Câu trả lời ngắn gọn: Cảm giác hài lòng về khoản thanh toán cuối cùng không nói lên điều gì cả. Việc một công việc có sinh lời hay không phụ thuộc vào số giờ công so với những gì bạn đã báo giá, cộng với mọi biên nhận thuộc về công việc đó, đối chiếu với mức lợi nhuận bạn đã định giá trước. Trực giác của bạn thường sai nhiều hơn đúng trong chuyện này, bởi vì chính những giờ công không ai ghi lại mới là những giờ công "ăn" mất lợi nhuận.
Khoản thanh toán cuối cùng về đến tài khoản đúng lúc bạn đang chất đồ lên xe tải. Bạn thấy tiền báo về (cửa sau đã hạ, tấm bạt lót đã gấp được một nửa, chút ánh sáng ban ngày cuối cùng đang tắt dần) và bạn làm phép tổng kết mà nhà thầu nào cũng làm vào khoảnh khắc đó. Khách hàng tốt. Không có khiếu nại quay lại. Gạch lát đẹp. Cảm giác như một công việc thành công.
Cụm từ "cảm giác như" là chỗ gánh nặng nhất trong câu đó, bởi vì cảm giác không hề có biên nhận đi kèm. Cảm giác không nhớ chuyến đi mua thêm vật liệu lần thứ hai vào ngày thứ tư, hay buổi sáng thứ Bảy người phụ việc của bạn dành ra để lắp lại cánh cửa bị lệch, hay nửa ngày phát sinh của thợ ống nước mà bạn gật đầu cho qua vì lịch trình đang bị chậm. Cảm giác chỉ nhớ cái bắt tay và khoản tiền cọc. Mọi thứ diễn ra giữa hai thời điểm đó là một vùng mờ.
Ở đâu đó trong vùng mờ ấy là câu trả lời cho câu hỏi duy nhất quyết định việc kinh doanh của bạn có hiệu quả hay không: công việc đó có sinh lời, hay chỉ đơn thuần tạo ra doanh thu?
Vì sao trực giác của bạn lại sai về lợi nhuận công việc?
Nếu trực giác sai một cách ngẫu nhiên, những sai số đó sẽ tự triệt tiêu lẫn nhau và bạn vẫn có thể tiếp tục dựa vào nó. Nhưng trực giác không ngẫu nhiên. Nó thiên về hướng lạc quan, và sự thiên lệch đó có cơ chế riêng.
Bạn nhớ chính xác doanh thu, vì bạn đã ghi nó lại. Doanh thu nằm trên hóa đơn, đã về tài khoản, có một con số cụ thể đi kèm. Chi phí thì xuất hiện dưới dạng những mảnh vụn rời rạc: một biên nhận nằm trong hộc để ly, một giờ công ở đây, một khoản phí đổ rác ở kia, một hóa đơn của thầu phụ xuất hiện hai tuần sau khi công việc đã đóng. Không ai nhớ đúng được tổng của bốn mươi con số nhỏ lẻ, nên bộ não thay thế bằng một câu chuyện. Câu chuyện đó được dựng lên từ những phần của công việc dễ thấy và mang tính xã giao (khách hàng hài lòng, công việc trông đẹp mắt), và những phần đó chẳng liên quan gì đến lợi nhuận.
Hãy chạy lại phiên bản trung thực của một công việc "cảm giác tốt". Bạn báo giá một phòng tắm là 12.400 đô la và khách hàng đã trả đủ từng đồng. Vật liệu tốn 4.830 đô la trên mười một biên nhận. Bạn và người phụ việc làm tổng cộng 148 giờ. Tính theo mức lương thực tế của những giờ đó, kể cả một mức lương thực sự cho chính bạn, con số là khoảng 5.180 đô la. Thầu phụ ống nước tính 1.350 đô la. Phí đổ rác, lưỡi cưa và những khoản lặt vặt không ai theo dõi: 260 đô la. Tổng chi phí: 11.620 đô la. Công việc "cảm giác tốt" đó chỉ thu về 780 đô la lợi nhuận. Đó là biên lợi nhuận 6%: không phải lỗ, nhưng chỉ là ba tuần đủ trả lương cho mọi người và gần như không còn gì cho doanh nghiệp, bên đã gánh toàn bộ rủi ro.
Bạn không thể cảm nhận được sự khác biệt giữa công việc đó và một công việc thu về 2.800 đô la lợi nhuận. Trên giấy tờ, sự khác biệt hiện ra ngay lập tức.
Công cụ tính phần trăm cộng thêm và biên lợi nhuận chuyển đổi qua lại giữa hai chỉ số này và cho thấy giá bán cùng lợi nhuận đằng sau cả hai.
Bật tính năng này lên trước khi bạn cần đến nó
Trong Zeus, tính năng theo dõi chi phí công việc nằm sau một công tắc bật/tắt, và mặc định công tắc đó ở trạng thái tắt. Nếu bạn chưa từng thấy số liệu chi phí trên các công việc của mình, đó là điều đầu tiên cần kiểm tra. Vào Cài đặt, mở Tính năng ứng dụng và bật Chi phí công việc, công tắc có ghi "Biên nhận, chi phí công việc & theo dõi nhà cung cấp". Mặc định tính năng này không bật sẵn, vì nhiều đội thợ chỉ muốn lên lịch và xuất hóa đơn, nhưng không điều gì trong bài viết này có tác dụng cho đến khi nó được bật lên. Điều thứ hai cần kiểm tra là gói bạn đang dùng. Giờ công và vật tư lấy từ Bảng giá đều được tính chi phí ở mọi gói, nhưng quét biên nhận và Chi phí doanh nghiệp thuộc về Zeus Pro, nên ở gói Free hai dòng chi phí đó vẫn bị khóa và ứng dụng sẽ báo cho bạn biết khi bạn mở chúng.
Hãy bật nó lên ngay hôm nay, không phải vào cuối công việc mà bạn đang băn khoăn. Một báo cáo lợi nhuận chỉ tốt bằng những gì đã được ghi nhận trong lúc công việc đang diễn ra. Số liệu dựng lại sau đó từ trí nhớ vẫn chỉ là kiểu kể chuyện cũ, khoác thêm một tấm áo bảng tính.
Điều gì cấu thành con số lợi nhuận của một công việc?
Lợi nhuận công việc là bốn dòng chi phí đối chiếu với một dòng doanh thu. Mỗi dòng chi phí đi kèm một thói quen ghi nhận, và những thói quen đó chính là toàn bộ vấn đề.
Giờ công, từ tính năng theo dõi thời gian. Mọi người trên công trường chấm công vào/ra, và số giờ được ghi trên bảng chấm công riêng cho từng công việc. Có hai quy tắc trung thực ở đây. Thứ nhất, tính chi phí giờ công theo mức tốn kém thực tế, không phải mức bạn tính giá cho khách. Một mức lương 38 đô la không phải là mức giá tính cho khách 95 đô la, và dùng nhầm con số sẽ khiến mọi công việc trông đẹp hơn thực tế. Thứ hai, hãy tính giờ công của chính bạn theo một mức lương thực tế. Sự tự lừa dối lâu đời nhất trong ngành xây dựng là "công lao động miễn phí" của chủ thầu, và đó chính xác là cách một công việc lỗ lại được nhớ thành một công việc thắng lợi. Một điều cần nói rõ: Zeus đếm số giờ, nhưng không phải là hệ thống trả lương. Việc trả lương diễn ra ở bất cứ nơi nào nó vốn đang diễn ra.
Vật liệu, từ Bảng giá. Các dòng mục kéo từ Bảng giá của bạn vào công việc đều mang theo chi phí đi kèm, nên mọi thứ bạn báo giá đều được tính chi phí ngay từ lúc lập báo giá.
Biên nhận, từ quầy nhà cung cấp. Những thứ bạn mua mà chưa từng có trong báo giá (thêm một lớp cản hơi, tuýp keo trám loại tốt thứ ba) được chụp ảnh trước khi xe tải rời bãi đỗ. Zeus biến tấm ảnh thành một khoản chi phí bằng cách đọc biên nhận, và bạn gán nó cho công việc tương ứng. Thời điểm chụp ngay tại bãi đỗ rất quan trọng: một biên nhận nằm trong hộc để ly cả tuần có xác suất được ghi nhận chỉ ngang một lần tung đồng xu.
Chi phí thầu phụ. Hóa đơn của thầu phụ được ghi vào đúng công việc ngay hôm nó đến tay bạn, chứ không phải khi bạn tình cờ thanh toán, và càng không phải là không bao giờ.
Đối trọng với tất cả những khoản đó là doanh thu đã xuất hóa đơn: những gì bạn thực sự đã tính tiền, kể cả các khoản phát sinh thêm. Không phải con số báo giá. Nếu khách hàng yêu cầu ba khoản phát sinh mà những khoản đó chưa bao giờ được đưa vào hóa đơn, báo cáo sẽ cho thấy giờ công vượt mức, trong khi thực chất đó là một lỗi xuất hóa đơn. Đó cũng là một câu trả lời đáng để biết.
Giữ chi phí quản lý chung tách khỏi công việc
Có một cám dỗ rất lớn là dồn mọi chi phí kinh doanh vào bất kỳ công việc nào đang mở trong tuần đó: khoản trả góp xe tải, phí gia hạn bảo hiểm, cái thang mới. Hãy cưỡng lại điều đó. Đó là chi phí quản lý chung, thuộc về mục Chi phí doanh nghiệp, khoản mà Zeus cố tình giữ tách biệt khỏi chi phí công việc.
Đây không phải là sự khắt khe kiểu kế toán. Việc trộn lẫn chi phí quản lý chung vào các công việc ngẫu nhiên làm sai lệch cả hai con số cùng lúc. Công việc nào vô tình "hứng" hóa đơn bảo hiểm sẽ trông như một thảm họa dù thực tế không phải vậy, còn chi phí quản lý chung thực sự của bạn, khoản mà đơn giá của bạn phải bù đắp trên mọi công việc, thì vẫn không ai biết là bao nhiêu. Biên lợi nhuận của một công việc cho bạn biết công việc đó có được định giá đúng hay không. Khoảng cách giữa tổng biên lợi nhuận của tất cả các công việc và số tiền thực sự còn lại trong tài khoản ngân hàng cho bạn biết đơn giá của bạn có đủ nuôi sống doanh nghiệp hay không. Bạn cần cả hai tín hiệu, và điều đó có nghĩa là hai khoản này phải được giữ tách biệt.
Đọc hiểu báo cáo
Khi Chi phí công việc đã bật và các thói quen ghi nhận đang chạy đều, báo cáo lợi nhuận công việc không còn là một biểu mẫu nữa mà trở thành một lời phán quyết. Ba thói quen giúp bạn đọc nó đúng cách.
Nhìn vào tỷ lệ phần trăm lợi nhuận, không phải số tiền lợi nhuận. 900 đô la lợi nhuận trên một công việc dịch vụ hai ngày là một khoản thu nhập tốt. 900 đô la trên một công việc cải tạo ba tuần là một tình huống khẩn cấp diễn ra chậm rãi. Tỷ lệ phần trăm mới là thứ giúp các công việc có thể so sánh được với nhau.
So sánh những thứ tương đồng với nhau. Phòng tắm so với phòng tắm, nâng cấp bảng điện so với nâng cấp bảng điện. Công việc dịch vụ và công việc dự án vốn có biên lợi nhuận khác nhau về bản chất, và trộn lẫn chúng sẽ che khuất cả hai tín hiệu.
Tìm ra dòng chi phí nào đã "ăn" mất lợi nhuận. Một công việc mỏng lãi luôn có một lý do có thể xác định được: giờ công vượt xa mức đã báo giá, một dòng vật liệu bị đội lên, một thầu phụ tốn nhiều hơn khoản dự trù hoặc doanh thu thấp hơn báo giá vì các khoản phát sinh chưa bao giờ được tính tiền. Mỗi nguyên nhân đó có một cách khắc phục khác nhau, và đó chính là lý do để nhìn kỹ vào từng dòng.
Một công việc thua lỗ là học phí. Một khuôn mẫu lặp lại là một quyết định.
Một công việc tệ đơn lẻ là thông tin bạn đã bỏ tiền ra để có được. Hãy đọc nó, tìm ra dòng chi phí nào đã thất bại, ghi lại điều bạn học được vào một Ghi chú trên công việc đó, rồi tiếp tục. Vận rủi là có thật. Chỗ mục nát ẩn giấu hay điều kiện tiếp cận công trình quá khắc nghiệt có thể nhấn chìm một công việc mà không nói lên điều gì về cách bạn định giá.
Ba công việc thua lỗ cùng một kiểu không còn là vận rủi nữa. Đó là một khuôn mẫu, và một khuôn mẫu đòi hỏi một trong ba phản ứng sau.
Định giá lại. Báo giá tiếp theo cho loại công việc đó được xây dựng từ số giờ thực tế, không phải số giờ lạc quan. Điều này thường có nghĩa là một con số cao hơn hẳn giá cũ của bạn, và việc nói điều đó với một khách hàng quen thuộc cần một kịch bản:
"Tôi sẽ nói thẳng với anh/chị: giá của tôi cho loại công việc này đã tăng lên. Vài lần gần đây chúng tôi làm, khâu chuẩn bị mất nhiều hơn cả một ngày so với trước kia, và tôi muốn báo giá thật ngay từ bây giờ hơn là để anh/chị bất ngờ vào lúc cuối."
Khách hàng đón nhận câu nói đó dễ hơn nhiều so với những gì các nhà thầu vẫn tưởng. Thứ họ khó đón nhận là phiên bản bất ngờ, đưa ra dưới dạng hóa đơn cuối cùng.
Từ chối. Một số loại công việc không thể định giá lại để có lãi trên thị trường của bạn, vì mức giá phổ biến do những người chưa bao giờ làm phép toán này đặt ra. Từ chối những công việc luôn khiến bạn lỗ tiền không phải là thu hẹp doanh nghiệp của bạn. Đó là loại bỏ phần đang âm thầm "ăn" vào phần còn lại.
Sửa quy trình. Đôi khi giá là đúng nhưng khâu thực hiện bị rò rỉ: các khoản phát sinh làm theo lời hứa miệng và chưa bao giờ được tính tiền, vật liệu bị "gánh" hàng tháng trời vì bạn không lấy tiền cọc, hai chuyến mua vật liệu mỗi ngày vì không ai chuẩn bị trước. Hãy kiểm tra xem dòng chi phí nào đã thất bại trước khi chọn cánh cửa này hay cánh cửa định giá lại. Tăng giá để bù cho một sự rò rỉ trong quy trình chỉ khiến bạn đắt đỏ hơn mà vẫn tiếp tục bị rò rỉ.
Thói quen năm phút
Không điều gì trong số này cần một buổi tối dành riêng cho việc quản trị. Khi một công việc kết thúc, hãy mở số liệu của nó ngay trong tuần đó, khi bạn vẫn còn nhớ lý do vì sao mọi thứ diễn ra như vậy. Mỗi tháng một lần, sắp xếp các công việc đã hoàn thành theo biên lợi nhuận và dành vài phút xem xét ba công việc thấp nhất. Đó là toàn bộ nghi thức, và nó dần dần thay thế cảm giác "cảm thấy như một công việc tốt" bằng sự hiểu biết thực sự.
Cảm giác lúc đứng ở cửa sau xe tải vẫn đáng để có. Chỉ là nó không phải một báo cáo tài chính.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên dùng mức lương theo giờ nào cho thời gian của chính mình?
Một mức lương thực tế cho loại công việc bạn thực sự làm, đại khái là mức bạn sẽ trả cho một người có tay nghề để cầm những dụng cụ bạn đang cầm. Không phải mức giá bạn tính cho khách, và không bao giờ là 0. Con số chính xác ít quan trọng hơn việc dùng cùng một con số cho mọi công việc, để biên lợi nhuận có thể so sánh được theo thời gian.
Tôi có thực sự phải ghi nhận từng biên nhận nhỏ không?
Một tuýp keo trám giá 6 đô la sẽ không làm thay đổi kết luận, nhưng những khoản "lặt vặt" trên một công việc thực tế lại âm thầm cộng dồn lên đến hàng trăm đô la, và việc quét biên nhận chỉ mất vài giây ngay tại quầy. Hãy đặt quy tắc "mọi biên nhận, trước khi xe tải lăn bánh". Một quy tắc có ngưỡng tiền là một quy tắc bạn sẽ mặc cả với chính mình vào cuối một ngày dài, và cái ngưỡng đó luôn thắng.
Các công việc của tôi đều báo lãi, nhưng tài khoản ngân hàng lại nói khác. Vì sao?
Biên lợi nhuận công việc là phần còn lại sau chi phí công việc. Nó vẫn phải trang trải mọi thứ trong Chi phí doanh nghiệp (bảo hiểm, xe tải, điện thoại, phần mềm) cộng với lương của chính bạn. Nếu các công việc trông khỏe mạnh mà tài khoản thì không, chi phí quản lý chung và phần bạn rút ra đang lớn hơn tổng biên lợi nhuận cộng lại. Đó là vấn đề về đơn giá, và bạn chỉ có thể chẩn đoán được điều đó vì hai khoản này đã được giữ tách biệt.
Chi phí công việc đã tắt trong mười công việc gần nhất của tôi. Tôi có nên bổ sung dữ liệu ngược lại không?
Bạn có thể thêm biên nhận và giờ công sau khi sự việc đã xảy ra, nhưng số liệu dựng lại từ trí nhớ là số liệu thiếu chắc chắn, và số liệu thiếu chắc chắn lại mở đường cho đúng kiểu kể chuyện mà bạn đang cố gắng loại bỏ. Hãy bật công tắc ngay bây giờ, ghi nhận các công việc đang chạy và để bộ dữ liệu đáng tin cậy bắt đầu từ hôm nay.
ZEUS