Nhà thầu chính thực sự làm gì

Nhà thầu chính không bán công lao động của các nghề. Họ bán trình tự và rủi ro: đưa mọi đội thợ đi qua công trình đúng thứ tự, các lần thanh tra rơi vào đúng chỗ, và giữ một mức giá cố định để bất cứ điều gì phát sinh sau bức tường là vấn đề của họ chứ không phải của khách hàng. Đó là những gì dòng phí trên báo giá mua được, và đó là lý do một thợ mộc làm những công trình lớn hơn và một nhà thầu chính thực thụ trông giống nhau từ vỉa hè nhưng là hai loại hình kinh doanh khác nhau.

Con số khiến chủ nhà khựng lại hiếm khi là dòng chi phí ống nước hay khoản định mức cho tủ bếp. Đó là dòng gần cuối ghi đại loại "quản lý thầu chính: 18%", không gắn với bất kỳ ống nước, gỗ, hay ngày công nào nhìn thấy được. Gần như mọi khách hàng từng thuê nhà thầu chính đều đã từng âm thầm nhìn chằm chằm vào dòng đó và tự hỏi số tiền đó thực sự mua được cái gì.

Nếu bạn là một thợ đang cân nhắc bước lên làm nhà thầu chính, bạn cần một câu trả lời tốt hơn "chi phí quản lý", bởi vì dòng đó chính là toàn bộ mô hình kinh doanh. Nhà thầu chính không bán công việc chuyên môn. Nhà thầu chính bán lời hứa rằng ba mươi thứ đáng lẽ có thể trục trặc sẽ diễn ra đúng trình tự, và khi một trong số đó vẫn trục trặc, đó không phải là vấn đề của khách hàng.

Hiểu được điều đó là sự khác biệt giữa một thợ mộc làm những công trình lớn hơn và một nhà thầu chính thực thụ. Họ trông giống nhau từ vỉa hè. Họ là hai loại hình kinh doanh khác nhau.

Sản phẩm là trình tự, không phải công lao động

Lấy ví dụ một công trình cải tạo bếp và nhà tắm quy mô vừa phải. Nó bao gồm phá dỡ, chỉnh sửa khung, đi ống nước thô, đi điện thô, thanh tra, cách nhiệt, thạch cao, ốp lát, tủ bếp, đo mẫu mặt bàn đá, lắp mặt bàn đá, hoàn thiện ống nước, hoàn thiện điện, sơn và thanh tra cuối cùng. Tính ra là tám đội thợ và hai lần thanh tra.

Không bước nào trong số đó là kỳ lạ. Điều quyết định thành bại của dự án là thứ tự và những khoảng trống giữa các công đoạn. Không thể đóng tường bằng thạch cao cho đến khi phần đi điện thô qua được thanh tra. Mặt bàn đá không thể được đo mẫu cho đến khi tủ bếp được lắp đặt. Và một khi đã đo mẫu, có một khoảng thời gian gia công hai tuần mà trong đó không được thay đổi bất cứ điều gì ở những chiếc tủ đó. Nếu thợ ốp lát trễ hai ngày, đó không phải là vấn đề hai ngày: công việc tiếp theo của thợ ốp lát bắt đầu vào thứ Hai, nên khoảng trễ hai ngày của bạn biến thành ba tuần trống trong khi chờ họ quay lại.

Sản phẩm thực sự của nhà thầu chính là một lịch trình trong đó những va chạm đó không xảy ra, hoặc được âm thầm hấp thụ khi chúng xảy ra. Khách hàng không bao giờ thấy bốn cuộc điện thoại đã dời người thợ cách nhiệt từ thứ Năm sang thứ Ba để lấp khoảng trống mà thanh tra viên tạo ra. Họ chỉ thấy một công trình cứ thế tiến triển. Sự vô hình đó chính là công việc đang hoạt động đúng như dự định, và cũng là lý do khoản phí trông có vẻ không xứng đáng đối với những người chỉ nhìn thấy mùn cưa.

Phần lớn khoản phí là rủi ro, không phải điều phối

Điều phối là nửa nhìn thấy được. Phần lớn hơn trong những gì nhà thầu chính bán là chuyển giao rủi ro, và đáng để nói rõ điều đó nghĩa là gì, bởi vì đó là điều bạn đang cam kết khi bước lên.

Rủi ro về giá. Với hợp đồng giá cố định, nhà thầu chính đã cho khách hàng biết công trình tốn bao nhiêu trước khi mở bất kỳ bức tường nào. Bất kể phía sau tường là gì (dầm nhỏ hơn tiêu chuẩn, dây điện nhôm, đường ống thoát nghiêng sai chiều), bất ngờ đó thuộc về nhà thầu chính trừ khi hợp đồng nói khác. Khách hàng đã mua sự chắc chắn. Bạn đã bán nó.

Rủi ro về chất lượng thi công. Khi gạch nứt tám tháng sau vì sàn phụ không phẳng, khách hàng không đứng ra phân xử tranh chấp giữa thợ dựng khung và thợ ốp lát. Họ gọi một số điện thoại. Sau đó nhà thầu chính phải khổ sở tìm ra thầu phụ nào chịu trách nhiệm sửa chữa, hoặc tự gánh chịu. Một điểm chịu trách nhiệm duy nhất chính là thứ khách hàng đã trả tiền để mua; nhìn từ bên trong, điều đó có nghĩa là mọi sai sót của thầu phụ tạm thời trở thành của bạn.

Rủi ro về thanh toán. Đây là điều khiến những thợ bước lên bất ngờ nhất. Là nhà thầu chính, bạn thường phải trả cho thầu phụ và nhà cung cấp theo kỳ hạn của họ, vốn ngắn hơn kỳ hạn mà khách hàng trả cho bạn. Trên một dự án 120.000 đô la, bạn rất dễ phải trả 30.000 hoặc 40.000 đô la hóa đơn của người khác từ tài khoản của mình trước khi khoản thanh toán tiến độ tiếp theo của khách hàng đến. Khoản phí phải tài trợ cho khoảng trống dòng tiền đó, và một nhà thầu chính định giá như một thợ nghề (công lao động cộng vật liệu cộng thêm một chút) sẽ phát hiện ra điều này vào tháng thứ hai, tại ngân hàng.

Trách nhiệm bảo hành kéo dài. Công trình kết thúc. Trách nhiệm thì không. Bảo hành một hoặc hai năm cho toàn bộ các hệ thống trong công trình có nghĩa là bạn là số điện thoại được gọi lại cho công việc của mọi đội thợ, rất lâu sau khi các thầu phụ đó đã được trả tiền và rời đi.

Vậy khi một chủ nhà hỏi 18% đó là để làm gì, câu trả lời trung thực là: giá cố định cho một phạm vi công việc không chắc chắn, một lịch trình sống sót qua thực tế, một bên chịu trách nhiệm duy nhất thay vì tám bên và một bảo hành cho toàn bộ công trình. Đó không phải là phần trăm cộng thêm vô cớ, mà là phần lớn sản phẩm.

Quản lý thầu phụ là phần không ai nhìn thấy

Hỏi bất kỳ nhà thầu chính nào đang hoạt động thực sự xem thứ gì chiếm hết tuần làm việc của họ, thì câu trả lời không phải là khách hàng mà là thầu phụ. Và không phải vì thầu phụ kém tay nghề. Vấn đề mang tính cấu trúc là những thầu phụ giỏi nhất của bạn giỏi thật, nghĩa là họ luôn bận, nghĩa là lịch của họ không phải là lịch của bạn.

Một vài thực tế của vai trò này mà cái nhìn từ vỉa hè bỏ sót:

• Bạn là khách hàng đối với thầu phụ của mình. Những thầu phụ bạn muốn đang lựa chọn giữa công trình của bạn và ba công trình khác. Những nhà thầu chính trả tiền nhanh, có công trường thực sự sẵn sàng khi thầu phụ đến và giao phạm vi công việc rõ ràng sẽ giữ được những đội thợ giỏi quay lại. Những nhà thầu chính trả chậm và tùy cơ ứng biến sẽ nhận bất kỳ ai đang rảnh. Danh tiếng của bạn với thầu phụ cũng là một tài sản như danh tiếng của bạn với khách hàng, và nó được xây dựng theo cùng một cách: tính có thể đoán trước.
• Sự sẵn sàng của công trường là việc của bạn. Một thợ ống nước đến nơi và thấy phần khung chưa xong sẽ không gánh mất ngày đó thay bạn. Họ rời đi, họ tính phí hoặc họ càu nhàu, và chỗ của bạn trong lịch của họ đã mất. Một phần lớn công việc của nhà thầu chính là đảm bảo rằng khi một đội thợ bước vào, mọi thứ họ cần đều có sẵn ở đó và mọi thứ cản đường họ đều đã được dọn dẹp.
• Kiểm soát chất lượng xảy ra giữa các đội thợ, không phải sau khi họ xong. Thời điểm để phát hiện một sàn phụ không phẳng là trước khi thợ ốp lát bắt đầu, không phải khi bị gọi lại sửa tám tháng sau. Đi khảo sát công trình giữa các đội thợ với con mắt xét nét là nơi nhà thầu chính kiếm được khoản bảo hành mà họ đã bán.
• Giấy tờ quan trọng. Hợp đồng thầu phụ, giấy chứng nhận bảo hiểm, phạm vi công việc bằng văn bản rõ ràng cho từng đội thợ. Không phải vì bạn dự đoán sẽ có tranh cãi, mà vì "tôi tưởng thợ điện tự vá lỗ do họ tạo ra" là kiểu khoảng trống ăn mòn biên lợi nhuận từng 400 đô la một.

Bạn nói gì khi khách hàng thắc mắc về khoản phí?

Bạn sẽ nhận được câu hỏi đó, thường là lịch sự, đôi khi dưới dạng "anh rể tôi nói anh ấy có thể tự thuê các đội thợ." Đừng phòng thủ, và đừng giấu khoản phí bên trong các dòng chi phí công việc: giấu nó chỉ khiến người ta thấy như thể bạn có điều gì đó phải che giấu. Hãy nêu rõ nó mua được gì:

"Dòng đó là thứ làm cho phần còn lại của báo giá trở thành hiện thực. Nó bao gồm việc tôi định giá công trình cố định để những bất ngờ là của tôi chứ không phải của anh, điều phối tám đội thợ theo đúng thứ tự để công trình mất chín tuần thay vì năm tháng, có mặt ở mỗi lần thanh tra và là số điện thoại duy nhất anh gọi trong hai năm tới nếu có gì không ổn. Nếu anh tự thuê các đội thợ, anh tiết kiệm được khoản phí và anh gánh tất cả những điều đó một mình. Một số người làm vậy, và đó là một công việc bán thời gian."

Mỗi mệnh đề trong câu trả lời đó đều đúng, đó là lý do nó có hiệu quả. Anh rể có thể thuê các đội thợ. Điều anh ta không thể dễ dàng làm là khiến họ đến đúng trình tự, giữ họ có trách nhiệm với công việc của nhau, hoặc gánh chịu bất ngờ sau bức tường.

Khi nào một thợ nên bước lên làm nhà thầu chính?

Rất nhiều thợ giỏi nên trở thành nhà thầu chính. Những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc thường trông như thế này:

Có thể bạn đã đang làm việc đó một cách không chính thức: khách hàng yêu cầu bạn "cứ lo liệu giúp" thợ điện và thợ sơn trên công trình của bạn, và bạn đang điều phối các đội thợ khác, chịu trách nhiệm về thời gian của họ và tính thêm phần trăm trên công việc của họ. Thứ bạn còn thiếu là cơ cấu phí và những hợp đồng đáng lẽ phải bảo vệ bạn. Hoặc khách hàng đã tin tưởng giao cho bạn toàn bộ dự án. Con đường tốt nhất vào công việc nhà thầu chính hiếm khi là một lần bỏ thầu cho người hoàn toàn xa lạ; đó thường là khách hàng hiện tại nói "chúng tôi muốn làm toàn bộ tầng hầm, anh có nhận không?" Công việc nhà thầu chính dựa trên mối quan hệ khoan dung với đường cong học hỏi hơn nhiều so với đấu thầu cạnh tranh, nơi giá thấp nhất thường thuộc về ai bỏ sót nhiều nhất. Cũng hãy trung thực với bản thân xem bạn có thích điện thoại hơn mình thừa nhận hay không: ngày làm việc của nhà thầu chính là điện thoại, lên lịch, đi khảo sát công trường và giải quyết sự cố, còn dụng cụ thì chủ yếu nằm trong xe tải. Một số thợ thấy điều đó giải phóng; số khác trong vòng một năm phát hiện ra họ ghét công việc mà họ đã tự đề bạt mình vào, và đó là một phát hiện đắt giá. Và cuối cùng, bạn cần một khoản đệm tiền mặt. Điều này thì không phải chuyện tùy chọn, vì lý do dòng tiền nói trên: nếu một tháng chậm hiện đang đe dọa tiền thuê nhà của bạn, khoảng trống dòng tiền của nhà thầu chính sẽ đe dọa cả doanh nghiệp của bạn. Hầu hết các thợ bước lên thành công đều làm vậy với vài tháng chi phí quản lý đã tích lũy hoặc một hạn mức tín dụng vốn lưu động được sắp xếp trước.

Khi nào bạn nên chờ?

Đừng bước lên để thoát khỏi biên lợi nhuận thấp của công việc chuyên môn. Một khoản phí 15% trên dự án 150.000 đô la là 22.500 đô la, nghe có vẻ như tiền thật cho đến khi bạn nhận ra nó gánh 100% rủi ro của dự án. Nếu một bất ngờ 11.000 đô la nằm sau tấm thạch cao, một nửa khoản phí biến mất. Những thợ bước lên vì biên lợi nhuận và định giá như những người lạc quan chỉ cách việc làm không công đúng một bức tường tệ hại.

Đừng bước lên mà chưa xử lý xong khía cạnh giấy tờ. Yêu cầu về giấy phép cho nghề nhà thầu chính khác nhau rất nhiều tùy theo tỉnh bang và tiểu bang: một số yêu cầu giấy phép nhà thầu chính cụ thể, kỳ thi, hoặc đăng ký; một số quản lý nhẹ nhàng hơn. Bảo hiểm cũng thay đổi: mức độ rủi ro trách nhiệm của bạn giờ bao trùm toàn bộ dự án và công việc của người khác. Tìm hiểu yêu cầu ở khu vực của bạn trước hợp đồng đầu tiên, không phải sau khiếu nại đầu tiên.

Đừng bước lên với một công trình quá lớn để chỉ làm bài học. Một dự án nhà thầu chính đầu tiên hợp lý là một dự án nơi bạn có thể nêu tên mọi đội thợ mình sẽ cần, bạn đã đích thân làm việc cùng hầu hết họ, và một khoản vượt chi 20% sẽ gây tổn thương nhưng không nhấn chìm bạn. Một dự án cải tạo toàn bộ nhà cho người lạ, đấu thầu cạnh tranh, không phải là dự án đầu tiên. Đó là học phí.

Và biết rằng bạn có thể làm cả hai. Nhiều nhà thầu chính nhỏ vẫn tự thực hiện chuyên môn của mình trên các dự án: nhà thầu chính kiêm thợ mộc dựng khung và hoàn thiện, thuê ngoài phần còn lại. Sự kết hợp đó giữ cho công lao động của bạn hiệu quả và báo giá của bạn sắc bén hơn trên các phạm vi công việc bạn nắm rõ. Bẫy là để thời gian cầm dụng cụ lấn át việc điều phối; vào những ngày bạn đang cầm dụng cụ, bạn vẫn phải gọi những cuộc điện thoại đó.

Giữ việc điều phối ở một nơi

Bất kể quy mô công trình, vai trò nhà thầu chính vận hành trên cùng một nguyên liệu thô: ai phải có mặt ở đâu, điều gì đã được quyết định và mọi thứ trông như thế nào ở mỗi giai đoạn. Zeus giữ điều đó trên chiếc điện thoại đã có sẵn trong túi bạn: một Bảng công việc với làn điều phối cho mỗi đội, một trình lập kế hoạch Gantt nhiều ngày để sắp xếp trình tự các đội thợ, một danh bạ thầu phụ với hợp đồng đính kèm, nhật ký ngày cho những gì thực sự đã diễn ra và ảnh công trình tự khớp GPS với đúng công trình để câu hỏi "bức tường đó trông thế nào trước khi đóng thạch cao" có câu trả lời hai năm sau. Lệnh thay đổi đi theo cùng quy trình báo giá và ký nhận như báo giá gốc, điều này quan trọng với công việc nhà thầu chính hơn bất cứ nơi nào khác, bởi vì phạm vi công việc liên tục thay đổi và mọi thay đổi không được ghi lại đều là phần bạn phải tự gánh.

Không điều gì trong số đó thay thế được sự phán đoán. Nó chỉ có nghĩa là sự phán đoán đó dựa trên một bản ghi thay vì trí nhớ.

Zeus phù hợp ở đâu

Nửa khoản phí mà không ai nhìn thấy chính là cái đuôi bảo hành, và một cái đuôi chỉ sống sót được nếu hai năm sau bạn vẫn trả lời được rằng phía sau bức tường đó có gì.

Mỗi dự án là một công việc với địa chỉ riêng. Ảnh giai đoạn thô của khung, dây điện và đường thoát nước gắn vào đó trước khi thạch cao đóng lại, còn bất cứ thứ gì chụp vào thư viện ảnh trên máy thì quay lại đã khớp theo vị trí và ngày tháng để bạn xác nhận. Nhật ký ngày ghi lại ai có mặt tại công trường và chuyện gì thực sự đã diễn ra. Lệnh thay đổi đi theo đúng quy trình báo giá và chữ ký như bản gốc, nên phạm vi đã dịch chuyển là thứ được viết ra và được đồng thuận chứ không phải thứ được nhớ lại. Hồ sơ thầu phụ nằm ngay cạnh công việc cùng các hợp đồng của họ. Khi một cuộc gọi quay lại đến sau tám tháng, bạn mở đúng một địa chỉ, và đó là mục đích của hồ sơ công việc.

Bảng công việc, bộ lập kế hoạch nhiều ngày và kho lưu trữ tra cứu được của những dự án đã hoàn thành được bao quát trong những gì nằm cạnh nó.

Báo giá, xuất hóa đơn và hồ sơ cho từng địa chỉ đều không tốn gì để bắt đầu và không bao giờ hết hạn; các quy mô trả phí bổ sung thêm gì thì nằm trên trang giá.

Hãy cài nó lên điện thoại trước dự án đầu tiên mà tám ngành nghề và hai lần thanh tra phải rơi vào đúng thứ tự.

Khách hàng nhìn chằm chằm vào dòng ghi thầu chính, mười tám phần trăm, không gắn với một mét ống hay một tấm gỗ nào. Phần lớn những gì nó mua được là vô hình một cách có chủ đích. Thứ bạn thực sự trao lại được cho họ, nhiều năm sau, là hồ sơ: đã làm những gì, ai làm, và trước khi bức tường dựng lên thì nó trông ra sao.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có cần giấy phép để làm nhà thầu chính không?

Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào nơi bạn làm việc. Một số tỉnh bang và tiểu bang cấp phép cho nhà thầu chính một cách cụ thể, một số yêu cầu đăng ký hoặc kỳ thi trên các giá trị hợp đồng nhất định, và một số hầu như không quản lý vai trò này trong khi cấp phép nghiêm ngặt cho các đội thợ chuyên môn bên dưới nó. Hãy hỏi cơ quan chức năng tỉnh bang hoặc tiểu bang và chính quyền thành phố của bạn trước khi ký hợp đồng nhà thầu chính. Hoạt động không có giấy phép ở nơi yêu cầu giấy phép có thể khiến hợp đồng của bạn không thể thi hành, nghĩa là vấn đề thanh toán trở thành của bạn.

Phí nhà thầu chính điển hình là bao nhiêu?

Thường ở khoảng 10% đến 25% chi phí dự án, tùy thuộc vào phạm vi, rủi ro và mức độ nhà thầu chính tự thực hiện. Cơ cấu cũng khác nhau: giá cố định với khoản phí ở bên trong, hoặc chi phí cộng thêm, trong đó khách hàng thấy chi phí thực tế cộng với một tỷ lệ phần trăm đã nêu. Chi phí cộng thêm chuyển rủi ro về giá trở lại cho khách hàng và phù hợp với các công việc có phạm vi thực sự không thể biết trước; giá cố định trả tiền cho bạn để gánh rủi ro đó và nên được định giá tương xứng.

Tôi có thể vẫn làm chuyên môn của mình trên các dự án tôi đang điều hành với vai trò nhà thầu chính không?

Có, và nhiều nhà thầu chính nhỏ làm vậy: cách đó giữ cho đội của bạn có thể tính phí và giá của bạn sắc bén trên các phạm vi công việc bạn nắm rõ. Kỷ luật là đối xử với đội của chính mình như bất kỳ thầu phụ nào khác: phạm vi công việc bằng văn bản, một chỗ trong cùng lịch trình và cùng cuộc khảo sát chất lượng giữa các giai đoạn. Ngày mà công việc chuyên môn của chính bạn được ưu ái về lịch trình là ngày trình tự bắt đầu trượt.

Cách phổ biến nhất khiến nhà thầu chính mới gặp rắc rối là gì?

Dòng tiền, không phải tay nghề. Trả tiền cho thầu phụ và nhà cung cấp theo kỳ hạn ngắn trong khi khách hàng trả theo mốc tiến độ nghĩa là nhà thầu chính tài trợ khoảng trống. Những nhà thầu chính mới định giá phí quá mỏng, bỏ qua khoản đặt cọc, hoặc để khoản thanh toán tiến độ trễ vài tuần sẽ thấy mình phải vay tiền để trả thầu phụ trên một công trình có lãi. Xuất hóa đơn theo mốc tiến độ, thu tiền đặt cọc khi luật về quyền lưu giữ tài sản (lien) ở khu vực bạn cho phép và xử lý một khoản phải thu quá hạn như một tình huống khẩn cấp, bởi vì ở quy mô nhà thầu chính, nó đúng là như vậy.