hóa đơn nào tồn tại. Sáu ngày sau, một hóa đơn xuất hiện, khi cảm giác hào hứng đã phai nhạt và cả gia đình đã hoàn toàn xem căn phòng đó là điều bình thường.
Mọi nhà thầu đều biết vì sao điều này xảy ra. Việc xuất hóa đơn diễn ra "tại bàn làm việc", và bàn làm việc chỉ được động đến vào tối Chủ nhật, nếu có. Đến lúc đó công việc cần được dựng lại: những khoản phát sinh nào đã thêm vào, tổng vật liệu cuối cùng là bao nhiêu, bạn đã thống nhất gì về tủ lavabo. Việc dựng lại chính là lý do gây trì hoãn, và sự trì hoãn lại chính là lý do khiến việc dựng lại trở nên khó khăn. Mười bốn công việc mỗi tháng mà chỉ xử lý gộp vào tối Chủ nhật thì doanh nghiệp sẽ có một độ trễ xuất hóa đơn thường trực cả tuần, và còn tưởng đó là bình thường.
Cách khắc phục là một quy tắc, không phải một tài năng: hóa đơn được gửi đi ngay ngày công việc hoàn thành, ngay từ lối vào công trường. Hãy biến nó thành một thói quen máy móc. Báo giá đã ký vốn đã là bộ khung của hóa đơn: cùng các dòng mục, cùng các con số, cộng thêm các lệnh thay đổi đã ký đã tích lũy trong suốt quá trình. Ngày hoàn thành vốn đã kết thúc bằng việc thu dọn xe tải và một lượt kiểm tra cuối. Hóa đơn chỉ là thêm năm phút nữa trong khi mọi chi tiết vẫn còn tươi mới trong đầu bạn, chứ không phải một buổi tối khảo cổ vào tuần sau.
Và hãy nói điều đó thành lời ngay tại lượt kiểm tra cuối, vì một hóa đơn được báo trước sẽ được thanh toán nhanh hơn một hóa đơn bất ngờ:
"Mọi thứ đều ổn chứ? Tuyệt vời, tôi sẽ gửi hóa đơn chiều nay kèm thông tin thanh toán ngay trên đó. Hóa đơn cần thanh toán ngay khi nhận, nên bất cứ lúc nào anh/chị sẵn sàng tối nay hay ngày mai đều được cả."
Kết quả thực tế: 6 ngày trở thành 0. Đây là bước "xóa sổ" toàn bộ một giai đoạn dễ dàng nhất trong cả sổ ghi chép.
Giai đoạn 4: đã xuất hóa đơn nhưng chưa được trả (21 ngày)
Giai đoạn nổi tiếng nhất, và ngay cả ở đây, phần lớn sự trì hoãn mang tính cấu trúc hơn là đạo đức. Ba thành phần riêng biệt ẩn bên trong 21 ngày đó, và chúng có ba cách khắc phục riêng biệt.
Bản thân các điều khoản thanh toán. Nếu hóa đơn ghi net 30, thì 21 ngày không phải là khách hàng chậm trễ. Đó là khách hàng trả sớm hơn chín ngày, và sự trì hoãn đó là do chính người đặt ra điều khoản lựa chọn. Với công việc dân dụng, thanh toán ngay khi nhận là một yêu cầu hoàn toàn bình thường: chủ nhà không phải là những người đang điều hành phòng kế toán công nợ. Loại điều khoản nào phù hợp với loại khách hàng nào là một chủ đề riêng. Nhưng trong bài viết này, điểm mấu chốt rất rõ ràng: con số in trên hóa đơn chính là nền tảng cho toàn bộ giai đoạn này, và đó là con số do chính bạn kiểm soát.
Rào cản khi thanh toán. Hãy đếm số bước giữa lúc khách hàng quyết định trả tiền và lúc tiền thực sự chuyển đi. "Gửi séc qua bưu điện" nghĩa là: tìm sổ séc, viết séc, tìm phong bì và tem, đem đi gửi, thời gian chuyển phát, gửi vào ngân hàng. Sáu bước và một tuần, với một điểm có thể bị "kẹt" ở mỗi bước. Thông tin thanh toán nằm ngay trên hóa đơn, trong cùng tin nhắn, là một bước duy nhất, có thể thực hiện ngay tại lối vào công trường trong lúc thiện cảm đang ở đỉnh điểm. Mỗi bước bạn loại bỏ là bớt đi một chỗ để việc thanh toán "kẹt" lại. Hãy đưa ra con đường ít rào cản nhất trước và giữ những cách khác làm phương án dự phòng.
Nhịp độ theo sát. Một số hóa đơn vẫn trôi dạt, và sự im lặng dạy cho những người hay trì hoãn rằng ngày đến hạn chỉ mang tính hình thức. Cách khắc phục là một nhịp độ nhắc nhở ngắn gọn, có thể dự đoán được, bắt đầu trong vài ngày, chứ không phải vài tuần. Toàn bộ quy trình leo thang cho các hóa đơn thực sự quá hạn là một chủ đề riêng, và tranh chấp lại là một chủ đề khác nữa. Trong bài viết này, một câu là đủ để nói lên tất cả: những hóa đơn được nhắc nhở nhẹ nhàng vào ngày thứ 3 được thanh toán nhanh hơn đáng kể so với những hóa đơn bị nhắc nhở một cách bực bội vào ngày thứ 30.
Kết quả thực tế: 21 ngày trở thành 5 đến 7 ngày cho hầu hết khách hàng dân dụng. (Khách hàng thương mại theo chu kỳ thanh toán chính thức là một "hệ thời tiết" hoàn toàn riêng, xem phần Câu hỏi thường gặp.)
Giai đoạn 5: đã trả nhưng chưa được ghi nhận (4 ngày)
Giai đoạn không ai nghĩ đến cho đến khi nó gây rắc rối. Một tấm séc nằm trong hộc đựng găng tay đến tận thứ Năm. Một khoản chuyển khoản về trong khi bạn đang trên mái nhà và không bao giờ được đánh dấu vào hóa đơn tương ứng. Tiền đã tồn tại, nhưng sổ sách của bạn lại nói là chưa. Vì vậy báo cáo công nợ theo tuổi cho thấy một khách hàng đang quá hạn dù họ đã trả tiền năm ngày trước, và nếu bạn hành động theo báo cáo đó, bạn sẽ gửi lời nhắc nhở đến chính khách hàng hài lòng nhất của mình. Tin nhắn đó tốn nhiều thiện cảm hơn cả một tuần chậm trễ thực sự.
Nguyên tắc giống hệt giai đoạn 3, nhưng theo chiều ngược lại: hãy ghi nhận khoản thanh toán ngay ngày nó về đến tay, bất kể bằng phương thức nào. Gửi séc vào ngân hàng ngay trong ngày hoặc ngày hôm sau. Giai đoạn này thu hẹp về 0 và, quan trọng hơn, mọi báo cáo bạn dùng để ra quyết định lại trở nên đúng sự thật.
Việc khắc phục mọi giai đoạn cộng lại thành gì?
Hãy chạy lại sổ ghi chép với mỗi cách khắc phục đã được áp dụng:
- Báo giá được ký: 11 ngày → 2
- Chờ để bắt đầu: 9 ngày → 6
- Công việc: 8 (không đổi, vì đây chưa bao giờ là vấn đề)
- Hoàn thành đến xuất hóa đơn: 6 ngày → 0
- Xuất hóa đơn đến được trả: 21 ngày → 6
- Được trả đến được ghi nhận: 4 ngày → 0
Năm mươi chín ngày trở thành 22 ngày. Cùng một công việc, cùng một mức giá, cùng một khách hàng. Trong sổ ghi chép này, tiền về tay sớm hơn năm tuần, và không giống một cú hích chỉ xảy ra một lần, khoản lợi này lặp lại mỗi khi cùng các giai đoạn đó vận hành. Với một đội thợ làm 50.000 đô la công việc mỗi tháng, giải phóng được 37 ngày đó đáng giá khoảng 60.000 đô la tiền mặt vốn từng nằm trong tài khoản của người khác (37 ÷ 30 × 50.000 đô la). Với nhiều nhà thầu nhỏ, đó chính là sự khác biệt giữa việc "gánh" vật liệu bằng hạn mức tín dụng và "gánh" chúng bằng tiền mặt. Tốc độ ở đây không phải là tham lam, mà là hình thức tài trợ rẻ nhất bạn từng có thể sắp xếp được.
Zeus phù hợp ở đâu
Mọi cách khắc phục ở trên đều có chung một yêu cầu: công cụ phải có mặt ngay tại công trường, vì bàn làm việc chính là nơi những ngày cứ thế "rò rỉ" đi mất. Zeus được xây dựng xoay quanh đúng điều đó. Báo giá được ký điện tử ngay tại công trường, hoặc qua một đường liên kết ký nếu người ra quyết định đang ở nơi khác. Khi công việc hoàn tất, hóa đơn được lập ngay từ xe tải trong cùng ngày, vì báo giá đã ký cùng các lệnh thay đổi của nó đã chứa sẵn các dòng mục. Hóa đơn được gửi đi kèm thông tin thanh toán của bạn, trong cùng tin nhắn mà khách hàng đang xem. Tiền về dưới hình thức nào cũng vậy, bạn ghi nhận khoản thanh toán vào công việc ngay tại chỗ, nên số dư trên hồ sơ đó đã đúng trước khi bạn rời khỏi nhà khách. Bảng điều khiển cùng báo cáo công nợ theo tuổi luôn nói đúng sự thật về việc ai thực sự còn nợ gì, và đó là toàn bộ mặt tiền bạc của công việc gói trong hai màn hình. Việc lập hóa đơn nằm cạnh mọi thứ khác mà ứng dụng lo liệu, trong cùng hồ sơ công việc với báo giá và những bức ảnh. Báo giá, lập hóa đơn và hồ sơ cho từng địa chỉ không tốn gì để bắt đầu và không bao giờ hết hạn mức; những gì mỗi quy mô bao gồm được trình bày trên trang giá.
Không điều nào trong số đó tự đi đòi ai cả. Tất cả chỉ đơn giản là xóa bỏ những ngày nhàn rỗi giữa các giai đoạn. Như sổ ghi chép đã cho thấy, gần như toàn bộ 59 ngày kia đã trôi qua đúng ở những khoảng đó, và việc khép chúng lại bắt đầu từ ngày bạn đưa ứng dụng vào chiếc điện thoại bạn vẫn mang theo.
Câu hỏi thường gặp
Việc yêu cầu thanh toán ngay khi nhận và xuất hóa đơn trong ngày có khiến khách hàng thấy bị thúc ép không?
Tốc độ chỉ bị hiểu là thúc ép khi nó đi kèm áp lực. Một hóa đơn xuất hiện ngay ngày công việc hoàn thành, khớp chính xác từng đồng với báo giá đã ký, kèm một cách thanh toán dễ dàng, được hiểu như sự chuyên nghiệp — chính là sự chuyên nghiệp mà khách hàng đã tìm đến bạn. Điều thực sự làm căng thẳng mối quan hệ lại là kiểu ngược lại: im lặng cả tuần, rồi một hóa đơn, rồi lại im lặng, rồi một cuộc đòi nợ căng thẳng.
Khách hàng thương mại của tôi trả theo chu kỳ 30 hoặc 45 ngày bất kể tôi làm gì. Điều này có áp dụng được không?
Phần lớn là có. Bạn hiếm khi kiểm soát được chu kỳ của bên trả tiền thương mại, nhưng bạn hoàn toàn kiểm soát được thời điểm đồng hồ bắt đầu chạy: một hóa đơn nộp trễ 6 ngày trên chu kỳ 45 ngày sẽ được trả vào ngày thứ 51. Xuất hóa đơn cùng ngày, số đơn đặt hàng (PO) chính xác và đúng định dạng họ yêu cầu ngay từ lần đầu, càng đáng giá hơn với khách hàng thương mại, chứ không phải kém giá trị hơn, vì mỗi lần nộp bị từ chối hoặc trì hoãn sẽ khởi động lại cả một chu kỳ dài.
Tôi nên khắc phục giai đoạn nào trước tiên?
Giai đoạn 3, hoàn thành nhưng chưa xuất hóa đơn. Nó hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của bạn, không cần trò chuyện với khách hàng và không cần thay đổi chính sách nào, và việc xuất hóa đơn trong ngày khiến mọi giai đoạn phía sau bắt đầu sớm hơn. Sau đó là giai đoạn 1, vì việc trình bày báo giá để ký ngay tại công trường là con số lớn nhất trên toàn bộ bảng.
Tiền cọc có thuộc về hệ thống này không?
Có. Một khoản tiền cọc thu được ngay lúc ký là tiền mặt về tay trước cả khi giai đoạn 2 bắt đầu, và nó tài trợ cho vật liệu mà nếu không bạn sẽ phải tự "gánh". Lý do cần tiền cọc và cách cơ cấu các khoản thanh toán theo tiến độ cho các công việc dài hơn là những chủ đề riêng. Trong sổ ghi chép này, chỉ cần lưu ý rằng tiền cọc biến một phần trong 22 ngày còn lại của bạn thành ngày số 0.
ZEUS