Báo giá gửi đi từ tháng Ba: một sàn gỗ ngoài trời, 21.400 đô la, dựa trên giá gỗ bạn hỏi tuần đó. Khách để đó, không quyết. Đến tháng Năm họ gọi lại, sẵn sàng làm. Bạn lái xe ra kho đặt vật liệu thì đúng cái danh sách ấy giờ tính ra cao hơn 2.300 đô la. Khách cầm một báo giá đã ký, có tên bạn trên đó. Nhà cung cấp cầm một bảng giá đề ngày hôm nay. Khoản 2.300 đô la kia phải có người trả, và cả hai bên đều nghĩ người đó là bạn.
Nhà thầu nào từng đi qua mấy năm gỗ, đồng và ống PVC nhảy giá vừa rồi cũng biết đúng cái cảm giác này. Mà phần lớn thiệt hại chưa bao giờ nằm ở chuyện giá nhảy. Nghề thợ xưa nay vẫn chuyển được chi phí thật sang khách, sớm hay muộn. Thiệt hại nằm ở chỗ báo giá như thể giá sẽ đứng yên, rồi tự gánh khoản chênh lệch hết việc này đến việc khác, chỉ vì trong giấy tờ không có câu nào nói ngược lại.
Bạn không kiểm soát được thị trường vật tư. Nhưng bạn kiểm soát được bốn thứ trong cách mình báo giá để đối phó với nó, và bốn thứ đó cộng lại che được gần hết mọi tình huống.
Công cụ một: một ngày hết hạn có sức nặng thực sự
Lớp bảo vệ rẻ nhất là một câu duy nhất in trên mọi báo giá: "Giá này có hiệu lực trong 30 ngày kể từ ngày ghi ở trên."
Mục đích không phải là thúc khách. Vấn đề nằm ở chỗ: một báo giá không có thời hạn chính là bạn tặng không cho khách một quyền chọn đối với giá của bạn. Họ có thể chờ sáu tháng rồi quay lại bắt bạn làm theo con số của tháng Ba. Chẳng nhà cung cấp nào cho bạn cái quyền đó; bạn cũng đừng cho ai.
Hãy để thời hạn bám theo thị trường. Ba mươi ngày là mức mặc định hợp lý khi giá còn yên. Khi mấy loại vật liệu chính đang nhảy — và bạn sẽ biết, vì tuần nào bạn cũng đứng ở quầy — hãy rút xuống 14 ngày, thậm chí 7 ngày, rồi nói rõ vì sao: "Giá gỗ đang chạy mạnh, nên tôi chỉ giữ được báo giá này trong hai tuần." Khách chẳng khó chịu gì đâu. Nghe ra đây là một nhà thầu nắm được thị trường của mình, và nó tạo ra sự gấp gáp có thật mà không cần một lời thúc ép nào.
Rồi giữ đúng nó theo cả hai chiều. Khách quay lại còn trong hạn thì giá giữ nguyên, kể cả khi chi phí đã nhích lên. Khách quay lại quá hạn thì bạn báo giá lại, không cần xin lỗi. Vì thời hạn đã in sẵn trên giấy, câu chuyện thành thủ tục chứ không thành đối đầu.
"Rất vui được xếp lịch cho anh chị. Báo giá đó hết hạn cuối tháng Tư rồi, để tôi cập nhật lại giá vật liệu. Thiết kế không đổi nên trong ngày là tôi gửi lại được. Có thể nhích lên hoặc xuống một chút so với tháng Ba."
Đòi báo giá lại khi hợp đồng đã ký là một cuộc cãi vã. Báo giá lại một bản đã hết hạn chỉ là thủ tục giấy tờ.
Công cụ tính phần trăm cộng thêm và biên lợi nhuận chuyển đổi qua lại giữa hai chỉ số này và cho thấy giá bán cùng lợi nhuận đằng sau cả hai.
Công cụ hai: khoản dự trù cho những hạng mục biến động
Ngày hết hạn bảo vệ bạn trước khi ký. Khoản dự trù bảo vệ bạn sau khi ký, ở đúng những hạng mục bạn chưa chốt được lúc báo giá — hoặc vì khách chưa chọn, hoặc vì thị trường chưa yên.
Khoản dự trù tách một hạng mục ra khỏi giá trọn gói và ghi rõ số tiền dành cho nó: "Bao gồm khoản dự trù vật liệu sàn 6.800 đô la; chi phí vật liệu thực tế cao hơn hoặc thấp hơn số này sẽ điều chỉnh giá hợp đồng khi xuất hóa đơn, kèm chứng từ." Phần còn lại của công việc vẫn cố định — nhân công của bạn, những vật liệu đã chốt được giá — còn hạng mục biến động thì thả nổi theo chi phí có chứng từ.
Ba nguyên tắc giữ cho khoản dự trù sòng phẳng và không sinh chuyện:
- Dùng thật tiết chế. Một hai khoản dự trù trong một báo giá cho thấy bạn tính kỹ. Sáu khoản thì hóa ra là "tôi chẳng biết cái này tốn bao nhiêu", và như vậy thì báo giá làm gì nữa.
- Đặt cho sát thực tế. Dự trù thấp quá thì báo giá trông rẻ, và cầm chắc một lần quyết toán khó coi về sau. Hãy đặt khoản dự trù bằng đúng chi phí thật của hạng mục đó hôm nay, chứ không phải bằng mức làm cho con số cuối trông đẹp.
- Quyết toán bằng chứng từ. Mức điều chỉnh lấy theo chi phí có chứng từ, tức hóa đơn của nhà cung cấp, chứ không phải chi phí cộng thêm một khoản ngầm. Chính sự minh bạch đó mới làm khách yên tâm với cách làm này.
Công cụ ba: điều khoản trượt giá cho công việc dài hạn
Với công việc khởi công sau khi ký cả một hai tháng, hoặc kéo dài qua nhiều mùa — một hạng mục cơi nới, một dự án cảnh quan lớn, bất cứ thứ gì phải chờ giấy phép — thì ngày hết hạn là chưa đủ. Giá đã khóa từ lúc ký, nhưng mãi mấy tháng sau bạn mới đi mua hàng. Điều khoản trượt giá sinh ra để lo đúng chỗ đó.
Phiên bản ngôn ngữ đơn giản:
"Nếu chi phí vật liệu từ nhà cung cấp cho các hạng mục liệt kê trong Phụ lục A tăng hơn 5% tính từ ngày ký hợp đồng đến ngày mua hàng, giá hợp đồng sẽ được điều chỉnh theo đúng mức chênh lệch có chứng từ. Hóa đơn của nhà cung cấp sẽ được xuất trình kèm theo. Nếu chi phí giảm thì cũng điều chỉnh theo chiều giảm."
Để ý ba bộ phận chịu lực của nó. Thứ nhất là ngưỡng 5 phần trăm: dao động lặt vặt vẫn là rủi ro của bạn, chỉ những cú nhảy thật sự mới được chuyển sang khách. Khách chấp nhận trượt giá dễ hơn hẳn khi biết những thay đổi nhỏ bạn vẫn chịu. Thứ hai là chứng từ, để mức điều chỉnh kiểm chứng được chứ không phải nói miệng. Thứ ba là nó chạy theo cả hai chiều, và chính điều đó biến nó từ một lối thoát riêng cho nhà thầu thành một thứ ai nhìn cũng thấy công bằng. Đúng là thỉnh thoảng bạn sẽ phải trả lại khách 400 đô la — và đó là khoản thiện chí rẻ nhất bạn từng mua.
Chính vì mấy lý do đó mà điều khoản trượt giá là chuyện thường trên công trình thương mại. Khách nhà ở ít gặp nó hơn, nên hãy nói ra ngay lúc trình bày báo giá, gọn hai câu: "Vì tháng Chín ta mới khởi công nên trong hợp đồng có một điều khoản chuyển những biến động lớn về vật liệu theo cả hai chiều. Bảo vệ cho cả hai bên." Hai câu, và hiếm khi bị hỏi lại.
Công cụ bốn: mua sớm, khi phép toán thực sự có lợi
Khi bạn tin chắc giá sắp lên, còn một lựa chọn thứ tư: khóa chi phí bằng cách mua vật liệu ngay lúc ký hợp đồng, thay vì đợi đến lúc khởi công.
Có lúc đây là nước đi quá đúng. Có lúc nó chỉ là một cái kho chất đầy hối tiếc. Hãy soát qua danh sách sau trước khi chất hàng lên xe:
- Bạn có chỗ cất tử tế không? Gỗ vênh trong nhà xe ẩm, tấm thạch cao dựng nghiêng bị cong, thiết bị vệ sinh thì "tự mọc chân". Hư hỏng và mất trộm là chi phí giữ hàng có thật, không phải chuyện giả định.
- Tiền của ai đang nằm chết? Vật liệu mua tháng Sáu cho công trình khởi công tháng Chín chính là vốn lưu động của bạn nằm im trong đống hàng. Cách làm sòng phẳng là lấy một khoản đặt cọc đủ để mua vật liệu: "Tôi khóa được giá hôm nay nếu mình đặt cọc tiền vật liệu ngay bây giờ." Câu đó cũng biến một khách còn do dự thành một khách đã cam kết.
- Bạn chắc về khối lượng chưa? Mua sớm là khóa luôn thiết kế. Nếu khách vẫn còn dịch tường qua lại thì bạn đang mua trước một danh sách sai.
- Cái lợi đó có thật không? Nhiều nhà cung cấp sẵn sàng giữ giá cho một đơn đã đặt trong 30 hoặc 60 ngày mà bạn chưa cần lấy hàng. Cứ hỏi. Một mức giá được giữ, không kèm rủi ro cất hàng, bao giờ cũng hơn một nhà xe chất đầy gỗ.
Mua sớm là một cách phòng rủi ro, mà phòng rủi ro thì luôn có giá của nó. Hãy tính tiền kho, tiền vốn nằm chết và phần rủi ro trước khi tự khen mình đã tiết kiệm được.
Bạn có thực sự biết vật liệu của mình tốn bao nhiêu hôm nay không?
Mọi công cụ ở trên đều dựa trên một giả định mà ở nhiều công ty nhỏ lại âm thầm sai: rằng chi phí trong báo giá của bạn đúng tại thời điểm bạn viết nó. Cái báo giá sàn gỗ chết vào tháng Năm thường đã chết ngay từ tháng Ba, vì nó tính theo mấy con số trong đầu bạn — mà đó là con số của mùa thu năm ngoái. Trong một thị trường đang chạy, bảng giá cũ nghĩa là mọi báo giá đều đã tự giảm giá sẵn, chẳng cần điều khoản nào cả.
Cách chữa thì nhàm chán mà lại là gốc rễ: một bảng giá duy nhất, luôn được cập nhật, dùng cho mọi báo giá. Trong Zeus, đó là Bảng giá — vật liệu và dịch vụ của bạn kèm chi phí và giá thật, đổ thẳng vào chỗ soạn báo giá. Sửa một hạng mục một lần là mọi báo giá bạn viết sau đó đều đúng. Khi khách quay lại sau ngày hết hạn, bạn chỉ tính lại giá chứ không phải dựng lại từ đầu: các dòng đã nằm sẵn đó, bạn chỉ áp lại theo Bảng giá hiện tại. Còn nếu khách đã ký mà phạm vi cần mở lại, bản đã ký vẫn khóa nguyên; bạn sao chép nó thành một bản chưa ký để sửa, nên tài liệu khách đã đồng ý không bao giờ bị sửa sau lưng họ. Mười phút ở quầy ghi lại thứ gì đã tăng, hai phút cập nhật Bảng giá, thế là báo giá của bạn luôn neo vào đúng cái thị trường bạn đang mua hàng.
Giá cả sẽ còn biến động dài dài. Nhà thầu nào ghi nó vào giấy tờ — ngày hết hạn, khoản dự trù, điều khoản trượt giá và một bảng giá luôn mới — thì chuyển được biến động thành từng dòng chi phí. Ai không làm thì biến nó thành lợi nhuận mất trắng, hóa đơn này đến hóa đơn khác cứ thế tự gánh.
Câu hỏi thường gặp
Một khách hàng ký trong thời hạn hiệu lực và giá tăng trước khi tôi kịp mua hàng. Ai phải chịu?
Bạn chịu. Thời hạn có nghĩa là như vậy, và chính việc bạn giữ đúng nó mới làm thời hạn có giá trị. Cách tự bảo vệ là: chọn một thời hạn bạn đứng vững được, ký xong là đi mua hàng ngay, và gắn điều khoản trượt giá cho mọi việc phải chờ lâu mới khởi công. Nếu chuyện này cứ tái diễn thì thời hạn của bạn đang dài quá so với thị trường — hãy rút ngắn lại.
Ngày hết hạn ngắn chẳng phải sẽ tạo áp lực cho khách hàng và khiến tôi mất công việc sao?
Nếu bạn nói ra kiểu đếm ngược thì đúng vậy. Còn nói ra kiểu sòng phẳng về thị trường ("giá vật liệu đang chạy, nên tôi giữ báo giá này được hai tuần; sau đó tôi cập nhật lại, chẳng có gì to tát") thì nó có tác dụng ngược lại. Nó cho thấy bạn nắm được chi phí của mình, và nó buộc những khách còn lưỡng lự phải lộ ra trong lúc lịch của bạn vẫn còn chỗ nhận việc khác. Một báo giá chốt được ở tháng thứ năm với giá của tháng đầu không phải là việc bạn giành được. Đó là khoản lỗ bạn đã tự xếp lịch cho mình.
Điều khoản trượt giá có đứng vững trên các công việc nhà ở không?
Một điều khoản viết rõ ràng, áp dụng cho cả hai chiều, có chứng từ kèm theo và đã được khách ký thì là điều khoản hợp đồng bình thường. Nó được dùng rộng rãi và nhìn chung thực thi được. Nhưng luật hợp đồng mỗi tỉnh bang, mỗi tiểu bang một khác, và quy định bảo vệ người tiêu dùng ở một số nơi có hạn chế việc thay đổi giá trong hợp đồng nhà ở. Với dự án lớn, hãy nhờ luật sư địa phương xem mẫu hợp đồng của bạn một lần; lần rà soát đó dùng được cho mọi công việc sau này chạy trên mẫu đó.
Tôi có nên cứ đội thêm 10% vào mọi báo giá thay vì làm hết đống giấy tờ này không?
Đội giá là phiên bản tệ nhất của mọi công cụ ở trên. Nó làm bạn đắt hơn ở mọi lượt chào thầu, dù giá có nhảy hay không. Nó vô hình nên chẳng đổi được chút tin cậy nào từ khách. Và khi giá tăng thật, vượt quá khoản đội thêm, thì bạn vẫn phải gánh phần chênh. Mấy cơ chế nói rõ ra chỉ tính tiền rủi ro khi rủi ro thật sự xảy ra, và cho bạn báo giá sát sao trong tất cả những lần còn lại.
ZEUS