簡短的答案： 清潔要根據產能標準報價，而不是憑對這棟建築物的感覺。算清楚你的團隊一小時真正能清理多少地板面積，把它套用在實際面積和到場頻率上，再把耗材和交通成本加上去。憑感覺報的合約，第一個月看起來沒事，到了第八個月就會開始痛。
拖垮清潔公司的合約，幾乎從來不是輸掉的那一份，而是用錯誤的數字贏來、卻必須一週五個晚上服務整整一年的那一份，因為清潔合約是一個會被反覆支付的價格。一份低了 15% 的油漆報價，只痛一次。一份低了 15% 的夜間辦公室合約，會在你能重新議價之前，痛 250 次。
這種反覆性，正是清潔經濟學的全部性格，也決定了正確的方法。你不是在替一項工程報價，而是在替一段會被反覆交付數百次的人工時數報價。這段時數的利潤，必須撐過第八個月：新鮮感已經消失、工作範圍在不知不覺中變大、同一個位置上的員工已經走了兩個。
用產能標準報價，不要憑感覺
專業的方法有五個步驟，沒有一步是用猜的。
1. 丈量空間並分類。 可清潔面積，依類型細分：開放式辦公區、獨立辦公室、洗手間、廚房／茶水間、大廳、硬地板與地毯。一平方英尺的洗手間，成本是同樣一平方英尺開放式辦公區的好幾倍；一份把兩者一視同仁的投標，不是往這個方向錯，就是往那個方向錯。
2. 套用產能標準。 產能標準指的是在某個服務水準下，一名員工每小時能清理多少平方英尺。使用現代設備的一般辦公室日常清潔，常見範圍大約是每小時 2,500 到 4,000 平方英尺；洗手間和廚房要慢得多；密集地毯的細部吸塵又更慢。你自己實測的數字，勝過任何公開的表格，所以先從業界的區間起步，再用碼表在每一份新合約的前幾週校正。
3. 換算成每次到場的時數。 面積 ÷ 產能標準，依區域分別計算再加總。這會給你這整份投標所依據的誠實數字：每次到場所需的人工時數。
4. 把成本加進這個小時裡。 工資只是起點，不是全部成本。要加上薪資稅費和任何必要的保險、耗材（通常是合約金額的幾個百分點）、設備折舊、督導和抽查時間、交通，以及應付人力缺勤的成本——因為在夜間合約上，缺勤不是「會不會」發生的問題。
5. 加上利潤，再乘以到場頻率。 商業合約合理的淨利潤，常見範圍是 10% 到 25%；低於這個範圍，一次範圍蔓延的意外就足以吃光整份合約的存在意義。接著算出每次到場的價格，再以每月報價呈現給客戶。
加成與利潤率計算機能把兩者互相換算，並呈現背後的價格與利潤。
一個實例：9,000 平方英尺的辦公室，每週五個晚上
現場勘查結果：6,200 平方英尺的開放式辦公區與獨立辦公室、600 平方英尺的洗手間（四間）、700 平方英尺的廚房與茶水間、1,500 平方英尺的大廳、走廊與會議室。
- 辦公區域，每小時 3,200 平方英尺：1.9 小時
- 洗手間，每小時 500 平方英尺：1.2 小時
- 廚房／茶水間，每小時 800 平方英尺：0.9 小時
- 大廳、走廊、會議室，每小時 2,800 平方英尺：0.5 小時
合計約為每次到場 4.5 個人工時。每小時的負擔成本（工資 19 美元、稅費與保險、耗材、設備、督導、交通）落在 27.5 美元。每次到場的成本約為 124 美元。以 20% 的利潤率計算，每次到場報價為 155 美元；一週五個晚上、每月平均 21.7 次到場，得出的合約月費約為3,360 美元，依情況另加稅。
除了基本合約之外，週期性工作要另外分別報價：一年兩次的地毯抽洗、硬地板的剝蠟打蠟、每季一次的室內玻璃清潔。利潤往往就藏在這些週期性項目裡，如果把它們悄悄捆進月費裡，最後往往就等於免費附送。
到了第三個月，通常會出什麼問題？
帶著友善笑臉的範圍蔓延。 「星期五能不能順便清一下冰箱？」「會議室在活動後需要重新整理。」單獨看都是小事；累積起來，可能每晚多加半小時，也就是這份合約人工成本的 10%，也就是它將近一半的利潤。防禦方法是一份附在合約上、逐區域逐頻率寫清楚的書面範圍，加上一個習慣：每一次「能不能順便」，都用一句熱情的「好啊」加上一個價格來回應。零成本的額外服務，只會教會客戶「範圍是免費的」。
「很樂意加上冰箱和會議室的整理，那大概是每週 25 分鐘，每月會增加 65 美元。要不要這週五就開始？」
根據參觀走一圈來投標，而不是根據人流量。 星期二下午兩點的現場勘查，看到的是一間整潔的辦公室。但這份合約是在晚上九點、產品發表會披薩派對之後服務的。要問清楚人數、輪班模式和活動頻率；一個 40 人的辦公室和一個 90 人的辦公室，可能佔用一模一樣的面積，卻造就天差地別的洗手間狀況。
沒把人員流動算進人工報價裡。 清潔業高流動率是結構性的事實。每一次離職，都要付出招募、訓練時數，以及你得花督導時間去補上的品質下滑。如果你的負擔費率假設一支穩定、從不需要重新訓練的團隊，你真正的利潤就會比你試算表上看到的更薄。把人員補位和訓練的成本先報進去，好的月份感覺就會像是計畫中的事，而不是運氣好。
每一次「深度清潔」都用同一個價格。 住宅清潔和一次性工作，最常死在這個詞上。一間空置、維護良好的公寓做搬離清潔，和一次裝修後、每個櫃子裡都是石膏板灰的清潔，是完全不同的兩天工作。一次性工作要根據現場勘查或詳細照片、附上明訂條件來報價，或是按小時計費並設上限。永遠不要對一個你沒看過的地址，用簡訊發一個「深度清潔」的固定報價。
現場勘查，決定投標的成敗
產能標準的準確度，取決於餵給它數字的那趟現場勘查，所以要把現場勘查當成一次帶著固定清單的丈量作業，而不是一趟閒聊式的參觀。每次都要蒐集的內容：
- 依類型丈量或踏測出的區域面積，不要憑大廳一眼估算。記下每個區域的地板材質，因為吸塵、濕拖和乾拖是三種不同的產能標準。
- 洗手間的衛浴設備數量：隔間、洗手台、小便斗。洗手間耗時，更多取決於衛浴設備的數量而不是地板面積，四間小洗手間清潔起來，會比一間同樣面積的大洗手間慢。
- 垃圾點：每一個你要清空的垃圾桶，以及垃圾子車放在哪裡。三十個垃圾桶、還要走很遠才能送到上鎖的垃圾壓縮機，這些都是實打實的分鐘數，卻在平面圖上完全看不出來。
- 建築物的摩擦點：警報和鑰匙流程、你的推車能不能搭電梯、水源位置、耗材能不能放在現場儲藏。一份沒有可上鎖清潔用具間的合約，代表你的團隊每一次到場，都得永遠自己把所有東西扛過去。
- 標準與敏感點：客戶最在意的是大廳的玻璃、會議室，還是主管樓層？每一棟建築物都有兩三個會招來所有抱怨的表面。在現場勘查時找出它們，並刻意多分配一些時間，那些分鐘數換來的是續約。
- 現況。 拍下目前這家清潔公司交出來的「乾淨」實際長什麼樣子。如果這個空間交接時狀況比較差，第一次到場的追趕清潔價格，現在就能帶著證據訂出來，而不是等到第一晚才發現。
離開前問一個問題：「是什麼原因讓你決定重新找廠商？」答案會告訴你上一家公司哪裡做得不好，而這正是你真正會被拿來評判的標準，不管規格書上寫了什麼。如果答案是「價格」，就要格外留意；每年都因為價格換清潔公司的建築物，未來也會因為價格換掉你，你的報價要撐得住，就算輸掉這一份也沒關係。
然後，把你在勘查清單上寫下的內容整理成規格書，附在報價單裡。這份規格書不是為了走流程而存在的紙上文件，它是價格的實體邊界，也是唯一能讓「這不在合約範圍內」變成一句陳述、而不是一場爭吵的東西。
什麼時候該按小時計費，而不是固定報價？
經常性的商業和住宅服務，應該採用固定的每次到場或每月報價：客戶用月度預算思考，而你的產能標準能讓固定報價安全可靠。按小時（計時計料）計費則保留給真正無法預先得知的情況：裝修後清潔、囤積型的重整、狀況很差的首次清潔、災後清理。就算如此，也要把它結構化：一個時薪、一個根據現場勘查訂出的估計區間，以及一個超過就必須先致電確認才能繼續作業的上限金額。
有一種特殊情況：許多公司在接手一個疏於維護的空間時，會把首次追趕清潔定價為一般到場價格的 1.5 到 2 倍。這是合理的，也值得大方地說明理由：合約價格維持的是一個既有標準；而第一次到場，是要先把這個標準建立起來。
合約會老化；你的數字不該跟著老化
一月份訂得剛剛好的投標，到了九月，如果工資調整了、客戶多招了十二名員工、或工作範圍被三次「順便幫個忙」撐大了，就會變成一份錯誤的報價。清潔業的定價不是一年一次的事，而是一場持續進行、悄悄比較「你當初假設的時數」和「你實際花掉的時數」的過程。
而這個比較，只有在實際數字被記錄下來時才會發生。用 Zeus，每個場地的範圍和每次到場的價格，都以價目表項目的形式存在，每一次到場都排進排程裡，團隊在每個現場的上下班打卡，會自動累積成真實的「每次到場工時」紀錄，不需要另外搞一套工時表。等到續約時，你談判所依據的，是一整年的實際分鐘數；而報價修訂單會帶著現場簽名寄出，而不是一次握手加上一句「但願如此」。
常見問題
我該以多少利潤率投標，才能贏得商業合約？
用一個你撐得住的利潤率投標，而不是一個能贏下所有案子的利潤率：對大多數小型業者來說，這代表誠實計入負擔人工成本後，淨利低於大約 10% 到 15% 就該放手。大型設施服務公司能靠規模，在更薄的利潤下獲利，那是你沒有的優勢。以一個可持續的數字輸掉一次投標，只是普通的一天；以一個不可持續的數字贏得投標，卻是長達一年的麻煩。
住宅清潔該怎麼報價：按小時、按次，還是按整棟房子？
按次報價，根據臥室數、浴室數、面積和現況來計算，並訂出較高的首次報價。按小時計費會懲罰你手腳最快的清潔人員，也會讓客戶盯著時鐘看。把加購項目（烤箱內部、冰箱內部、室內窗戶）公佈為固定價格，讓加購變得毫無阻力。
客戶要求我比照一份低很多的報價，我該怎麼辦？
誠實地把工作範圍按對方的價格重新報一次：減少到場次數、降低服務等級、拿掉週期性項目，並說明改變了什麼。「我可以在一週三個晚上、而不是五個晚上的條件下，達到那個數字」這句話，能讓你維持專業，也常常會揭穿低價競標者其實正打算這麼做、只是沒有明說。維持原有範圍、卻硬要配合對方的數字，正是第八個月悲劇的簽約方式。
耗材和消耗品該包在報價裡，還是分開計費？
把你自己的清潔用品和設備包進報價裡；客戶消耗掉的消耗品（紙巾、廁紙、垃圾袋、肥皂）另外計費，可以用成本加成的方式，也可以請客戶自行供應。消耗品的用量，跟著客戶的人數走，而不是跟著你的效率走，所以永遠不該被困在你的固定報價裡。
ZEUS