Câu trả lời ngắn gọn: hãy báo giá dịch vụ vệ sinh theo định mức năng suất, đừng báo theo cảm nhận về tòa nhà. Tính xem đội của bạn thật sự làm được bao nhiêu diện tích sàn trong một giờ, áp con số đó vào diện tích thật và tần suất phục vụ, rồi cộng vật tư và chi phí đi lại lên trên. Một hợp đồng báo theo cảm tính vẫn trông ổn trong tháng đầu và bắt đầu ngấm đòn vào tháng thứ tám.
Hợp đồng đánh chìm một công ty vệ sinh gần như không bao giờ là hợp đồng họ thua thầu. Đó là hợp đồng họ thắng ở mức giá sai, rồi phải phục vụ năm đêm mỗi tuần suốt cả năm, vì hợp đồng vệ sinh là một mức giá bạn trả đi trả lại. Một báo giá sơn nhà thấp hơn 15 phần trăm chỉ đau một lần. Một hợp đồng văn phòng hằng đêm thấp hơn 15 phần trăm đau 250 lần trước khi bạn kịp báo giá lại.
Sự lặp lại đó chính là toàn bộ tính chất của nghề này, và nó quyết định cách làm. Bạn không báo giá một công việc, bạn đang báo giá một giờ công lặp lại, giao đi hàng trăm lần. Biên lợi nhuận phải sống được tới tháng thứ tám, khi cái mới đã hết, phạm vi công việc đã âm thầm phình ra, và một người trong đội đã nghỉ việc hai lần.
Báo giá từ định mức năng suất, không từ cảm tính
Cách làm chuyên nghiệp gồm năm bước, và không bước nào là đoán mò.
1. Đo diện tích và phân loại. Diện tích sàn cần làm, chia theo loại: văn phòng mở, phòng riêng, nhà vệ sinh, bếp/phòng nghỉ, sảnh, sàn cứng so với sàn thảm. Một sq ft nhà vệ sinh tốn gấp nhiều lần một sq ft văn phòng mở; báo giá mà coi hai thứ như nhau thì sai, theo hướng này hoặc hướng kia.
2. Áp định mức năng suất. Định mức năng suất là số sq ft một người làm được trong một giờ ở một mức dịch vụ nhất định. Vệ sinh văn phòng thông thường rơi vào khoảng 2.500 đến 4.000 sq ft mỗi giờ cho dịch vụ hằng đêm định kỳ với thiết bị hiện đại; nhà vệ sinh và bếp chậm hơn nhiều; hút bụi kỹ trên thảm dày còn chậm hơn nữa. Con số bạn tự bấm giờ luôn đáng tin hơn mọi bảng công bố, nên hãy khởi đầu bằng khoảng chung của ngành rồi hiệu chỉnh bằng đồng hồ bấm giờ trong những tuần đầu ở mỗi hợp đồng mới.
3. Quy ra thời gian mỗi lượt. Diện tích ÷ định mức năng suất, tính theo từng khu vực rồi cộng lại. Đây là con số trung thực mà cả bản báo giá đứng trên: số giờ-công mỗi lượt.
4. Tính đủ chi phí cho một giờ. Tiền lương chỉ là khởi điểm, không phải toàn bộ chi phí. Cộng thêm các khoản phụ trên lương và bảo hiểm bắt buộc, vật tư (thường vài phần trăm giá trị hợp đồng), khấu hao thiết bị, thời gian giám sát và kiểm tra, chi phí đi lại, và chi phí cử người làm thay khi có người nghỉ. Với hợp đồng hằng đêm, chuyện phải cử người làm thay không phải là chữ "nếu".
5. Cộng biên lợi nhuận rồi nhân với số lượt. Biên lợi nhuận ròng bảo vệ được cho hợp đồng thương mại thường nằm trong khoảng 10 đến 25 phần trăm; dưới mức đó, chỉ một lần phạm vi công việc phình ra là đủ xóa sạch ý nghĩa của hợp đồng. Sau đó báo giá theo mỗi lượt, và trình bày theo tháng.
Công cụ tính phần trăm cộng thêm và biên lợi nhuận chuyển đổi qua lại giữa hai chỉ số này và cho thấy giá bán cùng lợi nhuận đằng sau cả hai.
Một ví dụ có số liệu: văn phòng 9.000 sq ft, năm đêm mỗi tuần
Kết quả đi khảo sát: 6.200 sq ft văn phòng mở và phòng riêng, 600 sq ft nhà vệ sinh (bốn phòng), 700 sq ft bếp và phòng nghỉ, 1.500 sq ft sảnh, hành lang và phòng họp.
- Khu vực văn phòng ở mức 3.200 sq ft/giờ: 1,9 giờ
- Nhà vệ sinh ở mức 500 sq ft/giờ: 1,2 giờ
- Bếp/phòng nghỉ ở mức 800 sq ft/giờ: 0,9 giờ
- Sảnh, hành lang, phòng họp ở mức 2.800 sq ft/giờ: 0,5 giờ
Tính tròn là 4,5 giờ-công mỗi lượt. Chi phí tính đủ cho một giờ (lương $19, các khoản phụ trên lương và bảo hiểm, vật tư, thiết bị, giám sát, đi lại) rơi vào $27,50. Chi phí mỗi lượt ≈ $124. Với biên lợi nhuận 20 phần trăm, mỗi lượt báo $155. Năm đêm mỗi tuần, trung bình 21,7 lượt mỗi tháng, ra giá hợp đồng khoảng $3.360 mỗi tháng, chưa gồm thuế nếu có.
Bên cạnh hợp đồng cơ bản, hãy báo giá riêng cho các hạng mục định kỳ, mỗi hạng mục một giá: giặt hút thảm hai lần mỗi năm, bóc sáp và phủ sáp lại cho sàn cứng, lau kính bên trong theo quý. Hạng mục định kỳ thường mới là chỗ có biên lợi nhuận, và gộp lặng lẽ chúng vào con số hằng tháng chính là cách chúng bị làm không công.
Đến tháng thứ ba thì hỏng ở đâu?
Phạm vi công việc phình ra với một gương mặt thân thiện. "Thứ Sáu lau giùm cái tủ lạnh nữa nhé?" "Phòng họp cần dọn lại sau mỗi sự kiện." Từng việc một thì nhỏ xíu; cộng dồn lại, chúng có thể thêm nửa giờ mỗi đêm, tức 10 phần trăm chi phí nhân công của hợp đồng này, tức gần một nửa biên lợi nhuận của nó. Cách phòng vệ là một bản phạm vi công việc bằng văn bản đính kèm hợp đồng, ghi rõ theo từng khu vực và từng tần suất. Cộng thêm một thói quen: mỗi câu "làm giùm luôn nhé" đều được đáp lại bằng một cái gật vui vẻ kèm một cái giá. Việc thêm mà không tính tiền sẽ dạy khách rằng phạm vi công việc là thứ cho không.
"Lau tủ lạnh với dọn lại phòng họp thì em làm được. Việc đó tốn khoảng 25 phút mỗi tuần, nên cộng thêm $65 mỗi tháng. Thứ Sáu này em bắt đầu luôn nhé?"
Báo giá theo buổi đi xem thay vì theo lượng người thật sự dùng. Buổi khảo sát 2 giờ chiều thứ Ba cho bạn thấy một văn phòng gọn gàng. Còn hợp đồng thì chạy lúc 9 giờ tối, sau một ngày cả công ty ăn pizza mừng ra mắt sản phẩm. Hãy hỏi về số nhân sự, ca làm việc và tần suất sự kiện; một văn phòng 40 người và một văn phòng 90 người có thể cùng diện tích sàn nhưng để lại nhà vệ sinh khác nhau một trời một vực.
Bỏ qua tỷ lệ nghỉ việc khi tính giá nhân công. Nghề vệ sinh có tỷ lệ nghỉ việc cao, đó là đặc tính cố hữu. Mỗi người nghỉ đều tốn chi phí tuyển, giờ đào tạo, và những đợt tụt chất lượng mà bạn phải bỏ thời gian giám sát để vá lại. Nếu đơn giá đã tính đủ của bạn giả định một đội ổn định, không bao giờ phải đào tạo lại, thì biên lợi nhuận thật của bạn mỏng hơn bảng tính. Hãy tính sẵn chi phí người làm thay và chi phí đào tạo, rồi những tháng thuận lợi sẽ giống một kế hoạch chứ không phải một sự may mắn.
Một giá "tổng vệ sinh" duy nhất cho mọi ca "tổng vệ sinh". Việc nhà dân và việc làm một lần chết vì đúng chữ này. Tổng vệ sinh một căn hộ trống đã được bảo trì tốt để trả nhà, và tổng vệ sinh sau cải tạo với bụi thạch cao trong từng ngăn tủ, là hai ngày làm việc khác hẳn nhau. Hãy báo giá việc làm một lần dựa trên buổi khảo sát hoặc ảnh chi tiết, kèm điều kiện ghi rõ, hoặc báo theo giờ có mức trần. Đừng bao giờ nhắn tin một giá "tổng vệ sinh" trọn gói cho một địa chỉ bạn chưa từng nhìn thấy.
Buổi khảo sát mới là nơi thắng hay thua báo giá
Định mức năng suất chỉ tốt ngang buổi khảo sát cung cấp số liệu cho nó, nên hãy coi buổi khảo sát là một lần đo đạc theo danh sách kiểm tra cố định, không phải một buổi đi xem kèm chuyện phiếm. Những gì cần ghi lại, lần nào cũng vậy:
- Diện tích từng loại khu vực, đo hoặc đếm bước chân, chứ không ước lượng từ ngoài sảnh. Ghi loại mặt sàn theo từng khu vực, vì hút bụi, lau ẩm và lau bụi khô là ba định mức năng suất khác nhau.
- Số thiết bị trong nhà vệ sinh: buồng vệ sinh, bồn rửa tay, bồn tiểu. Thời gian làm nhà vệ sinh phụ thuộc vào số thiết bị nhiều hơn là vào diện tích sàn, và bốn nhà vệ sinh nhỏ làm chậm hơn một nhà vệ sinh lớn cùng diện tích.
- Các điểm rác: mọi thùng rác bạn sẽ đổ, và chỗ để thùng rác lớn. Ba mươi thùng rác với một quãng khiêng dài tới máy ép rác bị khóa là những phút có thật, mà bản vẽ mặt bằng không cho thấy.
- Những chỗ vướng của tòa nhà: thủ tục báo động và chìa khóa, việc dùng thang máy cho xe đẩy, chỗ lấy nước, chỗ được để vật tư tại tòa nhà. Một hợp đồng không có kho lao công có khóa nghĩa là đội của bạn phải khuân theo mọi thứ, mỗi lượt, mãi mãi.
- Tiêu chuẩn và những chỗ khách để ý: khách quan tâm nhất tới kính sảnh, phòng họp, hay tầng lãnh đạo? Tòa nhà nào cũng có hai ba bề mặt sinh ra gần hết số lời phàn nàn. Hãy tìm ra chúng khi khảo sát và cố ý dành thêm phút cho chúng; chính mấy phút đó mua được lần gia hạn hợp đồng.
- Tình trạng hiện tại. Hãy chụp lại xem "sạch" trông thế nào dưới tay đơn vị đang làm. Nếu mặt bằng được bàn giao trong tình trạng bê bối, giá cho lượt đầu tiên phải chốt ngay bây giờ, kèm bằng chứng, chứ không phải phát hiện ra vào đêm đầu tiên.
Trước khi ra về hãy hỏi một câu: "Vì sao bên mình quyết định tìm nhà thầu mới ạ?" Câu trả lời cho bạn biết đơn vị trước hỏng ở đâu, và đó mới là tiêu chuẩn bạn thật sự bị chấm, bất kể bản đặc tả viết gì. Nếu câu trả lời là "vì giá", hãy nghe cho kỹ: tòa nhà thay đơn vị vệ sinh hằng năm vì giá thì cũng sẽ thay bạn vì giá, nên báo giá phải đủ bền để thua thầu cũng chẳng sao.
Sau đó hãy viết bản đặc tả từ danh sách kiểm tra của bạn và đính kèm vào báo giá. Bản đặc tả không phải giấy tờ cho có; nó là ranh giới vật lý của cái giá, và là thứ duy nhất khiến câu "cái đó nằm ngoài hợp đồng" thành một nhận xét thay vì một cuộc cãi nhau.
Khi nào nên tính theo giờ thay vì giá cố định?
Dịch vụ định kỳ cho cả văn phòng lẫn nhà dân nên dùng giá cố định theo lượt hoặc theo tháng: khách lập ngân sách theo tháng, và định mức năng suất của bạn khiến giá cố định trở nên an toàn. Hãy để dành giá theo giờ (tính công và vật tư) cho những ca thật sự không đoán trước được: vệ sinh sau xây dựng, dọn nhà chất đầy đồ đạc, lượt đầu tiên ở một mặt bằng bê bối, dọn sau thảm họa. Ngay cả khi đó cũng phải có cấu trúc: một đơn giá giờ, một khoảng ước tính dựa trên khảo sát, và một mức trần mà vượt qua đó bạn phải gọi điện trước khi làm tiếp.
Một trường hợp đặc biệt: nhiều công ty báo giá lượt đầu tiên để đưa mặt bằng về chuẩn ở mức 1,5 đến 2 lần giá lượt thường khi tiếp nhận một nơi bị bỏ bê. Điều đó là đúng và đáng nói thẳng: giá hợp đồng là để duy trì một tiêu chuẩn; lượt đầu tiên là để tạo ra tiêu chuẩn đó.
Hợp đồng thì cũ đi; các con số của bạn thì không nên
Báo giá đúng vào tháng Giêng sẽ sai vào tháng Chín, nếu lương đã tăng, khách đã thêm mười hai nhân sự, hoặc phạm vi công việc đã phình ra sau ba lần nể nang. Báo giá vệ sinh không phải việc mỗi năm làm một lần; nó là một phép so sánh âm thầm và liên tục giữa số giờ bạn giả định và số giờ bạn thật sự bỏ ra.
Phép so sánh đó chỉ xảy ra nếu số thực tế được ghi lại. Với Zeus, phạm vi công việc và giá mỗi lượt của từng địa điểm nằm trong Bảng giá, các lượt nằm trên lịch, và việc chấm công vào/ra theo từng địa điểm dựng nên hồ sơ số giờ thật mỗi lượt mà không cần một thủ tục chấm công riêng. Đến kỳ gia hạn, bạn đàm phán dựa trên một năm số phút có thật, và bản báo giá sửa đổi được gửi đi kèm chữ ký ngay tại chỗ, thay vì một cái bắt tay và một hy vọng.
Zeus phù hợp ở đâu
Một hợp đồng vệ sinh là một mức giá bạn trả hàng trăm lần, nên thứ bảo vệ tháng thứ tám không phải một bảng tính hay hơn hồi tháng Giêng, mà là một bản ghi về những gì địa điểm ấy thực sự lấy mất. Trong Zeus, phạm vi công việc và giá mỗi lượt của từng địa điểm sống dưới dạng các mục trong Bảng giá, nên bản đặc tả bạn đính kèm hồ sơ thầu và con số bạn thu tiền đều bước ra từ một danh sách. Các hạng mục định kỳ được định giá thành mục riêng của chúng, giặt hút thảm, cạo và đánh bóng sàn, lau kính hằng quý, thay vì tan biến vào con số hằng tháng. Các lượt nằm trên lịch làm việc, gắn với công việc của địa điểm đó, còn vật tư và chi phí bạn bỏ ra được tính vào đúng công việc đã sinh ra chúng, nên bạn thấy được hợp đồng nào có lãi. Khi có yêu cầu lau tủ lạnh, bạn thêm dòng ấy vào, định giá nó, và khách hàng ký bản sửa đổi ngay trên điện thoại của bạn ở sảnh, hoặc qua một đường liên kết nếu người quản lý không có mặt. Việc bỏ thầu và lấy được chữ ký là Giành được công việc; danh sách tính năng đầy đủ lo phần còn lại. Báo giá, lập hóa đơn và hồ sơ cho từng địa chỉ không tốn gì để bắt đầu và không bao giờ hết hạn mức; mỗi quy mô tốn bao nhiêu được công bố đầy đủ. Nó chạy trên Android, iPhone và trong trình duyệt, nên bạn có thể nạp nó vào chiếc điện thoại bạn vẫn mang theo.
Hợp đồng nhấn chìm một công ty là hợp đồng nó thắng ở sai con số rồi phục vụ năm đêm một tuần suốt cả năm. Bạn không sửa được chuyện đó vào tháng thứ tám bằng trí nhớ về buổi khảo sát. Bạn sửa được nó lúc gia hạn, từ một năm các lượt đã được ghi lại.
Câu hỏi thường gặp
Nên báo giá ở mức biên lợi nhuận bao nhiêu để thắng thầu hợp đồng thương mại?
Hãy báo ở mức biên lợi nhuận bạn phục vụ nổi, đừng báo ở mức thắng được mọi thứ: với hầu hết đơn vị nhỏ, nghĩa là bỏ cuộc khi xuống dưới khoảng 10 đến 15 phần trăm ròng sau khi đã tính đủ chi phí nhân công một cách trung thực. Các công ty dịch vụ tòa nhà lớn có thể sống được ở biên mỏng hơn nhờ quy mô mà bạn chưa có. Thua một gói thầu ở mức giá bền vững chỉ là chuyện thường ngày; thắng ở mức không bền vững là một vấn đề kéo dài cả năm.
Vệ sinh nhà dân nên báo giá thế nào: theo giờ, theo lượt, hay theo căn nhà?
Theo lượt, báo dựa trên số phòng ngủ, phòng tắm, diện tích và tình trạng, kèm giá cao hơn cho lượt đầu tiên. Tính theo giờ là trừng phạt chính những người làm giỏi nhất của bạn và khiến khách ngồi canh đồng hồ. Hãy công bố các hạng mục làm thêm (bên trong lò nướng, bên trong tủ lạnh, cửa kính bên trong) theo giá cố định để việc bán thêm diễn ra trơn tru.
Khách bắt tôi hạ bằng một báo giá thấp hơn hẳn thì làm sao?
Hãy báo giá lại phạm vi công việc theo đúng mức giá thấp đó một cách trung thực: ít lượt hơn, mức dịch vụ nhẹ hơn, bỏ các hạng mục định kỳ, và nói rõ những gì thay đổi. Câu "Mức giá đó em làm được với ba đêm thay vì năm đêm" giữ bạn ở thế chuyên nghiệp, và thường lộ ra rằng bên báo thấp cũng đang định làm đúng như vậy mà không nói. Hạ bằng con số trong khi giữ nguyên phạm vi công việc chính là cách người ta ký vào nỗi khổ của tháng thứ tám.
Vật tư và đồ tiêu hao nên gộp vào giá hay tính riêng?
Hãy gộp vật tư và thiết bị vệ sinh của bạn vào giá; còn đồ tiêu hao mà người dùng tòa nhà xài (khăn giấy, giấy vệ sinh, túi rác, xà phòng) thì tính riêng, theo giá vốn cộng thêm hoặc để khách tự mua. Đồ tiêu hao tăng giảm theo số người của khách chứ không theo hiệu suất của bạn, nên đừng bao giờ để chúng kẹt bên trong giá cố định của mình.
ZEUS