Câu trả lời ngắn gọn: một câu hỏi có thể phân loại mọi khoản mua sắm. Nếu công việc này biến mất, khoản chi này có biến mất theo không? Trả lời có: chi phí công trình, gắn với công việc đó. Trả lời không: chi phí vận hành, thuộc về doanh nghiệp. Trộn lẫn hai loại này sẽ làm sai lệch cả giá bán lẫn tình hình thuế của bạn cùng lúc, theo hai hướng ngược nhau.
Một người thợ thạch cao hoàn tất công việc ở một tầng hầm và tính toán lại: hóa đơn 9.200 đô la, vật tư 3.100 đô la, nhân công 3.800 đô la. Còn dư khoảng 2.300 đô la. Cảm giác như một thắng lợi.
Cùng tháng đó, giá đỡ thang trên xe cần thay, bảo hiểm xe đến hạn gia hạn, gói cước điện thoại tính tiền, máy nén khí cần bảo dưỡng, và bảo hiểm trách nhiệm dân sự trích một khoản hằng tháng. Không khoản nào trong số đó gắn với công việc nào cả. Tất cả đều lấy từ cùng một tài khoản ngân hàng. Và đến cuối một tháng đầy những công việc "có lãi", tài khoản đó chẳng hiểu sao vẫn không nhúc nhích.
Anh ấy không lỗ trên từng công việc. Anh ấy đang mất tiền ở khoảng giữa các công việc, và không thể nhìn thấy điều đó, vì mọi khoản chi đều đổ chung vào một đống lẫn lộn. Đống đó có một vấn đề về tên gọi: hai loại chi phí hoàn toàn khác nhau đang nằm chung trong đó, và mọi con số hữu ích trong doanh nghiệp của anh — giá bán, báo cáo công trình, tờ khai thuế — đều phụ thuộc vào việc tách riêng chúng.
Hai chiếc giỏ, được xác định bằng một câu hỏi
Chi phí công trình (kế toán gọi là "giá vốn hàng bán" hoặc "chi phí trực tiếp") là những khoản chi tồn tại vì một công việc cụ thể tồn tại. Gỗ cho sàn deck nhà Henderson. Thợ điện thầu phụ cho tầng hầm. Phí xử lý rác cho lần phá dỡ đó. Số giờ bạn và đội thợ bỏ ra tại địa chỉ đó. Nếu khách hàng không bao giờ gọi điện, khoản chi đó sẽ không bao giờ phát sinh.
Chi phí vận hành (chi phí gián tiếp) là những gì cần để duy trì việc kinh doanh nói chung. Bảo hiểm, xe tải cùng xăng và sửa chữa, điện thoại, dụng cụ và việc bảo trì, phần mềm, quảng cáo, kế toán viên, tiền thuê xưởng, phí gia hạn giấy phép hành nghề. Những khoản này vẫn tiếp diễn dù tháng này có chín công việc hay không có công việc nào.
Câu hỏi phân loại chỉ gói gọn trong một câu: "Nếu công việc này biến mất, khoản chi này có biến mất theo không?" Có: chi phí công trình. Không: chi phí vận hành.
Đưa các trường hợp mập mờ qua câu hỏi này thì phần lớn sẽ được giải quyết. Vít mua cho công trình deck này: chi phí công trình. Hộp vít lớn để trong xe tải và phục vụ hai mươi công việc: chi phí vận hành, hay hàng tồn kho ở xưởng, cho đến khi được sử dụng. Xăng cho chuyến đi đặc biệt tới công trường xa: có thể xem là chi phí công trình; việc di chuyển hằng ngày giữa các buổi báo giá và nhà cung cấp: chi phí vận hành. Một lưỡi cắt mòn vì một lần cắt bê tông cực nặng: về bản chất là chi phí công trình; mức hao mòn lưỡi cắt thông thường: chi phí vận hành. Đừng quá đắn đo với những khoản mập mờ. Hãy nhất quán, và làm đúng các hạng mục lớn, vì thiệt hại từ việc trộn lẫn không nằm ở những trường hợp biên. Thiệt hại nằm ở việc đổ nguyên cả một giỏ vào giỏ kia.
Công cụ tính phần trăm cộng thêm và biên lợi nhuận chuyển đổi qua lại giữa hai chỉ số này và cho thấy giá bán cùng lợi nhuận đằng sau cả hai.
Việc trộn lẫn ảnh hưởng gì đến giá bán của bạn
Đây là cơ chế, và nó vận hành theo cả hai hướng.
Đổ chi phí vận hành vào công trình khiến các công việc của bạn trông thiếu lãi một cách ngẫu nhiên. Tháng nào bảo hiểm đến hạn, công việc nào bạn tình cờ gán khoản đó vào sẽ trông rất tệ. Bạn kết luận rằng làm phòng tắm là lỗ, trong khi thực ra phòng tắm vẫn ổn và giá đỡ thang của bạn mới hỏng. Việc so sánh giữa các công việc — thứ dạy bạn nên theo đuổi loại việc nào — biến thành nhiễu.
Bỏ qua hoàn toàn chi phí vận hành, sai lầm phổ biến hơn, khiến mọi công việc trông tốt hơn thực tế. Khoản "thắng lợi" 2.300 đô la của người thợ thạch cao là có thật ở cấp độ công việc. Nhưng nếu doanh nghiệp của anh phải gánh 3.400 đô la chi phí vận hành mỗi tháng và anh hoàn thành ba công việc như vậy mỗi tháng, tình hình thực tế của anh là 6.900 đô la biên lợi nhuận công trình trừ đi 3.400 đô la chi phí vận hành: 3.500 đô la cho cả tháng, trước thuế cá nhân — một khoản đệm mỏng hơn nhiều so với những gì ba khoản "thắng lợi 2.300 đô la" đã gợi ý. Những nhà thầu định giá theo kiểu này vừa cảm thấy bận rộn vừa cảm thấy hết tiền cùng lúc, và cảm giác đó là chính xác.
Cách khắc phục là biến chi phí vận hành thành một con số đã biết, được tính sẵn vào giá, thay vì một khoản rò rỉ âm thầm:
- Tổng hợp chi phí vận hành thực tế trong một năm. Bảo hiểm, xe cộ, điện thoại, dụng cụ, phần mềm, tiếp thị, kế toán viên, tiền thuê, mọi thứ không gắn với công việc nào. Giả sử tổng là 41.000 đô la.
- Đếm năng lực giờ tính phí một cách trung thực. Không phải 52 tuần x 40 giờ. Sau khi trừ thời gian báo giá, di chuyển, chạy đi lấy vật tư, hành chính, thời tiết xấu và những tuần trống, một con số thực tế cho người làm một mình có thể là 1.300 giờ tính phí.
- Chia. 41.000 đô la trên 1.300 giờ là khoảng 31,50 đô la mỗi giờ tính phí. Đó là tỷ lệ thu hồi chi phí vận hành của bạn: mức mà mỗi giờ làm việc phải đóng góp trước khi nhân công của bạn bắt đầu sinh lời và trước khi có bất kỳ lợi nhuận nào.
- Đưa con số đó vào đơn giá của bạn. Nếu tay nghề của bạn đáng giá 55 đô la một giờ và bạn muốn có biên lợi nhuận thực sự cộng thêm, đơn giá tính phí của bạn phải bù được 55 đô la cộng 31,50 đô la cộng biên lợi nhuận — gọi tròn là 100 đô la trở lên — trước khi đơn giá đó thực sự làm tròn vai trò của mình.
Những nhà thầu bỏ qua bước này thường đưa ra đơn giá bằng cách sao chép người thợ ở khu bên cạnh, người mà họ chẳng hề biết chi phí vận hành ra sao, hoặc bằng cách suy ngược từ mức cảm thấy "tính được". Cả hai cách đều thường xuyên tạo ra những đơn giá đủ trang trải phần chi phí nhìn thấy được nhưng âm thầm bỏ đói phần chi phí vô hình.
Biết được con số này còn cho bạn câu trả lời khi khách hàng phản đối đơn giá của bạn:
"Mức giá đó không phải là tiền lương của tôi. Nó gánh cả bảo hiểm, chiếc xe tải có đầy đủ giấy phép, dụng cụ và chế độ bảo hành đứng sau công việc. Phần tôi thực sự mang về nhà chỉ là một phần nhỏ trong đó."
Cái bẫy khi đội thợ mở rộng
Một lời cảnh báo cho các đội thợ đang phát triển: chi phí vận hành không tăng trưởng một cách "lịch sự". Chi phí vận hành của một người làm một mình là một chiếc xe tải và một chiếc điện thoại; thêm hai thành viên vào đội là đột nhiên có thêm một chiếc xe, nhiều bảo hiểm hơn, nhiều dụng cụ di chuyển hơn, có thể là một xưởng nhỏ, và thêm người dùng phần mềm. Những nhà thầu phát triển từ một người thành đội bốn người thường vẫn định giá theo bức tranh chi phí vận hành từ thời họ còn làm một mình, vì không ai tính lại phép chia đó. Hãy tính lại tỷ lệ thu hồi mỗi năm một lần, và bất cứ khi nào doanh nghiệp thay đổi quy mô — một nhân viên mới, một chiếc xe mới, một hợp đồng thuê xưởng. Hai mươi phút làm phép tính đó chính là ranh giới giữa sự phát triển có tích lũy và sự phát triển chỉ khiến bạn bận rộn hơn với cùng một số dư ngân hàng.
Việc trộn lẫn ảnh hưởng gì đến thuế của bạn
Hậu quả thứ hai âm thầm hơn và xuất hiện vào tháng Tư.
Nói rõ về điều không thay đổi: cả hai loại chi phí nhìn chung đều được khấu trừ thuế cho doanh nghiệp. Trộn lẫn chúng thường không làm thay đổi tổng khoản khấu trừ của bạn. Điều thực sự thay đổi là liệu tờ khai của bạn có chính xác trong từng chi tiết hay không, và liệu bất kỳ ai — kế toán viên của bạn, một cán bộ thanh tra thuế, hay chính bạn — có thể kiểm chứng được nó hay không.
Quy tắc về thời điểm ghi nhận khác nhau giữa hai loại chi phí. Vật tư mua cho công trình liên quan đến hàng tồn kho và công việc dở dang: vật tư nằm trong xưởng vào cuối năm, hoặc chi phí của một công việc dở dang vắt qua ranh giới năm, không được xử lý giống như hóa đơn bảo hiểm bạn thanh toán vào tháng Ba. Nếu mọi thứ nằm chung một đống, kế toán viên của bạn phải dựng lại xem từng khoản thuộc đống nào, và việc dựng lại đó được tính phí theo giờ. Cũng có những hạng mục có cách xử lý đặc biệt riêng dù chúng nằm ở đâu: chi phí ăn uống chỉ được khấu trừ 50%, chi phí xe cần tách theo tỷ lệ sử dụng cho việc kinh doanh, dụng cụ vốn hóa được khấu hao dần qua nhiều năm thay vì khấu trừ ngay một lần. Một sổ sách được phân loại rõ ràng chính là thứ giúp tìm ra những điều chỉnh đó. Cách áp dụng cụ thể ra sao còn tùy theo quốc gia, tỉnh bang hoặc tiểu bang: hãy xác nhận với kế toán viên của bạn.
Khả năng kiểm chứng mới là vấn đề lớn hơn. Một đợt thanh tra thuế bắt đầu từ các dòng chi phí bạn khai và hỏi xem đằng sau đó là gì. "Vật tư: 61.000 đô la" được chứng minh bằng một chuỗi biên nhận rõ ràng, mỗi biên nhận được ghi vào đúng tên công việc, đọc lên như một doanh nghiệp hiểu rõ chính mình. Cùng con số 61.000 đô la đó nhưng được chứng minh bằng một đống chi phí lẫn lộn không phân loại — một phần là gỗ deck, một phần là xăng có vẻ dùng cho việc cá nhân, một phần là một bí ẩn — sẽ khiến cán bộ thanh tra bắt đầu lần theo từng manh mối. Sổ sách được sắp xếp gọn gàng không chỉ tiện lợi hơn; nó còn đáng tin hơn, và độ đáng tin đó rút ngắn thời gian thanh tra.
Và phí kế toán viên của bạn phản ánh đúng mức độ lộn xộn của bạn. Mỗi giờ họ dành ra để phân loại các khoản chi của bạn là một giờ bị tính phí để làm công việc mà bạn có thể đã làm chỉ trong hai mươi giây mỗi lần mua, ngay tại quầy, khi bạn còn nhớ rõ câu trả lời.
Thói quen giữ cho hai giỏ luôn sạch sẽ
Tất cả những điều trên gói gọn lại thành một quy tắc vận hành duy nhất: mỗi đồng tiền rời khỏi doanh nghiệp được gán vào đúng giỏ ngay tại thời điểm chi ra. Không phải vào cuối tháng, không phải vào tháng Tư. Ngay tại quầy, câu hỏi "khoản này cho công việc nào?" có câu trả lời hiển nhiên. Ba tuần sau, câu trả lời chỉ còn là một cái nhún vai.
Vậy nên: biên nhận được chụp ngay lúc mua, ghi vào tên công việc cụ thể hoặc vào chi phí vận hành, chỉ một cú chạm để quyết định. Giờ công được ghi nhận vào đúng công việc chúng phục vụ. Hóa đơn nhà thầu phụ được gắn vào công việc đã dùng đến nó. Khi bạn thực sự không biết khoản chi thuộc giỏ nào ngay tại quầy — một khoản mua bất thường, một dụng cụ có thể ở lại một công trường lâu dài — hãy mặc định gán nó vào chi phí vận hành và ghi chú lại; một lần soát lại danh sách chi phí vận hành mỗi tháng, mất khoảng hai phút, sẽ bắt được những khoản đáng lẽ thuộc về một công việc cụ thể, và cách này tốt hơn nhiều so với việc giữ biên nhận rời cho đến khi bạn quyết định. Làm được điều này, cả hai báo cáo quan trọng của bạn sẽ tự động hình thành: lợi nhuận thực theo từng công việc ở một bên, tổng chi phí vận hành thực ở bên kia, và một bức tranh hằng tháng cuối cùng cũng giải thích được tiền đã đi đâu.
Zeus vạch ranh giới này xuyên suốt toàn bộ sản phẩm. Chi phí ghi vào một công việc — vật tư, biên nhận, hóa đơn nhà thầu phụ, giờ công đã ghi nhận — tạo nên báo cáo lợi nhuận của công việc đó. Mọi thứ khác đi vào Chi phí doanh nghiệp, một sổ chi phí vận hành riêng biệt không bao giờ làm nhiễu con số của một công việc. Và vì cả hai giỏ đều trung thực, báo cáo Chi phí doanh nghiệp có thể hiển thị con số thực sự quan trọng: lợi nhuận sau Chi phí doanh nghiệp — biên lợi nhuận công trình của bạn sau khi đã trừ sẵn chi phí duy trì hoạt động kinh doanh — được chia theo hạng mục cho bất kỳ khoảng thời gian nào bạn chọn. Đó là con số mà người thợ thạch cao đã không thể nhìn thấy, chỉ trên một màn hình, mỗi tháng.
Hai chiếc giỏ, một câu hỏi cho mỗi lần mua sắm, và cả giá bán lẫn tờ khai thuế của bạn bắt đầu nói lên sự thật.
Câu hỏi thường gặp
Tiền lương của chính tôi thuộc chi phí công trình hay chi phí vận hành?
Giờ công bạn làm trên một công việc là chi phí công trình, và bạn nên ghi nhận cũng như định giá nó như của bất kỳ thành viên đội thợ nào khác, theo mức giá thị trường, nếu không, báo cáo công trình của bạn sẽ tô hồng mọi công việc bạn trực tiếp tham gia. Khoản bạn trả cho chính mình ngoài đó ra — tiền rút của chủ sở hữu hoặc lương điều hành doanh nghiệp — hoạt động giống chi phí vận hành. Nhầm lẫn hai khoản này là lý do phổ biến nhất khiến mọi công việc của một người làm một mình trông có lãi trong khi cả năm thì không.
Xe tải của tôi là chi phí công trình hay chi phí vận hành?
Gần như trong mọi trường hợp thực tế, đó là chi phí vận hành: nó phục vụ mọi công việc, nên không công việc nào nên gánh riêng nó. Những ngoại lệ có thể biện minh là chi phí xe đặc thù cho một công việc: thuê một chiếc xe nâng người cho một công trường, một chuyến chở hàng bất thường cho một hợp đồng. Vì mục đích thuế, xe cũng cần được tách theo tỷ lệ sử dụng cho việc kinh doanh và cá nhân, với các quy định hồ sơ riêng tùy theo quốc gia, tỉnh bang hoặc tiểu bang. Đó là chuyện nên ngồi lại trao đổi với kế toán viên.
Làm sao tôi phân bổ chi phí vận hành cho từng công việc mà không giả vờ chính xác?
Phần lớn là đừng phân bổ theo từng công việc; hãy thu hồi nó qua đơn giá. Phương pháp lấy tổng chi phí vận hành hằng năm chia cho số giờ tính phí cho bạn một tỷ lệ thu hồi theo giờ để đưa vào giá bán, đạt được mục tiêu — mọi công việc đều đóng góp — mà không cần giả vờ biết chính xác phòng tắm này đã tiêu tốn 212,40 đô la tiền bảo hiểm. Việc phân bổ theo từng công việc quan trọng hơn với các gói thầu lớn và hợp đồng nhiều tháng, nơi kế toán viên của bạn có thể giúp chọn một phương pháp hợp lý.
Việc phân tách này có thực sự thay đổi số thuế tôi phải nộp không?
Thường là không thay đổi tổng khoản khấu trừ — cả hai giỏ nhìn chung đều được khấu trừ — nhưng nó thay đổi thời điểm ghi nhận trong các trường hợp liên quan đến hàng tồn kho và công việc dở dang cuối năm, quyết định liệu các quy tắc riêng theo hạng mục — ăn uống, xe cộ, tài sản vốn hóa — có được áp dụng đúng hay không, và thay đổi rất lớn mức độ đáng tin của tờ khai khi bị rà soát. Hãy xem việc phân tách này không hẳn là một mẹo thuế, mà là sự khác biệt giữa một sổ sách trả lời được câu hỏi và một sổ sách thì không.
ZEUS