Vào tháng Ba, có hai kiểu doanh nghiệp thợ. Một kiểu nộp một bộ hồ sơ gọn gàng, dù là bản số hay bản giấy, trả lời hai email của kế toán, rồi tờ khai thuế được nộp trong khi chủ doanh nghiệp vẫn đang ở trên mái nhà làm việc. Kiểu còn lại dành cả ba cuối tuần để dựng lại cả một năm từ sao kê ngân hàng, trả tiền cho kế toán để sắp xếp những gì lẽ ra chính chủ doanh nghiệp đã có thể tự làm, nộp trễ hoặc nộp sơ sài, rồi tự hứa năm sau sẽ khác.
Điều phân biệt hai kiểu doanh nghiệp này không phải là quy mô, doanh thu, hay sổ sách của họ tốt đến đâu vào tháng Mười Hai. Doanh nghiệp thứ nhất xem việc chốt sổ cuối năm là một chuỗi các việc nhỏ trải dài từ tháng Mười Hai cho đến lúc nộp thuế; doanh nghiệp thứ hai xem đó là một sự kiện đáng sợ duy nhất diễn ra vào đầu mùa xuân. Cách làm theo kiểu "sự kiện" luôn thua cuộc, bởi vì đến tháng Ba thì mọi thứ đã nguội lạnh: trí nhớ đã phai, khách hàng còn nợ tiền có khi đã chuyển đi nơi khác, và mỗi câu hỏi chưa có lời đáp lúc này tốn kém gấp mười lần so với khi được hỏi vào tháng Mười Hai.
Dưới đây là trình tự cần làm. Nội dung này giả định năm tài chính trùng với năm dương lịch; nếu doanh nghiệp của bạn có năm tài chính khác, hãy dịch chuyển toàn bộ trình tự này cho phù hợp.
Tháng Mười Hai: khép lại mọi việc dở dang khi còn "nóng"
Chủ đề của tháng Mười Hai rất đơn giản: bất cứ việc gì có liên quan đến một người khác đều cần được xử lý ngay bây giờ, bởi vì chút ảnh hưởng bạn còn với họ, và những gì họ còn nhớ, đều sẽ hết hạn cùng với năm cũ.
Xuất hóa đơn cho mọi việc đã hoàn thành. Rà lại toàn bộ công trình: bất cứ việc gì đã xong mà chưa xuất hóa đơn thì phải xuất ngay trong tuần này. Công việc chưa xuất hóa đơn là loại tài sản tệ nhất trên sổ sách của bạn — kế toán không nhìn thấy được, càng để lâu càng khó thu hồi, và tùy vào cách doanh thu được ghi nhận, đó vẫn luôn là một câu hỏi kế toán cuối năm mà kế toán của bạn phải tự gỡ rối. Đừng để công việc đã hoàn thành mắc kẹt giữa hai năm như một bí ẩn chưa có lời giải.
Tận dụng chính thời điểm cuối năm để đòi các khoản phải thu. Tháng Mười Hai là tháng thu tiền tốt nhất trong năm, còn tháng Giêng là tháng tệ nhất, và bản thân việc chốt sổ cuối năm lại trao cho bạn cái cớ ít gây khó chịu nhất để nhắc nợ mà bạn từng có:
"Chào anh Mark, tôi đang chốt sổ sách cho năm nay và hóa đơn số 1087, 1.860 đô la cho công trình ga-ra, vẫn còn chưa thanh toán. Không biết mình có thể thu xếp thanh toán trước kỳ nghỉ lễ được không ạ?"
Cách này hiệu quả vì nó nêu ra một lý do không liên quan gì đến bản thân người nợ. Hãy đọc danh sách công nợ theo thứ tự cũ nhất trước: bất cứ khoản nào quá 90 ngày thì cần một cuộc gọi điện thoại, chứ không phải một tin nhắn. Và hãy đưa ra quyết định xóa nợ một cách trung thực đối với những khoản thực sự đã "chết"; một khoản nợ khó đòi được ghi nhận trong năm nay có thể được khấu trừ ngay trong năm nay — đây cũng là một điểm cần xác nhận với kế toán của bạn, nhưng chỉ khi bạn thực sự đối diện với nó.
Cân nhắc kỹ các khoản mua sắm trong tháng Mười Hai. Nếu dù sao bạn cũng cần mua dụng cụ hoặc vật tư, việc mua trước cuối năm có thể đưa khoản khấu trừ vào năm nay; tài sản cố định có quy tắc khấu hao riêng, nên thời điểm mua các khoản lớn đáng để gọi hỏi kế toán năm phút, thay vì đoán mò vào ngày sau Giáng Sinh. Đừng mua những thứ bạn không thực sự cần chỉ vì khoản khấu trừ; tiết kiệm 30 phần trăm thuế trên một khoản mua 2.000 đô la không cần thiết thì vẫn là mất đi 1.400 đô la.
Đặt lịch với kế toán ngay từ bây giờ. Tháng Ba của họ là một cuộc phân loại ưu tiên khẩn cấp. Những khách hàng đến sớm với hồ sơ ngăn nắp và câu hỏi đã được đặt ra từ tháng Giêng sẽ nhận được lời khuyên tốt hơn với mức phí tốt hơn, so với đám đông mang cả hộp giấy tờ lộn xộn đến vào sát hạn chót.
Tháng Giêng: kiểm kê và rà soát tính đầy đủ
Chủ đề của tháng Giêng là kiểm kê, theo nghĩa rộng nhất: đếm lại những gì đúng tại thời điểm giao năm, khi nó vẫn còn gần đây trong trí nhớ.
Kiểm kê hàng tồn kho. Nếu bạn có tích trữ vật tư, phụ kiện, dây điện, ống, gỗ, hoặc kho hàng phục vụ công trình, thời điểm cuối năm là lúc cần kiểm đếm và định giá thực tế, vì vật tư còn trên kệ thường chưa được tính là chi phí — chúng là hàng tồn kho, và sự khác biệt này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của bạn. Với một doanh nghiệp nhỏ, việc kiểm đếm chỉ mất khoảng một tiếng đồng hồ với một tấm bảng kẹp giấy, đi quanh xe tải và xưởng. Hãy làm việc này trong tuần đầu tiên, khi mốc cuối năm còn mới chỉ vài ngày, và ghi chú lại bất cứ thứ gì bị hư hỏng hoặc là hàng tồn kho chết trong lúc bạn kiểm đếm; hàng tồn kho lỗi thời có cách xử lý kế toán riêng của nó.
Rà soát biên nhận từ cuối năm ngược trở lại. Lần lượt xem qua sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng của cả năm, theo từng tháng, đối chiếu các khoản chi với chi phí đã ghi nhận. Mỗi khoản tiền ra khỏi doanh nghiệp mà không có chi phí tương ứng đi kèm là một khoản khấu trừ đang rò rỉ mất đi, và tháng Giêng là cơ hội cuối cùng còn ít tốn công sức để bịt lại lỗ hổng đó: nhà cung cấp vẫn có thể in lại hóa đơn tháng Bảy, biên nhận gửi qua email vẫn còn tìm lại được, bạn vẫn còn nhớ mang máng khoản 214 đô la đó là gì. Đến tháng Ba, khả năng dựng lại thông tin này sẽ giảm mạnh. Nếu bạn đã lưu lại biên nhận ngay từ lúc mua suốt cả năm, bước rà soát này chỉ mất một buổi tối và hầu như không tìm ra sai sót gì — đó chính là phần thưởng cho thói quen tốt.
Tổng hợp chi phí thầu phụ cả năm. Cộng tổng số tiền đã trả cho từng nhà thầu phụ, và đối chiếu với hóa đơn của họ đang lưu trong hồ sơ. Các doanh nghiệp xây dựng ở Canada thường có nghĩa vụ phát hành phiếu T5018; doanh nghiệp ở Mỹ có nghĩa vụ phát hành mẫu 1099-NEC trước cuối tháng Giêng — đây là một hạn chót thực sự, không phải một việc làm cho có. Những khoảng trống phát hiện ra bây giờ — một nhà thầu phụ chưa từng xuất hóa đơn cho một công trình, thiếu mẫu W-9 hoặc mã số GST/HST — là những câu hỏi hơi khó xử để đặt ra lúc này. Nhưng cũng những khoảng trống ấy, nếu bị phát hiện trong một cuộc kiểm toán, sẽ là vấn đề của một mình bạn.
Ghi lại số công-tơ-mét. Nếu bạn khai chi phí xe cộ, chỉ số công-tơ-mét vào thời điểm cuối năm là căn cứ cho tỷ lệ sử dụng xe cho mục đích kinh doanh. Hãy ghi lại con số này trong những ngày đầu tháng Giêng, cùng với nhật ký hành trình hoặc phương pháp hợp lý mà bạn đang sử dụng; một con số được "tưởng tượng ra" vào tháng Ba đáng tin cậy đúng như những gì nó nghe có vẻ.
Tháng Hai: tập hợp hồ sơ
Chủ đề của tháng Hai là tập hợp: biến một năm đầy đủ dữ liệu thành bộ hồ sơ cụ thể mà kế toán của bạn sẽ dựa vào để làm việc. Một bộ hồ sơ tốt gồm bảy phần:
- Bức tranh doanh thu. Mọi hóa đơn đã xuất, mọi khoản thanh toán đã nhận, và danh sách công nợ phải thu cuối kỳ — ai còn nợ bao nhiêu, kèm ngày tháng. Nếu bạn thu GST/HST, hãy tách riêng tổng số thuế đã thu trong năm khỏi doanh thu.
- Bức tranh chi phí. Toàn bộ chi phí, mỗi khoản có biên nhận đi kèm, được phân tách giữa chi phí công trình và chi phí vận hành, cùng tổng số thuế đã trả nếu bạn khai tín dụng thuế đầu vào. Việc phân tách chi phí công trình với chi phí vận hành rất quan trọng: nó vừa phục vụ cho việc khai thuế chính xác, vừa cho bạn biết sự thật về cách định giá của chính mình.
- Các số liệu kiểm kê. Số lượng và giá trị hàng tồn kho. Chỉ số công-tơ-mét và ghi chú về tỷ lệ sử dụng cho việc kinh doanh. Nếu bạn dùng một phần nhà ở cho công việc kinh doanh — văn phòng, góc ga-ra làm xưởng — thì cần diện tích cụ thể và các chi phí nhà ở trong năm; quy định về văn phòng tại nhà khác nhau tùy nơi và kế toán của bạn sẽ áp dụng đúng quy định, nhưng chỉ khi có đủ dữ liệu đầu vào.
- Chi phí nhân sự. Tổng chi phí thầu phụ kèm hóa đơn đi cùng, các phiếu đã sẵn sàng hoặc đã nộp. Nếu bạn có nhân viên, hãy đính kèm mọi tài liệu do đơn vị xử lý lương của bạn phát hành; hệ thống lương chạy độc lập với hồ sơ công trình của bạn, nhưng tổng số liệu của nó vẫn cần có mặt trong bộ hồ sơ này.
- Tài sản đã mua và đã bán. Bất cứ khoản mục lớn nào — máy nén khí, rơ-moóc, chiếc xe tải mới — kèm ngày mua và số tiền, để khấu hao được xử lý đúng cách. Cũng cần bao gồm cả những tài sản đã bán hoặc đã thanh lý.
- Những thứ nhàm chán nhưng thiết yếu. Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng cả năm, sao kê khoản vay nếu có, tờ khai thuế của năm trước, và mọi thư từ từ cơ quan nhà nước mà bạn từng nhận và xếp vào mục "để sau".
- Danh sách câu hỏi. Mọi thứ bạn đã đánh dấu suốt cả năm là "hỏi kế toán": thời điểm mua thiết bị, khoản nợ khó đòi, người thầu phụ có dấu hiệu gần giống một nhân viên, khoản khai văn phòng tại nhà. Việc trao cả danh sách câu hỏi cùng với hồ sơ chính là điều biến kế toán của bạn từ một dịch vụ nhập liệu thành một người cố vấn thực sự.
Rồi hãy giao nộp tất cả vào tháng Hai, và để tháng Ba thuộc về những người đã không làm những việc này.
Bạn nên hỏi lại kế toán điều gì?
Hồ sơ được đưa vào; tờ khai thuế được đưa ra. Nhưng chính những con số đó cũng có thể quay trở lại với bạn dưới dạng kiến thức — nếu bạn chịu hỏi. Ba câu hỏi đáng để đính kèm vào mỗi lần chốt sổ cuối năm:
- "Lợi nhuận thực sự và biên lợi nhuận thực sự của tôi là bao nhiêu?" Không phải là con số theo cảm nhận từ số dư ngân hàng, mà là con số chính thức đã kê khai, sau khi trừ hết mọi thứ. Con số đó, chia cho tổng số giờ bạn đã lập hóa đơn, chính là mức thu nhập thực tế trên mỗi giờ làm việc năm ngoái — và nó sẽ xác nhận cách định giá của bạn là đúng, hoặc vạch trần rằng nó sai.
- "Điều gì nên thay đổi trước tháng Mười Hai năm sau?" Ngưỡng đăng ký sắp đạt tới, việc thành lập công ty đáng để cân nhắc, các khoản tạm nộp bắt đầu áp dụng từ năm sau, hay một hạng mục mà cơ quan thuế (CRA hoặc IRS) thường để ý trong ngành của bạn. Đây là dịch vụ tư vấn rẻ nhất bạn từng mua được, bởi vì dữ liệu đã sẵn có ngay trên bàn làm việc của họ.
- "Có gì còn thiếu?" Bất cứ điều gì mà kế toán phải tự truy tìm, dựng lại, hoặc phải giả định trong năm nay chính là mục cần thêm vào danh sách kiểm tra của tháng Giêng năm sau. Sau hai, ba lần chốt sổ như vậy, bộ hồ sơ sẽ dần trở nên đầy đủ hơn, và mức phí thường cũng theo đó mà giảm xuống.
Zeus phù hợp ở đâu
Phần lớn danh sách công việc này thực ra không phải là "việc cuối năm" theo đúng nghĩa; đó là hồ sơ của cả năm, cuối cùng được yêu cầu đứng vững cùng nhau — và đó chính xác là điều Zeus luôn sẵn sàng phục vụ. Các báo cáo đã có sẵn ở đó: doanh thu lũy kế trong năm, tính năng Nhắc nhở khách hàng quá hạn cho đợt đòi nợ tháng Mười Hai với mọi số dư được phân nhóm theo độ tuổi công nợ, chi phí được tách giữa Chi phí công việc và Chi phí doanh nghiệp, một bảng tính biên nhận thuế có bộ lọc theo năm và theo quý cho những gì bạn đã thu và đã trả, và hàng tồn kho được theo dõi qua sổ cái Nhận, Sử dụng và Điều chỉnh để đối chiếu với số liệu kiểm kê thực tế của bạn. Chi phí có thể đính kèm hình ảnh biên nhận, hợp đồng thầu phụ nằm ngay trên công trình mà chúng được lập ra, và mục Công việc hoàn tất giữ mọi công trình cũ luôn có thể tra cứu được khi có câu hỏi phát sinh trở lại. Khi đến lúc bàn giao tất cả, tính năng xuất dữ liệu tài khoản ghi lại dữ liệu của bạn dưới dạng CSV, tệp QuickBooks, hoặc PDF Gói kế toán, và bước tập hợp hồ sơ vào tháng Hai chỉ còn là vài cú chạm. Một điều cần biết trước khi bạn dựa vào tính năng này: các bảng tổng hợp doanh thu và thuế chạy theo lũy kế đến hiện tại và theo quý, thay vì cho phép bạn lấy dữ liệu của một năm bất kỳ trong quá khứ, vì vậy hãy xuất dữ liệu của một năm ngay khi nó vẫn còn là năm hiện tại.
Sự hoảng loạn cuối năm bắt nguồn từ khoảng cách thời gian, chứ không phải từ thuế: làm công việc của tháng Mười Hai vào tháng Ba, với cái giá của tháng Ba, và với trí nhớ của tháng Ba. Hãy đi theo đúng trình tự nêu trên, và việc nộp thuế sẽ trở thành đúng như bản chất của nó từ đầu: một thủ tục hình thức vào cuối một năm mà các con số của nó đã được nắm rõ từ trước.
Câu hỏi thường gặp
Năm tài chính của tôi không trùng với năm dương lịch. Điều này có làm thay đổi gì không?
Chỉ ngày tháng là thay đổi. Hãy dịch chuyển toàn bộ trình tự theo mốc cuối năm tài chính của bạn: khép lại mọi việc dở dang trong tháng cuối cùng, kiểm kê và rà soát tính đầy đủ trong tháng kế tiếp, tập hợp hồ sơ trong tháng thứ hai sau đó. Có hai điểm cần lưu ý: các loại phiếu thông tin như T5018 có thể tuân theo quy tắc kỳ báo cáo riêng của chúng, và nếu bạn vừa nộp tờ khai cá nhân theo năm dương lịch vừa có năm tài chính công ty không theo dương lịch, hai lần chốt sổ này sẽ tương tác với nhau — cả hai điều này đáng để lập bản đồ một lần cùng kế toán để lịch trình được cố định lâu dài.
Một bộ hồ sơ gọn gàng thực sự tạo ra khác biệt như thế nào đối với hóa đơn kế toán?
Kế toán tính phí theo thời gian, và việc sắp xếp hồ sơ chính là thời gian. Một năm được bàn giao dưới dạng hồ sơ đã phân loại, có biên nhận đi kèm và kèm theo danh sách câu hỏi chỉ mất một phần nhỏ số giờ so với một năm chỉ gồm sao kê và một hộp giấy tờ lộn xộn; phần phí chuẩn bị hồ sơ trong hóa đơn thường giảm đáng kể một khi bộ hồ sơ đã gọn gàng, và phần phí còn lại được dùng để mua những lời tư vấn thực sự thay vì việc nhập liệu. Hãy hỏi thẳng kế toán của bạn xem phần nào trong lần bàn giao năm ngoái tốn nhiều thời gian nhất; câu trả lời đó chính là mục tiếp theo cần thêm vào danh sách kiểm tra của bạn.
Về mặt thuế, tôi nên làm gì với một khách hàng mà tôi biết chắc sẽ không bao giờ trả tiền?
Hãy đối diện với nó thay vì cứ tiếp tục gánh nó trên sổ sách. Một khoản phải thu thực sự không thể đòi được có thể được khai là nợ khó đòi, thường vào đúng năm bạn xác định khoản nợ đó là không thể thu hồi, và nếu bạn đã nộp GST/HST cho hóa đơn đó, có thể còn có một khoản điều chỉnh để lấy lại phần thuế ấy. Các điều kiện cần đáp ứng khá cụ thể: khoản nợ phải thực sự không thể thu hồi, khoản đó phải đã từng được tính vào doanh thu, và phải có bằng chứng giấy tờ về các nỗ lực đòi nợ của bạn. Hãy ghi lại đầy đủ lịch sử và xác nhận cách xử lý với kế toán của bạn trước khi xóa bất cứ khoản nào.
Có điều gì tôi bắt buộc về mặt pháp lý phải hoàn tất trước ngày 31 tháng Mười Hai, và điều gì có thể chờ được?
Những hạng mục thực sự gắn chặt với mốc cuối năm là những thứ mang tính vật lý: số liệu kiểm kê hàng tồn kho phản ánh đúng những gì thực sự tồn tại vào thời điểm cuối năm, chỉ số công-tơ-mét là căn cứ cho khoản khai chi phí xe cộ của cả năm, và thời điểm ghi nhận chi phí — những gì thực sự đã được thanh toán hoặc phát sinh trước ngày 31 — bị cố định theo lịch. Hầu hết mọi việc còn lại — tập hợp hồ sơ, phân loại, thậm chí cả việc đòi nợ — về mặt kỹ thuật đều có thể làm sau đó; chỉ là sẽ tốn kém hơn và kém chính xác hơn rất nhiều so với khi làm vào tháng Mười Hai và tháng Giêng. Bản thân hạn nộp thuế cũng khác nhau tùy quốc gia và loại hình doanh nghiệp — đây là một mốc thời gian khác cần xác định một lần cùng kế toán của bạn.
ZEUS