Câu trả lời ngắn gọn: phần lớn nhân viên mới quyết định có ở lại hay không ngay trong tuần đầu tiên. Hãy chuẩn bị sẵn quyền truy cập, trang thiết bị và giấy tờ cho họ trước ngày đầu tiên, phổ biến an toàn lao động và những kỳ vọng của bạn trước tiên, và đảm bảo họ hoàn thành một ngày làm việc thực sự mà họ có thể tự hào. Hữu ích ngay từ ngày đầu chính là lý do khiến ai đó quay lại vào ngày thứ hai.
Ngày làm việc đầu tiên của anh bắt đầu ở một bãi đỗ xe. Không ai báo anh phải đến công trường nào, nên anh đến xưởng, nhưng ở đó chẳng có ai. Sau hai cuộc điện thoại, anh mới tìm được đội thi công, cách đó bốn mươi phút lái xe, và họ đã đổ bê tông được một tiếng đồng hồ rồi. Không ai biết tên anh. Người tổ trưởng chỉ tay vào một cái xẻng. Đến giờ nghỉ trưa, ai nấy đều ngồi ăn trong xe tải riêng của mình. Anh làm việc chăm chỉ cả ngày, lái xe về nhà, và nói với bạn gái rằng anh sẽ thử thêm hai tuần nữa xem sao.
Cả ngày hôm đó chẳng ai ác ý với anh. Đơn giản là chẳng có gì cả: không kế hoạch, không lời giới thiệu, không một tín hiệu nào cho thấy có ai đó đã dành dù chỉ năm phút để nghĩ đến sự xuất hiện của anh. Và đó là cách phần lớn các đội thi công nhỏ đào tạo nhân viên mới, bởi vì chủ doanh nghiệp quá bận rộn, việc tuyển dụng đã mất hàng tháng trời, và ngầm định rằng một người thợ giỏi sẽ tự biết cách xoay xở.
Họ sẽ tự xoay xở được thôi. Điều bạn không được quyền lựa chọn là họ sẽ rút ra kết luận gì. Trong tuần đầu tiên, một nhân viên mới đang trả lời một câu hỏi duy nhất qua tất cả những gì họ chứng kiến: "Nơi này có tổ chức không, và họ có thực sự quan tâm không?" Bạn đã mất hàng tháng trời để tìm được người này. Tuần đầu tiên sẽ quyết định bạn có giữ được họ hay không, và việc làm tốt tuần đó không hề tốn kém.
Trước ngày đầu tiên: mười phút chuẩn bị
Phần lớn sự hỗn loạn của ngày đầu tiên có thể được giải quyết chỉ trong khoảng mười phút vào buổi chiều hôm trước:
- Gửi tin nhắn hậu cần. Đến đâu, mấy giờ, hỏi ai, cần mang gì, công ty cung cấp gì, giờ nghỉ trưa là khi nào, khi nào và bằng cách nào họ được trả lương. Một nửa nỗi lo lắng khi bắt đầu công việc mới đến từ bảy sự thật này; hãy viết ra để không ai phải hỏi lại.
- Báo cho đội của bạn. Tên, ngày bắt đầu, kinh nghiệm, công việc họ sẽ làm. Một đội đang mong chờ ai đó sẽ chào đón người mới; một đội bị bất ngờ sẽ đánh giá người đó từ đầu. Nếu một trong những người thợ của bạn tự hỏi liệu nhân viên mới có đe dọa đến số giờ làm của mình hay không, hãy giải đáp điều đó trước ngày đầu tiên, chứ không phải trong lúc đó.
- Chuẩn bị sẵn đồ dùng cho họ. Đồ bảo hộ đúng kích cỡ, một tủ đồ hoặc một kệ riêng, tài khoản chấm công hoặc ứng dụng đã được thiết lập. Trao tận tay bộ đồ nghề riêng ngay khi họ đến là một chi tiết nhỏ nhưng nói lên rằng: chúng tôi biết bạn sẽ đến; ở đây có một chỗ dành cho bạn.
Nếu đội của bạn sử dụng ứng dụng để quản lý công việc, hãy gửi lời mời trước một ngày luôn. Trong Zeus, bạn thêm họ vào nhóm rồi gửi thông tin đăng nhập từ điện thoại của chính mình, qua email hoặc tin nhắn, và họ đăng nhập trên máy của mình: lịch làm việc ngày mai, địa chỉ công trường và chi tiết công việc đã có sẵn trước khi họ gặp bất kỳ ai. Ngày đầu tiên bắt đầu bằng việc họ bước vào đúng công trường, đúng giờ và đã biết rõ công việc là gì, một ấn tượng đầu tiên hoàn toàn khác so với cảnh đứng giữa bãi đỗ xe. Bạn chọn mức quyền truy cập khi thêm họ vào nhóm, vì vậy cấp ứng dụng cho họ ngay ngày đầu không có nghĩa là cấp toàn quyền; một Kỹ thuật viên hiện trường chỉ ghi nhận dữ liệu công việc và ảnh, không thể gửi hoặc xóa tài liệu.
Công cụ tính chi phí di chuyển cho bạn biết chi phí lái xe đến công trường tốn bao nhiêu, tính theo từng công việc và theo cả năm.
Ngày đầu tiên: an toàn, kỳ vọng và một ngày làm việc trọn vẹn
Đừng biến ngày đầu tiên thành một cơn lũ thông tin. Ngày đó chỉ cần làm ba việc.
An toàn lao động, làm cho ra làm. Cùng đi một vòng công trường: các mối nguy hiểm, khu vực cấm vào, hộp sơ cứu đặt ở đâu, ai được đào tạo sơ cứu, phải làm gì nếu có sự cố và hai hoặc ba quy tắc bất di bất dịch của đội (không ai được đứng dưới vật nặng đang treo, phải đeo kính khi dùng máy cưa, hay bất cứ quy tắc nào của riêng bạn). Mười phút nghiêm túc. Đây là trách nhiệm pháp lý của bạn ở hầu hết các nơi, nhưng đồng thời cũng là bài kiểm tra uy tín đầu tiên: những đội nào cắt xén phần nói chuyện về an toàn đang ngầm cho nhân viên mới biết họ còn cắt xén những gì khác.
Kỳ vọng, được nói ra thành lời. Đội nào cũng có một bộ quy tắc ngầm: giờ bắt đầu nghĩa là mang giày bảo hộ sẵn sàng lúc 7 giờ hay là mới bước chân vào lúc 7 giờ, điện thoại có được dùng trong giờ nghỉ hay tuyệt đối không, dụng cụ được cất giữ thế nào, sai sót được báo cáo ra sao. Nhân viên mới liên tục vi phạm những quy tắc ngầm này rồi âm thầm bị đánh giá vì chúng. Điều đó làm hỏng người ta, và lỗi hoàn toàn ở bạn. Hãy nói rõ các quy tắc. Chỉ mất năm phút, nhưng đó là sự khác biệt giữa một nền văn hóa và một kiểu "ma cũ bắt nạt ma mới".
"Đây là cách chúng tôi làm việc. 7 giờ là phải sẵn sàng làm việc, không phải 7 giờ mới có mặt. Nếu cậu làm hỏng thứ gì đó hoặc cắt sai, hãy báo cho tôi ngay trong giờ đó, và tôi hứa là không sao cả; điều không ổn là tôi phát hiện ra vào thứ Năm. Hỏi lại điều gì hai lần cũng không sao, chẳng ai để tâm đâu. Và nếu thấy điều gì không an toàn, cậu dừng lại ngay, kể cả khi đó là tôi đang làm."
Một công việc thật sự, hoàn thành trọn vẹn. Hãy giao cho họ một việc thực sự có kết quả nhìn thấy được ngay trong ngày đầu tiên: không phải quét dọn một mình trong góc, cũng không phải việc khó nhất trên công trường. Một việc mà họ có thể hoàn thành và lặng lẽ ngắm nhìn lúc dọn dẹp cuối ngày. Người ta quyết định cảm nhận của mình về một công việc dựa trên cảm giác khi lái xe về nhà, và "hôm nay tôi đã xây được cái đó" chính là cảm giác bạn muốn họ mang theo trên xe.
Sau đó, hãy ăn trưa cùng họ. Nghe có vẻ nhỏ nhặt. Nhưng đây chính là sự khác biệt được nhắc đến nhiều nhất giữa cảm giác "tôi biết mình sẽ ở lại" và "tôi cảm thấy mình như người thừa".
Ghép họ với thói quen tốt nhất, không phải người làm nhanh nhất
Phản xạ thường thấy là ghép nhân viên mới với người làm việc năng suất nhất. Đó thường là một sai lầm. Người thợ nhanh nhất của bạn thường nhanh vì hai mươi năm tích lũy những cách làm tắt, mà không phải cách nào trong số đó bạn cũng muốn truyền lại, và tốc độ hiếm khi đi kèm với sự kiên nhẫn để trả lời câu hỏi.
Thay vào đó, hãy ghép họ với người có thói quen mà bạn muốn nhân rộng: người tỉ mỉ biết đo đạc, chuẩn bị đúng cách, giữ khu vực làm việc gọn gàng và không ngại giải thích lý do. Trong những tuần đầu, nhân viên mới không chỉ đang học các công việc cụ thể mà đang ngấm dần một chuẩn mực: đội này coi thế nào là hoàn thành, gọn gàng, thẳng thớm, an toàn. Họ sẽ noi theo bất kỳ ai họ đứng cạnh. Hãy chọn người đó một cách có chủ đích.
Hãy giao cho người kèm cặp một nhiệm vụ cụ thể, chứ không chỉ là đứng gần: "Tuần này anh phụ trách Marcus. Dạy cậu ấy quy trình chuẩn bị của mình, để cậu ấy tự làm những đường cắt dễ vào thứ Tư, và cho tôi biết vào thứ Sáu là cậu ấy đã sẵn sàng làm gì." Được chọn để đào tạo người khác là một sự thăng chức âm thầm; hãy nói ra theo cách đó, và điều này cũng giúp người kèm cặp của bạn tốt hơn, bởi vì không gì rèn giũa thói quen của chính mình bằng việc phải giải thích nó cho người khác.
Tuần đầu tiên: mở rộng công việc, quan sát các dấu hiệu
Từ ngày thứ hai đến ngày thứ năm, hãy luân phiên cho họ trải qua các công việc thường ngày của đội: vận chuyển vật liệu, dựng và dọn công trường, các thao tác dụng cụ cơ bản của nghề, đi cùng chuyến lấy hàng từ nhà cung cấp. Mục tiêu không phải là thành thạo, mà là có được một bức tranh tổng quan: đến thứ Sáu, họ nên hiểu được một công việc bình thường vận hành ra sao và hiện tại họ đang ở vị trí nào trong đó.
Trong khi họ tìm hiểu về đội của bạn, bạn cũng đang tìm hiểu về họ. Một tuần đầu tiên có lương cho bạn biết những điều mà không cuộc phỏng vấn nào có thể, nếu bạn quan sát đúng những dấu hiệu.
Những dấu hiệu tích cực trong tuần đầu: hỏi trước khi hành động, rồi ghi nhớ câu trả lời. Nhận lỗi với những sai sót nhỏ mà không cần bị bắt gặp trước. Nhận ra việc gì cần làm tiếp theo (người tự giác cầm chổi lúc 3 giờ 55 phút mà không cần ai nhắc đang cho bạn biết họ là người thế nào). Đối xử với người học việc và thợ phụ giống hệt như với bạn. Đến sớm một chút, một cách đều đặn.
Những dấu hiệu cảnh báo sớm, cân nhắc một cách công bằng: chậm chạp không phải là một dấu hiệu xấu; tốc độ trong tuần đầu gần như chẳng nói lên điều gì, và thúc ép người mới làm nhanh chính là cách khiến người ta mất ngón tay. Những dấu hiệu thực sự đáng lo là: cắt xén an toàn sau khi đã được nhắc một lần. Đổ lỗi (cho cái thước, cho tấm gỗ, cho người khác) như một phản xạ đầu tiên. Cầm điện thoại mỗi khi bạn quay lưng đi. Khoe khoang rằng đội cũ của họ làm mọi thứ tốt hơn. Mỗi ngày một lý do bào chữa khác nhau. Không dấu hiệu nào trong số này cải thiện theo thời gian; chúng chỉ tích lũy thêm.
Một mẹo nên làm thành nếp: kết thúc mỗi ngày trong năm ngày đầu bằng hai phút phản hồi, cụ thể và chủ yếu là tích cực. "Hôm nay các đường cắt của cậu rất sạch. Ngày mai tôi muốn cậu quan sát cách Sam sắp xếp trình tự trong phòng, đó sẽ là việc tiếp theo của cậu." Nhân viên mới không nghe phản hồi gì sẽ tự nghĩ đến điều tồi tệ nhất, và những người giỏi nhất, tức những người có nhiều lựa chọn khác, chính là những người rời đi nhanh nhất vì điều đó.
Buổi trao đổi sau 30 ngày, và ý nghĩa thực sự của nó
Hãy ghi vào lịch ngay từ ngày đầu tiên, và báo trước cho họ: "Sau ba mươi ngày làm việc, chúng ta sẽ ngồi lại uống cà phê và trò chuyện nửa tiếng." Việc thông báo trước sẽ thay đổi cả tháng đầu tiên; cả hai bên đều sẽ ghi nhớ những điều muốn nói.
Buổi trao đổi này thực chất là hai cuộc trò chuyện gộp làm một, và cả hai chiều đều quan trọng như nhau:
- Từ bạn đến họ. Những gì họ đang làm tốt, nói một cách cụ thể. Những gì cần cải thiện tiếp theo, giới hạn tối đa hai điều. Điều gì sẽ đến sau đó: kỹ năng tiếp theo, trách nhiệm tiếp theo và, nếu mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp, mức lương hay bước lên vai trò mới mà bạn thấy trước mắt. Người ta ở lại với những chỗ làm mà có người đã nói thành lời cho họ nghe tương lai sẽ ra sao.
- Từ họ đến bạn. Hãy đặt những câu hỏi thật lòng và cứ để khoảng lặng đó kéo dài: "Điều gì khiến cậu bối rối mà mọi người ở đây đều mặc định là cậu đã biết? Chỗ làm cũ của cậu có điểm nào làm tốt hơn chúng ta không? Có điều gì trong cách chúng ta vận hành khiến cậu cảm thấy không ổn không?" Một nhân viên mới ba mươi ngày tuổi nhìn hoạt động của bạn bằng con mắt mới mà bạn sẽ không bao giờ có lại được nữa, và câu trả lời của họ thường xuyên phát hiện ra những điều mà những người kỳ cựu của bạn đã ngừng để ý từ nhiều năm trước.
Nếu mọi việc không ổn, buổi trao đổi này cũng là nơi để bạn nói ra điều đó, một cách thẳng thắn và tử tế, khi nó vẫn còn là một cuộc thử nghiệm một tháng cho cả hai bên, chứ chưa trở thành sự bực bội kéo dài hai năm. Để một người không hợp việc ở lại chỉ vì cuộc trò chuyện đó khó nói sẽ làm bạn mất luôn cơ hội tuyển đúng người.
Buổi gặp sau 30 ngày cũng là thời điểm việc đào tạo nhân viên mới chuyển giao cho việc quản lý tốt thông thường: mức lương công bằng, đào tạo thực chất, sự tôn trọng nhìn thấy được và một lịch làm việc mà họ có thể dựa vào để lên kế hoạch cho cuộc sống của mình. Giữ chân nhân viên là một chủ đề riêng. Nhưng cần nói rõ rằng việc giữ chân không bắt đầu từ buổi phỏng vấn thôi việc hay lời đề nghị giữ chân; nó bắt đầu ngay tại bãi đỗ xe vào buổi sáng đầu tiên, ở việc liệu có ai biết tên họ hay không.
Câu hỏi thường gặp
Tôi chỉ điều hành một đội hai người. Những điều này có áp dụng được không?
Càng áp dụng nhiều hơn, chứ không phải ít hơn: với một đội hai người, chính bạn là người gửi tin nhắn hậu cần, là người kèm cặp, là người phụ trách an toàn và là cả nền văn hóa của đội, còn nhân viên mới chiếm một nửa lực lượng lao động của bạn. Các phần việc thu nhỏ lại nhưng vẫn giữ nguyên hình dạng: tin nhắn gửi trước một ngày, các quy tắc được nói rõ ràng, một công việc hoàn thành trong ngày đầu tiên, bữa trưa cùng nhau, phản hồi mỗi ngày, buổi cà phê sau 30 ngày. Tổng cộng có lẽ chỉ tốn của bạn khoảng một giờ trò chuyện trong suốt một tháng, cho người mà bạn sẽ dựa vào nhiều nhất.
Bao lâu thì một nhân viên mới nên bắt đầu tạo ra năng suất?
Đóng góp có ích trong vài ngày; tự bù đắp được chi phí của mình, thường trong khoảng từ vài tuần đến vài tháng tùy theo nghề và trình độ khởi điểm của họ; thực sự tự mình đảm nhận công việc, từ vài tháng đến một năm. Hãy tự xác định trước ngân sách của bạn và đánh giá họ dựa trên đường tiến bộ đó, chứ không phải so với người thợ kỳ cựu đang đứng cạnh họ. Sai lầm tốn kém không phải là tiến bộ chậm, mà là không có tiến bộ: một người ở tuần thứ sáu vẫn cần được hướng dẫn y hệt như ngày thứ ba.
Tuần đầu tiên có nên là một giai đoạn thử việc chính thức không?
Một giai đoạn thử việc (thường từ 30 đến 90 ngày, và hãy kiểm tra quy định lao động của tỉnh bang hoặc bang nơi bạn hoạt động, vì quy tắc báo trước và chấm dứt hợp đồng có sự khác biệt) là điều tiêu chuẩn và hợp lý, và bạn nên nói rõ điều đó ngay từ đầu. Nhưng hãy xem đó là một cuộc thử nghiệm hai chiều, và nói ra như vậy: "Tháng đầu tiên, cả hai chúng ta đều đang cân nhắc." Biến nó thành thứ để đe dọa họ sẽ phá hỏng chính tuần lễ mà bạn đang cố dùng để chinh phục họ.
Những giấy tờ nào cần hoàn tất trong ngày đầu tiên?
Tối thiểu bao gồm: thông tin pháp lý của họ để làm bảng lương và biểu mẫu thuế, số liên hệ khẩn cấp, mọi đăng ký bảo hiểm tai nạn lao động mà khu vực của bạn yêu cầu, và bản ghi chép về buổi hướng dẫn an toàn, điều mà ở hầu hết các nơi bạn buộc phải thực hiện và nên lưu lại bằng văn bản. Hãy chuẩn bị sẵn tất cả trong một tập hồ sơ để việc này chỉ mất hai mươi phút, thay vì kéo dài lê thê cả tuần. Đây cũng là quy trình đầu tiên của bạn mà họ tận mắt chứng kiến; nếu nó lộn xộn, mọi ấn tượng tốt đẹp từ chiếc rơ-moóc ngăn nắp cũng sẽ bị phá hỏng.
ZEUS