Có một kiểu đau tim rất riêng chỉ những người tự kinh doanh mới gặp phải, và nó đến trong một chiếc phong bì màu nâu vào mùa xuân. Năm đầu tiên tự làm chủ, một năm tốt, một năm bận rộn, tiền vào tài khoản đều đặn suốt cả năm. Rồi bạn nộp tờ khai thuế, và con số ở dòng cuối cùng ghi bạn nợ 19.000 đô la. Đến hạn ngay bây giờ. Và tài khoản, vốn luôn trông có vẻ khỏe mạnh, lại không có 19.000 đô la trong đó, vì số tiền trông có vẻ là của bạn đã bị tiêu như thể đúng là của bạn.
Không ai lấy trộm gì cả. Con số toán học vẫn luôn đúng như vậy. Điều thất bại là cách hiển thị: số dư tài khoản ngân hàng là một công cụ tồi tệ, vì nó chỉ hiện một con số chứ không cho biết số tiền đó thực sự thuộc về ai. Với một nhà thầu, một phần đáng kể của mỗi khoản tiền nhận được chưa bao giờ thực sự là của bạn. Khoản trích trước là thói quen giúp bạn không đụng vào phần tiền đó.
Hai bên có quyền đòi trên mỗi hóa đơn
Khi khách hàng trả tiền cho bạn, đã có đến hai cơ quan nhà nước giữ quyền đòi một phần trong khoản thanh toán đó, và hai quyền đòi ấy vận hành hoàn toàn khác nhau.
Quyền đòi thứ nhất: thuế bán hàng bạn đã thu. Nếu bạn đã đăng ký thu thuế bán hàng (GST/HST ở Canada, GST ở Úc và New Zealand, thuế bán hàng tiểu bang và địa phương ở phần lớn nước Mỹ), hóa đơn của bạn cộng thêm thuế trên giá của bạn. Một công việc 5.000 đô la ở Ontario, nơi áp dụng HST 13%, sẽ có hóa đơn 5.650 đô la, và 650 đô la thêm đó chưa bao giờ là doanh thu. Bạn đang giữ nó hộ cho đến kỳ khai thuế tiếp theo, trừ đi bất kỳ khoản tín dụng thuế đầu vào nào hệ thống của bạn cho phép bạn nhận từ các khoản mua sắm của chính mình. Đây là dạng bẫy thuần túy nhất: tiền thật sự chảy vào tài khoản của bạn, làm tăng số dư, và thuộc về người khác ngay từ lúc vừa đến. Tiêu nó không phải là chi tiêu quá mức, mà là tiêu tiền của bên thứ ba. Cơ chế khác nhau ở mỗi nơi (cái gì bị đánh thuế, ở mức nào, bao lâu bạn nộp một lần, và liệu bạn có thể thu hồi thuế từ các khoản mua sắm của chính mình hay không), nhưng bất cứ nơi nào bạn thu thuế từ khách hàng, cùng một quy tắc luôn đúng: thuế đã thu không phải là thu nhập. Ở Canada, mức thuế áp dụng tùy theo tỉnh bang, và bảng thuế suất liệt kê đủ cả mười ba.
Quyền đòi thứ hai: thuế thu nhập trên lợi nhuận của bạn. Nhân viên làm công không bao giờ gặp vấn đề này, vì việc khấu trừ diễn ra trước khi tiền đến tay họ. Bây giờ chính bạn là bộ phận khấu trừ của mình. Thuế thu nhập, cộng với đóng góp CPP ở Canada hoặc thuế tự doanh ở Mỹ, đến hạn dựa trên lợi nhuận của bạn (doanh thu trừ chi phí), và không ai trích nó ra khi bạn kiếm được tiền trừ khi chính bạn làm điều đó. Nếu bạn cũng nợ các khoản tạm nộp theo quý, và số dư năm trước có thể khiến bạn rơi vào diện đó, các hạn nộp sẽ đến sớm hơn tháng Tư rất nhiều.
Hai quyền đòi, hai cách vận hành: thuế bán hàng là một tỷ lệ phần trăm cố định, có thể biết trước trên mỗi hóa đơn; thuế thu nhập là một tỷ lệ phần trăm trên lợi nhuận mà bạn phải ước tính. Đó là lý do khoản trích trước có hai phần.
Làm sao để xây dựng tỷ lệ phần trăm của riêng bạn, dùng số liệu Canada?
Các quy tắc ước lượng chỉ đáng tin khi bạn đã thấy chúng được xây dựng ra sao. Bất kỳ ví dụ thực tế nào cũng phải chọn một khu vực pháp lý cụ thể, vì phép tính cần mức thuế thực, nên ví dụ này là của Canada: một thợ điện độc lập hư cấu ở Ontario. Nếu bạn làm việc ở Mỹ, Úc hoặc New Zealand, phương pháp không thay đổi gì cả nhưng mọi con số thì có. Hãy thay bằng mức thuế bán hàng của riêng bạn và tình huống thuế thu nhập, thuế tự doanh của riêng bạn, làm theo đúng ba bước đó, thì bạn sẽ có được tỷ lệ phần trăm của chính mình. Mọi con số dưới đây thay đổi tùy theo quốc gia, tỉnh bang hoặc tiểu bang, và tình huống cụ thể, nên hãy dựng lại con số đó với số liệu của riêng bạn và hỏi lại kế toán của bạn.
Một năm của Marta:
- Công việc đã xuất hóa đơn: 160.000 đô la, cộng 20.800 đô la HST đã thu với mức 13%.
- Chi phí kinh doanh: 60.000 đô la cho vật liệu, xe tải, bảo hiểm, dụng cụ và điện thoại, và cô đã trả khoảng 6.000 đô la HST trong số đó.
- Lợi nhuận: 160.000 đô la trừ 60.000 đô la = 100.000 đô la.
Tình hình thuế bán hàng của cô ấy: 20.800 đô la đã thu trừ khoảng 6.000 đô la tín dụng thuế đầu vào còn lại khoảng 14.800 đô la cần nộp trong năm.
Tình hình thuế thu nhập của cô ấy: trên khoảng 100.000 đô la lợi nhuận tự doanh ở Ontario, tổng thuế thu nhập liên bang-tỉnh bang cộng CPP rơi vào quãng cuối của mức hai mươi mấy nghìn đô la. Cứ gọi là 28.000 đô la.
Giờ chuyển cả hai thành thói quen trích trước:
- Thuế bán hàng không phải là ước lượng, mà là con số chính xác. Mỗi hóa đơn hiển thị thuế như một dòng riêng. Số tiền đó, toàn bộ 100%, được chuyển sang ngay khi nhận. Nhờ các khoản tín dụng thuế đầu vào (ITC), cô sẽ nộp ít hơn số đã thu, và khoản chênh lệch sẽ quay lại với cô khi khai thuế, một bất ngờ dễ chịu thay vì một thảm họa.
- Thuế thu nhập trở thành một tỷ lệ phần trăm trên số tiền hóa đơn trước thuế. 28.000 đô la thuế trên 160.000 đô la tiền hóa đơn là 17,5%. Sau khi cộng thêm biên độ an toàn cho sai số và cho tiền lãi do nộp chậm khoản tạm nộp, quy tắc của Marta là: chuyển 20% của mỗi khoản tiền hóa đơn trước thuế, cộng toàn bộ dòng thuế, vào một tài khoản riêng, ngay ngày khoản thanh toán đến.
Trên một khoản thanh toán 5.650 đô la (5.000 đô la cộng 650 đô la HST), đó là 650 đô la cộng 1.000 đô la: 1.650 đô la được trích ra, 4.000 đô la thực sự là của cô. Hãy để ý xem điều đó khác đến thế nào so với cái nhìn từ số dư ngân hàng, vốn vui vẻ báo rằng có 5.650 đô la tiền mới.
Một mức hiệu chỉnh sơ bộ cho tỷ lệ phần trăm thuế thu nhập nếu bạn chưa có số liệu lịch sử: các doanh nghiệp có biên lợi nhuận mỏng hoặc chi phí nặng có thể hợp lý với 15% doanh thu hóa đơn; một nghề độc lập đã ổn định thường ở gần 20%; một năm biên lợi nhuận cao, chi phí thấp, hoặc rơi vào khung thuế cao hơn, có thể hợp lý với 25 đến 30%. Cuộc trò chuyện đầu tiên với kế toán và tờ khai thuế đầu tiên của bạn sẽ tinh chỉnh con số này. Hãy trích cao hơn trong một năm; hình phạt cho việc trích quá nhiều chỉ là một khoản hoàn thuế trả lại cho chính bạn.
"Mỗi tấm séc vào, tôi chuyển dòng thuế cộng hai mươi phần trăm trước khi đếm phần còn lại. Phần còn lại mới thực sự là của tôi. Tài khoản tôi chuyển vào không phải của tôi, tiền trong đó chỉ đang gửi ở ngân hàng của tôi thôi."
Tài khoản riêng chính là toàn bộ cơ chế
Tỷ lệ phần trăm là số học; tài khoản là tâm lý học, và tâm lý học chính là phần thất bại trong thực tế.
Một khoản trích trước chỉ tồn tại như một ghi chú trong đầu bên trong tài khoản chính của bạn thì coi như không tồn tại. Số dư bạn nhìn thấy chính là số dư bạn cảm nhận, và trong một tháng Hai eo hẹp, với áp lực của ngày lĩnh lương mà chẳng có đồng lương nào để lĩnh và một hóa đơn nhà cung cấp đến hạn, ghi chú trong đầu luôn thua con số hiển thị. Cách khắc phục không tốn gì cả:
- Mở thêm một tài khoản, tại ngân hàng hiện tại của bạn, và đặt tên thật rõ ràng: Thuế. Một số ngân hàng cho phép đặt biệt danh; "Không phải của tôi" đã giữ cho không ít nhà thầu trung thực.
- Chuyển tiền ngay khi nhận, không theo lịch định kỳ. Việc chuyển khoản là một bước trong quy trình xử lý thanh toán, giống như ghi nhận khoản thanh toán đó vào hóa đơn. Tiền mà dừng lại ở tài khoản chính trước sẽ bị hấp thụ mất; toàn bộ bí quyết nằm ở chỗ tiền không bao giờ ghé qua đó.
- Khoản rút ra chỉ đi đến đúng một nơi nhận. Nhà nước, vào ngày nộp thuế và tạm nộp. Ngày mà tài khoản đó chi trả cho một lần sửa hộp số "chỉ lần này thôi" thì hệ thống coi như kết thúc, vì tiền lệ đã được đặt ra và tháng Hai luôn quay lại.
- Số dư thừa cứ để nguyên cho đến khi khai thuế. Nếu tỷ lệ phần trăm của bạn quá cao, việc khai thuế sẽ cho bạn biết, và khoản thừa là một món quà mang tên bạn. Sự bất đối xứng đó (trích quá nhiều trở thành một khoản lợi bất ngờ, trích quá ít trở thành một khoản nợ kèm lãi) chính là toàn bộ lý do để làm tròn lên.
Tài khoản riêng cũng giải quyết một vấn đề mà tỷ lệ phần trăm một mình không thể: thu nhập không đều. Doanh thu ngành nghề không đến thành mười hai lát đều nhau, mà đến như một tháng 14.000 đô la, rồi một tháng 3.000 đô la, rồi hai tháng tốt. Một nhà thầu định "để dành tiền thuế khi làm ăn khấm khá" sẽ phát hiện những tháng khấm khá đã có kế hoạch chi tiêu riêng (nâng cấp dụng cụ, trả nợ dồn từ tháng eo hẹp), và việc tiết kiệm không bao giờ thực sự bắt đầu. Việc chuyển khoản theo từng khoản thanh toán né tránh toàn bộ vấn đề tâm lý đó: khoản trích trước tự điều chỉnh quy mô. Tháng lớn, khoản chuyển lớn; tháng nhỏ, khoản chuyển nhỏ. Không tháng nào cần đến một quyết định bằng ý chí, vì quyết định đã được đưa ra một lần, từ lúc chưa có đồng nào cụ thể đang bị đặt cược.
Đôi khi nhà thầu chống lại điều này vì coi số tiền đó "nằm im không làm gì". Đó là điều ngược lại với nằm im: khoản tiền ấy đang làm công việc có giá trị cao nhất mà tiền có thể làm cho một doanh nghiệp nhỏ, đó là khiến số dư bạn nhìn mỗi ngày nói thật.
Làm sao để giữ con số trung thực suốt cả năm?
Kiểu thất bại cuối cùng là sự trôi dạt. Bạn đặt 20% vào tháng Ba, việc kinh doanh thay đổi, chi phí tăng vọt hoặc một hợp đồng lớn xuất hiện, và đến tháng Mười Một con số trung thực đã là 24% nhưng bạn vẫn đang chuyển 20%. Cách phòng thủ là sự minh bạch: khoản trích trước không phải là một quyết định bạn đưa ra một lần; đó là một con số bạn liếc qua hàng tháng.
Ba lần liếc qua là đủ:
- Thuế đã thu so với thuế đã trích. Dòng thuế bán hàng trên các hóa đơn trong kỳ, đối chiếu với những gì thực sự đã chuyển vào tài khoản thuế. Hai con số này nên khớp đến từng đồng; nếu có khoảng chênh, nghĩa là thói quen đã bị lơi lỏng.
- Xu hướng lợi nhuận so với tỷ lệ phần trăm. Nếu biên lợi nhuận đang cao hơn mức của năm bạn dùng để hiệu chỉnh, tỷ lệ phần trăm thuế thu nhập của bạn đã lỗi thời theo hướng thấp. Lợi nhuận cao hơn nghĩa là phần nợ thuế cũng lớn hơn.
- Lịch tạm nộp. Một khi bạn thuộc diện phải tạm nộp, các hạn nộp (theo quý ở Canada, một nhịp tương tự cho khoản ước tính thuế ở Mỹ) là những sự kiện dòng tiền cần thấy trước, chứ không phải những chiếc phong bì ập đến bất ngờ.
Đây là nơi phần mềm thực sự giúp ích, vì các dữ liệu đầu vào đã có sẵn trong hồ sơ của bạn. Zeus đặt một biểu đồ theo dõi khoản trích trước thuế ngay trên bảng điều khiển chính: biểu đồ này đọc thuế đã thu trên các hóa đơn của bạn và hiển thị số tiền nên có trong tài khoản riêng đó, liên tục, nên mục tiêu là một con số bạn nhìn thấy giữa các công việc, chứ không phải một con số phải dựng lại vào tháng Tư. Hóa đơn, thanh toán và biên nhận của bạn cung cấp dữ liệu cho biểu đồ này khi bạn làm việc; cái liếc nhìn thay thế cả bảng tính.
Cơn đau tim từ chiếc phong bì màu nâu hoàn toàn có thể tránh được. Số tiền đó vốn dĩ luôn sẽ ra đi; khoản trích trước chỉ khiến nó ra đi thành từng mảnh nhỏ hàng tuần mà bạn không bao giờ để ý, thay vì một lần cắt cụt vào mùa xuân mà bạn không bao giờ quên.
Zeus phù hợp ở đâu
Khoản trích trước chỉ trung thực bằng đúng dòng thuế nằm dưới nó, và dòng đó phải bước ra từ những hóa đơn bạn thực sự đã phát hành chứ không phải từ một tỷ lệ phần trăm bạn nhớ mang máng là đã chọn hồi tháng Ba.
Thuế được lưu dưới dạng thuế suất và được khóa lại trên tài liệu ngay khoảnh khắc nó được phát hành, nên một hóa đơn từ tháng Năm vẫn mang thuế suất của tháng Năm khi bạn mở nó ra vào tháng Giêng, bất kể chuyện gì đã thay đổi ở giữa. Các khoản thanh toán được ghi nhận vào đúng hóa đơn của chúng, nên nửa đã thu của phép tính chính là các hóa đơn chứ không phải một lượt cuộn qua sao kê ngân hàng. Ở phía bên kia, biên nhận được quét ngay tại quầy sẽ đọc thành các khoản chi, và đó là chỗ phần thuế bạn đã trả trên những lần mua của chính mình được ghi lại thay vì ra đi cùng tờ giấy. Tiền được giữ chính xác đến từng xu xuyên suốt, nên số tiền bạn chuyển sang ngay khi nhận được là con số chính xác. Đến kỳ nộp, nó xuất ra dưới dạng tệp CSV, tệp .IIF cho QuickBooks hoặc một gói PDF, còn công cụ tính lợi nhuận công việc nằm ngay cạnh các trang về tiền bạc cho phiên bản tính theo từng công việc. Zeus ghi nhận và sắp xếp; bạn nợ bao nhiêu và nợ đến khi nào là chuyện giữa bạn, kế toán của bạn và cơ quan thuế.
Trang tính năng bao quát những gì nó còn làm nữa. Quy mô khởi đầu không tốn gì và không bao giờ hết hạn, còn mỗi quy mô gồm những gì thì bạn đọc được trên trang giá. Hãy cài nó lên điện thoại và để dòng thuế làm phép tính giúp bạn.
Chiếc phong bì màu nâu chưa bao giờ là sự kiện. Sự kiện là mỗi khoản tiền về trông như tiền mới vào đúng ngày nó về, trong khi một phần của nó chưa bao giờ là của bạn. Nhìn thấy phần chia đó ngay khi nó diễn ra chính là toàn bộ cách chữa.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên dùng tỷ lệ phần trăm nào nếu đây là năm đầu tiên và tôi chưa có số liệu?
Bắt đầu ở dòng thuế cộng 25% số tiền hóa đơn trước thuế và coi đó là mức cố ý cao. Năm đầu tiên chính xác là lúc những bất ngờ tập trung lại: ngưỡng đăng ký, khoản tạm nộp bị kích hoạt cho năm sau, một kế toán phát hiện ít khoản khấu trừ hơn bạn hy vọng. Nếu khai thuế cho thấy bạn đã trích quá nhiều, phần thừa là của bạn và tỷ lệ phần trăm năm sau sẽ được hiệu chỉnh giảm xuống. Hãy xác nhận điểm khởi đầu với một kế toán; một cuộc trò chuyện ngắn đáng giá hơn cả một năm đoán mò.
Tôi có nên trích từ mọi khoản thanh toán, kể cả tiền đặt cọc và thanh toán một phần không?
Có, và đặc biệt là tiền đặt cọc. Một khoản đặt cọc mang theo phần thuế của nó, và GST/HST thường được tính khi một khoản tiền đến hạn hoặc được thanh toán, chứ không phải đến khi bạn hoàn thành xong công việc (chi tiết về thời điểm khác nhau; hãy hỏi kế toán của bạn). Về mặt thực tế, áp dụng thói quen này cho mọi đồng tiền đến, đặt cọc, thanh toán một phần và thanh toán cuối cùng đều như nhau, cũng chính là điều giữ cho thói quen này là một phản xạ chứ không phải một quyết định phải cân nhắc.
Nếu tôi đã bị chậm trễ và đang có nợ thuế thì sao?
Hai bước, theo thứ tự. Trước tiên, bắt đầu khoản trích trước ngay hôm nay với mức đầy đủ trên toàn bộ doanh thu mới, nếu không cái hố sẽ ngày càng sâu dưới chân bạn trong khi bạn cố tát nước ra. Thứ hai, liên hệ cơ quan thuế về một thỏa thuận trả góp thay vì im lặng; cả CRA và IRS đều xử lý các kế hoạch trả góp thường xuyên, và tiền lãi trên một khoản nợ đã được thừa nhận kèm thỏa thuận vẫn tốt hơn tiền phạt trên một khoản nợ bị lờ đi. Đây chính xác là tình huống mà một kế toán xứng đáng với khoản phí của mình.
Tài khoản trích trước có nên sinh lãi không?
Nếu dễ dàng, thì nên: một tài khoản tiết kiệm lãi suất cao tại ngân hàng của bạn là một nơi tốt để giữ khoản đó, và tiền lãi là một khoản thưởng nhỏ (lưu ý là chính khoản lãi này cũng bị đánh thuế). Nhưng đừng để việc tối ưu lãi suất tạo thêm ma sát cho việc chuyển khoản hoặc đẩy tiền vào chỗ khó rút ra vào lúc cần nộp thuế. Nhiệm vụ của tài khoản này mang tính hành vi, không phải tài chính: nó tồn tại để giữ một con số trung thực trước mắt bạn, và thói quen chuyển tiền ngay trong ngày quan trọng hơn lãi suất gấp trăm lần.
ZEUS