Câu trả lời ngắn gọn: cùng một khoản thanh toán một phần có thể là thiện chí hoặc một chiêu trì hoãn, và điều phân biệt chúng là bạn có nêu rõ điều kiện hay không. Hãy thống nhất khoản thanh toán đó bao gồm những gì, phần nào còn thiếu và khi nào số dư đến hạn, bằng văn bản, ngay tại thời điểm bạn chấp nhận nó. Sau đó giữ số dư còn lại luôn hiển thị, vì một số dư không ai theo dõi chính là số dư sẽ ngày càng cũ đi.
Khoản chuyển khoản đến vào thứ Năm: $2.000 trên tổng hóa đơn $5.200, kèm tin nhắn "phần còn lại sẽ gửi sớm, cảm ơn nhiều!"
Vậy bây giờ, bạn làm gì với khoản đó?
Hầu hết nhà thầu làm một trong hai việc, và cả hai đều sai. Một số coi đó là tin tốt, đánh dấu công việc coi như đã xong, rồi ngừng để tâm, và lúc đó "sớm" lặng lẽ biến thành "không bao giờ". Số khác lại coi đó như một sự xúc phạm, gửi ngay một tin nhắn cứng rắn đòi trọn số tiền, và biến một khách hàng vốn đang trả tiền, dù chậm, thành một khách hàng giờ cảm thấy bị xúc phạm và không trả gì nữa.
Phản ứng đúng phụ thuộc vào bản chất thực sự của khoản thanh toán một phần đó. Và một khoản thanh toán một phần có thể là hai điều hoàn toàn khác nhau khoác cùng một lớp áo.
Thiện chí hay trì hoãn: cùng một giao dịch, hai ý nghĩa
Một khoản thanh toán một phần mang tính thiện chí trông như thế này: khách hàng liên hệ với bạn trước hoặc đúng ngày đến hạn, nêu rõ lý do, nêu rõ số tiền, và nêu rõ ngày cho phần còn lại. "Tiền bảo hiểm về vào ngày 15. Tôi gửi anh $2.000 bây giờ và phần còn lại sau đó được không?" Khách hàng này đang quản lý dòng tiền của họ trong khi cho bạn thấy họ có ý định trả đủ. Người có ý định quỵt tiền thường không gửi tiền kèm theo một lịch trình.
Một khoản thanh toán một phần mang tính trì hoãn trông như thế này: hóa đơn im lặng quá hạn, rồi một con số tròn trịa đến bất ngờ, không nhắc gì đến phần còn lại. Không lý do, không ngày, không kế hoạch. Khoản thanh toán đó không phải là một khoản thanh toán. Đó là một giao dịch mua. Thứ nó mua chính là sự kiên nhẫn của bạn: nó đặt lại chiếc đồng hồ trong đầu bạn, khiến bạn ngại đi nhắc lại ("họ vừa gửi gì đó rồi mà..."), và trì hoãn cuộc trò chuyện mà khách hàng không muốn có. Những khách hàng trả chậm kinh niên dùng chiêu này một cách có chủ đích, và nó hiệu quả vì nó khai thác chính sự tử tế của bạn.
Bài kiểm tra để phân biệt hai điều này rất đơn giản: có một ngày và số tiền cụ thể cho phần còn lại không, và điều đó đến từ họ hay từ bạn? Thiện chí đến kèm một kế hoạch. Trì hoãn khiến bạn phải hỏi xin một kế hoạch.
Cách bạn hành động trong cả hai trường hợp là như nhau, và không phải là đoán mò. Là trả lời mọi khoản thanh toán một phần, kịp thời và thân thiện, bằng một tin nhắn làm ba việc: cảm ơn họ, nêu rõ số dư còn lại bằng số tiền cụ thể, và ấn định một ngày.
"Đã nhận, cảm ơn anh/chị. Đó là $2.000 đã nhận trên hóa đơn 1047, còn lại $3.200. Anh/chị có nhắc đến phần còn lại. Ta thống nhất trước thứ Sáu ngày 15 được không? Tôi sẽ gửi xác nhận ngay khi nhận được."
Không buộc tội, không cứng nhắc. Nhưng số dư giờ đã là một con số cả hai bên đều đã thấy bằng văn bản, và "sớm" đã trở thành một ngày cụ thể. Nếu ngày đó trôi qua, lời nhắc của bạn sẽ dựa trên một thỏa thuận, chứ không phải một cảm giác.
Công cụ tính lợi nhuận công việc cho biết một công việc đã hoàn thành có mang lại đúng mức lợi nhuận bạn đã định giá hay không.
Khi nào nên chấp nhận thanh toán một phần?
Thanh toán một phần không phải là một trạng thái thất bại. Nếu dùng có chủ đích, chúng là một trong những công cụ thực tế nhất bạn có.
Khi lựa chọn còn lại là không có gì cả. Một khách hàng đang thực sự gặp khó khăn, trả $500 mỗi tháng, chắc chắn tốt hơn một khách hàng bạn đã đẩy vào sự im lặng. Có tiền ngay bây giờ tốt hơn có thể có tiền sau này. Nếu tình huống là thật, hãy cấu trúc nó: số tiền, ngày tháng, bằng văn bản, và dừng mọi khoản phát sinh tùy ý trên tài khoản đó cho tới khi thanh toán xong.
Khi công việc vốn dĩ đã chia giai đoạn. Với công việc kéo dài nhiều tuần, dù sao bạn cũng nên xuất hóa đơn theo giai đoạn hoặc theo lịch thanh toán, và mỗi khoản thanh toán theo giai đoạn về bản chất là một khoản thanh toán một phần trên toàn bộ công việc. Một khách hàng trả đúng hạn ở mỗi giai đoạn không phải là rủi ro. Họ chính là khách hàng mẫu mực.
Khi một khoản nhỏ đang thực sự có tranh chấp hợp lý. Nếu khách hàng hài lòng với $4.900 công việc và có tranh chấp với một khoản mục $300, việc nhận $4.900 trong khi giải quyết khoản $300 rõ ràng tốt hơn giữ toàn bộ số dư làm con tin cho tranh cãi đó. Ghi nhận khoản thanh toán, giải quyết khoản mục đó theo đúng thực chất của nó, và giữ hai cuộc trò chuyện tách biệt.
Khi nó sàng lọc một khách hàng mới. Với khách hàng mới cho một công việc lớn hơn, một khoản đặt cọc cộng với các khoản thanh toán một phần theo giai đoạn là cách bạn tránh việc phải gánh toàn bộ rủi ro cho cả số tiền. Khách hàng phản đối bất kỳ cấu trúc thanh toán nào đang cho bạn biết một điều đáng để biết ngay từ ngày đầu.
Khi nào nên từ chối?
Cũng có những thời điểm bạn nên từ chối cấu trúc thanh toán một phần, ngay từ đầu.
Đừng để khách hàng tự đặt ra lịch trình sau khi công việc đã xong. Một kế hoạch thanh toán là thứ bạn đồng ý, không phải thứ bị áp đặt lên bạn bởi bất kỳ ai trả chậm nhất. "Tôi sẽ trả dần khi có thể" không phải là một kế hoạch. Đó là một khoản vay không lãi suất, không kỳ hạn. Hãy đề xuất một lịch trình thực sự hoặc giữ vững ngày đến hạn.
Đừng bàn giao sản phẩm cuối cùng đổi lấy một khoản thanh toán một phần. Giấy chứng nhận hoàn thành, giấy tờ bảo hành, chữ ký xác nhận buổi kiểm tra cuối: đây là những lá bài cuối cùng bạn nắm giữ. Bàn giao chúng đổi lấy 60% số tiền biến 40% còn lại thành một lời xin quyên góp.
Cẩn thận với chiêu trò "số dư ngày càng nhỏ dần". Một số khách hàng trả nhanh 80% rồi coi 20% cuối là có thể thương lượng, mãi mãi, với lý luận rằng bạn sẽ không đấu tranh vì nó. Cách phòng thủ là sự nhất quán không ngừng nghỉ: số dư luôn được nêu rõ, bằng văn bản, mỗi lần, và hồ sơ vẫn mở cho tới khi về 0.
Nửa còn lại là sổ sách: ghi nhận vào đúng hóa đơn
Đây là nơi thanh toán một phần âm thầm gây thiệt hại thực sự, và điều đó chẳng liên quan gì đến ý định của khách hàng.
Một khoản thanh toán đầy đủ tự nó đã là bằng chứng: hóa đơn gửi, hóa đơn được trả, xong. Một khoản thanh toán một phần tạo ra một con số dở dang, và những con số dở dang chính là chỗ việc ghi sổ thủ công sụp đổ. $2.000 đến qua chuyển khoản mà không có số hóa đơn nào đi kèm. Bạn đang ở trên mái nhà khi điện thoại rung. Bạn tự nhủ tối nay sẽ ghi lại. Ba tuần sau bạn đang nhìn chằm chằm vào sao kê ngân hàng, cố tái dựng xem $2.000 đó là cho sàn gỗ ngoài trời của gia đình Henderson hay căn nhà đôi trên đường Maple, và liệu gia đình Henderson giờ còn nợ $3.200 hay $1.200.
Mỗi khoản thanh toán một phần cần bốn thứ được ghi lại ngay tại thời điểm nó đến, không phải vào cuối tháng:
- Áp dụng cho hóa đơn nào. Không phải khách hàng nào, mà là hóa đơn nào. Một khách hàng với hai hóa đơn còn mở và một khoản thanh toán chưa phân bổ là một cuộc tranh cãi trong tương lai.
- Số tiền và ngày tháng. Ngày tháng quan trọng nếu mọi chuyện leo thang, và cho việc theo dõi tuổi nợ của chính bạn: một hóa đơn vừa có thanh toán một phần gần đây là một cuộc trò chuyện theo dõi khác hẳn so với một hóa đơn đã im lặng 60 ngày.
- Phương thức thanh toán. Chuyển khoản, séc, tiền mặt. Đặc biệt là tiền mặt: một khoản thanh toán một phần bằng tiền mặt không được ghi lại là nguồn gốc kinh điển của tranh chấp "tôi đã trả một phần rồi mà", nơi khách hàng đúng còn hồ sơ của bạn sai.
- Số dư mới. Được tính toán, ghi lại, và tốt nhất là chia sẻ ngay lại cho khách hàng để cả hai bên cùng nắm cùng một con số.
Nếu bạn điều hành một đội, điều này có một điểm cần lưu ý: bất kỳ ai đang cùng khách hàng khi tiền đổi tay chính là người phải ghi lại nó, vì họ là người duy nhất biết. Một thành viên đội nhận séc lúc bàn giao rồi hai ngày sau mới nhắc tới đã tạo ra chính vấn đề tái dựng mà thói quen này tồn tại để ngăn chặn. Quy tắc luôn đi cùng với tiền: ai nhận thanh toán, người đó ghi lại thanh toán, trước khi rời khỏi lối vào nhà.
Quy tắc còn lại: đừng bao giờ chỉnh sửa hóa đơn để con số khớp nhau. Giảm hóa đơn $5.200 xuống $3.200 vì $2.000 đã về nghe có vẻ gọn gàng nhưng phá hủy hồ sơ. Hóa đơn giữ nguyên tổng số tiền đầy đủ, các khoản thanh toán tích lũy dần vào đó, và số dư chính là phần chênh lệch. Đó là phiên bản lịch sử sống sót qua một tranh chấp, một đợt kiểm tra thuế, hay chính trí nhớ của bạn.
Nhìn thấy được số dư mới là tất cả
Lùi lại khỏi từng khách hàng riêng lẻ và khuôn mẫu trở nên rõ ràng: thanh toán một phần chỉ nguy hiểm khi số dư không thể nhìn thấy được.
Một số dư vô hình sẽ mờ dần đi. Bạn quên con số chính xác, khách hàng quên còn nhanh hơn, việc theo dõi trở nên ngại ngùng vì bạn phải tái dựng con số trước, và sau đủ số tháng, phần còn lại lặng lẽ chuyển từ "khoản phải thu" thành "không đáng để làm phiền". Nhân điều đó với vài công việc mỗi năm và những khách hàng trả chậm đã lấy đi vài nghìn đô la từ thu nhập của bạn mà chưa từng một lần từ chối trả tiền.
Điều đó cũng thay đổi những gì khách hàng nhìn thấy. Một khách hàng nhận được xác nhận rõ ràng sau mỗi lần thanh toán, đã nhận khoản này, còn lại khoản kia, sẽ học được rằng con số của bạn luôn cập nhật và luôn chính xác, điều này lặng lẽ chấm dứt trò chơi "thương lượng bằng cách lãng quên" trước khi nó bắt đầu. Người trả chậm thử thách nhà thầu giống cách người thuê nhà thử thách chủ nhà: nhẹ nhàng, sớm, để xem điều gì được để ý. Một nhà thầu có hồ sơ rõ ràng để ý mọi thứ chỉ bị thử một lần. Một nhà thầu rõ ràng không theo dõi phần còn lại sẽ bị thử ở mọi công việc, vì sao lại không?
Một số dư có thể nhìn thấy sẽ ngược lại. Khi bạn có thể thấy, chỉ trong một cái liếc mắt, mọi hóa đơn đã trả một phần và chính xác phần còn lại của từng hóa đơn, việc theo dõi thôi không còn là một sự kiện cảm xúc mà trở thành thói quen thường lệ. Bạn không "đi đòi tiền". Bạn đang đọc một danh sách. Giọng điệu trong lời nhắc của bạn cũng cải thiện, vì bạn đang trích dẫn một con số, không phải đang quản lý một mối oán giận.
Zeus được xây dựng xoay quanh điều này. Các khoản thanh toán được ghi nhận vào đúng một hóa đơn cụ thể, mỗi khoản ngay tại thời điểm nó xảy ra, từ điện thoại, ngay tại hiện trường. Một hóa đơn có tiền đã trả nhưng vẫn còn số dư sẽ hiện đúng như vậy: đã trả một phần, không bao giờ lặng lẽ ghi "xong", và số tiền còn lại vẫn nằm trong khoản phải thu và trong hồ sơ khách hàng cho tới khi về 0. Lịch thanh toán xử lý phiên bản có chủ đích: định nghĩa các giai đoạn, ghi lại từng khoản thanh toán khi nó về, và kế hoạch của công việc cùng thực tế của nó nằm song song nhau. Khoản chuyển khoản $2.000 có một chỗ đứng trong ba mươi giây sau khi nó về, và câu hỏi "gia đình Henderson còn nợ bao nhiêu?" luôn có câu trả lời tức thì.
Zeus phù hợp ở đâu
Dù khoản chuyển khoản ấy là thiện chí hay là một cách câu giờ, thứ quyết định nó kết thúc ra sao là việc số dư còn lại có luôn nằm trước mắt bạn hay không. Bạn ghi nhận $2.000 vào đúng hóa đơn của nó ngay ngày nó về, có ghi ngày, và hóa đơn khi đó đọc ra ba con số thay vì một: nó vốn là bao nhiêu, đã trả bao nhiêu, còn lại bao nhiêu. Tiền được tính chính xác đến từng xu, nên số dư đúng là số dư chứ không phải một con số bị làm tròn dọc đường. Bất cứ điều gì bạn thỏa thuận về phần còn lại đều được đưa lên công việc dưới dạng một ghi chú nằm cạnh khoản thanh toán ấy, nên năm tuần sau các điều khoản gắn liền với giao dịch chứ không gắn với trí nhớ của ai đó về một ngày thứ Năm. Báo cáo công nợ theo tuổi vẫn đếm từ ngày đến hạn ban đầu, và đó là thứ ngăn một hóa đơn đã trả một phần lặng lẽ rời khỏi danh sách. Lịch sử thanh toán của khách hàng đó cũng ở lại trên hồ sơ của họ. Mặt tiền bạc của ứng dụng là nơi hóa đơn, khoản thanh toán và phần còn nợ nằm cùng nhau, còn mọi thứ khác ứng dụng mang theo được liệt kê ở đó. Bắt đầu không tốn gì, không cần thẻ, và không có ngày hết hạn; trang giá liệt kê những gì các quy mô trả phí bổ sung. Cài nó lên điện thoại trước khi khoản trả một phần tiếp theo về.
Hai nghìn đô la trên tổng $5.200, và một tin nhắn nói rằng phần còn lại sẽ theo sau sớm thôi. Thứ biến câu ấy thành thiện chí thay vì một cách câu giờ là câu bạn nhắn lại có nêu một ngày cụ thể, và việc sau đó chẳng ai trong hai người còn phải nhớ nó nữa.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có nên tính lãi hoặc phí trễ hạn trên số dư chưa thanh toán không?
Bạn có thể, nếu hợp đồng của bạn đã quy định điều đó từ đầu. Một điều khoản trễ hạn bạn bịa ra sau khi sự việc đã xảy ra thì không thể thực thi và chủ yếu chỉ tạo ra ác cảm. Trong thực tế, một lịch trình vững chắc và theo dõi đều đặn thu hồi được nhiều tiền hơn phí phạt. Quy định về phí trễ hạn và mức lãi suất cho phép khác nhau theo từng tỉnh bang và tiểu bang, vì vậy hãy xác nhận với kế toán hoặc cố vấn địa phương của bạn trước khi thêm điều khoản này.
Một khách hàng đã trả một phần hóa đơn và nói phần còn lại đang có tranh chấp. Giờ làm sao?
Giữ hai việc đó tách biệt. Ghi nhận khoản thanh toán vào hóa đơn, sau đó giải quyết khoản mục tranh chấp theo đúng thực chất của nó: điều gì đã thỏa thuận, điều gì đã được giao, dấu vết giấy tờ cho thấy gì. Đừng xuất lại một hóa đơn nhỏ hơn để làm tranh chấp biến mất. Nếu bạn nhượng bộ một khoản mục, hãy ghi lại rõ ràng sự nhượng bộ đó để hồ sơ thể hiện điều gì đã xảy ra và vì sao.
Xác nhận số dư ngay sau khi ai đó trả tiền cho tôi có bất lịch sự không?
Ngược lại hoàn toàn. "Cảm ơn, đã nhận. Số dư còn lại là $3.200, đến hạn ngày 15" đọc lên như sự có tổ chức, không phải sự tham lam. Khách hàng tranh cãi với những nhà thầu mập mờ, chứ không phải những người rõ ràng, và khách hàng nào phản ứng tệ với một số dư được nêu lịch sự thì vốn dĩ đã là rắc rối dù thế nào đi nữa.
Còn việc nhận khoản thanh toán cuối bằng tiền mặt để chốt sổ thì sao?
Tiền mặt không sao cả. Tiền mặt không được ghi lại thì mới có vấn đề. Hãy ghi nhận nó vào hóa đơn như bất kỳ khoản thanh toán nào khác, ngay trong ngày, và đưa cho khách hàng một biên nhận. Tiền mặt bạn không ghi lại tạo ra hai vấn đề cùng lúc: một khách hàng có thể khẳng định họ đã trả nhiều hơn sổ sách của bạn thể hiện, và thu nhập của bạn bị ghi thiếu trong sổ sách, điều này trở thành vấn đề của bạn vào mùa thuế.
ZEUS